Beste bezoeker,

op dit moment wordt er een nieuwe release doorgevoerd op GEMMA Online. Hierdoor is de omgeving tijdelijk niet beschikbaar.

Vragen? Stuur een e-mail naar gemmaonline@vng.nl

Met vriendelijke groet, Kenniscentrum Architectuur VNG Realisatie

Uitwerking deelproces "Intake toepassen sanctie"

Laatst bewerkt: 30 juni 2021, 13:30:16

Procesmodel

Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Intake toepassen sanctie". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.


 
Inboeken, gegevens controleren, ontvangstbevestiging sturen (aan ketenpartner). (BusinessProcess) Intake toepassen sanctie Administratieve werkzaamheden ter voorbereiding van de inhoudelijke beoordeling en behandeling van het verzoek tot toepassen van een sanctie. (BusinessProcess) Registreren verzoek en versturen ontvangstbevestiging De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Onder 'team toezicht en handhaving' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het houden van toezicht, handhaven van beleid, en het behandelen van meldingen en handhavingsverzoeken. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team toezicht en handhaving OrJunction Het sanctietoepassingsverzoek wordt geregistreerd in het VTH-systeem van de gemeente, na administratieve controle op juistheid van de gegevens. Sanctietoepassingsverzoeken die via een digitaal kanaal worden ingediend, kunnen geautomatiseerd geregistreerd worden. Andere sanctietoepassingsverzoeken worden handmatig geregistreerd. Met de registratie wordt tevens de duurzame toegankelijkheid (archivering) gewaarborgd. Het is belangrijk alle gegevens van het sanctietoepassingsverzoek te registreren, waaronder NAW-gegevens van de indiener en alle verstrekte informatie over de (vermoedelijke) overtreding. De meeste verzoeken om een sanctie toe te passen zullen komen naar aanleiding van een al genomen sanctiebesluit en dat bij een controle is geconstateerd dat het sanctiebesluit niet is nageleefd binnen de gestelde termijn. In die gevallen is gedetailleerde informatie beschikbaar over de overtreding(en). Bij spoedeisende situaties kan dat anders zijn. (BusinessProcess) Registreren verzoek in VTH-systeem Wanneer het sanctietoepassingsverzoek afkomstig is van buiten de eigen organisatie, wordt een ontvangstbevestiging verstuurd aan de afzender van het verzoek. Doel hiervan is dat de indiener weet dat zijn/haar verzoek ontvangen is en dat de gemeente actie onderneemt. Bij de ontvangstbevestiging hoort een beknopte uitleg van de procedure die de gemeente zal volgen en contactgegevens en een uniek (zaak)nummer zodat de indiener desgewenst gericht contact kan opnemen met de gemeente met vragen over de voortgang. In spoedeisende gevallen gebeurt dit mondeling en wordt achteraf alles formeel in besluitvorming vastgesteld. (BusinessProcess) Versturen ontvangstbevestigin- g OrJunction OrJunction Beoordeling van het verzoek op urgentie en op de vraag of de gemeente het juiste bevoegd gezag is. Tevens toewijzing aan een behandelteam met hoofdbehandelaar. Met name in geval van meervoudige zaken is een integrale benadering noodzakelijk waarbij alle relevante disciplines binnen de eigen organisatie en keten- en uitvoeringspartners betrokken worden. Een geschikte werkvorm is de ''integrale intaketafel'' waarbij de betrokken partijen samen aan tafel zitten en binnengekomen zaken bespreken. In zo'n integrale intaketafel wordt de gewenste aanpak vastgesteld en worden de taken verdeeld en toegewezen, zodat direct een interbestuurlijk behandelteam tot stand komt. (BusinessProcess) Beoordelen en toewijzen verzoek De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Onder 'team toezicht en handhaving' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het houden van toezicht, handhaven van beleid, en het behandelen van meldingen en handhavingsverzoeken. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team toezicht en handhaving OrJunction Beoordeeld wordt in hoeverre sprake is van een spoedeisende situatie. In dat geval dienen de navolgende activiteiten versneld te worden uitgevoerd. Eventueel worden bepaalde niet-essentiële activiteiten overgeslagen. (BusinessProcess) Beoordelen urgentie Beoordeeld wordt of de gemeente daadwerkelijk bevoegd gezag is en ook uitvoerder voor het toepassen van de sanctie. Wanneer de van toepassing zijnde sanctie is opgelegd door een ketenpartner, zal die het sanctietoepassingsverzoek in behandeling moeten nemen. Wanneer sprake is van meerdere, samenhangende sancties kan uit een verzoek tot toepassing van een van die sancties volgen dat ook de ermee samenhangende sancties toegepast gaan worden. Als een ketenpartner of uitvoeringspartner het sanctietoepassingsverzoek zal behandelen, wordt dit overgedragen aan die partij en worden de overige processtappen overgeslagen. NB. In meervoudige zaken geldt het volgende: * Als het een meervoudige zaak is met bijvoorbeeld meerdere sancties door gemeente en (gemandateerde) ketenpartners, dan is het zaak om in het proces opleggen sanctie een strategie/planning te maken voor de timing van besluitvorming en daarin gestelde termijnen. Soms moet een situatie in een bepaalde volgorden worden opgelost of moeten er prioriteiten worden gesteld omdat alles in één keer eisen een te grote (financiële) wissel trekt of onmogelijk is. * Dat betekent dat er verschillende sanctiebesluiten zijn met