Objecttype INFORMATIEOBJECT
| Informatiemodel | RGBZ 2.0 |
|---|---|
| Herkomst | VNG-R |
| Definitie | Geheel van gegevens met een eigen identiteit ongeacht zijn vorm, met de bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij de uitvoering van taken, zijnde een ENKELVOUDIG INFORMATIEOBJECT of een SAMENGESTELD INFORMATIEOBJECT. |
| Herkomst definitie | VNG-R, op basis van NEN 2082 |
| Datum opname | 1 juni 2008 |
| Unieke aanduiding | Informatieobjectidentificatie + Bronorganisatie |
| Populatie | Alle INFORMATIEOBJECTen die op enigerlei wijze relevant zijn voor het tot een goed einde brengen van een ZAAK. Een INFORMATIEOBJECT is in dit kader relevant indien het:
- door een behandelaar van de zaak gedeeld wordt met andere betrokkenen bij de zaak (de ondergrens; een INFORMATIEOBJECT wat het persoonlijke domein van de behandelaar van een zaak niet verlaat wordt in dit kader niet relevant geacht), - van belang is voor voor de inhoudelijke verantwoording (is de ZAAK goed afgehandeld), procesverantwoording (is de zaak op de juiste wijze afgehandeld) en/of reconstructie van de ZAAK, en/of - bewaard moet worden om te voldoen aan wettelijke en/of administratieve eisen en/of maatschappelijke behoeften. |
| Indicatie abstract object | Ja |
| Definitie | Geheel van gegevens met een eigen identiteit ongeacht zijn vorm, met de bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij de uitvoering van taken, zijnde een ENKELVOUDIG INFORMATIEOBJECT of een SAMENGESTELD INFORMATIEOBJECT. |
Diagram
Overzicht attributen
| Attribuutnaam | Definitie | Type | Kardinaliteit |
|---|---|---|---|
| Informatieobjectidentificatie | Een binnen een gegeven context ondubbelzinnige referentie naar het INFORMATIEOBJECT. | AN40 | 1..1 |
| Bronorganisatie | Het RSIN van de Niet-natuurlijk persoon zijnde de organisatie die het informatieobject heeft gecreëerd of heeft ontvangen en als eerste in een samenwerkingsketen heeft vastgelegd. | N9 | 1..1 |
| Versie | Aanduiding van de bewerkingsfase van het INFORMATIEOBJECT | AN5 | 0..1 |
| Creatiedatum | Een datum of een gebeurtenis in de levenscyclus van het INFORMATIEOBJECT. | DATUM | 1..1 |
| Titel | De naam waaronder het INFORMATIEOBJECT formeel bekend is. | AN200 | 1..1 |
| Auteur | De persoon of organisatie die in de eerste plaats verantwoordelijk is voor het creëren van de inhoud van het INFORMATIEOBJECT. | AN200 | 1..1 |
| Status | Aanduiding van de stand van zaken van een INFORMATIEOBJECT | status | 0..1 |
| Beschrijving | Een generieke beschrijving van de inhoud van het INFORMATIEOBJECT. | AN1000 | 0..1 |
| Ontvangstdatum | De datum waarop het INFORMATIEOBJECT ontvangen is. | DATUM | 0..1 |
| Afzender | De persoon of organisatie waarvan het informatieobject is ontvangen door de zaakbehandelende organisatie. | AN200 | 0..1 |
| Verzenddatum | De datum waarop het INFORMATIEOBJECT verzonden is. | DATUM | 0..1 |
| Geadresseerde | De persoon of organisatie waarnaar het informatieobject is verzonden door de zaakbehandelende organisatie. | AN200 | 0..1 |
