Overzicht referentiecomponenten Ondersteuning


Hieronder staan alle referentiecomponenten met beschrijving, toelichting en bijbehorende applicatiefuncties van Ondersteuning. Elke regel in deze tabel linkt naar de uitgebreide informatie behorende bij een referentiecomponent. Voor de relatie met softwareproducten moet u de softwarecatalogus raadplegen.

De view: OS02 Bedrijfsfuncties ondersteuning met referentiecomponenten bevat de volgende referentiecomponenten:

Referentiecomponent Beschrijving Functies
Aanwezigheid- en toegangscontrolecomponent Component waarmee gecontroleerd kan worden wie, wanneer toegang krijgt tot locaties, gebouwen en ruimtes.


Toelichting:

Hierbij kan bijv. gebruik worden gemaakt van persoonsgebonden toegangsmiddelen zoals pasjes.

Archiefregistratiecomponent Component dat functioneert als een digitale archiefbewaarplaats voor blijvend en langdurig te bewaren informatieobjecten


Toelichting:

De component ondersteunt het zorgvuldig omgaan met informatieobjecten zodat deze duurzaam toegankelijk blijven en te zijner tijd vernietigd worden als dit gewenst is. Informatieobjecten zijn zelfstandige eenheden van informatie die kunnen worden verwerkt en bewerkt (bijv. bestanden, documenten, databasegegevens en de daarbij behorende metagegevens). Het borgen van duurzame toegankelijkheid vereist soms speciale maatregelen zoals het eenmalig of vaker converteren van gegevens naar een duurza(a)m(er) opslagformaat. Het gaat hier om blijvend en langdurig te bewaren informatieobjecten. Denk aan naturalisatiebesluiten (110 jaar voor BCG-vaccinatiegegevens, 40 jaar voor de gegevens van personeel dat in aanraking is geweest met gevaarlijke stoffen, etc. ). In die langdurige periode spelen dezelfde problemen m.b.t. digitale duurzaamheid als bij blijvend te bewaren informatieobjecten.

Architectuurcomponent Component voor het ontwikkelen en bewaken van architectuur, processen, werkinstructies, e.d..


Toelichting:

De component ondersteunt bij het gestructureerd vastleggen van verschillende soorten architectuurproducten. Producten kunnen op verschillende domeinen betrekking hebben zoals: bedrijfsvoering (bijv. bedrijfsfuncties, organisatie, processen), gegevens, applicaties en technologie. Het component omvat ook gespecialiseerde applicaties ten behoeve van applicatieportfolio management.

Beveiliging- en privacycomponent Component voor het vastleggen, implementeren en beheren van informatiebeveiligings- en privacymaatregelen.


Toelichting:

Bijv. voor het bewaken en uitvoeren van een informatiebeveiligingsplan aan de hand van een "Control Framework" met de complete set van benodigde maatregelen, processen en procedures incl. acties voor de betreffende medewerkers.

Bezwaar- en beroepcomponent Component voor het afhandelen van bezwaren en beroepen.


Toelichting:

Bijv. door het kunnen doorlopen van alle benodigde stappen binnen het afhandelproces en het in samenhang kunnen vastleggen van gegevens over betrokkenen, correspondentie, etc.

Contractbeheercomponent De component ondersteunt het vastleggen en beheren van contracten met leveranciers en klanten.


Toelichting:

De component ondersteunt ondermeer de automatische signalering van de afloop van contracttermijnen zodat tijdig actie kan worden ondernomen.

Facilitair reserveer- en uitleencomponent Component voor het reserveren en administreren van facilitaire middelen.


Toelichting:

De component maakt het mogelijk om verschillende soorten facilitaire middelen (bijv. laptops en beamers) effectief in te zetten voor gebruik binnen de organisatie.

