Katern GEMMA Tactisch Gegevensmanagement
Hoofdstuk: Kaders en principes
- Inleiding
- Gegevensmanagement
- Kaders en principes
- Producten
- Rollen en verantwoordelijkheden
- Gegevenskwaliteit
- Aan de slag
- Agenda
- Bijlage A: Typering van gegevens
- Bijlage B: Voorbeeld GLO
- Bijlage C: Kwaliteit
- Bijlage D: Voorbeeld producten
- Bijlage E: ENSIA
- Bijlage F: Wet- & regelgeving
- Bijlage G: Gegevenssoorten en interoperabiliteit
- Bijlage H: Bijdragen
- Bijlage I: Bronnen
Deze pagina is een onderdeel van Katern GEMMA Tactisch Gegevensmanagement compleet: Hele document bekijken - Exporteren - Definitie
De gegevensmanagementfunctie van gemeenten dient zodanig ingericht te zijn dat optimale kwaliteit van dienstverlening aan burger, bedrijf, instelling, andere overheden én afnemers wordt geboden. Dit wordt onder andere bereikt door:
- het principe van eenmalige uitvraag en meervoudig gebruik van gegevens in praktijk te brengen;
- de uitwisseling tussen verschillende registraties te organiseren;
- bedrijfsprocessen van gegevensbronnen los te koppelen via gegevensdiensten waardoor en hoge mate van flexibiliteit in het inrichten van bedrijfsprocessen mogelijk wordt;
- kwaliteit van de gegevens te verhogen door het voeren van centraal gegevensbeheer te faciliteren;
- terugmeldingen op alle registraties faciliteren, zowel basisregistraties als overige registraties;
- het verhogen van het inzicht in, en controle op, de levering en het gebruik van gegevens;
- het naleven van vigerende wetgeving op het gebied van beveiliging en bescherming van de privacy.
Om aan bovenstaande punten invulling te kunnen geven is het van belang om te bepalen wat de principes ten aanzien van gegevensmanagement zijn. Deze principes zijn richtinggevende uitspraken die zorgen voor een samenhangende inrichting van de organisatie. Ze zijn een vertaling van doelstellingen, behoeften en beleidsuitgangspunten en slaan daarmee een brug naar de uitvoering. Principes zijn richtinggevend en helpen gemeenten om bewust keuzes te maken. Ze verwoorden vooral best-practices waarvan gemeenten zelf kunnen bepalen of zij deze adopteren. Principes zijn ook nadrukkelijk geen doelstellingen; ze verwoorden een algemeen streven en zeggen niets over prioriteiten. Principes zouden echter niet vrijblijvend moeten zijn en er zou dan ook een proces moeten zijn waarin het maken van deze keuzes expliciet wordt gemaakt. Het is aan gemeenten echter zelf om te bepalen hoe ze hier in de praktijk mee omgaan.
De principes voor gegevensmanagement bestaan uit drie basisprincipe en zeven principes die daarvan zijn afgeleid. De basisprincipes beschrijven de kwaliteit van overheidsdienstverlening vanuit het perspectief van de afnemer. Als zodanig zijn deze principes niet toetsbaar. De afgeleide principes geven een concretere invulling aan de basisprincipes. Zij zijn te beschouwen als een checklist van kwaliteitskenmerken.
Basisprincipes
Ten aanzien van het gegevensmanagement zijn de volgende basisprincipes benoemd:
- GM-BP1 - Gegevens zijn een bedrijfsmiddel en hebben waarde;
- GM-BP2 - Gegevens worden gedeeld;
- GM-BP3 - Gegevens worden conform wet- en regelgeving verwerkt.
Deze bovenstaande principes worden in onderstaande paragrafen nader toegelicht.
GM-BP1: Gegevens zijn een bedrijfsmiddel en hebben waarde
Gegevens zijn de basis voor informatie en daarmee de basis van kennis waarop besluiten worden genomen. De gegevens zijn daarmee een belangrijk bedrijfsmiddel en worden ook zo behandeld.
Rationale | Implicaties |
---|---|
|
|
GM-BP2: Gegevens worden gedeeld
De gemeente is eigenaar van gegevens en niet een afdeling of cluster. Gegevens dienen organisatiebreed gedeeld te worden. Het delen en gebruiken van gegevens wordt slechts beperkt door wetgeving en niet door ideeën over het gebruik van gegevens.