daarin op elkaar afgestemde termijnen of dat sanctiebesluiten elkaar opvolgen. Daaruit volgen dan controles en (bij niet naleven) verzoeken om sancties toe te passen. Dit kan dus ook betekenen dat er verschillende, aan elkaar gerelateerde zaken gaan lopen bij verschillende organisaties. * Elke partij met bevoegdheden/mandaten voert zelf de besluitvorming, controles en toepassing uit en informeert de ketenpartners daarover. De Omgevingswet eist dat dat goed gecoördineerd wordt, maar eist geen integrale handhavingsbesluiten. Dat is bij handhaving ook lang niet altijd het beste. Dat betekent dat toepassen sanctie over het algemeen binnen dezelfde organisatie gaat en het verzoek daarvoor niet via een andere organisatie loopt. In meervoudige gevallen zullen wel goede afspraken moeten worden gemaakt om alle betrokken ketenpartners binnen de zaak te informeren. (BusinessProcess) Beoordelen bevoegdheid en uitvoerder Wanneer bekend is waar de verantwoordelijkheden liggen voor de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek, wordt een behandelteam samengesteld. Bij meervoudige zaken kan dit een interbestuurlijk team zijn. Er is altijd één hoofdbehandelaar die verantwoordelijk is dat de behandeling snel en correct uitgevoerd wordt. Bij eenvoudige zaken kan dit tevens degene zijn die de inhoudelijke expertise levert; bij complexe zaken is een "procesmanager" c.q. "casemanager" gewenst zodat inhoud en proces gescheiden blijven. Het ligt voor de hand dat bij het toepassen van een sanctie zoveel mogelijk dezelfde mensen betrokken worden als bij het opleggen van de sanctie. Het samentellen van een interbestuurlijk (of inter-afdeling) behandelteam vereist afstemming tussen de betrokken organisaties c.q. afdelingen. Daarom wordt ook deze activiteit bij voorkeur uitgevoerd als onderdeel van een integrale “toezicht-en-handhavingstafel”. (BusinessProcess) Toewijzen aan behandelteam Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over de urgentie van het sanctietoepassingsverzoek. (BusinessProcess) Adviseren urgentie Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over welke partij bevoegd gezag en/of uitvoerder is voor de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek. (BusinessProcess) Adviseren bevoegdheid en uitvoerder Het opvragen en verwerken van aanvullende informatie die nodig is voor het vervolg van het bedrijfsproces. (BusinessProcess) Opvragen aanvullende informatie De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Onder 'team toezicht en handhaving' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het houden van toezicht, handhaven van beleid, en het behandelen van meldingen en handhavingsverzoeken. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team toezicht en handhaving In overleg met interne en externe adviseurs wordt bepaald of alle informatie die nodig is om een besluit over het toepassen van een sanctie te kunnen nemen, aanwezig is in het dossier. Als dat niet het geval is kan aanvullende informatie worden opgevraagd bij de initiatiefnemer van de activiteit waarover het sanctieverzoek is ingediend of bij ketenpartners. De bewijslast ligt bij het bevoegde gezag. Als er niet genoeg informatie is, zal er een extra controle (administratief of ter plaatse) moeten worden uitgevoerd. Daarbij zal zonodig ook de initiatiefnemer van de activiteit worden bevraagd. Dat al bij elkaar (zelf constateren en informatie vragen) de benodigde informatie moeten opleveren om te bepalen of de sanctie binnen de termijn is nageleefd (dan geen toepassing sanctie) of niet (dan wel toepassing sanctie). Bij bestuurlijke handhaving is “een ieder” verplicht om volledig mee te werken, binnen wat redelijkerwijs gevorderd wordt en binnen welke termijn( art. 5.20 Awb). Dat ligt op bepaalde punten anders dan bij een strafrechtelijke sanctie (art. 5:10a Awb). NB informatie die in de rol van bestuursrechtelijk toezichthouder wordt verzameld, mag/kan niet zomaar voor een strafrechtelijke sanctie worden gebruikt. (BusinessProcess) Beoordelen aanvullende informatie nodig OrJunction OrJunction OrJunction Als aanvullende informatie nodig is, wordt die opgevraagd bij de initiatiefnemer van de activiteit waarop het sanctietoepassingsverzoek betrekking heeft of bij ketenpartners. Het opvragen van aanvullende gegevens en informatie kan via verschillende kanalen (e-mail, telefoon, etc.). (BusinessProcess) Opvragen aanvullende informatie Wanneer opgevraagde aanvullende informatie ontvangen is, wordt die beoordeeld en toegevoegd in het dossier. Wanneer wel aanvullende informatie is opgevraagd maar die is geweigerd, of wanneer in het geheel niet is gereageerd op een verzoek tot aanleveren van aanvullende informatie, wordt dat als zodanig in het dossier vermeld. (BusinessProcess) Verwerken aanvullende informatie Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over eventueel benodigde aanvullende informatie. (BusinessProcess) Adviseren aanvullende informatie Overheids- of private organisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties, zoals de provincie, een andere gemeente, de veiligheidsregio of de GGD. Overheidsorganisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties. Overheidsorganisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties. Overheidsorganisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties. (BusinessRole) Ketenpartner Zo nodig wordt met de