Objecttype ZAAK
| Informatiemodel | RGBZ 2.0 |
|---|---|
| Herkomst | GFO Zaken 2004 |
| Definitie | Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. |
| Herkomst definitie | GFO Zaken 2004 |
| Datum opname | 1 juni 2008 |
| Unieke aanduiding | Zaakidentificatie + Bronorganisatie |
| Populatie | Alle zaken waarvoor de zaakbehandelende organisatie(s) het zaakgericht werken heeft ingericht. |
| Indicatie abstract object | Nee |
| Definitie | Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. |
Diagram
Overzicht attributen
| Attribuutnaam | Definitie | Type | Kardinaliteit |
|---|---|---|---|
| Zaakidentificatie | De unieke identificatie van de ZAAK binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor de behandeling van de ZAAK. | AN40 | 1..1 |
| Bronorganisatie | Het RSIN van de Niet-natuurlijk persoon zijnde de organisatie die de zaak heeft gecreeerd. | N9 | 1..1 |
| Omschrijving | Een korte omschrijving van de zaak. | AN80 | 0..1 |
| Toelichting | Een toelichting op de zaak. | AN1000 | 0..1 |
| Registratiedatum | De datum waarop de zaakbehandelende organisatie de ZAAK heeft geregistreerd | DATUM | 1..1 |
| Verantwoordelijke organisatie | Het RSIN van de Niet-natuurlijk persoon zijnde de organisatie die eindverantwoordelijk is voor de behandeling van de zaak. | N9 | 1..1 |
| Startdatum | De datum waarop met de uitvoering van de zaak is gestart | DATUM | 1..1 |
| Einddatum | De datum waarop de uitvoering van de zaak afgerond is. | DATUM | 0..1 |
| Einddatum gepland | De datum waarop volgens de planning verwacht wordt dat de zaak afgerond wordt. | DATUM | 0..1 |
| Uiterlijke einddatum afdoening | De laatste datum waarop volgens wet- en regelgeving de zaak afgerond dient te zijn. | DATUM | 0..1 |
| Publicatiedatum | Datum waarop (het starten van) de zaak gepubliceerd is of wordt. | DATUM | 0..1 |
| Product of dienst | Het product of de dienst die door de zaak wordt voortgebracht. | AN80 | 0..* |
| Communicatiekanaal | Het medium waarlangs de aanleiding om een zaak te starten is ontvangen. | COMMUNICATIEKANAAL | 0..1 |
| Vertrouwelijkheidaanduiding | Aanduiding van de mate waarin het zaakdossier van de ZAAK voor de openbaarheid bestemd is. | vertrouwelijkheidaanduiding | 0..1 |
| Procesobjectaard | Omschrijving van het object, subject of gebeurtenis waarop, vanuit archiveringsoptiek, de zaak betrekking heeft | AN200 | 0..1 |
| Resultaattoelichting | Een toelichting op wat het resultaat van de zaak inhoudt. | AN1000 | 0..1 |
| Archiefnominatie | Aanduiding of het zaakdossier blijvend bewaard of na een bepaalde termijn vernietigd moet worden. | archiefnominatie | 0..1 |
| Archiefstatus | De fase waarin het zaakdossier zich qua archivering bevindt. | archiefstatus | 1..1 |
| Archiefactiedatum | De datum waarop het gearchiveerde zaakdossier vernietigd moet worden dan wel overgebracht moet worden naar een archiefbewaarplaats. | DATUM | 0..1 |
| Startdatum bewaartermijn | De datum die de start markeert van de termijn waarop het zaakdossier vernietigd moet worden. | DATUM | 1..1 |
| Betalingsindicatie | Indicatie of de, met behandeling van de zaak gemoeide, kosten betaald zijn door de desbetreffende betrokkene. | betalingsindicatie | 0..1 |
| Laatste betaaldatum | De datum waarop de meest recente betaling is verwerkt van kosten die gemoeid zijn met behandeling van de zaak. | DT | 0..1 |
| Zaakgeometrie | De minimaal tweedimensionale geometrische representatie van de lokatie, relatief ten opzichte van de aarde, waarop de zaak betrekking heeft. | PuntLijn(Multi)Vlak | 0..1 |
