Uitwerking deelproces "Afstemmen ontwerp initiatief"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Afstemmen ontwerp initiatief". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op afstemming met en begeleiding van de initiatiefnemer bij het opstellen van een ontwerp voor het initiatief op basis van de uitkomsten van de verkenningsfase. In deze fase worden belangrijke keuzes gemaakt ten aanzien van ontwerp en inpassing van het initiatief, daartoe worden ketenpartners en (andere) belanghebbenden nauw betrokken in het proces.
Activiteiten gemeente
Processtap: Afstemmen globaal ontwerp
De eerste stap in de ontwerpfase is die van het globaal ontwerp. Dit wordt opgesteld door de initiatiefnemer, in nauw overleg met de gemeente, de ketenpartners en belanghebbenden. Het globaal ontwerp geeft het initiatief vorm en maakt duidelijk hoe een en ander ingepast wordt in de fysieke leefomgeving. Het bevat evenwel niet een gedetailleerde uitwerking op alle aspecten.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Deelnemen participatie | De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het organiseren van participatie, de gemeente neemt er (slechts) aan deel. Afhankelijk van de situatie kan de gemeente een neutrale rol innemen of juist een actieve. Wel moet het onderscheid tussen gemeente en initiatiefnemer te allen tijde herkenbaar blijven. |
Inpassen initiatief | Gezamenlijk onderzoeken de betrokken partijen hoe het initiatief ingepast kan worden in de fysieke leefomgeving. De gemeente geeft daarbij aan waar harde grenzen liggen en waar bandbreedtes gelden als kaderstelling; ook de ketenpartners brengen hun kaders in. Belanghebbenden brengen hun wensen en eisen naar voren. De initiatiefnemer beoordeelt hoe alle ingebrachte zaken verwerkt kunnen worden in het initiatief. Al naar gelang de situatie kan dit een iteratief of incrementeel proces zijn. |
Beoordelen globaal ontwerp | De betrokken partijen bespreken het globaal ontwerp en beoordelen in hoeverre de naar voren gebrachte eisen en wensen zijn gehonoreerd. De gemeente kijkt primair naar de door haarzelf gestelde kaders maar zal ook meewegen in hoeverre de initiatiefnemer erin is geslaagd om draagvlak onder de andere belanghebbenden te creëren. Het resultaat van deze activiteit is een advies aan de initiatiefnemer. Dat bevat voor geconstateerde knelpunten voorgestelde oplossingsrichtingen die de haalbaarheid vergroten, en aandachtspunten voor de verdere uitwerking zoals onderwerpen voor nader onderzoek en (andere) zaken die voorwaardelijk zijn voor de vergunningverlening. Afhankelijk van de situatie kan het wenselijk zijn het globaal ontwerp in een of meerdere iteraties te beoordelen. In andere gevallen, waarin sprake is van een eenvoudige situatie, kan het opstellen van het globaal ontwerp samengevoegd worden met het opstellen van het detailontwerp om het proces te bespoedigen. |
Starten voorbereidende acties | Als voorbereidende acties zoals het aankopen van grond of het nemen van een voorbereidingsbesluit (art. 4.14 Ow) nodig zijn, moeten deze geïnitieerd worden. De uitvoering van die acties is niet in dit procesmodel opgenomen; normaliter wordt hiervoor een separate zaak gestart die een eigen bedrijfsproces volgt. Specifiek benoemd wordt hier wel de situatie waarin (ook) een wijziging van het omgevingsplan nodig of gewenst is. In dat geval kan die wijziging hier op de agenda gezet worden van het Team Omgevingsbeleid. Het doen van die wijziging zelf volgt een separaat proces (zie bedrijfsproces 'wijzigen omgevingsplan'). |
Processtap: Afstemmen detailontwerp
Na afstemming van het globaal ontwerp werkt de initiatiefnemer dit verder uit tot een detailontwerp. De uitwerking moet voldoende zijn om een vergunningaanvraag te kunnen opstellen. Ook moet deze de gemeente, ketenpartners en belanghebbenden voldoende zekerheid bieden over de invulling van het plan en de mate waarin het past binnen de door het omgevingsbeleid opgelegde en/of door de betrokken partijen afgesproken kaders.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Beoordelen detailontwerp | Ook het detailontwerp wordt door de betrokkenen besproken en beoordeeld, in een of meerdere iteraties. Daarbij wordt gekeken in hoeverre gevolg is gegeven aan de gemaakte afspraken. Zo nodig worden onderdelen van het ontwerp bijgesteld. Het is belangrijk dat het detailontwerp bij afronding geen openstaande punten meer heeft (anders dan details waarover geen controverse kan ontstaan). |
