Zaak- en Documentservices


Meer over dit koppelvlak =>
Standaard services voor ontsluiten en koppelen van Zaaksysteem (ZS) en Document Managementsysteem (DMS) gebaseerd op StUF en CMIS. Zaak- en documentservices is een op StUF-ZKN en CMIS gebaseerde berichtenstandaard voor de uitwisseling van zaakgegevens en zaakgerelateerde documenten tussen zaaksystemen en documentmanagementsystemen ten behoeve van zaakgericht werken. Ook de interactie van het zaaksysteem en het DMS met andere applicaties in het gemeentelijk applicatielandschap wordt met behulp van deze services gestandaardiseerd.
BeheerderVNG Realisatie
Afkorting
VersieStatusToelichting
1.0 In gebruik Versie 1.0 en versie 1.1 zijn gelijkwaardig. De 1.0 versie is ontwikkeld door operatie NUP
1.2 In gebruik Wijzigingen in deze versie: OverdragenZaakservices en Besluitservices toegevoegd, aanscherping CMIS koppelvlak, aanscherping authenticatie en authorisatie.


Gemeenten, leveranciers en VNG Realisatie werken aan een nieuwe generatie standaarden voor zaakgericht werken. Zie voor de voortgang van dit project hier.

Inleiding

Bij de gemeenten zijn de decentralisaties in volle gang. Het delen van informatie met collega’s en ketenpartners is hierbij een kritieke succesfactor. Maar relevante informatie voor een zaak is vaak vastgelegd op verschillende plekken binnen een gemeente, zoals in een vergunningensysteem, WOZ-systeem of documentmanagement-systeem. Door deze informatie op een centraal punt vast te leggen en goed te ontsluiten, ontstaat een compleet en actueel beeld van een zaak en de bijbehorende documenten.

Hoe krijgt u alle relevante informatie over een zaak centraal, digitaal beschikbaar, zodat u alle betrokken afdelingen, andere ketenpartijen, burgers en bedrijven inzicht hebben of ermee kunnen werken? De standaard Zaak- en Document services zorgt hiervoor. De standaard - Zaak- en Documentservices 1.0 ​- is vastgesteld en heeft de status ‘in gebruik’. Dit betekent dat de standaard gereed is voor implementatie. In de Winstpakker Zaakgericht werken wordt de standaard geïmplementeerd. In het addendum Zaak- en Documentservices zijn afspraken gemaakt over implementatie van deze standaard in software. Vraag naar deze standaard bij uw leverancier.

Wat levert de standaard op?

Een gestandaardiseerd berichtenverkeer tussen de vakapplicaties voor jeugd & onderwijs, werk & inkomen en zorg & welzijn en een centraal zaaksysteem biedt een gemeente de volgende voordelen:

  • Altijd een actueel en compleet beeld van de zaak inclusief de bijbehorende documenten; er ontstaat op een centrale plek binnen de organisatie een compleet inzicht in de situatie en status van cliënten waardoor cliënten beter geholpen kunnen worden;
  • Minder fouten door automatisch digitaal doorgeven van gegevens; alle handmatige handelingen voor het overnemen van de gegevens van de vakapplicatie naar het zaaksysteem verdwijnen waardoor er minder fouten worden gemaakt en de uitvoeringskosten laag kunnen blijven;
  • Efficiënt zaakgegevens ontsluiten intern en naar ketenpartners, burgers en bedrijven; de kwaliteit van informatieoverdracht kan beter gegarandeerd worden waardoor samenwerking efficiënter en effectiever verloopt;
  • Betere kwaliteit van gegevens; de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de gegevens in beide gemeentelijke applicaties kan verbeteren, waardoor de kwaliteit van (basis)registraties verder toeneemt.
  • Investeringen in het maken van koppelingen zijn structureel; bij verandering van leverancier/applicatie hoeft niet opnieuw een (maatwerk)koppeling gemaakt te worden. U heeft daardoor ook meer vrijheid in uw softwarekeuze.

Community voor vragen en wijzigingsverzoeken

Op verzoek van aan de werkgroep deelnemende leveranciers en gemeenten wordt de StUF standaard Zaak- Documentservices niet verder doorontwikkeld. Informatie over de nieuwe generatie standaarden vindt u op Github - GEMMA Zaken.

Desalniettemin kan het voorkomen dat er nog onduidelijkheden zijn in de standaard Zaak- Documentservices. Daarvoor hebben wij op Github een community beschikbaar gesteld waar u vragen kunt stellen door een issue aan te maken. Middels het label ‘Koppelvlak - ZS-DMS’ kunt u het issue vervolgens aan deze standaard koppelen.

Zowel VNG Realisatie als leveranciers en gemeenten kunnen dan online reageren op de vraag en deze beantwoorden.