Financieel component Component voor financieel management, administratie en budgetbeheersing


Toelichting:

De component ondersteunt financiële processen en beheer o.a.: * debiteuren * crediteuren * budgettering * uitgavebeheer * budgetbewaking * declaraties en facturen * projectboekhouding * grootboek * vaste activa. Gelet op het grote aantal gemeentelijke producten waarbij betalingen een rol spelen is het van belang dat de component verschillende soorten, liefst standaard, koppelingen ondersteunt.

Gebouwinstallatiecomponent Component om de binnen een gebouw aanwezige installaties (regelingen), met name de elektrische en werktuigbouwkundige (E&W) installaties, centraal aan te sturen (reguleren), bedienen en laten samenwerken (communiceren).


Toelichting:


Gebruikersbeheercomponent Component voor de opslag en ontsluiting van identiteiten van gebruikers en de rechten die zij hebben.


Toelichting:

De component ondersteunt het opslaan en naar andere applicaties ontsluiten van Identiteitsgegevens. De component legt vast welke identiteiten een gebruiker kent en welke gebruiksrechten voor objecten, toegangsrechten en regels hieraan gekoppeld zijn. Het component wordt gebruikt in situaties waarin vastgesteld moet worden om welk subject (wie) het gaat en welke rechten het subject heeft voor gebruik van bepaalde systemen.

Helpdeskcomponent Component voor het registreren en afhandelen van door medewerkers gemelde incidenten, problemen en verzoeken.


Toelichting:

De component zorgt dat ingediende meldingen van gebruikers gestructureerd worden vastgelegd en efficiënt (bijv. conform ITIL) kunnen worden afgehandeld. Meldingen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op facilitaire of IT-gerelateerde zaken. Bij voorkeur hebben gebruikers via een netwerkverbinding toegang tot het systeem om te kunnen zien wat de status van een ingediende melding is en om eventueel hierop te reageren. Helpdeskcomponent is met name bedoeld voor ondersteuning van interne medewerkers.

IT-objectencomponent Component voor het beheren van hard- en softwarecomponenten.


Toelichting:

De component ondersteunt het vastleggen van gegevens over IT-gerelateerde gegevens en ondersteunt de IT-beheerorganisatie bij het beheren van de betreffende componenten. Conform de ITIL-terminologie worden componenten vaak aangeduid als "configuratie items" en wordt de verzameling opgeslagen gegevens benoemd als "Configuration Management DataBase".

Inkoopcomponent Component voor ondersteuning van het inkopen van producten.


Toelichting:


Inningencomponent Component voor ondersteuning van het proces van innen, invorderen en kwijtschelden van publiekrechtelijke en eventueel ook privaatrechtelijke vorderingen.


Toelichting:

De component ondersteunt het innen van vorderingen die opgelegd worden.

Intranetcomponent Component voor het publiceren van informatie op een besloten website en het integreren van gespecialiseerde systemen.


Toelichting:

De component biedt geautoriseerde gebruikers (bijv. gemeentelijke medewerkers en genodigden) de mogelijkheid om gepubliceerde informatie te raadplegen en om digitaal diensten af te nemen. De component biedt mogelijkheden om functionaliteit die wordt geboden door gespecialiseerde systemen (bijvoorbeeld een eFormuliersysteem) te integreren binnen de website zodat gebruikers hiervan zo eenvoudig mogelijk gebruik kunnen maken. De hier bedoelde gespecialiseerde systemen worden hier beschouwd als onderdelen van het intranet-systeem.

Kantoorautomatiseringcomponent Component voor het ondersteunen van kantoorwerkzaamheden zoals tekstverwerking, persoonlijke email en agenda.


Toelichting:

De component ondersteunt o.a het: * maken van tekstdocumenten * uitvoeren van berekeningen * maken van presentaties * ontvangen en verzenden van email * maken en werken met afspraken. De component wordt vaak geleverd in de vorm van een suite met programma's met een bepaalde functie (bijv. Microsoft Office of Open Office).

Kennisbeheercomponent Component voor het tonen en bewerken van informatie en kennis door medewerkers.