ketenpartners afgestemd over welke partij bevoegd gezag en/of uitvoerder is voor de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek. (BusinessService) Afstemming bevoegdheid en uitvoerder Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over de urgentie van het sanctietoepassingsverzoek. (BusinessService) Advies urgentie Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over eventueel benodigde aanvullende informatie. (BusinessService) Advies aanvullende informatie Ketenpartners leveren opgevraagde aanvullende informatie tijdig aan aan het behandelteam. (BusinessService) Aanleveren informatie Een "verantwoordelijke uitvoering activiteit" is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die een activiteit in de fysieke leefomgeving onderneemt, al dan niet op grond van een verleende vergunning. De activiteit kan iets kleins zijn zoals een dakkapel realiseren maar ook iets groots als een vastgoedproject of grootschalige industriële inrichting. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan verantwoordelijke zijn. Bij de toezicht- en handhavingprocessen spreken we veelal van de "overtreder" maar we hanteren hier de term "verantwoordelijke uitvoering activiteit" omdat niet altijd sprake is van een overtreding. (BusinessRole) Verantwoordelijke uitvoering activiteit Wanneer de behandelende organisatie constateert dat bepaalde voor het in behandeling nemen van het sanctietoepassingsverzoek vereiste gegevens ontbreken, wordt de initiatiefnemer van de desbetreffende activiteit in de gelegenheid gesteld deze binnen een redelijke termijn alsnog aan te leveren. (BusinessService) Aanleveren informatie Een belanghebbende is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die mogelijk (nadelige of voordelige) invloed ondervindt van het initiatief van een ander of een besluit van een overheid. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan belanghebbende zijn. Een actor die (nadelige) invloed ondervindt van het initiatief van een ander of een besluit van een overheid (BusinessRole) Belanghebbende Dit bedrijfsproces betreft het in geval van een reparatoire sanctie toepassen van het dwangmiddel indien de overtreder binnen de gestelde termijn geen gevolg heeft gegeven aan een opgelegde sanctie. (BusinessProcess) Toepassen sanctie Inboeken, gegevens controleren, ontvangstbevestiging sturen (aan ketenpartner). (BusinessProcess) Intake toepassen sanctie Inhoudelijk beoordelen verzoek, afstemmen ketenpartners, besluit tot toepassen sanctie, aankondigen uitvoering en evt. informeren belanghebbenden. (BusinessProcess) Voorbereiden toepassen sanctie Starten proces innen dwangsom, intrekking begunstigende beslissing en/of uitvoeren bestuursdwang, opstellen rapportage, starten proces verhalen kosten, bepalen vervolg. (BusinessProcess) Uitvoeren toepassen sanctie Aanleiding tot het toepassen van een sanctie is een verzoek van een ketenpartner, na constateren dat geen gevolg is gegeven aan een opgelegde sanctie. (BusinessEvent) Verzoek sanctie toepassen ontvangen Aanleiding tot het toepassen van een sanctie is het verlopen van de begunstigingstermijn, dwz. de in de opgelegde sanctie vermelde termijn waarbinnen de overtreder de geconstateerde overtreding ongedaan moet maken om het toepassen van de sanctie te ontlopen. Als in de opgelegde sanctie is gesteld dat geen begunstigingstermijn van toepassing is, dan treedt dit moment direct na opleggen van de sanctie op. (BusinessEvent) Begunstigingstermij- n verlopen Aanleiding tot het (direct) toepassen van een sanctie is het constateren van een overtreding waarbij het nemen van maatregelen zeer spoeeisend is. (BusinessEvent) Overtreding met zeer spoedeisende situatie Aanleiding tot het toepassen van een sanctie is het verstrijken van de tijdseenheid voor dwangsomverbeuring, voor zover het maximum van de dwangsom nog niet is bereikt. (BusinessEvent) Dwangsom verbeurd Als de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek is overgedragen aan een ander bestuursorgaan of uitvoeringspartner, eindigt het bedrijfsproces na de intakefase. (BusinessEvent) Behandeling overgedragen Na registreren van het sanctietoepassingsverzoek, beoordelen en toewijzen daarvan en eventueel opvragen en verwerken van aanvullende informatie, is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. Dit vormt tevens de start van de tweede fase. (BusinessEvent) Intake gereed Aanleiding tot het toepassen van een sanctie is een verzoek van een belanghebbende die wil dat een opgelegde sanctie geëffectueerd wordt. (BusinessEvent) Verzoek sanctie toepassen ontvangen Aanleiding tot het toepassen van een sanctie kan ook een verzoek zijn van de overtreder zelf, met name wanneer deze een rechterlijke toetsing wil van de vraag of een dwangsom is verbeurt en of daardoor wettelijke rente is verschuldigd. (BusinessEvent) Verzoek sanctie toepassen ontvangen TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship interne aanleiding TriggeringRelationship TriggeringRelationship behandeling overgedragen aan anders bestuursorga- an TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship niets ontvangen TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship geen aanvullende info nodig TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 13-11-2021 21:06:06 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2021 ArchiXL. ArchiMedes 13-11-2021 21:06:06 CET




