Uitwerking deelproces "Afstemmen ontwerp initiatief"

Procesmodel

Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Afstemmen ontwerp initiatief". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.


Previous.png
Overheids- of private organisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties, zoals de provincie, een andere gemeente, de veiligheidsregio of de GGD. (BusinessRole) Ketenpartner Ketenpartners nemen deel aan de omgevingstafel wanneer er sprake is van een initiatief waarvan de impact de gemeentelijke regelgeving overstijgt. In sommige gevallen zal een ketenpartner, bijvoorbeeld de provincie, zelfs de regie voeren. Wanneer de gemeente de regievoerder is, dragen de ketenpartners inhoudelijk bij met expertise en de bereidwilligheid om te zoeken naar mogelijkheden voor inpassing van het initiatief en eventueel aanpassing van de eigen kaders. (BusinessService) Deelnemen omgevingstafel Ketenpartners nemen deel aan de omgevingstafel wanneer er sprake is van een initiatief waarvan de impact de gemeentelijke regelgeving overstijgt. In sommige gevallen zal een ketenpartner, bijvoorbeeld de provincie, zelfs de regie voeren. Wanneer de gemeente de regievoerder is, dragen de ketenpartners inhoudelijk bij met expertise en de bereidwilligheid om te zoeken naar mogelijkheden voor inpassing van het initiatief en eventueel aanpassing van de eigen kaders. (BusinessService) Deelnemen omgevingstafel Een belanghebbende is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die mogelijk (nadelige of voordelige) invloed ondervindt van het initiatief van een ander of een besluit van een overheid. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan belanghebbende zijn. (BusinessRole) Belanghebbende Belanghebbenden worden actief betrokken bij de gesprekken aan de omgevingstafel. Zij lichten daar hun perspectief en belangen toe en zoeken actief naar mogelijkheden om de plannen van de initiatiefnemer daarmee te verenigen. Van hen wordt bereidwilligheid verwacht om concrete afspraken te maken met de andere deelnemers. Het is soms een uitdaging om de juiste mensen aan tafel te krijgen: een representatieve vertegenwoordiging van alle belangen en tegelijk mensen die in staat zijn om verder te denken dan alleen het eigen belang. (BusinessService) Deelnemen omgevingstafel Belanghebbenden worden actief betrokken bij de gesprekken aan de omgevingstafel. Zij lichten daar hun perspectief en belangen toe en zoeken actief naar mogelijkheden om de plannen van de initiatiefnemer daarmee te verenigen. Van hen wordt bereidwilligheid verwacht om concrete afspraken te maken met de andere deelnemers. Het is soms een uitdaging om de juiste mensen aan tafel te krijgen: een representatieve vertegenwoordiging van alle belangen en tegelijk mensen die in staat zijn om verder te denken dan alleen het eigen belang. (BusinessService) Deelnemen omgevingstafel Een initiatiefnemer is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die iets wil ondernemen in de fysieke leefomgeving. Dat kan iets kleins zijn zoals een dakkapel realiseren maar ook iets groots als een vastgoedproject of grootschalige industriële inrichting. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan initiatiefnemer zijn. Zeker in geval van complexere initiatieven is het gebruikelijk dat de initiatiefnemer vertegenwoordigd wordt door een professioneel adviesbureau of samen daarmee optreedt. (BusinessRole) Initiatiefnemer De initiatiefnemer speelt een actieve rol aan de omgevingstafel. Hij/zij presenteert de plannen en werkt deze uit naar een ontwerp, legt uit waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn en zoekt naar mogelijkheden om het plan of ontwerp aan te passen op die plaatsen waar het niet binnen de kaders past of waar belanghebbenden onevenredig nadeel ondervinden van de voorgenomen activiteiten. (BusinessService) Deelnemen omgevingstafel Door belanghebbenden bij de ontwikkeling van het initiatief te betrekken, verbetert de (maatschappelijke) kwaliteit van dat initiatief en groeit het draagvlak onder de belanghebbenden. Het organiseren van participatie is een verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer. Het is ook noodzakelijk; het verstrekken van gegevens over participatie van en overleg met derden is in de Omgevingwet genoemd onder de aanvraagvereisten voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag. (BusinessService) Organiseren participatie initiatief Hoewel in het verkenningsproces de gezamenlijkheid benadrukt wordt, blijft de verantwoordelijkheid voor een degelijk ontwerp bij de initiatiefnemer. Deze stelt het globaal ontwerp op voor het initiatief, en neemt daarin alle aan de omgevingstafel geuite input mee. Hoe die te verwerken is aan de initiatiefnemer. (BusinessService) Opstellen globaal ontwerp Uit de verkenningsfase en/of uit de bespreking van het globaal ontwerp kan volgen dat bepaalde onderzoeken nodig zijn, bijvoorbeeld ten aanzien van geluids- of milieuaspecten. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van die onderzoeken ligt bij de initiatiefnemer. (BusinessService) Uitvoeren onderzoeken Nadat het globale ontwerp is opgesteld en besproken zal de initiatiefnemer dat verder uitwerken tot een gedetailleerd (definitief) ontwerp. Dat moet voldoende detail bevatten om bij de vergunningverlening gebruikt te kunnen worden. Tevens moet het de gemeente, de ketenpartners en belanghebbenden voldoende zekerheid bieden dat afspraken die aan de omgevingstafel zijn gemaakt ook echt zullen worden nagekomen. (BusinessService) Opstellen detailontwerp De initiatiefnemer speelt een actieve rol aan de omgevingstafel. Hij/zij presenteert de plannen en werkt deze uit naar een ontwerp, legt uit waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn en zoekt naar mogelijkheden om het plan of ontwerp aan te passen op die plaatsen waar het niet binnen de kaders past of waar belanghebbenden onevenredig nadeel ondervinden van de voorgenomen activiteiten. (BusinessService) Deelnemen omgevingstafel Dit bedrijfsproces betreft het afstemmen tussen bevoegd gezag, initiatiefnemer, ketenpartners en zo mogelijk belanghebbenden over mogelijkheden en beperkingen met betrekking tot een concreet initiatief, en het begeleiden bij het opstellen van ontwerp en vergunningaanvraag. (BusinessProcess) Verkennen en begeleiden initiatief De eerste fase in het verkennen van een initiatief betreft de administratieve intake, het verzamelen van relevante informatie, het bepalen ven de regievoerder (wanneer er meerdere ketenpartners betrokken zijn), het toewijzen van een initiatiefmanager en het samenstellen van een (zo nodig interbestuurlijk) team voor uitvoering van de verkenning. (BusinessProcess) Intake verzoek verkenning initiatief In deze fase in het bedrijfsproces bespreken de betrokken partijen het initiatief in termen van mogelijkheden. Wenselijkheid, haalbaarheid en impact worden beoordeeld en de gewenste aanpak voor de ontwerpfase wordt bepaald. De gemeente bepaalt intern de rol die zij wil spelen en plant zo nodig het vervolgtraject. (BusinessProcess) Verkennen mogelijkheden initiatief Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op afstemming met en begeleiding van de initiatiefnemer bij het opstellen van een ontwerp voor het initiatief op basis van de uitkomsten van de verkenningsfase. In deze fase worden belangrijke keuzes gemaakt ten aanzien van ontwerp en inpassing van het initiatief, daartoe worden ketenpartners en (andere) belanghebbenden nauw betrokken in het proces. (BusinessProcess) Afstemmen ontwerp initiatief Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op het afstemmen met en begeleiden van de initiatiefnemer bij het opstellen van de uiteindelijke vergunningaanvraag voor het initiatief. In deze fase wordt geborgd dat de resulterende vergunningaanvraag van dusdanige kwaliteit is dat de vergunningverlening soepel en binnen de gestelde termijn voltooid kan worden. (BusinessProcess) Afstemmen vergunningaanvraag Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op afstemming met en begeleiding van de initiatiefnemer bij het opstellen van een ontwerp voor het initiatief op basis van de uitkomsten van de verkenningsfase. In deze fase worden belangrijke