Zaakgericht Werken in GEMMA

Gegevens en Referentiecomponenten

Naast de flows tussen de referentiecomponenten, kan zaakgericht werken in de GEMMA ook nog geduid worden door een "gegevensbril" op te zetten.

Welke referentiecomponent houdt welke gegevens bij en is ‘bronhouder’ van deze gegevens?

ArchiMateNote Informatiebeveiliging ArchiMateNote Verbinden Een groep met functionaliteit voor de gemeente zelf. Deze groep bestaat uit generieke functionaliteit die in veel gemeentelijke processen/domeinen/bedrijfsfuncties inzetbaar is. (ApplicationFunction) Generieke functionaliteit voor gemeente Component voor het onderhouden van relaties met klanten of organisaties. (ApplicationComponent) Relatiebeheercomponent (CRM) Component voor het afhandelen van zaken van alle typen. (ApplicationComponent) Generieke Zaakafhandelcomponent De gegevens over de afhandeling van het proces, het verloop daarvan en eventuele processpecifieke gegevens worden bijgehouden door het generieke of specifieke Zaakafhandelsysteem. In het geval van een generiek zaakafhandelsysteem zal deze set met procesgegevens dicht tegen de gegevensset zoals gedefinieerd in het RGBZ aan liggen (met evt. extra elementen). Voor een specifiek processysteem kan deze set veel uitgebreider zijn. Het is deze set procesgegevens die uiteindelijk de basis vormt voor wat gearchiveerd moet worden. De Zaakgegevens conform RGBZ bevatten slechts een samenvatting van deze gegevens, bijvoorbeeld niet het hele procesverloop, maar enkel de statussen. Dat is meestal onvoldoende voor te archiveren. Merk wel op dat wanneer het gaat om gegevens die binnen de gemeente meervoudig gebruikt worden (bv. een objectenregistratie als afgeleide van een behandelproces), het de aanbeveling verdient om deze los te knippen van de procesapplicatie en als kernregistratie beschikbaar te stellen, zodat ook andere processen en gegevens deze gegevens kunnen gebruiken. (DataObject) Procesgegevens Component voor het inzien en beheren van documenten. (ApplicationComponent) Documentbeheercomponent Functionaliteit die de gemeente aanbiedt aan ketenpartners om zaken met de gemeente af te kunnen handelen. (ApplicationFunction) Generieke functionaliteit voor ketenpartners Een groep gedeelde generieke functionaliteit die voornamelijk ten dienste staat aan andere applicatiefuncties. (ApplicationFunction) Gedeelde generieke functionaliteit Component voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens. (ApplicationComponent) Zaaktypecataloguscomponent Zaken zijn altijd van een bepaald Zaaktype. In een zaaktype wordt voor een groep gelijksoortige zaken gespecificeerd hoe de afhandeling moet verlopen en welke gegevens er per zaak moeten of kunnen worden vastgelegd. Deze zaaktypen worden vastgelegd in een Zaaktypenregistratiecomponent. Dat is de bron waaruit verschillende applicaties de actuele (en historische) versies van een zaaktype kunnen ophalen. Dit geldt niet alleen voor generieke of specifieke Zaakafhandelcomponenten, maar ook voor bv. een Relatiebeheercompomponent die voor een nieuwe aanvraag wil weten welke zaaktypen hierbij hoort. (DataObject) Zaaktypegegevens Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens. (ApplicationComponent) Zaakregistratiecomponent De gegevens over een proces zoals gedefinieerd in het RGBZ. Het gaat dan over (meta) gegevens met betrekking op de zaak, zoals begin en einddatum en de bij de zaak horende betrokkenen, besluiten, documenten (informatieobjecten) en de actuele en eerdere statussen van de zaak. Dit is dus een samenvatting van het procesverloop van eender welk proces waarin zaakgericht wordt gewerkt of minimaal wordt geregistreerd volgens een gestandaardiseerd informatiemodel, het RGBZ. Doel van deze samenvatting is het vastleggen van de informatie