Aan deze wiki wordt momenteel gewerkt. Het kan zijn dat tijdens deze werkzaamheden links niet werken of dat sommige views niet of onvolledig getoond worden.

Metadateren van zaakdossiers conform het TMLO

Begin 2014 heeft het Nationaal Archief versie 1.1 van het TMLO uitgebracht. Dit Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden specificeert de minimaal vast te leggen metagegevens van 'informatiesets' zoals een brief, formulier, email, XML-document, web-pagina, pdf-document, bestand en zaakdossier. Metagegevens worden hierin gedefinieerd als: gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

De waarden van metagegevens ontstaan tijdens het ontvangen, creeren en bewerken van informatiesets. Dit vindt onder meer plaats als onderdeel van het zaakgericht werken. Veelal wordt dat ondersteund door een zaaksysteem met een bijbehorend of ingebed documentenbeheersysteem. Voor de uitwisseling van gegevens tussen deze systemen en met andere systemen heeft KING gegevens- en berichtenstandaarden ontwikkeld zoals het RGBZ, het ImZTC, StUF-ZKN en de Zaak-Document-Services. Met de informatiemodellen ImZTC en RGBZ worden de van zaaktypen, zaken en bijbehorende documenten uit te wisselen gegevens gespecificeerd. Versies 2.2 van ImZTC en 2.0 van RGBZ zijn afgestemd op het TMLO 1.1. Dit betekent dat met registraties van zaken en bijbehorende documenten die opgebouwd zijn conform die versies van ImZTC en RGBZ, voorzien wordt in de metagegevens zoals opgenomen in het ImZTC (voor zover waarden van die gegevens ontstaan tijdens het zaakgericht werken, wat voor het grootste deel van de metagagegevens het geval is).

Indien dus, bij het zaakgericht werken, gegevens van zaken en bijbehorende documenten onderhouden worden conform ImZTC en RGBZ, dan leidt dat zonder extra inspanning tot de beschikbaarheid van de vereiste metagegevens conform het TMLO (voor zover van toepassing voor het werkingsgebied van RGBZ en ImZTC).

De onderstaande tabel verschaft duidelijkheid hoe zich de gegevens van RGBZ en ImZTC verhouden tot de elementen van het TMLO. Dit wordt ook wel aangeduid als ‘mapping’, van TMLO op ImZTC en RGBZ. De mapping is met een toelichting tevens opgenomen in het document:

Mapping

In de tabel vermelden we de verhouding van de elementen (metagegevens) in het TMLO tot de objecttypen, attribuut- en relatiesoorten van de informatiemodellen RGBZ 2.0 en ImZTC 2.2. Het gaat daarbij om de mogelijkheid tot het afleiden van waarden van die metagegevens uit registraties die conform het RGBZ (en deels ImZTC) ingericht zijn. De vergelijking betreft records afgeleid van een Enkelvoudig informatieobject (indien dit gerelateerd is aan één of meer zaken), van een Samengesteld informatieobject en van een Zaak (een Enkelvoudig informatieobject dat niet aan een zaak gerelateerd is maakt dientengevolge deel uit van een Samengesteld informatieobject en wordt als onderdeel van dat record opgenomen).

De tabel is in bewerking. Het hierboven genoemde document is bijgewerkt.