keuzes gemaakt ten aanzien van ontwerp en inpassing van het initiatief, daartoe worden ketenpartners en (andere) belanghebbenden nauw betrokken in het proces. (BusinessProcess) Afstemmen ontwerp initiatief De eerste stap in de ontwerpfase is die van het globaal ontwerp. Dit wordt opgesteld door de initiatiefnemer, in nauw overleg met de gemeente, de ketenpartners en belanghebbenden. Het globaal ontwerp geeft het initiatief vorm en maakt duidelijk hoe een en ander ingepast wordt in de fysieke leefomgeving. Het bevat evenwel niet een gedetailleerde uitwerking op alle aspecten. (BusinessProcess) Afstemmen globaal ontwerp De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Wanneer sprake is van een initiatief met veel impact op beleidsgevoelige aspecten is het verstandig om ook het gemeentebestuur bij de gesprekken te betrekken, bijvoorbeeld in de persoon van een wethouder. (BusinessProcess) Deelnemen omgevingstafel Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Interne adviseurs met specifieke expertise kunnen uitgenodigd worden om mee te praten aan de omgevingstafel wanneer hun expertise van belang is bij de beoordeling en inpassing van de ter tafel liggende plannen. Dit vereist aanvullende vaardigheden zoals denken in mogelijkheden, balans kunnen vinden in geven en nemen, en kunnen omgaan met afwegingsruimte. (BusinessProcess) Deelnemen omgevingstafel Onder ‘team verkenning en begeleiding’ vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die medeverantwoordelijk zijn voor het voeren van ‘vooroverleg’ met initiatiefnemers en het daarin vormgeven en inpassen van initiatieven. Hieronder vallen diverse disciplines zoals juristen, geo-specialisten, vergunningverleners en toezichthouders, en met name ook proces- en relatiemanagementrollen zoals de initiatiefmanager dienen deel uit te maken van dit team. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team hier niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team verkenning en begeleiding De omgevingstafel is de plaats waar de gesprekken plaatsvinden. Aan deze tafel komen de initiatiefnemer, de gemeente, betrokken ketenpartners en belanghebbenden bij elkaar. Het initiatief wordt besproken vanuit de gedachte om het mogelijk te maken, eventueel onder bepaalde randvoorwaarden ("ja, mits ..."). Dit levert de initiatiefnemer aan het eind van het gehele verkenningstraject een integraal advies op, waarmee hij de vergunningaanvraag kan opstellen en indienen. Doel is daarbij dat de vergunningaanvraag in acht weken kan worden afgehandeld. De omgevingstafel is feitelijk een metafoor voor constructief overleg tussen de belanghebbende partijen. Afhankelijk van de situatie kan dit eenmalig zijn maar in veel gevallen zullen meerdere bijeenkomsten gewenst zijn. Er is geen vaste voorgeschreven werkvorm maar het ligt voor de hand dat gemeenten hier elk een eigen, vaste werkwijze ontwikkelen in afstemming met de ketenpartners. (BusinessInteraction) Omgevingstafel Gezamenlijk onderzoeken de betrokken partijen hoe het initiatief ingepast kan worden in de fysieke leefomgeving. De gemeente geeft daarbij aan waar harde grenzen liggen en waar bandbreedtes gelden als kaderstelling; ook de ketenpartners brengen hun kaders in. Belanghebbenden brengen hun wensen en eisen naar voren. De initiatiefnemer beoordeelt hoe alle ingebrachte zaken verwerkt kunnen worden in het initiatief. Al naar gelang de situatie kan dit een iteratief of incrementeel proces zijn. (BusinessProcess) Inpassen initiatief De betrokken partijen bespreken het globaal ontwerp en beoordelen in hoeverre de naar voren gebrachte eisen en wensen zijn gehonoreerd. De gemeente kijkt primair naar de door haarzelf gestelde kaders maar zal ook meewegen in hoeverre de initiatiefnemer erin is geslaagd om draagvlak onder de andere belanghebbenden te creëren. Het resultaat van deze activiteit is een advies aan de initiatiefnemer. Dat bevat voor geconstateerde knelpunten voorgestelde oplossingsrichtingen die de haalbaarheid vergroten, en aandachtspunten voor de verdere uitwerking zoals onderwerpen voor nader onderzoek en (andere) zaken die