Aan deze wiki wordt momenteel gewerkt. Het kan zijn dat tijdens deze werkzaamheden links niet werken of dat sommige views niet of onvolledig getoond worden.

Informatie- en archiefbeheer


Informatie- en archiefbeheer houdt zich bezig met het bewaren en ontsluiten van overheidsinformatie. Archiefbeheer vindt natuurlijk al heel lang plaats. Maar nu steeds meer overheidsinformatie digitaal is, vraagt ook het bewaren van niet-gearchiveerde informatie om specialistische aandacht. Het aandachtsgebied is daarom verbreed naar informatie- en archiefbeheer.

Na de inhoudsopgave hieronder van het gehele thema Informatie- en archiefbeheer met links naar alle hieronder vallende pagina's volgt - op deze zelfde pagina - een introductie van het thema voor bestuurders, managers en overige niet-specialisten.

Inhoudsopgave gehele thema Informatie- en archiefbeheer

Duurzaam toegankelijk

Het digitaal zijn van overheidsinformatie heeft een aantal voordelen. Maar het levert ook (nieuwe) risico's op. Zo kan digitale informatie verloren gaan, onvindbaar worden en onleesbaar worden. Daarom is het van belang dat als digitale overheidsinformatie wordt bewaard, dat gebeurt op een manier waardoor de informatie is beveiligd tegen verloren gaan én toegankelijk blijft voor wie de informatie nodig heeft en mag gebruiken of raadplegen.

Informatie die jaren geleden is opgeslagen met programma's van toen, kan onleesbaar worden als softwareleveranciers en de overheid die programma's gaan vernieuwen of vervangen. Informatie- en archiefbeheer zorgt ervoor dat er tijdig maatregelen worden genomen om dat te voorkomen, bijvoorbeeld door oudere documenten en bestanden te converteren naar nieuwe bestandsformaten. Op die manier blijft overheidsinformatie duurzaam toegankelijk.

Bij dit alles moet duidelijk zijn dat het bewaren van digitale informatie geen doel op zich is. Het is alleen zinvol als hiertoe gerechtigde personen de informatie nu en in de toekomst kunnen lezen en gebruiken. Die gebruikers zijn medewerkers van de overheid, maar in het kader van het streven naar actieve openbaarheid van overheidsinformatie ook steeds vaker burgers, bedrijven en instellingen.

Context en samenhang

Voor gebruikers binnen en buiten de overheid is het belangrijk dat de context van en de samenhang tussen informatie duidelijk is. Alleen op die manier kunnen gebruikers informatie goed interpreteren. Daarvoor wordt bij informatie- en archiefbeheer gewerkt met meta-informatie (ook wel metagegevens genoemd), die de informatie beschrijft, en met dossiers, waarmee informatie wordt gebundeld. Bij het werken met dossiers adviseert KING om dit te combineren met zaakgericht werken. Op die manier ontstaan zaakdossiers die de organisatie na afronding van een zaak archiveert.

Open overheid en dienstverlening

Het streven van de overheid naar meer actieve openbaarheid van overheidsinformatie is in 2013 door het kabinet als landelijk beleid vastgelegd in de Visie Open Overheid. De Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) regelde al dat burgers openbare maar nog niet toegankelijke overheidsinformatie konden opvragen met een Wob-verzoek. In de Visie Open Overheid staat dat overheden overheidsinformatie waarvoor geen openbaarheidsbeperkingen gelden, zoveel mogelijk 'uit eigener beweging' openbaar moeten maken. Bij digitale informatie is internet daarvoor het meest voor de hand liggende kanaal.

Omdat burgers en bedrijven minder goed hun weg vinden in het geheel aan overheidsinformatie dan de overheid zelf, is het voor hen extra belangrijk dat de informatie van de overheid goed vindbaar, goed leesbaar (denk aan leesbare opslagformaten) en interpreteerbaar is. Het belang van goed informatie- en archiefbeheer verschuift daardoor van intern en ondersteunend, naar meer extern en dienstverlenend. Dat beschikbaar stellen van informatie aan burgers en bedrijven past ook bij de participatiesamenleving waarbij de overheid niet meer alles zelf doet.

Specialistische uitwerking

Zie voor de meer specialistische uitwerking van dit thema de links in de inhoudsopgave voor het gehele thema aan het begin van deze pagina.

Reacties

Vragen, commentaar en andere reacties op deze pagina kunnen naar gemmaonline@kinggemeenten.nl met een cc. naar adrie.spruit@kinggemeenten.nl.