Aan deze wiki wordt momenteel gewerkt. Het kan zijn dat tijdens deze werkzaamheden links niet werken of dat sommige views niet of onvolledig getoond worden.

Katern GEMMA Tactisch Gegevensmanagement

Inleiding

De invoering van de digitale overheid en de decentralisatie van taken van het Rijk naar gemeenten heeft grote consequenties voor gemeenten. Het digitale kanaal voor de gemeentelijke dienstverlening wordt, mede vanuit de visiebrief ‘Digitale overheid 2017’ van Minister Plasterk, steeds belangrijker. Door de toenemende digitale dienstverlening stromen gegevens in toenemende mate door verschillende ketens, zowel binnen- als buitengemeentelijk. Denk hierbij aan de invoering van de digitale overheid, de decentralisaties in het sociaal domein, de modernisering van de GBA en de modernisering van de omgevingswet. Al deze ontwikkelingen hebben grote gevolgen voor de gemeentelijke processen en dienstverlening. Gemeenten worden geacht meer dan voorheen onderdeel te worden van de samenleving en daarbij vooral focus te leggen op regie en coördinatie van de uitvoering. Daarmee worden gemeenten integraal onderdeel van ketens en netwerken met als gevolg meer gegevensuitwisseling buiten de domeinen om zowel met andere publieke, semi-publieke als ook private organisaties. Dat betekent een ander inzicht op het organiseren van de gegevenshuishouding.

De verknoping van de verschillende informatieketens heeft grote voordelen voor de kwaliteit van informatie en voor de efficiency en effectiviteit van de gemeentelijke werkprocessen maar het brengt ook risico’s met zich mee. Door deze verknoping wordt de kans op onbevoegd gebruik, en misbruik, van gegevens groter. Het vraagt bewuste keuzes en specifieke aandacht. Voor gemeenten wordt het inrichten van overkoepelend gegevensmanagement steeds belangrijker. Tot nu toe is dat bij de meeste organisaties nog een impliciet onderdeel van de I&A-functie of functioneel beheer. Bedrijfsprocessen lopen over de grenzen van afdelingen en sectoren heen en gegevens worden daarmee over applicaties, processen en organisatiegrenzen heen uitgewisseld. Beheer vanuit een applicatie, proces of afdeling is daarmee niet meer voldoende.

De inrichting van gemeentelijk gegevensmanagement is een voorwaarde voor het kwalitatief en kwantitatief beheersbaar houden van de informatie en de effectieve en efficiënte invoering van de e-overheid. De dynamiek van door gemeenten uitgevoerde bedrijfsprocessen wordt steeds groter. Veranderende, en nieuwe, wet- en regelgeving leidt tot verschuiving van taken van de rijksoverheid naar de gemeente en ambities van gemeenten op het gebied van effectiviteit en efficiëntie leiden tot het herinrichten en optimaliseren van de inrichting van bedrijfsprocessen en zelfs het volledig outsourcen hiervan. Voor het efficiënt kunnen inrichten en uitvoeren van bedrijfsprocessen is een gemeentelijke informatievoorziening vereist die deze flexibiliteit ondersteund randvoorwaardelijk. Om de dynamiek van de bedrijfsprocessen te kunnen faciliteren moeten hoge eisen aan de inrichting van het gegevensmanagement van de gemeente gesteld worden. Gegevens moeten op een flexibele, veilige en transparante wijze beschikbaar worden gesteld conform een vooraf overeengekomen kwaliteit.

Gemeenten stellen om bovenstaande redenen steeds hogere eisen aan zowel hun informatie- als hun gegevenshuishouding en hebben de behoefte aan een strategisch, tactisch en operationeel kader waaraan zij zich kunnen conformeren. De eerste stap op dit pad is het ontwikkelen van de GEMMA katernen strategisch en tactisch gegevensmanagement.

Plaatsbepaling en reikwijdte

Dit document is een uitwerking op tactisch niveau van het GEMMA katern strategisch gegevensmanagement. Dit tactisch katern richt zich op de tactische aspecten van het inzamelen, beheren, beveiligen en ter beschikking stellen van gegevens. Het katern is gericht op alle gegevens die binnen de gemeente en met keten- en netwerkpartners gedeeld worden. Naast uitwisseling van basisgegevens behoren ook uitwisseling van gegevens van kernregistraties (belangrijke interne registraties die de organisatie als basisregistraties behandelt) en vakspecifieke gegevens tussen informatiedomeinen tot het werkgebied van gegevensmanagement. Het onderstaande schema maakt de positionering van gegevens in het NORA architectuurraamwerk duidelijk. Wat dit schema weergeeft is dat gegevens niet alleen aan de basis liggen van informatie en kennis maar ook centraal staan in de verschillende aspecten van de bedrijfs- informatie- en technische architectuur.

Positionering van gegevens in het NORA architectuurraamwerk
Figuur - Positionering van gegevens in het NORA architectuurraamwerk


Gegevensmanagement richt zich op het organiseren van wat nodig is om de inhoud van “de rode cirkel” te realiseren (in te richten). Het richt zich op het geheel van activiteiten om in de gemeente op het juiste moment over de benodigde gegevens te beschikken. Dit omvat de gegevensuitwisseling intern en met andere organisaties, de kwaliteitsbewaking, monitoring en verantwoording en de beveiliging.

Dit document doet geen uitspraken over de wijze waarop gemeenten hun interne werkprocessen of informatiearchitectuur vormgeven; dit dienen de gemeenten individueel uit te werken in eigen, interne architecturen en blauwdrukken. De GEMMA proces- en informatiearchitectuur en de baseline documentaire informatievoorziening zijn handvatten die men hiervoor kan gebruiken

Opzet beheer en onderhoud van dit katern

Het katern GEMMA tactisch gegevensmanagement maakt deel uit van de GEMMA 2.0 portfolio van KING en valt onder de reguliere beheercyclus van de GEMMA 2.0.

Totstandkoming

Dit document is tot stand gekomen in afstemming met de expertgroep Gegevensmanagement/VIAG, bestaande uit gemeentelijke experts op het gebied van gegevens- en informatiemanagement en experts van KING. Dit document vervangt de ‘Handreiking gegevensmanagement’ welke in 2013 door het Programma NUP van KING is gepubliceerd.