voorwaardelijk zijn voor de vergunningverlening. Afhankelijk van de situatie kan het wenselijk zijn het globaal ontwerp in een of meerdere iteraties te beoordelen. In andere gevallen, waarin sprake is van een eenvoudige situatie, kan het opstellen van het globaal ontwerp samengevoegd worden met het opstellen van het detailontwerp om het proces te bespoedigen. (BusinessProcess) Beoordelen globaal ontwerp De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het organiseren van participatie, de gemeente neemt er (slechts) aan deel. Afhankelijk van de situatie kan de gemeente een neutrale rol innemen of juist een actieve. Wel moet het onderscheid tussen gemeente en initiatiefnemer te allen tijde herkenbaar blijven. (BusinessProcess) Deelnemen participatie Als voorbereidende acties zoals het aankopen van grond of het nemen van een voorbereidingsbesluit (art. 4.14 Ow) nodig zijn, moeten deze geïnitieerd worden. De uitvoering van die acties is niet in dit procesmodel opgenomen; normaliter wordt hiervoor een separate zaak gestart die een eigen bedrijfsproces volgt. Specifiek benoemd wordt hier wel de situatie waarin (ook) een wijziging van het omgevingsplan nodig of gewenst is. In dat geval kan die wijziging hier op de agenda gezet worden van het Team Omgevingsbeleid. Het doen van die wijziging zelf volgt een separaat proces (zie bedrijfsproces 'wijzigen omgevingsplan'). (BusinessProcess) Starten voorbereidende acties AndJunction OrJunction OrJunction Na afstemming van het globaal ontwerp werkt de initiatiefnemer dit verder uit tot een detailontwerp. De uitwerking moet voldoende zijn om een vergunningaanvraag te kunnen opstellen. Ook moet deze de gemeente, ketenpartners en belanghebbenden voldoende zekerheid bieden over de invulling van het plan en de mate waarin het past binnen de door het omgevingsbeleid opgelegde en/of door de betrokken partijen afgesproken kaders. (BusinessProcess) Afstemmen detailontwerp De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Afhankelijk van de complexiteit en bestuursgevoeligheid van het dossier is accordering van het integraal advies op bestuursniveau gewenst. Zo nodig informeert het College de Gemeenteraad, voor zover dit nog niet al eerder is gedaan. (BusinessProcess) Accorderen integraal advies Wanneer sprake is van een initiatief met veel impact op beleidsgevoelige aspecten is het verstandig om ook het gemeentebestuur bij de gesprekken te betrekken, bijvoorbeeld in de persoon van een wethouder. (BusinessProcess) Deelnemen omgevingstafel Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Interne adviseurs met specifieke expertise kunnen uitgenodigd worden om mee te praten aan de omgevingstafel wanneer hun expertise van belang is bij de beoordeling en inpassing van de ter tafel liggende plannen. Dit vereist aanvullende vaardigheden zoals denken in mogelijkheden, balans kunnen vinden in geven en nemen, en kunnen omgaan met afwegingsruimte. (BusinessProcess) Deelnemen omgevingstafel Onder ‘team verkenning en begeleiding’ vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die medeverantwoordelijk zijn voor het voeren van ‘vooroverleg’ met initiatiefnemers en het daarin vormgeven en inpassen van initiatieven. Hieronder vallen diverse disciplines zoals juristen, geo-specialisten, vergunningverleners en toezichthouders, en met name ook proces- en relatiemanagementrollen zoals de initiatiefmanager dienen deel uit te maken van dit team. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team hier niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team verkenning en begeleiding De omgevingstafel is de plaats waar de gesprekken plaatsvinden. Aan deze tafel komen de initiatiefnemer, de gemeente, betrokken ketenpartners en belanghebbenden bij elkaar. Het initiatief wordt besproken vanuit de gedachte om het mogelijk te maken, eventueel onder bepaalde randvoorwaarden ("ja, mits ..."). Dit levert de initiatiefnemer aan het eind van het gehele verkenningstraject een integraal advies op, waarmee hij de vergunningaanvraag kan opstellen en indienen. Doel is daarbij dat de vergunningaanvraag in acht weken