Informatiemodel Zaken (RGBZ)

Het informatiemodel RGBZ specificeert de gegevens en hun samenhang die gemeenten, daarmee samenwerkende organisaties en hun klanten minimaal nodig hebben om voldoende op de hoogte te zijn van lopende en afgeronde zaken. Het informatiemodel is gericht op:

  • het adequaat kunnen informeren van betrokkenen bij, en geïnteresseerden in een zaak. Dit loopt van ex- en interne initiatoren van een zaak via medebehandelaars daarvan en belangstellenden in de publicatie van de zaak of het resultaat daarvan tot management dat behoefte heeft aan sturingsinformatie.
  • het (ook achteraf) kunnen verantwoorden van de zaak, zowel inhoudelijk (is de zaak goed afgehandeld) als qua proces (is de zaak op de juiste wijze afgehandeld), en desgewenst kunnen reconstrueren van de (behandeling van de) zaak.

Het informatiemodel draagt bij aan:

  • het verbeteren van de dienstverlening aan de burger,
  • het ondersteunen van elektronische dienstverlening,
  • het verbeteren van de bedrijfsvoering van de gemeente,
  • het adequater beheren van de, steeds meer digitale, documentaire informatievoorziening en archivering.

De actuele versie van het RGBZ is versie 1.0 ('in gebruik'). Het RGBZ is één van de informatiemodellen op het gebied van zaakgericht werken (naast het informatiemodel voor de Zaaktypecatalogus) en één van de standaarden van de Gegevens- en berichtenarchitectuur.

Beschrijving RGBZ

RGBZ 1.0 Diagram.png

Centraal in het referentiemodel staat het begrip ZAAKTYPE. Een ZAAK is “een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden”. Een ZAAK zoals deze door een initiator is ‘aangevraagd’, behandelen we desgewenst als meerdere min of meer onafhankelijke ‘deelzaken’. Elke deelzaak is op zich weer een ZAAK. Deze relateren we aan de ‘hoofdzaak’: de ZAAK zoals die geïnitieerd is.

Kenmerken van groepen vergelijkbare zaken leggen we vast met het ZAAKTYPE.

Elke zaak heeft ‘ergens betrekking op’. Dit modelleren we met de relatie naar OBJECT via ZAAKOBJECT als het een object van een type uit het RSGB of RGBZ betreft. Zo niet, dan leggen we dit vast met zaakgegevens. Soms heeft de ene zaak betrekking op een andere zaak, wat we modelleren met de relatie ‘ZAAK betreft andere ZAAK’. Denk bijvoorbeeld aan een bezwaar of beroep dat naar aanleiding van een beschikking wordt ingediend en dat als een separate zaak wordt afgehandeld.

Een ZAAK wordt geïnitieerd door een BETROKKENE. Dit kan een externe persoon of bedrijf zijn: NATUURLIJK PERSOON, NIET NATUURLIJK PERSOON of VESTIGING. Ook kan het initiatief voor de ZAAK binnen de zaakbehandelende organisatie(s) liggen: ORGANISATORISCHE EENHEID of MEDEWERKER. De belangrijkste ROL van beide laatstgenoemde objecttypen is evenwel het behandelen van zaken. Met de relatie van ORGANISATORISCHE EENHEID naar VESTIGING VAN ZAAKBEHANDELENDE ORGANISATIE geven we aan op welke locatie de ORGANISATORISCHE EENHEID van de zaakbehandelende organisatie haar activiteiten uitoefent.

Het initiëren van zaken is één van de ROLlen van een BETROKKENE. In het algemeen betreft ROL de taken, rechten en/of verplichtingen die een specifieke BETROKKENE heeft ten aanzien van een specifieke ZAAK.

Een zaak doorloopt een aantal STATUSsen. Een STATUS geeft aan in welke toestand een zaak zich bevindt. De STATUS maakt het mogelijk de voortgang van de zaak op hoofdlijnen te volgen. Wat de hoofdlijnen zijn wordt in belangrijke mate bepaald vanuit de belangen van de initiator van de zaak. Deze is veelal geïnteresseerd in mijlpalen, niet in de diverse stappen die de behandelende organisatie(s) moet zetten om de zaak af te handelen. Daarnaast kan de STATUS gebruikt worden voor het genereren van management informatie.

