Katern GEMMA Tactisch Gegevensmanagement


Inleiding

Gegevensmanagement is een must voor elke gemeente. Met het op orde brengen van de gegevens is de gemeente in staat om aan diverse ontwikkelingen te voldoen. Het maakt niet uit waar de basis van gegevensmanagement aan bijdraagt: aan de naleving van de AVG, het kunnen voldoen aan WOB verzoeken, een ENSIA eenduidig te kunnen beantwoorden, informatiegestuurd te kunnen werken, volgens architectuur principes de doelstellingen van de gemeenten te kunnen voldoen: voor al deze ontwikkelingen heb je grip op gegevens nodig. Gegevensmanagement is een ontwikkeling die al vele jaren terug is ingezet. Met de komst van de eerste geautomatiseerde registraties is de noodzaak al ontstaan. Zo heeft ook de invoering van de digitale overheid en de decentralisatie van taken van het Rijk naar gemeenten grote consequenties gehad voor gemeenten. Meer recent is de Agenda Digitale Overheid - NL DIGIbeter, gepubliceerd in de zomer van 2018. Deze agenda geeft de kabinetsvisie weer van de wijze waarop de Nederlandse overheid digitaal diensten aan burgers, ondernemers en vertegenwoordigers moet leveren. Ook gemeenten moeten zich conformeren aan deze visie.

Door de digitale dienstverlening stromen gegevens in toenemende mate door verschillende ketens en netwerken, zowel binnen- als buitengemeentelijk. Denk hierbij aan de decentralisaties in het sociaal domein en de modernisering van de omgevingswet. Deze ontwikkelingen hebben grote gevolgen voor de gemeentelijke processen, dienstverlening en bijbehorende gemeentelijke informatiearchitectuur. Gemeenten worden geacht meer dan voorheen in te spelen op, en aan te sluiten bij het integrale handelingsperspectief van burgers en ondernemers zodat gemeenten een onderdeel worden van de digitale samenleving. Gemeenten maken daarnaast integraal deel uit van ketens en netwerken met als gevolg meer gegevensuitwisseling met andere publieke, semi-publieke als ook private organisaties, zoals onder andere voorzien in de omgevingswet.

Dat betekent (een ander) inzicht op het organiseren van de gegevenshuishouding. Voor gemeenten blijft het de uitdaging om de bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk in te richten zodat aan burgers en ondernemers effectieve en kwalitatief goede dienstverlening kan worden geleverd, die ook niet meer kost dan nodig is.

Voor gemeenten is het inrichten van gegevensmanagement een noodzaak geworden. Tot nu toe is dat bij de meeste organisaties nog een impliciet onderdeel van de I&A-functie of functioneel beheer. Bedrijfsprocessen lopen over de grenzen van afdelingen en sectoren heen en gegevens worden daarmee over applicaties, processen en organisatiegrenzen heen gedeeld. Gegevensbeheer vanuit of binnen een applicatie, proces of afdeling is daarmee niet meer voldoende. Overall kan gesteld worden: gegevens moeten op een flexibele, veilige en transparante wijze beschikbaar worden gesteld conform een vooraf overeengekomen kwaliteit.Gemeenten stellen om bovenstaande redenen steeds hogere eisen aan zowel informatie- als gegevenshuishouding en hebben de behoefte aan een strategisch, tactisch en operationeel kader waaraan zij zich kunnen conformeren.

Plaatsbepaling en reikwijdte

Dit katern richt zich op de wijze waarop met gegevens die binnen de gemeente en met keten- en netwerkpartners gedeeld worden wordt omgegaan. Hieronder valt het borgen van de kwaliteit van de gegevens en het delen of beschikbaar stellen van deze gegevens, zowel binnengemeentelijk als met keten- en netwerkpartijen. Het onderstaande schema maakt de positionering van gegevens in het NORA architectuurraamwerk duidelijk. Wat dit schema weergeeft is dat gegevens centraal staan in de verschillende aspecten van de bedrijfs-, informatie- en technische architectuur.

Positionering van gegevens in het NORA architectuurraamwerk
Figuur - Positionering van gegevens in het NORA architectuurraamwerk


Gegevensmanagement richt zich op het organiseren van wat nodig is om de inhoud van “de rode vierhoek” te realiseren (in te richten). Het richt zich op het geheel van activiteiten om in de gemeente op het juiste moment over de benodigde gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken. Dit document doet geen uitspraken over de wijze waarop gemeenten aan de werkprocessen of informatiearchitectuur vorm geven; dit dienen de gemeenten individueel uit te werken in eigen, interne architecturen en blauwdrukken. De GEMMA proces- en informatiearchitectuur en de baseline documentaire informatievoorziening zijn handvatten die men hiervoor kan gebruiken

Opzet beheer en onderhoud van dit katern

Het katern GEMMA Tactisch Gegevensmanagement maakt deel uit van het GEMMA-portfolio van VNG Realisatie en valt onder de reguliere beheerscyclus van de GEMMA.

Totstandkoming

Dit document is tot stand gekomen in afstemming met de expertgroep Gegevensmanagement van VNG Realisatie, bestaande uit gemeentelijke experts op het gebied van gegevens- en informatiemanagement en experts van VNG Realisatie. Dit document vervangt de voorgaande versies zoals de ‘Handreiking gegevensmanagement’ welke in 2013 door het Programma NUP van VNG Realisatie is gepubliceerd en de voorgaande versies van de Gegevensmanagement katernen.

Het katern is ‘work in progress’. Er wordt gezocht en nadrukkelijk gevraagd om (mee) te zoeken naar verbetering en hierbij wordt de lezer uitgenodigd om opmerkingen en kritieken bij dit stuk te plaatsen. De Expertgroep Gegevensmanagement zal op basis hiervan regelmatig een nieuwe versie van het katern publiceren.