   
   
   
   
   

   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   
ArchiMate basiskleuren
   
Next.png
Toon dit diagram op ware grootte.


Beschrijving

Inboeken, gegevens controleren, ontvangstbevestiging sturen (aan ketenpartner).

Activiteiten gemeente

Processtap: Registreren verzoek en versturen ontvangstbevestiging

Administratieve werkzaamheden ter voorbereiding van de inhoudelijke beoordeling en behandeling van het verzoek tot toepassen van een sanctie.

ActiviteitToelichting
Registreren verzoek in VTH-systeemHet sanctietoepassingsverzoek wordt geregistreerd in het VTH-systeem van de gemeente, na administratieve controle op juistheid van de gegevens. Sanctietoepassingsverzoeken die via een digitaal kanaal worden ingediend, kunnen geautomatiseerd geregistreerd worden. Andere sanctietoepassingsverzoeken worden handmatig geregistreerd. Met de registratie wordt tevens de duurzame toegankelijkheid (archivering) gewaarborgd. Het is belangrijk alle gegevens van het sanctietoepassingsverzoek te registreren, waaronder NAW-gegevens van de indiener en alle verstrekte informatie over de (vermoedelijke) overtreding. De meeste verzoeken om een sanctie toe te passen zullen komen naar aanleiding van een al genomen sanctiebesluit en dat bij een controle is geconstateerd dat het sanctiebesluit niet is nageleefd binnen de gestelde termijn. In die gevallen is gedetailleerde informatie beschikbaar over de overtreding(en). Bij spoedeisende situaties kan dat anders zijn.
Versturen ontvangstbevestigingWanneer het sanctietoepassingsverzoek afkomstig is van buiten de eigen organisatie, wordt een ontvangstbevestiging verstuurd aan de afzender van het verzoek. Doel hiervan is dat de indiener weet dat zijn/haar verzoek ontvangen is en dat de gemeente actie onderneemt. Bij de ontvangstbevestiging hoort een beknopte uitleg van de procedure die de gemeente zal volgen en contactgegevens en een uniek (zaak)nummer zodat de indiener desgewenst gericht contact kan opnemen met de gemeente met vragen over de voortgang. In spoedeisende gevallen gebeurt dit mondeling en wordt achteraf alles formeel in besluitvorming vastgesteld.