Een zaak heeft in de loop van de tijd meerdere statussen: de achtereenvolgens bereikte mijlpalen. De STATUS is niet bedoeld om de behandeling van de zaak te plannen. Deze planning volgt uit de STATUSTYPE bij de ZAAK.

Een STATUS wordt altijd gezet door een BETROKKENE in zijn of haar ROL bij de ZAAK.

DOCUMENTen die relevant zijn voor het bereiken van een STATUS of voor de communicatie over die STATUS, kunnen aan die STATUS gerelateerd worden.

De uitkomst van de zaak kan bij de zaak zelf worden vastgelegd. Mogelijke uitkomsten zijn dat de aanvraag is toegekend, dat de zaak is ingetrokken door de aanvrager of dat de zaak niet ontvankelijk is verklaard. Een zaak leidt in veel gevallen tot één of meer BESLUITen. Kenmerken van groepen vergelijkbare BESLUITen leggen we vast met het BESLUITTYPE. Een besluit wordt veelal schriftelijk vastgelegd maar dit is niet noodzakelijk. Vandaar de optionele relatie naar DOCUMENT.

Vormt een besluit veelal het eind van een zaak, een ander document vormt de start van een zaak. Meerdere documenten kunnen gedurende de behandeling relevant zijn voor een zaak. Omgekeerd kan een document relevant zijn voor meerdere zaken. De relatie tussen ZAAK en DOCUMENT modelleren we dan ook via ZAAKDOCUMENT.

In veel gevallen zal een ontvangen of gecreëerd document ook daadwerkelijk als één (fysiek) document beschouwd worden: het ENKELVOUDIG DOCUMENT. Evenwel, een document dat door bijvoorbeeld de initiator van een zaak als één document wordt beschouwd, kan feitelijk uit meerdere documenten bestaan, bijvoorbeeld omdat het formaat (.pdf, .odt. CAD-file e.d.) verschilt of omdat de zaakbehandelende organisatie hoofdrapport en bijlagen ieder apart als ENKELVOUDIG DOCUMENT wil beschouwen. Een dergelijke groep bij elkaar behorende documenten beschouwen we tevens als een document en modelleren we als SAMENGESTELD DOCUMENT. Het objecttype DOCUMENT is aldus telkens of een ENKELVOUDIG DOCUMENT (EDC in het schema) of een SAMENGESTELD DOCUMENT (SDC in het schema) waarbij de laatstgenoemde bestaat uit twee of meer ENKELVOUDIGe DOCUMENTen.

Kenmerken van groepen vergelijkbare DOCUMENTen leggen we vast met het DOCUMENTTYPE.

RGBZ in detail

Het RGBZ is gespecificeerd door middel van objecttypen, gegevens (attribuutsoorten) daarvan en relaties (relatiesoorten) daartussen. De onderstaande objecttypen verschaffen toegang tot deze specificaties. Deze zijn ook opgenomen in het pdf-document waarin het informatiemodel beschreven wordt (zie onder).

Totstandkoming RGBZ

In 2004 heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) het Gemeentelijk Functioneel Ontwerp Zaken uitgebracht. Hiermee werd een standaard gezet voor de centrale beschikbaarheid van basis- en kerngegevens over een zaak en het centraal kunnen ontsluiten van een zaak. Vanwege de opkomst van basisregistratie en het uitbrengen, in 2007 door EGEM i-teams, van versie 1.0 van het Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB), ontstond de behoefte om het GFO Zaken en het RSGB te verbinden. Dit is in de periode december 2007 – maart 2009 gerealiseerd in een werkgroep met gemeentelijke ervaringsdeskundigen onder leiding van EGEM i-teams. Het heeft tevens geleid tot een actualisatie van het GFO Zaken met als belangrijkste toevoeging het ‘document’, Het resultaat is versie 1.0 van het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken, kortweg het RGB Zaken, afgekort: RGBZ, dat het GFO Zaken vervangt. Het is, op voordracht van VNG Realisatie, in september 2010 vastgesteld door de Regiegroep Gegevens- en berichtenstandaarden.