| Ander zaakobject zaak | Aanduiding van het object (of de objecten) waarop de ZAAK betrekking heeft indien dat object (of die objecten) niet aangeduid kan worden met de relatie ‘ZAAK heeft betrekking op OBJECT’. | 0..* | |
| - Ander zaakobject aanduiding | Een identificerende beschrijving van het ANDER ZAAKOBJECT. | AN80 | 1..1 |
| - Ander zaakobject lokatie | De minimaal tweedimensionale geometrische representatie van de ligging of de omtrek van het ANDER ZAAKOBJECT. | PuntLijn(Multi)Vlak | 0..1 |
| - Ander zaakobject omschrijving | Een korte omschrijving van de aard van het ANDER ZAAKOBJECT. | AN80 | 1..1 |
| - Ander zaakobject registratie | De naam van de registratie waarin gegevens van het ANDER ZAAKOBJECT worden beheerd. | AN80 | 0..1 |
| Eigenschap zaak | Een relevant inhoudelijk gegeven waarvan waarden bij ZAAKen van eenzelfde ZAAKTYPE geregistreerd moeten kunnen worden en dat geen standaard kenmerk is van een ZAAK. | 0..* | |
| Gerelateerde externe zaak | Een ZAAK bij een andere organisatie waarin een bijdrage geleverd wordt aan het bereiken van de uitkomst van de onderhanden ZAAK. | 0..1 | |
| - Aanvraagdatum | De datum waarop verzocht is om de behandeling van de gerelateerde ZAAK uit te gaan voeren. | DATUM | 1..1 |
| - Aard relatie | Aanduiding van de rol van de gerelateerde zaak ten aanzien van de onderhanden ZAAK | aardExterneRelatie | 1..1 |
| - Datum status gezet | De datum waarop de gerelateerde ZAAK de laatst bekende status heeft verkregen. | DT | 1..1 |
| - Einddatum | De datum waarop de uitvoering van de gerelateerde ZAAK afgerond is. | DATUM | 0..1 |
| - Resultaatomschrijving | Een korte omschrijving wat het resultaat van de gerelateerde ZAAK inhoudt. | AN80 | 0..1 |
| - Startdatum | De datum waarop met de uitvoering van de gerelateerde ZAAK is gestart | DATUM | 0..1 |
| - Status-omschrijving generiek | Algemeen gehanteerde omschrijving van de aard van de laatst bekende status van de gerelateerde ZAAK. | AN80 | 0..1 |
| - Verantwoordelijke organisatie | Het RSIN van de organisatie die verantwoordelijk is voor de behandeling van de gerelateerde ZAAK. | N9 | 1..1 |
| - Zaakidentificatie | De unieke identificatie van de gerelateerde ZAAK. | AN40 | 0..1 |
| - Zaaktype-omschrijving generiek | Algemeen gehanteerde omschrijving van de aard van ZAAKen van het ZAAKTYPE waartoe de gerelateerde zaak behoort. | AN80 | 1..1 |
| - Zaaktypecode | De algemeen gehanteerde code van de aard van ZAAKen van het ZAAKTYPE waartoe de gerelateerde zaak behoort | N4 | 1..1 |
| Kenmerken zaak | Identificatie-gegevens over de zaak in andere administraties | 0..1 | |
| - Kenmerk | Identificeert uniek de zaak in een andere administratie. | AN40 | 1..1 |
| - Kenmerk bron | De aanduiding van de administratie waar het kenmerk op slaat. | AN40 | 1..1 |
| Opschorting zaak | Gegevens omtrent het tijdelijk opschorten van de behandeling van de ZAAK | 0..1 | |
| - Indicatie opschorting | Aanduiding of de behandeling van de ZAAK tijdelijk is opgeschort. | INDIC | 1..1 |
| - Reden opschorting | Omschrijving van de reden voor het opschorten van de behandeling van de zaak. | AN200 | 0..1 |
| Procesobject | Specificatie van de attribuutsoort van het object, subject of gebeurtenis waarop, vanuit archiveringsoptiek, de zaak betrekking heeft en dat bepalend is voor de start van de archiefactietermijn. | 0..1 | |