die gemeenten, daarmee samenwerkende organisaties en hun klanten minimaal nodig hebben om voldoende op de hoogte te zijn van lopende en afgeronde zaken. Deze gegevens worden bijgehouden in de Zakenregistratiecomponent. De Zakenregistratiecomponent vormt ook de bron van deze zaakgegevens. De bijzonderheid hier is wel dat dit natuurlijk een afgeleide is van de procesgegevens uit de generieke of specifieke Zaakafhandelcomponent. (DataObject) Zaakgegevens (cf. RGBZ) Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. (ApplicationComponent) Documentregistratiecomponent Documenten (ook wel Informatieobjecten genoemd in het RGBZ), ontstaan in een proces (worden ontvangen of geproduceerd) en worden zoveel als mogelijk opgeslagen in de Documentregistratiecomponent. Dit enerzijds om de documenten per proces netjes bij elkaar te hebben staan. Anderzijds om de procesapplicatie niet te belasten met de opslag van documenten. Documenten worden maar één keer opgeslagen. (DataObject) Documenten Een groep functionaliteit voor klanten van de gemeente: inwoners en ondernemers. Met deze functionaliteit stelt de gemeente haar klanten in staat om dingen te doen. (ApplicationFunction) Generieke functionaliteit voor inwoners en ondernemers Component voor het ontwikkelen, publiceren, laten invullen, indienen en bevestigen van elektronische formulieren. (ApplicationComponent) E-formulieren publicatie en-beheercomponent Component die via webtechnologie veilig toegang biedt tot persoonlijke informatie en gepersonaliseerde digitale dienstverlening. (ApplicationComponent) Mijngemeentecomponent ApplicationFunction Domeinfunctionaliteit voor inwoners en ondernemers ApplicationFunction Domeinfunctionaliteit voor ketenpartners ApplicationFunction Domeinfunctionaliteit voor gemeente Abstract verzamelcomponent voor Specifieke zaakafhandelcomponenten. (ApplicationComponent) Specifieke Zaakafhandelcomponent (abstracte- component) De gegevens over de afhandeling van het proces, het verloop daarvan en eventuele processpecifieke gegevens worden bijgehouden door het generieke of specifieke Zaakafhandelsysteem. In het geval van een generiek zaakafhandelsysteem zal deze set met procesgegevens dicht tegen de gegevensset zoals gedefinieerd in het RGBZ aan liggen (met evt. extra elementen). Voor een specifiek processysteem kan deze set veel uitgebreider zijn. Het is deze set procesgegevens die uiteindelijk de basis vormt voor wat gearchiveerd moet worden. De Zaakgegevens conform RGBZ bevatten slechts een samenvatting van deze gegevens, bijvoorbeeld niet het hele procesverloop, maar enkel de statussen. Dat is meestal onvoldoende voor te archiveren. Merk wel op dat wanneer het gaat om gegevens die binnen de gemeente meervoudig gebruikt worden (bv. een objectenregistratie als afgeleide van een behandelproces), het de aanbeveling verdient om deze los te knippen van de procesapplicatie en als kernregistratie beschikbaar te stellen, zodat ook andere processen en gegevens deze gegevens kunnen gebruiken. (DataObject) Procesgegevens Net zoals Zaakgegevens een samenvatting vormen van Procesgegevens (zie hierboven), is een Procestype een uitgebreidere versie van een Zaaktype. Deze gegevens worden bijgehouden in de zaakafhandelcomponent zelf. Soms in de vorm van een gedefinieerde workflow. Maar soms ook hard-coded in de vorm van schermen en onderliggende logica. Deze gegevens worden vrijwel niet breder gebruikt, tenzij wanneer er voor archivering een gedetailleerde procesverloop nodig is dan een zaaktype kan bieden. (DataObject) Procestypegegevens ApplicationCollaboration Generieke digitale infrastructuur (GDI) Deze svg is op 2 February 2018 09:26:01 CET gegenereerd door ArchiMedes © 2016-2017 XL&Knowledge. ArchiMedes 2 February 2018 09:26:01 CET


