Objecttype DOCUMENT

Rdf.jpg
StatusRGBZ 01.01 in gebruik
Objecttype-iddocument
MnemonicDOC
HerkomstKING
DefinitieGeheel van gegevens met een eigen identiteit ongeacht zijn vorm, met de bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij de uitvoering van taken, zijnde een ENKELVOUDIG DOCUMENT of een SAMENGESTELD DOCUMENT.
Herkomst definitieKING, op basis van NEN 2082
Unieke aanduidingDocumentidentificatie
PopulatieAlle documenten die op enigerlei wijze relevant zijn voor het tot een goed einde brengen van een zaak. Een document is in dit kader relevant indien:- het door een behandelaar van de zaak gedeeld wordt met andere betrokkenen bij de zaak (de ondergrens; een document wat het persoonlijke domein van de behandelaar van een zaak niet verlaat wordt in dit kader niet relevant geacht),- het van belang is voor voor de inhoudelijke verantwoording (is de zaak goed afgehandeld), procesverantwoording (is de zaak op de juiste wijze afgehandeld) en/of reconstructie van de zaak, en/of- bewaard moet worden om te voldoen aan wettelijke en/of administratieve eisen en/of maatschappelijke behoeften.
KwaliteitsbegripVoor objecttypen die deel uitmaken van een basisregistratie betreft dit de waarborgen voor de juistheid van de in de registratie opgenomen objecten van het desbetreffende type.Deze beschrijving wordt dan ook alleen gegeven indien het een door KING toegevoegd objecttype betreft.
CodeDe door de desbetreffende basisregistratiehouder aan het objecttype toegekende uniek code. Deze wordt hier niet vermeld aangezien deze gespecificeerd is in de desbetreffende catalogus. Voor door KING toegevoegde objecttypen is vooralsnog afgezien van het specificeren vandeze code.
Datum opname1 juni 2008
Diagramrgbz_01.01/doc/diagram/referentiemodel gemeentelijke basisgegevens zaken in schema, rgbz_01.01/doc/diagram/zaakdocument, rgbz_01.01/doc/diagram/documenten
Behoort tot

Overzicht attributen

Attribuutnaam Definitie Formaat Kardinaliteit
Document verzenddatum De datum waarop het DOCUMENT verzonden is. datum (JJJJMMDD) 0 - 1
Documentauteur De persoon of organisatie die in de eerste plaats verantwoordelijk is voor het creëren van de inhoud van het document. AN200 1 - 1
Documentbeschrijving Een generieke beschrijving van de inhoud van het document. AN1000 0 - 1
Documentcreatiedatum Een datum of een gebeurtenis in de levenscyclus van het document. Datum (JJJJMMDD) 1 - 1
Documentidentificatie Een binnen een gegeven context ondubbelzinnige referentie naar het document. AN40 1 - 1
Documentontvangstdatum De datum waarop het DOCUMENT ontvangen is. datum (JJJJMMDD) 0 - 1
Documenttitel De naam waaronder het document formeel bekend is. AN200 1 - 1
Vertrouwelijk aanduiding Aanduiding van de mate waarin het DOCUMENT voor de openbaarheid bestemd is. AN20 1 - 1

Overzicht relaties

Relatie Definitie
ZAAK [0..*] kent DOCUMENT [1..*]
BESLUIT [0..*] kan vastgelegd zijn als DOCUMENT [0..*] Aanduiding van het (de) DOCUMENT(en) waarin het BESLUIT beschreven is.
DOCUMENT [0..*] is van DOCUMENTTYPE [1] Aanduiding van de aard van het DOCUMENT.
DOCUMENT is generalisatie van ENKELVOUDIG DOCUMENT
DOCUMENT is generalisatie van SAMENGESTELD DOCUMENT