| - Datumkenmerk | De naam van de attribuutsoort van het procesobject dat bepalend is voor het einde van de procestermijn. | AN | 1..1 |
| - Identificatie | De unieke aanduiding van het procesobject. | AN | 1..1 |
| - Objecttype | Het soort object dat het procesobject representeert. | AN | 1..1 |
| - Registratie | De naam van de registratie waarvan het procesobject deel uit maakt. | AN | 1..1 |
| Selectielijstklasse | De categorie in de gehanteerde Selectielijst Archiefbescheiden die, gezien het zaaktype en het resultaattype van de zaak, bepalend is voor het archiefregime van de zaak. | 0..1 | |
| - Nummer klasse | De aanduiding van een unieke vermelding van waarderingskenmerken in de Selectielijst Archiefbescheiden. | AN20 | 1..1 |
| - Selectielijst-omschrijving | Benaming en versie-aanduiding van de selectielijst archiefbescheiden die geldend is voor (archivering van) de zaak. | AN80 | 1..1 |
| Verlenging zaak | Gegevens omtrent het verlengen van de doorlooptijd van de behandeling van de ZAAK | 0..1 | |
| - Duur verlenging | Het aantal werkbare dagen waarmee de doorlooptijd van de behandeling van de ZAAK is verlengd (of verkort) ten opzichte van de eerder gecommuniceerde doorlooptijd. | N3 | 1..1 |
| - Reden verlenging | Omschrijving van de reden voor het verlengen van de behandeling van de zaak. | AN200 | 1..1 |
Overzicht relaties
| Relatienaam met kardinaliteiten | Definitie |
|---|---|
|
ZAAK [1..*] betreft OBJECT [0..*] |
Het OBJECT waarop de ZAAK betrekking heeft. |
|
ZAAK [0..*] heeft bij afronding RESULTAATTYPE [0..1] |
Het resultaat dat bij afronding van de zaak bereikt is. |
|
ZAAK [0..*] heeft relevante andere ZAAK [0..*] |
De andere ZAAKen die relevant zijn voor de ZAAK. |
|
ZAAK [0..*] is deelzaak van ZAAK [0..1] |
De verwijzing naar de ZAAK, waarom verzocht is door de initiator daarvan, die behandeld wordt in twee of meer separate ZAAKen waarvan de onderhavige ZAAK er één is. |
|
ZAAK [0..*] is van versie van ZAAKTYPE [1..1] |
Aanduiding van de aard van de ZAAK. |
|
ZAAK [0..*] kent INFORMATIEOBJECT [1..*] |
De relatie tussen een ZAAK en een INFORMATIEOBJECT dat relevant is voor de behandeling van die ZAAK en/of gecreëerd is in het kader van de behandeling van die ZAAK |
|
BESLUIT [0..*] is uitkomst van ZAAK [0..1] |
Aanduiding van de ZAAK waarbinnen het BESLUIT genomen is. |
|
BETROKKENE [1..*] heeft rol in ZAAK [1..*] |
De taken, rechten en/of verplichtingen die een specifieke betrokkene heeft ten aanzien van een specifieke zaak. |
|
KLANTCONTACT [0..*] heeft betrekking op ZAAK [1..1] |
De ZAAK waarop het KLANTCONTACT betrekking heeft. |
|
STATUS [0..*] van ZAAK [1..1] |
De STATUS die gedurende de behandeling van de ZAAK bereikt is. |
Toelichting
De ZAAK vormt de kern van het zaakgericht werken. Wat in een individueel geval een ZAAK is, waar die begint en waar die eindigt, wordt bekeken vanuit het perspectief van de initiator van de ZAAK (burger, bedrijf, medewerker, etc.). Het traject van (aan)vraag cq. aanleiding voor de ZAAK tot en met de levering van de producten/of diensten die een passend antwoord vormen op die aanleiding, bepaalt de omvang en afbakening van de ZAAK. Hiermee komt de afbakening van een ZAAK overeen met een bedrijfsproces: ‘van klant tot klant’. Dit betekent onder meer dat onderdelen van bedrijfsprocessen geen zelfstandige zaken vormen. Het betekent ook dat een aanleiding die niet leidt tot de start van de uitvoering van een bedrijfsproces, niet leidt tot een ZAAK (deze wordt behandeld in het kader van een reeds lopende ZAAK).