Toelichting:

De component ondersteunt bij het in meer of mindere mate gestructureerd vastleggen van informatie die op een later moment of voor anderen bruikbaar kan zijn.

Narrowcasting component Component voor het via beeldschermen uitzenden van relevante informatie voor een (externe of interne) doelgroep.


Toelichting:

Bijv. het tonen via beelschermen van relevante informatie voor bezoekers in een wachtruimte in een stadswinkel of gemeentehuis. Voorbeelden van extern gebruik: * acties * (afwijkende) openingstijden * wachttijden * social media berichten Voorbeelden van intern gebruik: * interne vacatures * voorstellen nieuw personeel * bewegwijzering * nieuwe diensten.

Personeelsinformatiecomponent Component voor het administreren en managen van medewerkers.


Toelichting:

Bijv. via het ondersteuning diverse HR-processen zoals werving en aanstelling, beoordelen en belonen, bijhouden van verzuim en verlof en overzichten met managementinformatie. Ook kunnen personeelsleden steeds vaker online inzicht krijgen in persoonsgebonden gegevens.

Planning en control component Component om om planning- en controlcycli beheersbaar en effectief te ondersteunen en om informatie flexibel te kunnen publiceren.


Toelichting:


Projectmanagementcomponent Component voor het beheren van projecten, programma's en portfolio's.


Toelichting:


  • Projectbeheer kent ondersteuning ten behoeve van het voorbereiden, plannen, uitvoeren en afronden van een individueel project. Bijv. door alle activiteiten en resources te beschrijven en overschrijdingen te signaleren. * Voor programmamanagement is ondersteuning om een aantal gerelateerde projecten in samenhang te kunnen managen. Bijv. door onderlinge afhankelijkheden tussen projecten in beeld te brengen en knelpunten (bijv. in bemensing) te kunnen signaleren. * Projectportfolio-management wordt ondersteund het totaal aan projecten te kunnen managen om strategische organisatiedoelen te bereiken. Bijv. door de juiste projecten te selecteren, prioriteren en uit te voeren.
Roosterbeheercomponent Component voor het beheren en plannen van de inzet van medewerkers en materieel.


Toelichting:

Bijv. door ondersteuning te bieden om op basis van medewerkersgegevens en een aantal parameters bij het maken van een planning voor een bepaalde periode.

Salarisadministratie en -verwerkingcomponent Component waarmee personeels- en salarisgegevens kunnen worden bijgehouden en salarisverwerking kan plaatsvinden conform geldende wet- en regelgeving.


Toelichting:

Bijv. door mutaties in medewerkerwerker of salarisgegevens te laten doorvoeren door medewerkers van een HRM-afdeling.

Sociale mediacomponent Component voor het ontvangen en versturen van berichten binnen sociale media waarbij met persoonlijke voorkeuren rekening wordt gehouden.


Toelichting:

De component ondersteunt gebruikers of organisaties bij het naar eigen voorkeur deelnemen aan de berichtenuitwisseling binnen sociale media. Een component kan bestaan in de vorm van een applicatie, app of via het internet toegankelijke portaal-applicatie (bijv. Twitter). Bekende voorbeelden van social media systemen die geschikt zijn voor deelname aan verschillende social media zijn Hootsuite en Tweetdeck.

Tijdregistratiecomponent Component voor het registreren van gewerkte tijdseenheden bijv. per activiteit of project.


Toelichting:

De component biedt medewerkers de mogelijkheid om vast te leggen hoeveel tijd zij hebben gewerkt. Bijv. aan een bepaald type werkzaamheden of proejct. Doel kan zijn om overzicht en inzicht te krijgen in uitgevoerde werkzaamheden of om aan de hand van geregistreerde gegevens kosten door te belasten.

Voorraadbeheercomponent Component voor het beheren van voorraden.


Toelichting:

Bijv. voor het kunnen vastleggen van waar producten zich bevinden, hoeveel er van een bepaald product op voorraad zijn en het kunnen doen van bestellingen op basis van verwachte vraag.