Beste bezoeker,

op dit moment wordt er een nieuwe release doorgevoerd op GEMMA Online. Hierdoor is de omgeving tijdelijk niet beschikbaar.

Vragen? Stuur een e-mail naar gemmaonline@vng.nl

Met vriendelijke groet, Kenniscentrum Architectuur VNG Realisatie

Katern GEMMA Tactisch Gegevensmanagement

Laatst bewerkt: 1 juli 2021, 14:01:40
Gegevensmanagement

Om uitdagingen op de gebieden van uitwisseling van gegevens, kwaliteit van gegevens, informatiebeveiliging en de transparantie over de verwerking van gegevens het hoofd te kunnen bieden is gegevensmanagement nodig. Gegevensmanagement biedt handvatten om de kwaliteit van gegevens te beheersen en efficiënt, effectief en beheersbaar de vragen en eisen die aan gemeenten gesteld worden het hoofd te bieden.

Definitie

Gegevensmanagement wordt als volgt gedefinieerd: "Gegevensmanagement is het geheel van activiteiten om in een organisatie op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken."

Gegevensmanagement is niet “gegevensbeheer”: de uitvoering van het beheer van gegevens in specifieke bedrijfsapplicaties of centrale gegevensmagazijnen. Uit de definitie valt op te maken dat gegevensmanagement gaat om het beschikbaar stellen van gegevens volgens een bepaalde kwaliteit en op een bepaald tijdstip. Hierbij zijn de volgende prikkelende vragen te stellen:

  • Wat wordt verstaan onder gegevens?
  • Wat is het gehanteerde gemeenschappelijke kader ten aanzien van gegevens?
  • Welke kwaliteitsaspecten en normen worden onderkend en gehanteerd?
  • Zijn de gestelde kwaliteitseisen altijd gelijk?
  • Wie is er verantwoordelijk voor de borging van de kwaliteit van gegevens?
  • Wie is er verantwoordelijk voor het op het juiste moment leveren van gegevens?
  • Wat zijn de beveiligings- en privacy eisen die gesteld moeten worden?
  • Op welke wijze kan voldaan worden aan vigerende eisen ten aanzien van transparantie op het gebied van de verwerking van gegevens?


Om deze vragen te kunnen beantwoorden is het van belang om een aantal zaken vast te stellen:

  • De uitgangspunten (principes) die gemeenten hanteren ten aanzien van gegevens,
  • De (soorten en type) gegevens die gemeenten onderscheiden,
  • De kwaliteitseisen die gemeenten stellen aan gegevens,
  • De organisatorische rollen waaraan gemeenten invulling geven om gegevensmanagement in te richten,
  • De producten op het gebied van gegevensmanagement die door de verschillende rollen geleverd worden,
  • De eisen die gemeenten stellen aan de beveiliging van de verschillende gegevens,
  • De gemeenschappelijk gehanteerde kaders,
  • De wijze van verantwoording van de verwerking van gegevens door gemeenten.

Richtinggevende principes

Gemeenten bepalen ten aanzien van het gegevensmanagement richtinggevende principes die aansluiten bij de strategische doelen van de gemeente. Deze principes vormen de regulering van de activiteiten van de verschillende rollen ten aanzien van gegevensmanagement. Voor de verschillende richtinggevende principes zie Principes.

Producten

Om binnen de gemeente op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te kunnen beschikken is een aantal producten vereist. Deze producten variëren van een overzicht van het gebruik van gegevens tot richtlijnen en kwaliteitseisen. Voor een beschrijving van de verschillende producten die deel uitmaken van het gegevensmanagement zie gegevensmanagement producten.

Organisatorische rollen

Gegevensmanagement levert verschillende producten. Om deze te kunnen leveren is een goede taakverdeling nodig in de organisatie. Het gaat om een complex samenspel van verschillende rollen en functies in de organisatie. Om dat mogelijk te maken zijn goede afspraken nodig. Zie rollen en verantwoordelijkheden voor een beschrijving van de verschillende gegevensmanagement rollen en hun verantwoordelijkheden.

Soorten gegevens

Gemeenten gebruiken verschillende categorieen van gegevens. Denk bijvoorbeeld aan tekst, beeld, geluid, statistische gegevens, sensorgegevens, administratieve en geografische gegevens. Deze gegevens zijn vervolgens weer onder te verdelen in twee categorieën: gestructureerde gegevens en ongestructureerde gegevens. Het speelveld van gegevensmanagement betreft al deze soorten gegevens. Zie gegevenssoorten en interoperabiliteit voor een beschrijving van de verschillende categorieën van gegevens en hun karakteristieken.

Gemeenschappelijke kaders

Bij de uitwisseling van de verschillende categorieën van gegevens is het van belang om maximale uitwisselbaarheid te behalen. Hiermee wordt bedoeld het met elkaar laten communiceren en interacteren van verschillende autonome informatiesystemen. Om dit te bewerkstelligen is standaardisatie nodig van semantiek, berichten, protocollen en procedures en de gegevens zelf.

Kwaliteitseisen

De kwaliteit van gegevens is van groot belang voor bedrijfsprocessen die gebruik maken van gegevens. Gebruik van incorrecte gegevens binnen een bedrijfsproces kan leiden tot o.a. onterechte toeslagen, heffingen en kwijtscheldingen, oninbare vorderingen en hierdoor imagoschade voor de gemeente. Het is dus van belang dat de kwaliteit van gegevens die binnen bedrijfsprocessen gebruikt worden aansluit bij de eisen die vanuit deze bedrijfsprocessen aan de gegevens en vanuit wetgeving gesteld worden.