kan worden afgehandeld. De omgevingstafel is feitelijk een metafoor voor constructief overleg tussen de belanghebbende partijen. Afhankelijk van de situatie kan dit eenmalig zijn maar in veel gevallen zullen meerdere bijeenkomsten gewenst zijn. Er is geen vaste voorgeschreven werkvorm maar het ligt voor de hand dat gemeenten hier elk een eigen, vaste werkwijze ontwikkelen in afstemming met de ketenpartners. (BusinessInteraction) Omgevingstafel Ook het detailontwerp wordt door de betrokkenen besproken en beoordeeld, in een of meerdere iteraties. Daarbij wordt gekeken in hoeverre gevolg is gegeven aan de gemaakte afspraken. Zo nodig worden onderdelen van het ontwerp bijgesteld. Het is belangrijk dat het detailontwerp bij afronding geen openstaande punten meer heeft (anders dan details waarover geen controverse kan ontstaan). (BusinessProcess) Beoordelen detailontwerp Wanneer het ontwerp voltooid is (in elk geval in voldoende mate en van voldoende kwaliteit om door te kunnen gaan), wordt een integraal advies geformuleerd. Dit beschrijft de in de verkennings- en ontwerpfase ingebrachte visies, belangen, voorwaarden etc. en de geconstateerde geschilpunten met de daarover gemaakte afspraken. Deze moeten concreet en 'toetsbaar' beschreven worden. Het integraal advies heeft meerdere doelen: * Het richt zich tot de initiatiefnemer en bevestigt de afspraken die gemaakt zijn in de ontwerpfase. Dat levert de kaders waarbinnen het ontwerp is opgesteld. * Het richt zich tot de belanghebbenden die in de verkennings- en ontwerpfasen geparticipeerd hebben, en bevestigt de door hen geuite belangen en wensen die --als het goed is-- in het ontwerp gerespecteerd zijn. * Het richt zich tot de gemeente en bevestigt de adviezen, voorwaarden en maatwerkvoorschriften van de gemeente en ketenpartners. Dit vormt belangrijke input voor de vergunningverlening: door de aanvraag te toetsen aan dit integraal advies wordt veel tijd gewonnen. (BusinessProcess) Opstellen integraal advies OrJunction OrJunction Na afronding en de eventuele accordering door het bestuur van het integraal advies wordt dit aan de initiatiefnemer overhandigd of verzonden. Afhankelijk van de situatie, met name van de vraag of het advies vertrouwelijke informatie bevat, kan de gemeente het integraal advies ook publiceren. Dit komt de transparantie van het proces ten goede. (BusinessProcess) Leveren integraal advies Wanneer sprake is van een (wenselijk en haalbaar) initiatief dat niet zonder meer past binnen de kaders van het omgevingsplan, is een omgevingsplanwijziging nodig. Dit komt naar voren tijdens de afstemming van het globaal ontwerp van het initiatief, in het proces 'Verkennen initiatief'. De conclusie dat een wijziging van het omgevingsplan nodig is, zal doorgaans door de gemeente worden getrokken; het daarop volgende verzoek tot wijziging komt in beginsel van de initiatiefnemer. (BusinessEvent) Initiatiefnemer verzoekt wijziging OP Met de oplevering van het plan van aanpak voor de vervolgfase is de verkenningsfase afgerond. Dit vormt het vertrekpunt voor de ontwerpbegeleidingsfase waarin de initiatiefnemer zijn/haar plannen uitwerkt in een ontwerp. (BusinessEvent) Verkenning mogelijkheden gereed Met de oplevering van het integraal advies is de ontwerpbegeleidingsfase van het proces afgerond. Dit vormt het vertrekpunt voor de fase waarin de initiatiefnemer een vergunningaanvraag opstelt. (BusinessEvent) Integraal advies gereed Wanneer de gemeente van mening is dat het initiatief niet gewenst of niet haalbaar is, wordt de verkenning beëindigd. De initiatiefnemer kan zelf besluiten om het plan verder uit te werken en een vergunningaanvraag in te dienen, maar de gemeente zal in de verdere uitwerking geen rol spelen. (BusinessEvent) Verkenning afgebroken ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship geen acties nodig TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship ambtelijk afhandelen TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 25-01-2021 14:20:24 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2021 ArchiXL. ArchiMedes 25-01-2021 14:20:24 CET