Processtap: Beoordelen en toewijzen verzoek

Beoordeling van het verzoek op urgentie en op de vraag of de gemeente het juiste bevoegd gezag is. Tevens toewijzing aan een behandelteam met hoofdbehandelaar. Met name in geval van meervoudige zaken is een integrale benadering noodzakelijk waarbij alle relevante disciplines binnen de eigen organisatie en keten- en uitvoeringspartners betrokken worden. Een geschikte werkvorm is de integrale intaketafel waarbij de betrokken partijen samen aan tafel zitten en binnengekomen zaken bespreken. In zo'n integrale intaketafel wordt de gewenste aanpak vastgesteld en worden de taken verdeeld en toegewezen, zodat direct een interbestuurlijk behandelteam tot stand komt.

ActiviteitToelichting
Beoordelen urgentieBeoordeeld wordt in hoeverre sprake is van een spoedeisende situatie. In dat geval dienen de navolgende activiteiten versneld te worden uitgevoerd. Eventueel worden bepaalde niet-essentiële activiteiten overgeslagen.
Adviseren urgentieZo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over de urgentie van het sanctietoepassingsverzoek.
Beoordelen bevoegdheid en uitvoerderBeoordeeld wordt of de gemeente daadwerkelijk bevoegd gezag is en ook uitvoerder voor het toepassen van de sanctie. Wanneer de van toepassing zijnde sanctie is opgelegd door een ketenpartner, zal die het sanctietoepassingsverzoek in behandeling moeten nemen. Wanneer sprake is van meerdere, samenhangende sancties kan uit een verzoek tot toepassing van een van die sancties volgen dat ook de ermee samenhangende sancties toegepast gaan worden.

Als een ketenpartner of uitvoeringspartner het sanctietoepassingsverzoek zal behandelen, wordt dit overgedragen aan die partij en worden de overige processtappen overgeslagen.

NB. In meervoudige zaken geldt het volgende:

  • Als het een meervoudige zaak is met bijvoorbeeld meerdere sancties door gemeente en (gemandateerde) ketenpartners, dan is het zaak om in het proces opleggen sanctie een strategie/planning te maken voor de timing van besluitvorming en daarin gestelde termijnen. Soms moet een situatie in een bepaalde volgorden worden opgelost of moeten er prioriteiten worden gesteld omdat alles in één keer eisen een te grote (financiële) wissel trekt of onmogelijk is.
  • Dat betekent dat er verschillende sanctiebesluiten zijn met daarin op elkaar afgestemde termijnen of dat sanctiebesluiten elkaar opvolgen. Daaruit volgen dan controles en (bij niet naleven) verzoeken om sancties toe te passen. Dit kan dus ook betekenen dat er verschillende, aan elkaar gerelateerde zaken gaan lopen bij verschillende organisaties.
  • Elke partij met bevoegdheden/mandaten voert zelf de besluitvorming, controles en toepassing uit en informeert de ketenpartners daarover. De Omgevingswet eist dat dat goed gecoördineerd wordt, maar eist geen integrale handhavingsbesluiten. Dat is bij handhaving ook lang niet altijd het beste.
Dat betekent dat toepassen sanctie over het algemeen binnen dezelfde organisatie gaat en het verzoek daarvoor niet via een andere organisatie loopt. In meervoudige gevallen zullen wel goede afspraken moeten worden gemaakt om alle betrokken ketenpartners binnen de zaak te informeren.
Adviseren bevoegdheid en uitvoerderZo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over welke partij bevoegd gezag en/of uitvoerder is voor de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek.
Toewijzen aan behandelteamWanneer bekend is waar de verantwoordelijkheden liggen voor de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek, wordt een behandelteam samengesteld. Bij meervoudige zaken kan dit een interbestuurlijk team zijn. Er is altijd één hoofdbehandelaar die verantwoordelijk is dat de behandeling snel en correct uitgevoerd wordt. Bij eenvoudige zaken kan dit tevens degene zijn die de inhoudelijke expertise levert; bij complexe zaken is een "procesmanager" c.q. "casemanager" gewenst zodat inhoud en proces gescheiden blijven. Het ligt voor de hand dat bij het toepassen van een sanctie zoveel mogelijk dezelfde mensen betrokken worden als bij het opleggen van de sanctie. Het samentellen van een interbestuurlijk (of inter-afdeling) behandelteam vereist afstemming tussen de betrokken organisaties c.q. afdelingen. Daarom wordt ook deze activiteit bij voorkeur uitgevoerd als onderdeel van een integrale “toezicht-en-handhavingstafel”.