| Vertrouwelijkheidaanduiding | Aanduiding van de mate waarin het INFORMATIEOBJECT voor de openbaarheid bestemd is. | vertrouwelijkheidaanduiding | 0..1 |
| Indicatie gebruiksrecht | Indicatie of er beperkingen gelden aangaande het gebruik van het informatieobject anders dan raadpleging. | INDIC | 0..1 |
| Verschijningsvorm | De essentiële opmaakaspecten van een INFORMATIEOBJECT. | AN | 0..1 |
| Gebruiksrechten informatieobject | Voorwaarden verbonden aan het gebruik van het informatieobject anders dan raadpleging | 0..* | |
| - Einddatum gebruiksrechten | Einddatum van de periode waarin de gebruiksrechtvoorwaarden van toepassing zijn | DATUM | 0..1 |
| - Omschrijving voorwaarden | Omschrijving van de van toepassing zijnde voorwaarden aan het gebruik anders dan raadpleging | AN | 1..1 |
| - Startdatum gebruiksrechten | Begindatum van de periode waarin de gebruiksrechtvoorwaarden van toepassing zijn | DATUM | 1..1 |
| Ondertekening informatieobject | Aanduiding van de rechtskracht van een informatieobject. | 0..1 | |
| - Ondertekeningdatum | De datum waarop de ondertekening van het INFORMATIEOBJECT heeft plaatsgevonden. | DATUM | 1..1 |
| - Ondertekeningsoort | Aanduiding van de wijze van ondertekening van het INFORMATIEOBJECT | AN10 | 1..1 |
Overzicht relaties
| Relatienaam met kardinaliteiten | Definitie |
|---|---|
|
INFORMATIEOBJECT [0..*] is ontvangen van of verzonden aan BETROKKENE [0..*] |
De BETROKKENE waarvan het INFORMATIEOBJECT is ontvangen en/of waaraan het is verzonden. |
|
INFORMATIEOBJECT [0..*] is van INFORMATIEOBJECTTYPE [1..1] |
Aanduiding van de aard van het INFORMATIEOBJECT zoals gehanteerd door de zaakbehandelende organisatie. |
|
BESLUIT [0..*] kan vastgelegd zijn als INFORMATIEOBJECT [0..*] |
Aanduiding van het (de) INFORMATIEOBJECT(en) waarin het BESLUIT beschreven is. |
|
KLANTCONTACT [0..*] heeft relevant INFORMATIEOBJECT [0..*] |
De INFORMATIEOBJECTen die een rol spelen bij en/of ontvangen zijn gedurende een KLANTCONTACT. |
|
ZAAK [0..*] kent INFORMATIEOBJECT [1..*] |
De relatie tussen een ZAAK en een INFORMATIEOBJECT dat relevant is voor de behandeling van die ZAAK en/of gecreëerd is in het kader van de behandeling van die ZAAK |
Toelichting
Een informatieobject is een generiekere term voor het veelgebruikte begrip document dat beperkter van reikwijdte is. Een informatieobject kan van alles zijn, ongeacht aard en vorm: een tekstverwerkingsdocument, een papieren brief, een webpagina, een landkaart, een foto, een geluidsopname, een dataset, een blog, etcetera. En ook een digitaal ontvangen of gecreeerd informatieobject dat bestaat uit meerdere fysieke informatieobjecten, zoals een aanvraag (als tekstdocument) met bijbehorende tekening (CAD-formaat) en berekening (spreadsheet) of een email met bijlage(n). Net zoals dezelfde aanvraag op papier met bijlagen als één informatieobject beschouwd kan worden. De fysieke vorm van hetgeen ontvangen of gecreeerd is, is dus niet (alleen) bepalend voor de afbakening van dat wat als informatieobject beschouwd wordt.