Originele kleuren
Nestingniveau
   
   
   
   
   
Object ID
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
Object ID_nl
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
Uitwerking beschikbaar
   
   
Status uitwerking
   
   
Poster beschikbaar
   
   
ArchiMate basiskleuren
   
Next.png
Toon dit diagram op ware grootte.

Beschrijving

Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op afstemming met en begeleiding van de initiatiefnemer bij het opstellen van een ontwerp voor het initiatief op basis van de uitkomsten van de verkenningsfase. In deze fase worden belangrijke keuzes gemaakt ten aanzien van ontwerp en inpassing van het initiatief, daartoe worden ketenpartners en (andere) belanghebbenden nauw betrokken in het proces.

Activiteiten gemeente

Processtap: Afstemmen globaal ontwerp

De eerste stap in de ontwerpfase is die van het globaal ontwerp. Dit wordt opgesteld door de initiatiefnemer, in nauw overleg met de gemeente, de ketenpartners en belanghebbenden. Het globaal ontwerp geeft het initiatief vorm en maakt duidelijk hoe een en ander ingepast wordt in de fysieke leefomgeving. Het bevat evenwel niet een gedetailleerde uitwerking op alle aspecten.
ActiviteitToelichting
Deelnemen participatieDe initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het organiseren van participatie, de gemeente neemt er (slechts) aan deel. Afhankelijk van de situatie kan de gemeente een neutrale rol innemen of juist een actieve. Wel moet het onderscheid tussen gemeente en initiatiefnemer te allen tijde herkenbaar blijven.
Inpassen initiatiefGezamenlijk onderzoeken de betrokken partijen hoe het initiatief ingepast kan worden in de fysieke leefomgeving. De gemeente geeft daarbij aan waar harde grenzen liggen en waar bandbreedtes gelden als kaderstelling; ook de ketenpartners brengen hun kaders in. Belanghebbenden brengen hun wensen en eisen naar voren. De initiatiefnemer beoordeelt hoe alle ingebrachte zaken verwerkt kunnen worden in het initiatief. Al naar gelang de situatie kan dit een iteratief of incrementeel proces zijn.
Beoordelen globaal ontwerpDe betrokken partijen bespreken het globaal ontwerp en beoordelen in hoeverre de naar voren gebrachte eisen en wensen zijn gehonoreerd. De gemeente kijkt primair naar de door haarzelf gestelde kaders maar zal ook meewegen in hoeverre de initiatiefnemer erin is geslaagd om draagvlak onder de andere belanghebbenden te creëren. Het resultaat van deze activiteit is een advies aan de initiatiefnemer. Dat bevat voor geconstateerde knelpunten voorgestelde oplossingsrichtingen die de haalbaarheid vergroten, en aandachtspunten voor de verdere uitwerking zoals onderwerpen voor nader onderzoek en (andere) zaken die voorwaardelijk zijn voor de vergunningverlening. Afhankelijk van de situatie kan het wenselijk zijn het globaal ontwerp in een of meerdere iteraties te beoordelen. In andere gevallen, waarin sprake is van een eenvoudige situatie, kan het opstellen van het globaal ontwerp samengevoegd worden met het opstellen van het detailontwerp om het proces te bespoedigen.
Starten voorbereidende actiesAls voorbereidende acties zoals het aankopen van grond of het nemen van een voorbereidingsbesluit (art. 4.14 Ow) nodig zijn, moeten deze geïnitieerd worden. De uitvoering van die acties is niet in dit procesmodel opgenomen; normaliter wordt hiervoor een separate zaak gestart die een eigen bedrijfsproces volgt. Specifiek benoemd wordt hier wel de situatie waarin (ook) een wijziging van het omgevingsplan nodig of gewenst is. In dat geval kan die wijziging hier op de agenda gezet worden van het Team Omgevingsbeleid. Het doen van die wijziging zelf volgt een separaat proces (zie bedrijfsproces 'wijzigen omgevingsplan').