Rationale | Implicaties |
---|---|
|
|
GM-BP3: Gegevens worden conform wet- en regelgeving verwerkt
Het doel waarvoor gegevens gebruikt mogen worden is vastgelegd in wet- en regelgeving. We verwerken gegevens conform deze wet en regelgeving.
Rationale | Implicaties |
---|---|
|
|
Afgeleide principes
Van de basisprincipes is een aantal principes afgeleid. Deze afgeleide principes geven een nadere detaillering van de basisprincipes en leveren een bijdrage aan de implementatie van één of meer van de basisprincipes. De onderstaande afgeleide principes zijn benoemd:
- GM-AP1: We winnen gegevens eenmalig in en gebruiken ze meervoudig;
- GM-AP2: We beheren de kwaliteit van gegevens actief;
- GM-AP3: We borgen de beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en integriteit van gegevens;
- GM-AP4: We melden gerede twijfel aan de bronhouder terug;
- GM-AP5: We verantwoorden de verwerking van gegevens;
- GM-AP6: We hanteren uniforme definities voor gegevens;
- GM-AP7: We archiveren gegevens daar waar dat vereist is.
Deze bovenstaande principes worden in onderstaande paragrafen nader toegelicht.
GM-AP1: We winnen gegevens eenmalig in en gebruiken ze meervoudig
Onze gemeente voert de processen zodanig uit dat burgers en ondernemingen niet naar (basis)gegevens worden gevraagd die al bekend zijn binnen de vastgestelde basisregistraties.
Rationale | Implicaties |
---|---|
|
|
Relatie met basisprincipe | |
GM-BP2 | |
Relatie met NORA principe | |
AP12 |
GM-AP2: We beheren de kwaliteit van gegevens actief
De kwaliteit van de gegevens die worden verwerkt binnen de gemeente wordt actief gemonitord en continu verbeterd en op een niveau gehouden wat in overeenstemming is met de eisen die daar vanuit de wetgeving en de afnemers aan gesteld worden.
Rationale | Implicaties |
---|---|
|
|
Relatie met basisprincipe | |
GM-BP1 | |
Relatie met NORA principe | |
AP32, AP33, AP39 |
GM-AP3: We borgen de beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en integriteit van gegevens
Gegevens die binnen de gemeentelijke organisatie worden gegevens verwerkt worden, worden conform de overeengekomen kaders beschikbaar gesteld en beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang, frauduleus gebruik of mutatie en gegevensverlies. De gemeente zorgt ervoor dat afnemers van vertrouwelijke gegevens enkel de gegevens verstrekt krijgen waar ze conform hun doelbinding recht op hebben.
Rationale | Implicaties |
---|---|
|
|
Relatie met basisprincipe | |
GM-BP1 | |
Relatie met NORA principe | |
BP08, Beschikbaarheid, Onweerlegbaarheid, Controleerbaarheid, Integriteit |
GM-AP4: We melden gerede twijfel aan de bronhouder terug
De gemeente zorgt ervoor dat de vermeende onjuistheden in gegevens aan de bronhouder gemeld worden. De gemeente verplicht alle afnemers bij gerede twijfel aan de juistheid van gegevens dit terug te melden aan de bronhouder.
Rationale | Implicaties |
---|---|
|
|
Relatie met basisprincipe | |
GM-BP1 | |
Relatie met NORA principe | |
AP14 |
GM-AP5: We verantwoorden de verwerking van gegevens
De gemeente is transparant ten aanzien van de verwerking (verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken en verspreiden) van gegevens teneinde met voldoende zekerheid vast te kunnen stellen of wordt voldaan aan de wettelijk gestelde eisen ten aanzien van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.
Rationale | Implicaties |
---|---|
|
|
Relatie met basisprincipe | |
GM-BP3 | |
Relatie met NORA principe | |
AP25, AP34, AP30 |
GM-AP6: We hanteren uniforme definities voor gegevens
Om het delen en hergebruiken van gegevens mogelijk te maken worden voor zowel gestructureerde- als ongestructureerde gegevens gedeelde definities gebruikt.
Rationale | Implicaties |
---|---|
|
|
Relatie met basisprincipe | |
GM-BP2 | |
Relatie met NORA principe | |
AP05, AP17 |
GM-AP7: We archiveren gegevens daar waar dat vereist is
Gegevens worden conform de geldende bewaar- en vernietigingstermijnen uit de vigerende wet- en regelgeving behandeld. Zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens worden gearchiveerd.
Rationale | Implicaties |
---|---|
|
|
Relatie met basisprincipe | |
GM-BP3 | |
Relatie met NORA principe | |
- |