In de praktijk kan dit tot problemen leiden als de gewenste producten en diensten in verschillende bedrijfsprocessen vervaardigd worden d.w.z. voor elk gewenst product of dienst, of groep daarvan, is een zelfstandig bedrijfsproces operationeel. De ZAAK wordt dan behandeld in deelzaken door per deelzaak één bedrijfsproces uit te voeren. Met de ‘hoofdzaak’ wordt gecoördineerd dat de optelsom van de te leveren producten en diensten beantwoord aan de oorspronkelijke klantvraag. Zowel een ZAAK zonder deelzaken als een deelzaak betreft dus telkens één bedrijfsproces. Ook een ‘deelzaak’ modelleren we als een ZAAK. Deze is gerelateerd aan de ‘hoofdzaak’: de ZAAK die het gevolg is van het verzoek van de initiator. Door deze onderlinge relatering cq. clustering wordt het zaakgericht werken voor de behandelende organisatie(s) beheersbaar èn blijft het mogelijk de initiator van de ZAAK vanuit zijn perspectief te informeren. Het relateren van hoofd- en deelzaken modelleren we met de relatiesoort 'ZAAK is deelzaak van ZAAK'. In samenwerkingen tussen organisaties komt het steeds vaker voor dat een organisatie gevraagd wordt een bijdrage te leveren aan een ZAAK van een andere organisatie. Ook binnen organisaties komt dit voor. We doelen hiermee dus niet op de situatie dat meerdere organisatiedelen gezamenlijk uitvoering (zouden moeten) geven aan één bedrijfsproces cq. ZAAK. In dergelijke samenwerkingen is sprake van twee zelfstandige bedrijfsprocessen oftewel twee gerelateerde zaken met ieder hun eigen aanleiding (i.t.t. deelzaken bij een hoofdzaak die alle dezelfde aanleiding hebben). Van belang is dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer van de andere partij weten om welke ZAAK het gaat. Het informatiemodel ondersteunt dit op twee wijzen. Indien opdrachtgever en opdrachtnemer binnen hetzelfde informatiedomein opereren voor hun zaakinformatievoorziening (‘ze kunnen bij elkaars zaken’), dan wordt gebruik gemaakt van de relatie ‘ZAAK heeft gerelateerde ZAAK’. Indien beide zaken zich binnen verschillende informatiedomein bevinden dan wordt vanuit beide zaken verwezen naar de andere ZAAK door middel van het groepattribuutsoort ‘Gerelateerde externe ZAAK’. Elke ZAAK heeft ‘ergens betrekking op’ wat we modelleren met de relatie naar ZAAKOBJECT. In het geval dat de ZAAK op geen van de, met ZAAKOBJECT bedoelde, objecten betrekking heeft, wordt het object van de ZAAK vastgelegd met de attribuutgroep ‘Ander zaakobject’. Soms heeft de ene ZAAK betrekking op een andere ZAAK, zoals een bezwaarzaak die volgt op een vergunningzaak. Dit modelleren we eveneens met de relatie ‘ZAAK heeft gerelateerde ZAAK’. De aard van de relatie modelleren we met de relatieklasse ZAKENRELATIE. Ook heeft elke ZAAK één of meer betrokkenen, wat we modelleren via de ROL. Een ZAAK, met eventuele deelzaken (of alleen de verwijzing daarnaar) dan wel de verwijzing naar de ‘hoofdzaak’, alle kenmerken, alle daaraan gerelateerde INFORMATIEOBJECTen en alle andere gerelateerde gegevens (via ROL, ZAAKOBJECT, etc.) vormen gezamenlijk het zaakdossier. Het zaakdossier modelleren we dus niet als apart objecttype. Evenmin modelleren we een zgn. objectdossier. Dit betreft immers alle zaken, met bijbehorende kenmerken en INFORMATIEOBJECTen, eventueel van bepaalde ZAAKTYPEn, die gerelateerd zijn aan een bepaald OBJECT. |