Processtap: Afstemmen detailontwerp

Na afstemming van het globaal ontwerp werkt de initiatiefnemer dit verder uit tot een detailontwerp. De uitwerking moet voldoende zijn om een vergunningaanvraag te kunnen opstellen. Ook moet deze de gemeente, ketenpartners en belanghebbenden voldoende zekerheid bieden over de invulling van het plan en de mate waarin het past binnen de door het omgevingsbeleid opgelegde en/of door de betrokken partijen afgesproken kaders.
ActiviteitToelichting
Beoordelen detailontwerpOok het detailontwerp wordt door de betrokkenen besproken en beoordeeld, in een of meerdere iteraties. Daarbij wordt gekeken in hoeverre gevolg is gegeven aan de gemaakte afspraken. Zo nodig worden onderdelen van het ontwerp bijgesteld. Het is belangrijk dat het detailontwerp bij afronding geen openstaande punten meer heeft (anders dan details waarover geen controverse kan ontstaan).
Opstellen integraal adviesWanneer het ontwerp voltooid is (in elk geval in voldoende mate en van voldoende kwaliteit om door te kunnen gaan), wordt een integraal advies geformuleerd. Dit beschrijft de in de verkennings- en ontwerpfase ingebrachte visies, belangen, voorwaarden etc. en de geconstateerde geschilpunten met de daarover gemaakte afspraken. Deze moeten concreet en 'toetsbaar' beschreven worden. Het integraal advies heeft meerdere doelen:
  • Het richt zich tot de initiatiefnemer en bevestigt de afspraken die gemaakt zijn in de ontwerpfase. Dat levert de kaders waarbinnen het ontwerp is opgesteld.
  • Het richt zich tot de belanghebbenden die in de verkennings- en ontwerpfasen geparticipeerd hebben, en bevestigt de door hen geuite belangen en wensen die --als het goed is-- in het ontwerp gerespecteerd zijn.
  • Het richt zich tot de gemeente en bevestigt de adviezen, voorwaarden en maatwerkvoorschriften van de gemeente en ketenpartners. Dit vormt belangrijke input voor de vergunningverlening: door de aanvraag te toetsen aan dit integraal advies wordt veel tijd gewonnen.
Accorderen integraal adviesAfhankelijk van de complexiteit en bestuursgevoeligheid van het dossier is accordering van het integraal advies op bestuursniveau gewenst. Zo nodig informeert het College de Gemeenteraad, voor zover dit nog niet al eerder is gedaan.
Leveren integraal adviesNa afronding en de eventuele accordering door het bestuur van het integraal advies wordt dit aan de initiatiefnemer overhandigd of verzonden. Afhankelijk van de situatie, met name van de vraag of het advies vertrouwelijke informatie bevat, kan de gemeente het integraal advies ook publiceren. Dit komt de transparantie van het proces ten goede.
Integraal advies gereedMet de oplevering van het integraal advies is de ontwerpbegeleidingsfase van het proces afgerond. Dit vormt het vertrekpunt voor de fase waarin de initiatiefnemer een vergunningaanvraag opstelt.