Doorontwikkeling RGBZ

Bij het uitbrengen van versie 1.0 van het RGBZ was het zaakgericht werken bij gemeenten in opkomst. Inmiddels heeft dit een enorme vlucht genomen, ook bij andere overheden. Dat leidt tot voortschrijdend inzicht over de zaakgerichte informatievoorziening en tot de behoefte aan verbetering en uitbreiding van het RGBZ.
De 2.0-versie gaat hierin voorzien. Deze is op 4 december 2014 goedgekeurd door de Regiegroep. Inmiddels is deze versie aangepast op TMLO (metadata t.b.v. archivering), Selectielljst (archivering) en versie 3.0 van het RSGB; afronding is nog gaande. Vaststelling, en daarmee het verkrijgen van de status 'in gebruik', vindt plaats gelijktijdig met het vaststellen van het eerste hiervan afgeleide koppelvlak, naar verwachting in 2019.

Vragen en wijzigingen

Vragen over het RGBZ, vermeende fouten en initiatieven voor verbetering of uitbreiding van het RGBZ behandelen we op het Discussieplatform RGBZ. Aanpassing en uitbreiding wordt begeleid door de Expertgroep Informatiemodellen.

Informatie over het gebruik van het RGBZ behandelen we bij het thema Zaakgericht werken. Onder meer is daar de mapping vermeld van het TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) op het RGBZ en ImZTC met het oog op het metadateren van zaken en bijbehorende documenten.

Ideeen voor verbetering van deze pagina kunt u plaatsen onder 'Overleg', links bovenaan.

Berichtenarchitectuur

Het RGBZ beschrijft de structuur en semantiek van (uit te wisselen) gegevens over zaken en documenten. Om deze gegevens daadwerkelijk uit te kunnen wisselen, zijn berichten nodig. Hiertoe is het RGBZ allereerst uitgewerkt in de berichtenstandaard Sectormodel Zaken (StUF-ZKN). Voor specifieke en veelvoorkomende gebeurtenissen binnen het zaakgericht werken en het documentmanagement zijn hiervan specifieke berichten afgeleid onder de noemer Zaak- en Documentservices. Zaak- en documentgegevens zijn tevens opgenomen in andere koppelvlakken.

Documenten

RGBZ in gebruik

Versie 1.0 is de 'in-gebruik' versie van het RGBZ. In de volgende documenten wordt het RGBZ 1.0 beschreven.


Document Metadata Versie Beschrijving Versiedatum
Pdf.jpg RGB Zaken 1 0 (in gebruik) 201000922 (PDF-bestand, 871 kB) Metadata icon.jpg 1.0 Informatiemodel Zaken (RGBZ) v1.0 20100922
Zip.jpg RGB Zaken 1.0 (in gebruik) (ZIP-bestand, 2,58 MB) Metadata icon.jpg 20100922
Zip.jpg RGB Zaken 1.0 schemas juni 2010 (ZIP-bestand, 81 kB) Metadata icon.jpg 1.0 Schema's informatiemodel Zaken (RGBZ) v1.0 20100922
Pdf.jpg RGB Zaken Verantwoording 20100922 (PDF-bestand, 171 kB) Metadata icon.jpg 1.0 Verantwoording tot stand koming informatiemodel Zaken (RGBZ) v1.0 20100922
Zip.jpg RGBZ 01.00 in gebruik UML (EAP (ZIP-bestand, 3,55 MB) Metadata icon.jpg 1.0 Informatiemodel RGBZ 01.00 _ UML (EAP) 20100922
Zip.jpg RGBZ domeintabellen 1.0 (ZIP-bestand, 14 kB) Metadata icon.jpg 1.0 Tabellen met domeinwaarden van attributen in het Informatiemodel Zaken (RGBZ) v1.0 20100922

RGBZ voorgaande versie

Dit betreft het GFO Zaken uit 2004.


Document Metadata Versie Beschrijving Versiedatum
Pdf.jpg GFO Zaken (Zaken in zicht) (PDF-bestand, 355 kB) Metadata icon.jpg 1.0 Het GFO-Zaken geeft antwoord op de vraag welke gegevens betrekking hebben op zaken waarmee de slagvaardige overheid inzicht heeft in de verschillende soorten van in behandeling zijnde zaken, daarop kan sturen, de kwaliteit kan bewaken en de belanghebbenden kan informeren over de status. 20041007

RGBZ-archief

Hieronder vermelden we documenten van voorgaande versies van het RGBZ en andere ooit relevante documenten aangaande het RGBZ. (in bewerking}