  • Procesgegevens
De gegevens over (de afhandeling van) een proces, het verloop daarvan en eventuele processpecifieke gegevens worden bijgehouden door de Generieke of Specifieke Zaakafhandelcomponent. In het geval van een Generieke Zaakafhandelcomponent zal deze set met procesgegevens dicht tegen de gegevensset zoals gedefinieerd in het RGBZ aan liggen (met evt. extra elementen en (meta)gegevens met betrekking tot de behandeling van de zaak (logging)). Voor een specifiek processysteem kan deze set veel uitgebreider zijn. Het is deze set procesgegevens die uiteindelijk de basis vormt voor wat gearchiveerd moet worden. De Zaakgegevens conform RGBZ bevatten slechts een samenvatting van deze gegevens, bijvoorbeeld niet het hele procesverloop, maar enkel de statussen. Dat is meestal onvoldoende voor te archiveren. Merk wel op dat wanneer het gaat om gegevens die binnen de gemeente meervoudig gebruikt worden (bv. een objectenregistratie als afgeleide van een behandelproces), het de aanbeveling verdient om deze los te knippen van de procesapplicatie en als kernregistratie beschikbaar te stellen, zodat ook andere processen en gegevens deze gegevens kunnen gebruiken.
  • Zaakgegevens
De gegevens over (de afhandeling van) een proces zoals gedefinieerd in het RGBZ. Het gaat dan over (meta)gegevens met betrekking op de zaak, zoals begin en einddatum en de bij de zaak horende betrokkenen, besluiten, documenten (informatieobjecten) en de actuele en eerdere statussen van de zaak. Dit is dus een samenvatting van het procesverloop van eender welk proces waarin zaakgericht wordt gewerkt of minimaal wordt geregistreerd volgens een gestandaardiseerd informatiemodel, het RGBZ. Doel van deze samenvatting is het vastleggen van de informatie “die gemeenten, daarmee samenwerkende organisaties en hun klanten minimaal nodig hebben om voldoende op de hoogte te zijn van lopende en afgeronde zaken”. Deze gegevens worden bijgehouden in de Zakenregistratiecomponent. De Zakenregistratiecomponent vormt ook de bron van deze zaakgegevens. De bijzonderheid hier is wel dat dit natuurlijk een afgeleide (deelverzameling) is van de procesgegevens uit de Generieke of Specifieke Zaakafhandelcomponent.
  • Zaaktypegegevens
Zaken zijn altijd van een bepaald Zaaktype. In een zaaktype wordt voor een groep gelijksoortige zaken gespecificeerd hoe de afhandeling moet verlopen en welke gegevens er per zaak moeten of kunnen worden vastgelegd. Deze zaaktypen worden vastgelegd in een Zaaktypenregistratiecomponent. Dat is de bron waaruit verschillende applicaties de actuele (en historische) versies van een zaaktype kunnen ophalen. Dit geldt niet alleen voor Generieke of Specifieke Zaakafhandelcomponenten, maar ook voor bv. een Relatiebeheercompomponent die voor een nieuwe aanvraag wil weten welk zaaktype hierbij hoort.
  • Procestypegegevens
Net zoals Zaakgegevens een samenvatting vormen van “Procesgegevens” (zie hierboven), is een Procestype een uitgebreidere versie van een Zaaktype. Deze gegevens worden bijgehouden in de specifieke Zaakafhandelcomponent zelf. Soms in de vorm van een gedefinieerde workflow. Maar soms ook “hard-coded” in de vorm van schermen en onderliggende logica. Deze gegevens worden vrijwel niet breder gebruikt, tenzij wanneer er voor archivering een gedetailleerde procesverloop nodig is dan een zaaktype kan bieden.
  • Documenten
Documenten (ook wel “Informatieobjecten” genoemd in het RGBZ), ontstaan in een proces (worden ontvangen of geproduceerd) en worden zoveel als mogelijk opgeslagen in de Documentregistratiecomponent. Dit enerzijds om de documenten per proces netjes bij elkaar te hebben staan. Anderzijds om de procesapplicatie niet te ‘belasten’ met de opslag van documenten. Documenten worden maar één keer opgeslagen. Bij voorkeur in de Documentregistratiecomponent.