Activiteiten overige rollen

Activiteiten belanghebbende

ActiviteitToelichting
Deelnemen omgevingstafelBelanghebbenden worden actief betrokken bij de gesprekken aan de omgevingstafel. Zij lichten daar hun perspectief en belangen toe en zoeken actief naar mogelijkheden om de plannen van de initiatiefnemer daarmee te verenigen. Van hen wordt bereidwilligheid verwacht om concrete afspraken te maken met de andere deelnemers. Het is soms een uitdaging om de juiste mensen aan tafel te krijgen: een representatieve vertegenwoordiging van alle belangen en tegelijk mensen die in staat zijn om verder te denken dan alleen het eigen belang.

Activiteiten initiatiefnemer

ActiviteitToelichting
Deelnemen omgevingstafelDe initiatiefnemer speelt een actieve rol aan de omgevingstafel. Hij/zij presenteert de plannen en werkt deze uit naar een ontwerp, legt uit waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn en zoekt naar mogelijkheden om het plan of ontwerp aan te passen op die plaatsen waar het niet binnen de kaders past of waar belanghebbenden onevenredig nadeel ondervinden van de voorgenomen activiteiten.
Organiseren participatie initiatiefDoor belanghebbenden bij de ontwikkeling van het initiatief te betrekken, verbetert de (maatschappelijke) kwaliteit van dat initiatief en groeit het draagvlak onder de belanghebbenden. Het organiseren van participatie is een verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer. Het is ook noodzakelijk; het verstrekken van gegevens over participatie van en overleg met derden is in de Omgevingwet genoemd onder de aanvraagvereisten voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag.
Opstellen globaal ontwerpHoewel in het verkenningsproces de gezamenlijkheid benadrukt wordt, blijft de verantwoordelijkheid voor een degelijk ontwerp bij de initiatiefnemer. Deze stelt het globaal ontwerp op voor het initiatief, en neemt daarin alle aan de omgevingstafel geuite input mee. Hoe die te verwerken is aan de initiatiefnemer.
Uitvoeren onderzoekenUit de verkenningsfase en/of uit de bespreking van het globaal ontwerp kan volgen dat bepaalde onderzoeken nodig zijn, bijvoorbeeld ten aanzien van geluids- of milieuaspecten. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van die onderzoeken ligt bij de initiatiefnemer.
Opstellen detailontwerpNadat het globale ontwerp is opgesteld en besproken zal de initiatiefnemer dat verder uitwerken tot een gedetailleerd (definitief) ontwerp. Dat moet voldoende detail bevatten om bij de vergunningverlening gebruikt te kunnen worden. Tevens moet het de gemeente, de ketenpartners en belanghebbenden voldoende zekerheid bieden dat afspraken die aan de omgevingstafel zijn gemaakt ook echt zullen worden nagekomen.

Activiteiten ketenpartner

ActiviteitToelichting
Deelnemen omgevingstafelKetenpartners nemen deel aan de omgevingstafel wanneer er sprake is van een initiatief waarvan de impact de gemeentelijke regelgeving overstijgt. In sommige gevallen zal een ketenpartner, bijvoorbeeld de provincie, zelfs de regie voeren. Wanneer de gemeente de regievoerder is, dragen de ketenpartners inhoudelijk bij met expertise en de bereidwilligheid om te zoeken naar mogelijkheden voor inpassing van het initiatief en eventueel aanpassing van de eigen kaders.


Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet

De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.

Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.

De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.

Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus

De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC (https://omgevingswet.wiki/bin/view/360/). Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.

Samenhang met 'werkende processen'

VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.

Denk mee!

De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.


Terug naar bedrijfsproces "Verkennen en begeleiden initiatief", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Thema_Omgevingswet.