Zie Diagram Abstracte en concrete objecttypen / informatieobjecten Een informatieobject dat door bijvoorbeeld de initiator van een zaak als één informatieobject wordt beschouwd, kan fysiek uit meerdere informatieobjecten bestaan. Een dergelijke groep fysieke informatieobjecten kan beschouwd worden als één informatieobject. Gezien de definitie kan er immers sprake zijn van het 'geheel van gegevens met een eigen identiteit' waarbij alleen de vorm er toe heeft geleid dat er drie fysieke informatieobjecten zijn ontvangen (tekstverwerkingsdocument, CAD-file en rekenblad). Evenzogoed zouden we het ontvangen materiaal kunnen beschouwen als drie afzonderlijke informatieobjecten. Ook kan het zijn dat een informatieobject dat fysiek dezelfde vorm heeft toch beschouwd wordt als bestaande uit meerdere informatieobjecten, bijvoorbeeld een informatieobject met omvangrijke bijlagen, omdat dit beter aansluit bij het gebruik er van. Organisaties gaan hier verschillend mee om. Om in te spelen op de verschillende beschouwingswijzen hebben we INFORMATIEOBJECT zodanig gemodelleerd dat dit dan wel een zelfstandig (fysiek) informatieobject is, het ENKELVOUDIGINFORMATIEOBJECT, dan wel een groep van bij elkaar horende informatieobjecten, passend binnen de definitie, het SAMENGESTELDINFORMATIEOBJECT. Een SAMENGESTELD INFORMATIEOBJECT bestaat telkens uit twee of meer ENKELVOUDIGE INFORMATIEOBJECTen. Organisaties kunnen er voor kiezen alleen de eerste mogelijkheid, het INFORMATIEOBJECT als ENKELVOUDIG INFORMATIEOBJECT te implementeren. Wel moeten zij er mee rekening houden dat zij van andere organisaties, via geautomatiseerde berichtenuitwisseling, samengestelde informatieobjecten 'aangereikt' krijgen en deze transformeren tot enkelvoudige informatieobjecten. INFORMATIEOBJECT heeft een N:M-relatie naar ZAAK waarmee we aangeven dat een informatieobject relevant kan zijn voor meer dan één zaak. Dit modelleren we via het objecttype ZAAKINFORMATIEOBJECT. Dit is bijvoorbeeld het geval bij zgn. samengestelde brieven: één brief waarin meerdere zaken aanhangig gemaakt worden zoals een verzoek en een klacht. Door informatieobjecten te registreren en aan een zaak te relateren wordt het archief bij/van de zaak opgebouwd; alle informatieobjecten bij een zaak vormen tezamen met de zaakkenmerken het zaakdossier. Het zaakdossier modelleren we dus niet als apart objecttype. Evenmin modelleren we een zgn. objectdossier. Dit betreft immers alle zaken, met bijbehorende kenmerken en informatieobjecten, eventueel van bepaalde zaaktypen, die gerelateerd zijn aan een bepaald OBJECT. We hebben er voor gekozen om informatieobjecten niet te modelleren indien zij niet aan een zaak gekoppeld worden d.w.z. niet tot een zaak leiden. Dergelijke informatieobjecten zijn klaarblijkelijk zodanig onbelangrijk dat zij niet archiefwaardig zijn d.w.z. niet bewaard hoeven te worden om te voldoen aan wettelijke en/of administratieve eisen en/of maatschappelijke behoeften. Een informatieobject zoals hier bedoeld, wordt een zgn. gearchiveerd informatieelement (‘archiefstuk’; in het engels 'record') zo gauw de zaakkenmerken aangeven dat alle daaraan gekoppelde informatieobjecten gearchiveerd dienen te zijn. Van ontvangen en verzonden informatieobjecten kunnen de afzenders en geadresseerden telkens op één van twee wijzen vastgelegd worden: gestructureerd door middel van de relatie naar BETROKKENE en ongestructureerd met de desbetreffende attribuutsoorten. |
De eigenschap “Definitie (nl)” (als paginatype) met de invoerwaarde “Geheel van gegevens met een eigen identiteit ongeacht zijn vorm, met de bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij de uitvoering van taken, zijnde een ENKELVOUDIG INFORMATIEOBJECT of een SAMENGESTELD INFORMATIEOBJECT.” bevat ongeldige tekens of is onvolledig en kan daarom onverwachte resultaten veroorzaken tijdens een opvraag- of annotatieproces.