Katern GEMMA Verbinden


Ontsluiting en actualiteit van gegevens

Gemeenten hebben de beschikking over een grote hoeveelheid gegevens, zowel gestructureerd als ongestructureerd welke gebruikt wordt bij de uitvoering van bedrijfsprocessen, dienstverlening naar de burger, analyses, en rapportages. De processen waarvoor de gegevens worden gebruikt zijn grofweg op te delen in processen waarbij de actualiteit van de gegevens van groot belang en processen waarbij deze actualiteit minder van belang is. Denk bij processen waarbij de actualiteit van gegevens cruciaal bijvoorbeeld aan de behandeling van een omgevingsvergunningaanvraag. Processen waarbij de actualiteit van de gegevens minder van belang is zijn veelal statistische analyse processen of rapportages die op basis van een peildatum werken.

Hier worden de GEMMA-architectuur geadviseerde patronen beschreven ten aanzien van het beschikbaar stellen van de verschillende soorten gegevens.

Informatievoorziening voor dienstverleningsprocessen

Voor veel processen is actualiteit en beschikbaarheid van gegevens van cruciaal belang. Ten aanzien van de actualiteit van gegevens lijkt het voor de hand te liggen om de gegevens bij de bronregistratie op te vragen. Deze bron bevat de meest actuele gegevens en bevraging van de bron lijkt dan ook de meest logische optie qua bevraging. Het is echter zo dat bronsystemen hun oorsprong kunnen hebben buiten de gemeente en qua beschikbaarheid en overige serviceniveaus niet aansluiten bij de eisen vanuit de afnemende processen. Dit kan overigens ook het geval zijn bij binnengemeentelijke bronsystemen. Denk bijvoorbeeld aan een GBA-systeem dat in verband met ingeplande backup-taken een gedeelte van de nacht niet beschikbaar is. Op dat moment kunnen dienstverleningsprocessen die afhankelijk zijn van het GBA-systeem niet uitgevoerd worden. In dit concrete voorbeeld zou de digitale dienstverlening van de gemeenten daarmee stilliggen. Dit kan strijdig zijn met de ambitie van de gemeenten ten aanzien van bijvoorbeeld een 24x7 beschikbaarheid van de digitale dienstverlening. Indien de serviceniveaus van bronsystemen niet overeenkomen met de vanuit de afnemende processen gewenste serviceniveaus dan moeten maatregelen genomen worden. Een maatregel die genomen kan worden is het implementeren van een gegevensmagazijncomponent waarin de gegevens die door de dienstverleningsprocessen gebruikt worden redundant worden opgeslagen. Processen kunnen vervolgens hun gegevens uit het gegevensmagazijncomponent betrekken in plaats van uit de (authentieke) bronsystemen. Het voordeel van deze werkwijze is dat de gemeentelijke dienstverlening niet afhankelijk is van de beschikbaarheid van de (authentieke) bronnen. De gemeente is in control over de beschikbaarheid van de gegevensmagazijncomponent, en kan daardoor de beschikbaarheid en kwaliteit van de dienstverlening aan burgers en bedrijven garanderen. De gegevensmagazijncomponent dient hiermee als buffer tussen de gemeentelijke processen en bronsystemen.

Een voorbeeld van waarbij gegevens betrokken kunnen worden uit de gegevensmagazijn-component in plaats van de authentieke bron is een e-formulier wat voor het voorinvullen van het e-formulier met persoonsgegevens deze gegevens leest uit de gegevensmagazijncomponent in plaats van uit de GBA administratie.

Het gebruiken van gegevens uit een gegevensmagazijncomponent kent een aantal aandachtspunten:

  • Actualiteit van de gegevens: De gegevensmagazijncomponent bevat kopieën van gegevens uit bronregistraties. De frequentie van aanlevering van gegevens aan het gegevensmagazijn bepaald de actualiteit van de gegevens in het magazijn. De wijze waarop het gegevensmagazijn voorzien wordt van gegevens door bronregistraties kan per bronregistratie verschillen. Sommige bronregistraties zullen het aanleveren van gegevens via mutatieberichten ondersteunen ne anderen zullen gegevens aanleveren in bijvoorbeeld een bestand of bulkbericht. In verband met de actualiteit van gegevens in het gegevensmagazijn heeft het de uitdrukkelijke voorkeur om de gegevensmagazijncomponent te voeden met kennisgevingen vanuit bronsystemen die direct na mutatie in de bronregistratie verzonden worden;
  • Juistheid, betrouwbaarheid en kwaliteit van gegevens: Gegevens kunnen in een bronsysteem zijn vastgelegd met een kwaliteit die voor het oorspronkelijke gebruik voldoende is, maar voor niet voor het beoogde hergebruik. Idealiter is de kwaliteit van een gegeven bij het gegevens vastgelegd;
  • Gegevensautorisatie en doelbinding: De gegevens die in de gegevensmagazijncomponent zijn opgeslagen vallen, daar waar ze tot personen herleidbaar zijn, onder wetgeving die de privacy beschermd. Deze wetgeving omvat de nieuwe Europese privacyverordening (Algemene Verordening Gegevensbescherming) welke geldt vanaf 25 mei 2016. Alle organisaties in de publieke en private sector worden geacht om vanaf die datum hun bedrijfsvoering met de AVG in overeenstemming te brengen en krijgen daarvoor tot 25 mei 2018 de tijd. Voor die tijd geldt hetzij de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) hetzij de Wet BRP. Deze wetten en verordeningen vereisen dat een eindgebruiker doelbinding heeft om gegevens te mogen verwerken. De gegevens uit een gegevensmagazijncomponent mogen dus slechts verstrekt worden aan een eindgebruiker indien deze voor de gegevens geautoriseerd is vanuit de doelbinding van het proces waarvoor werkzaamheden worden uitgevoerd;
  • Logging en verantwoording van de verwerking van gegevens: Vanuit de verplichtingen die voortvloeien uit de vigerende wetgeving heeft een gegevensmagazijncomponent de taak om de verwerking van gegevens, waaronder dus ook de verstrekkingen, te loggen. De logbestanden zijn belangrijke bronnen die gebruikt worden bij het verantwoording afleggen aan burger en bestuur over de verwerking van gegevens. Mede via deze logbestanden kan bepaald worden of een verwerking noodzakelijk, proportioneel en subsidiair is geweest.

Het heeft de uitdrukkelijke voorkeur om vanuit gemeentelijke processen de benodigde gegevens direct van de bron te betrekken. Dit borgt het gebruik van de meest actuele gegevens, doet recht aan de autorisatie vereisten van de bron en geeft de beste mogelijkheden ten aanzien van het loggen van het gebruik van de gegevens. Het redundant opslaan van gegevens in een gegevensmagazijncomponent moet gezien worden als een tijdelijke oplossing. Op het moment dat de serviceniveaus van bronsystemen aansluiten bij de eisen vanuit de gemeentelijke dienstverlening is het de aanbeveling om de gegevens te betrekken uit het bronsysteem in plaats van de gegevensmagazijncomponent. Hierbij moet wel aangetekend worden dat er ook andere redenen kunnen zijn om gegevens niet direct uit de bron te betrekken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan beschikbaarheid van het bronsysteem voor de gebruikers (als een bronsysteem zwaar bevraagd wordt door een ander systeem dan kan dat de gebruikers van dat bronsysteem hinderen doordat de performance verslechterd). Een gegevensmagazijn kan in dat geval toegevoegde waarde bieden ten opzichte van een bronsysteem.

GEMMA Patronen beschrijft de best-practices die in de informatiearchitectuur gehanteerd worden bij de implementatie van de bovenstaande patronen.

Informatievoorziening voor analytische en statistische processen

Processen die zich richten op analyse, statistiek en rapportages hebben meestal de behoefte aan grote verzamelingen gegevens. De gegevens die gebruikt worden zijn daarbij afkomstig uit meerdere verschillende informatiesystemen uit de gemeente. De processen maken over het algemeen gebruik van een peildatum of een tijdsperiode en hebben daardoor niet de behoefte aan de meest recente gegevens. Voor het ondersteunen van de analytische en statistische processen wordt binnengemeentelijk gebruik gemaakt van een data-warehousecomponent. Een data-warehousecomponent bevat basisgegevens, kerngegevens en overige domeinspecifieke gegevens en is geoptimaliseerd voor het uitvoeren van complexe selecties, analyses en statistiek.

Gegevens worden aan de data-warehousecomponent aangeleverd door basisregistraties, kernregistraties en taakspecifieke informatiesystemen via ETL-processen die periodiek worden uitgevoerd. In tegenstelling tot de gegevensmagazijncomponent bevat het data-warehousecomponent daardoor geen near real-time gegevens. Voor basisgegevens is het binnengemeentelijk mogelijk om de gegevensmagazijncomponent als bron voor de vulling van de data-warehousecomponent te gebruiken. Aangeleverde gegevens worden door het data-warehousecomponent ingelezen, getransformeerd en opgeslagen in het de eigen gegevensopslag. Een data-warehousecomponent is zelf nooit bronsysteem van gegevens.

Gegevens uit een data-warehousecomponent worden beschikbaar gesteld via zogenaamde ‘datamarts’. Een datamart geeft afnemende systemen toegang tot een deelverzameling van de gegevens binnen de data-warehousecomponenten is meestal specifiek voor een bepaald domein of thema.

GEMMA Patronen beschrijft de best-practices die in de informatiearchitectuur gehanteerd worden bij de implementatie van de bovenstaand patroon.

Voetnoten