Thema-architectuur Zaakgericht werken

Gemeenten leveren een groot aantal uiteenlopende producten en diensten aan burgers, bedrijven en andere overheidsorganisaties ('klanten'). In het verleden werd vaak per product of dienst bezien hoe een proces het beste kon worden ingericht. Hedendaagse dienstverlening vraagt om een meer eenduidige aanpak waarbij klanten online producten en diensten kunnen afnemen en over voortgangsinformatie over afhandeling kunnen beschikken. Van de gemeente wordt verwacht dat zij afhandeling zorgvuldig uitvoert en kan verantwoorden. Zaakgericht werken (ZGW) is een vorm van procesgericht werken die dit mogelijk maakt.

Zaakgericht werken is een benadering die zich richt op het gestructureerd en efficiënt afhandelen van processen, met de nadruk op individuele zaken. Alle informatie die tijdens de uitvoering van een bedrijfsproces beschikbaar komt, wordt vastgelegd bij een zaak en, passend bij de aanwezige autorisatie, voor betrokkenen beschikbaar gesteld.

Doel

Via zaakgericht werken kan een gemeente haar dienstverlening aan burgers, bedrijven en andere overheidsorganisaties verbeteren. Processen kunnen klantgericht, transparant, eenduidig en efficiënt plaatsvinden. Binnen de gemeente ontstaat meer overzicht en inzicht op basis waarvan beter is te sturen. Door alle bij een zaak behorende informatie gestructureerd vast te leggen kan plaatsgevonden afhandeling worden verantwoord en kan zaakgerelateerde informatie duurzaam toegankelijk worden gemaakt.

Architectuur

Binnen de thema-architectuur 'Zaakgericht werken' speelt het begrip 'zaak' een belangrijke rol: 'Een samenhangende hoeveelheid werk met een duidelijke aanleiding en een duidelijk eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden'. Zaakgericht werken definiëren we als: 'Een vorm van gestandaardiseerd procesgericht werken waarbij de informatie die tijdens een bedrijfsproces wordt ontvangen of gecreëerd, samen met informatie over de procesuitvoering, wordt vastgelegd bij een zaak en uniform kan worden ontsloten naar alle betrokkenen.'

Bij zaakgericht werken spelen zowel bedrijfs-, informatie- als technische architectuur een rol. Er moet bijvoorbeeld worden beslist welke zaaktypen worden onderscheiden en hoe bedrijfsprocessen geschikt worden gemaakt om zaakgerichte afhandeling te ondersteunen. Applicaties en registraties moeten ZGW-ondersteunende functionaliteit leveren. Technologie tenslotte moet het mogelijk maken dat alle betrokkenen toegang kunnen krijgen tot zaakgegevens waartoe zij gerechtigd zijn.

Organisaties kunnen op verschillende manieren zaakgericht werken. Visie op zaakgericht werken beschrijft bij wat voor type processen zaakgericht werken het beste past. Ook de manier waarop de ondersteunende informatievoorziening wordt ingericht kan verschillen. Er kan bijvoorbeeld worden gekozen voor een centrale aanpak met een gemeentebrede registratie voor zaakgegevens of voor een aanpak waarbij zaakgegevens binnen verschillende taakspecifieke registraties worden vastgelegd. Er kan gebruik worden gemaakt van een 'silo-achtige zaaksysteem' of, in lijn met de Informatiekundige visie Common Ground, van meerdere samenwerkende softwarecomponenten.

Producten

• Visie op zaakgericht werken (ZGW)

• Referentiecomponenten en applicatieservices voor ZGW
• Gebruik van abstracte ZGW-referentiecomponenten
• Referentiecomponenten en softwarepakketten voor ZGW
• Integratiepatronen voor ZGW
• Soorten gegevens bij ZGW

• Procesarchitectuur en ZGW

• Informatiemodel Zaken (RGBZ)
• Informatiemodel Zaaktypen (ImZTC)
• Toelichting op het gebruik van zaaktypen

• Diverse ZGW-gerelateerde onderwerpen (deels verouderd)

Meer informatie

• Referentiearchitectuur MijnZaken (project Omnichannel)
• Algemene informatie over zaakgericht werken (vng.nl)
• Thema zaakgericht werken (NORA)

Een samenhangende set Diensten, Bedrijfsobjecten en/of Representaties die onder in een Overeenkomst beschreven voorwaarden kan worden afgenomen.

Een afgebakende prestatie van een persoon of organisatie (de dienstverlener), die voorziet in een behoefte van haar omgeving (de dienstafnemer(s)).

Betekenisvolle gegevens.

Reeks opeenvolgend uit te voeren activiteiten die bijdraagt aan een specifiek resultaat, zoals de levering van een Product of Dienst.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.

Het proces van het toekennen van rechten voor de toegang tot geautomatiseerde functies en/of gegevens in ICT voorzieningen.

De fundamentele concepten of eigenschappen van een systeem in zijn omgeving belichaamd in zijn elementen, relaties en in de principes van zijn ontwerp en evolutie.

De fundamentele concepten of eigenschappen van een systeem in zijn omgeving belichaamd in zijn elementen, relaties en in de principes van zijn ontwerp en evolutie.

Een beschrijving van de structuur en interactie van de technologiediensten en technologiecomponenten.

Systematische en meestal in een informatiesysteem opgeslagen beschrijvingen van instanties van concepten.

Het geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op de informatiebehoefte van de organisatie.

De visie die beschrijft welke informatiekundige veranderingen onder de noemer 'Common Ground' worden nagestreefd