Opstellen integraal advies | Wanneer het ontwerp voltooid is (in elk geval in voldoende mate en van voldoende kwaliteit om door te kunnen gaan), wordt een integraal advies geformuleerd. Dit beschrijft de in de verkennings- en ontwerpfase ingebrachte visies, belangen, voorwaarden etc. en de geconstateerde geschilpunten met de daarover gemaakte afspraken. Deze moeten concreet en 'toetsbaar' beschreven worden. Het integraal advies heeft meerdere doelen:
|
Accorderen integraal advies | Afhankelijk van de complexiteit en bestuursgevoeligheid van het dossier is accordering van het integraal advies op bestuursniveau gewenst. Zo nodig informeert het College de Gemeenteraad, voor zover dit nog niet al eerder is gedaan. |
Leveren integraal advies | Na afronding en de eventuele accordering door het bestuur van het integraal advies wordt dit aan de initiatiefnemer overhandigd of verzonden. Afhankelijk van de situatie, met name van de vraag of het advies vertrouwelijke informatie bevat, kan de gemeente het integraal advies ook publiceren. Dit komt de transparantie van het proces ten goede. |
Integraal advies gereed | Met de oplevering van het integraal advies is de ontwerpbegeleidingsfase van het proces afgerond. Dit vormt het vertrekpunt voor de fase waarin de initiatiefnemer een vergunningaanvraag opstelt. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten belanghebbende
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Deelnemen omgevingstafel | Belanghebbenden worden actief betrokken bij de gesprekken aan de omgevingstafel. Zij lichten daar hun perspectief en belangen toe en zoeken actief naar mogelijkheden om de plannen van de initiatiefnemer daarmee te verenigen. Van hen wordt bereidwilligheid verwacht om concrete afspraken te maken met de andere deelnemers. Het is soms een uitdaging om de juiste mensen aan tafel te krijgen: een representatieve vertegenwoordiging van alle belangen en tegelijk mensen die in staat zijn om verder te denken dan alleen het eigen belang. |
Activiteiten initiatiefnemer
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Deelnemen omgevingstafel | De initiatiefnemer speelt een actieve rol aan de omgevingstafel. Hij/zij presenteert de plannen en werkt deze uit naar een ontwerp, legt uit waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn en zoekt naar mogelijkheden om het plan of ontwerp aan te passen op die plaatsen waar het niet binnen de kaders past of waar belanghebbenden onevenredig nadeel ondervinden van de voorgenomen activiteiten. |
Organiseren participatie initiatief | Door belanghebbenden bij de ontwikkeling van het initiatief te betrekken, verbetert de (maatschappelijke) kwaliteit van dat initiatief en groeit het draagvlak onder de belanghebbenden. Het organiseren van participatie is een verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer. Het is ook noodzakelijk; het verstrekken van gegevens over participatie van en overleg met derden is in de Omgevingwet genoemd onder de aanvraagvereisten voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag. |
Opstellen globaal ontwerp | Hoewel in het verkenningsproces de gezamenlijkheid benadrukt wordt, blijft de verantwoordelijkheid voor een degelijk ontwerp bij de initiatiefnemer. Deze stelt het globaal ontwerp op voor het initiatief, en neemt daarin alle aan de omgevingstafel geuite input mee. Hoe die te verwerken is aan de initiatiefnemer. |
Uitvoeren onderzoeken | Uit de verkenningsfase en/of uit de bespreking van het globaal ontwerp kan volgen dat bepaalde onderzoeken nodig zijn, bijvoorbeeld ten aanzien van geluids- of milieuaspecten. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van die onderzoeken ligt bij de initiatiefnemer. |
Opstellen detailontwerp | Nadat het globale ontwerp is opgesteld en besproken zal de initiatiefnemer dat verder uitwerken tot een gedetailleerd (definitief) ontwerp. Dat moet voldoende detail bevatten om bij de vergunningverlening gebruikt te kunnen worden. Tevens moet het de gemeente, de ketenpartners en belanghebbenden voldoende zekerheid bieden dat afspraken die aan de omgevingstafel zijn gemaakt ook echt zullen worden nagekomen. |
Activiteiten ketenpartner
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Deelnemen omgevingstafel | Ketenpartners nemen deel aan de omgevingstafel wanneer er sprake is van een initiatief waarvan de impact de gemeentelijke regelgeving overstijgt. In sommige gevallen zal een ketenpartner, bijvoorbeeld de provincie, zelfs de regie voeren. Wanneer de gemeente de regievoerder is, dragen de ketenpartners inhoudelijk bij met expertise en de bereidwilligheid om te zoeken naar mogelijkheden voor inpassing van het initiatief en eventueel aanpassing van de eigen kaders. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Verkennen en begeleiden initiatief", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.