Toelichting objecttype

Een document kan van alles zijn, ongeacht aard en vorm: een tekstverwerkingsdocument, een papieren brief, een webpagina, een landkaart, een foto, een geluidsopname, een dataset, een blog, etcetera. En ook een digitaal ontvangen of gecreeerd document dat bestaat uit meerdere fysieke documeten, zoals een aanvraag (als tekstdocument) met bijbehorende tekening (CAD-formaat) en berekening (spreadsheet) of een email met bijlage(n). Net zoals dezelfde aanvraag op papier met bijlagen als één document beschouwd kan worden. De fysieke vorm van hetgeen ontvangen of gecreeerd is, is dus niet (alleen) bepalend voor de afbakening van dat wat als document beschouwd wordt.zie Diagram Abstracte en concrete objecttypen / DocumentenEen document dat door bijvoorbeeld de initiator van een zaak als één document wordt beschouwd, kan fysiek uit meerdere documenten bestaan. Een dergelijke groep documenten kan beschouwd worden als één document. Gezien de definitie kan er immers sprake zijn van het 'geheel van gegevens met een eigen identiteit' waarbij alleen de vorm er toe heeft geleid dat er drie fysieke documenten zijn ontvangen (tekstverwerkingsdocument, CAD-file en rekenblad). Evenzogoed zouden we het ontvangen materiaal kunnen beschouwen als drie afzonderlijke documenten. Ook kan het zijn dat een document dat fysiek dezelfde vorm heeft toch beschouwd wordt als bestaande uit meerdere documenten, bijvoorbeeld een document met omvangrijke bijlagen, omdat dit beter aansluit bij het gebruik er van. Organisaties gaan hier verschillend mee om. Om in te spelen op de verschillende beschouwingswijzen hebben we DOCUMENT zodanig gemodelleerd dat dit dan wel een zelfstandig (fysiek) document is, het ENKELVOUDIG DOCUMENT, dan wel een groep van bij elkaar horende documenten, passend binnen de definitie, het SAMENGESTELD DOCUMENT. Een SAMENGESTELD DOCUMENT bestaat telkens uit twee of meer ENKELVOUDIGE DOCUMENTEN. Organisaties kunnen er voor kiezen alleen de eerste mogelijkheid, het DOCUMENT als ENKELVOUDIG DOCUMENT te implementeren. Wel moeten zij er mee rekening houden dat zij van andere organisaties, via geautomatiseerde berichtenuitwisseling, samengestelde documenten 'aangereikt' krijgen en deze transformeren tot enkelvoudige documenten.DOCUMENT heeft een N:M-relatie naar ZAAK waarmee we aangeven dat een document relevant kan zijn voor meer dan één zaak. Dit modelleren we via het objecttype ZAAKDOCUMENT. Dit is bijvoorbeeld het geval bij zgn. samengestelde brieven: één brief waarin meerdere zaken aanhangig gemaakt worden zoals een verzoek en een klacht. Door documenten te registreren en aan een zaak te relateren wordt het archief bij/van de zaak opgebouwd; alle documenten bij een zaak vormen tezamen met de zaakkenmerken het zaakdossier. Het zaakdossier modelleren we dus niet als apart objecttype. Evenmin modelleren we een zgn. objectdossier. Dit betreft immers alle zaken, met bijbehorende kenmerken en documenten, eventueel van bepaalde zaaktypen, die gerelateerd zijn aan een bepaald OBJECT. We hebben er voor gekozen om documenten niet te modelleren indien zij niet aan een zaak gekoppeld worden d.w.z. niet tot een zaak leiden. Dergelijke documenten zijn klaarblijkelijk zodanig onbelangrijk dat zij niet archiefwaardig zijn d.w.z. niet bewaard hoeven te worden om te voldoen aan wettelijke en/of administratieve eisen en/of maatschappelijke behoeften. Een document zoals hier bedoeld wordt een archiefstuk (in het engels 'record') zo gauw de zaakkenmerken aangeven dat alle daaraan gekoppelde documenten gearchiveerd dienen te zijn.


Deze pagina is het laatst bewerkt op 3 aug 2021 om 08:48.