Processtap: Opvragen aanvullende informatie

Het opvragen en verwerken van aanvullende informatie die nodig is voor het vervolg van het bedrijfsproces.

ActiviteitToelichting
Beoordelen aanvullende informatie nodigIn overleg met interne en externe adviseurs wordt bepaald of alle informatie die nodig is om een besluit over het toepassen van een sanctie te kunnen nemen, aanwezig is in het dossier. Als dat niet het geval is kan aanvullende informatie worden opgevraagd bij de initiatiefnemer van de activiteit waarover het sanctieverzoek is ingediend of bij ketenpartners.

De bewijslast ligt bij het bevoegde gezag. Als er niet genoeg informatie is, zal er een extra controle (administratief of ter plaatse) moeten worden uitgevoerd. Daarbij zal zonodig ook de initiatiefnemer van de activiteit worden bevraagd. Dat al bij elkaar (zelf constateren en informatie vragen) de benodigde informatie moeten opleveren om te bepalen of de sanctie binnen de termijn is nageleefd (dan geen toepassing sanctie) of niet (dan wel toepassing sanctie).

Bij bestuurlijke handhaving is “een ieder” verplicht om volledig mee te werken, binnen wat redelijkerwijs gevorderd wordt en binnen welke termijn( art. 5.20 Awb). Dat ligt op bepaalde punten anders dan bij een strafrechtelijke sanctie (art. 5:10a Awb). NB informatie die in de rol van bestuursrechtelijk toezichthouder wordt verzameld, mag/kan niet zomaar voor een strafrechtelijke sanctie worden gebruikt.
Adviseren aanvullende informatieZo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over eventueel benodigde aanvullende informatie.
Opvragen aanvullende informatieAls aanvullende informatie nodig is, wordt die opgevraagd bij de initiatiefnemer van de activiteit waarop het sanctietoepassingsverzoek betrekking heeft of bij ketenpartners. Het opvragen van aanvullende gegevens en informatie kan via verschillende kanalen (e-mail, telefoon, etc.).
Verwerken aanvullende informatieWanneer opgevraagde aanvullende informatie ontvangen is, wordt die beoordeeld en toegevoegd in het dossier. Wanneer wel aanvullende informatie is opgevraagd maar die is geweigerd, of wanneer in het geheel niet is gereageerd op een verzoek tot aanleveren van aanvullende informatie, wordt dat als zodanig in het dossier vermeld.
Intake gereedNa registreren van het sanctietoepassingsverzoek, beoordelen en toewijzen daarvan en eventueel opvragen en verwerken van aanvullende informatie, is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. Dit vormt tevens de start van de tweede fase.
Behandeling overgedragenAls de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek is overgedragen aan een ander bestuursorgaan of uitvoeringspartner, eindigt het bedrijfsproces na de intakefase.


Activiteiten overige rollen

Activiteiten ketenpartner

ActiviteitToelichting
Advies urgentieZo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over de urgentie van het sanctietoepassingsverzoek.
Afstemming bevoegdheid en uitvoerderZo nodig wordt met de ketenpartners afgestemd over welke partij bevoegd gezag en/of uitvoerder is voor de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek.
Advies aanvullende informatieZo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over eventueel benodigde aanvullende informatie.
Aanleveren informatieKetenpartners leveren opgevraagde aanvullende informatie tijdig aan aan het behandelteam.


Activiteiten verantwoordelijke uitvoering activiteit

ActiviteitToelichting
Aanleveren informatieWanneer de behandelende organisatie constateert dat bepaalde voor het in behandeling nemen van het sanctietoepassingsverzoek vereiste gegevens ontbreken, wordt de initiatiefnemer van de desbetreffende activiteit in de gelegenheid gesteld deze binnen een redelijke termijn alsnog aan te leveren.


Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet

De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.

Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.

De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.

Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus

De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC (https://omgevingswet.wiki/bin/view/360/). Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.

Samenhang met 'werkende processen'

VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.

Denk mee!

De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.


Terug naar bedrijfsproces "Toepassen sanctie", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Thema_Omgevingswet.