Team verkenning en begeleiding

Notice.png
Dit object is onderdeel van de doelarchitectuur van Bedrijfsprocessen Omgevingswet gemeenten en bestaat (nog) niet in de GEMMA.

Contextdiagram
Onder ‘team verkenning en begeleiding’ vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die medeverantwoordelijk zijn voor het voeren van ‘vooroverleg’ met initiatiefnemers en het daarin vormgeven en inpassen van initiatieven. Hieronder vallen diverse disciplines zoals juristen, geo-specialisten, vergunningverleners en toezichthouders, en met name ook proces- en relatiemanagementrollen zoals de initiatiefmanager dienen deel uit te maken van dit team. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team hier niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team verkenning en begeleiding De gemeente schat in of zij voor de resulterende omgevingsvergunning bevoegd gezag is en welke procedure (regulier of uitgebreid) gevolgd moet worden. Ook het besluitvormingsniveau wordt bepaald. Wanneer er geen bijzondere thema's spelen kan de verdere besluitvorming op ambtelijk niveau plaatsvinden. Bij complexe initiatieven zal besluitvorming op het niveau van het College gewenst zijn, en wanneer bijzondere maatschappelijke of beleidgevoelige aspecten een rol spelen, kan betrekken ven de Gemeenteraad gewenst zijn. Op grond van de uitkomst wordt bepaald welke vervolgacties nodig zijn, welke tijdlijnen daarbij gelden en welke rollen betrokken moeten worden. Een en ander wordt vervat in een plan van aanpak voor het vervolg. (BusinessProcess) Plannen vervolgtraject Het uitvoeren van de verkenning wordt gedaan door een team van deskundigen van de interne organisatie, van ketenpartners en van uitvoeringspartners. Het team moet nauw samenwerken met de initiatiefnemer en belanghebbenden die betrokken worden bij het ontwerp. Het team wordt geleid door de initiatiefmanager. Deze kan ook als inhoudelijk deskundige optreden of alleen als procesmanager ingezet worden, afhankelijk van de situatie of de voorkeur van de gemeente. (BusinessProcess) Samenstellen verkenningstea- m OrJunction OrJunction Als eerste activiteit aan de omgevingstafel maken de deelnemers met elkaar kennis. Met name is van belang dat de deelnemers kennis nemen van elkaars perspectief en belangen, zodat begrip ontstaat voor elkaars standpunten. De initiatiefnemer presenteert zijn/haar plan, eventueel al gedane onderzoeken en al gevoerde overleggen met (andere) belanghebbenden. Het is belangrijk dat de gemeente al in dit stadium de verwachtingen managet. Het vooroverleg is geen goedkeuring van het initiatief en leidt ook niet tot een voorrangspositie voor de initiatiefnemer. Ook is het vooroverleg niet vrijblijvend; afspraken die aan de omgevingstafel worden gemaakt dienen nagekomen te worden. Hier worden ook de praktische afspraken gemaakt over het werken aan de omgevingstafel, zoals de "tafelmanieren", de wijze waarop communicatie (zoals het delen van informatie, het verspreiden van verslagen en dergelijke) plaatsvindt, enzovoorts. (BusinessProcess) Kennismaken deelnemers AndJunction Deze processtap betreft het berekenen van de in rekening te brengen leges voor uitvoering van de verkenning. De basis hiervoor is de gemeentelijke legesregeling. Eventueel wordt een legesbeschikking opgesteld. Het is gebruikelijk de leges voor de verkenningsfase te verrekenen met de leges voor de resulterende omgevingsvergunning(en). (BusinessProcess) Berekenen leges verkenning initiatief Als voorbereidende acties zoals het aankopen van grond of het nemen van een voorbereidingsbesluit (art. 4.14 Ow) nodig zijn, moeten deze geïnitieerd worden. De uitvoering van die acties is niet in dit procesmodel opgenomen; normaliter wordt hiervoor een separate zaak gestart die een eigen bedrijfsproces volgt. Specifiek benoemd wordt hier wel de situatie waarin (ook) een wijziging van het omgevingsplan nodig of gewenst is. In dat geval kan die wijziging hier op de agenda gezet worden van het Team Omgevingsbeleid. Het doen van die wijziging zelf volgt een separaat proces (zie bedrijfsproces 'wijzigen omgevingsplan'). (BusinessProcess) Starten voorbereidende acties OrJunction Als eerste stap in het verkenningsproces wordt contact gelegd met de initiatiefnemer en wordt een projectdossier aangemaakt met de initiële stukken. Daarbij wordt tevens een 'zaak' aangemaakt die als leidraad dient bij de verdere behandeling. Hier vindt ook een eerste schifting plaats. Bij initiatieven die via de snelserviceformule afgehandeld kunnen worden wordt de initiatiefnemer geadviseerd die route te kiezen. Initiatieven die bij voorbaat kansloos of ongewenst zijn, worden afgewezen. (BusinessProcess) Administratieve intake Als het initiatief ook aan regelgeving van waterschap, provincie of Rijk raakt, wordt bepaald welk van deze bestuursorganen het beste als regievoerder kan optreden. Dit kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van andere initiatieven c.q. vergunningen die reeds verleend zijn voor de desbetreffende locatie (BusinessProcess) Bepalen regievoerend bestuursorgaan Na afronding en de eventuele accordering door het bestuur van het integraal advies wordt dit aan de initiatiefnemer overhandigd of verzonden. Afhankelijk van de situatie, met name van de vraag of het advies vertrouwelijke informatie bevat, kan de gemeente het integraal advies ook publiceren. Dit komt de transparantie van het proces ten goede. (BusinessProcess) Leveren integraal advies OrJunction OrJunction Als het plan de wenselijkheidstoets heeft doorstaan, wordt beoordeeld wat de impact is op de (fysieke) omgeving. Bij een grote, negatieve impact komt de haalbaarheid in het geding. Er kunnen ook andere oorzaken zijn waardoor de haalbaarheid twijfelachtig is, bijvoorbeeld financiële aspecten of een gebrek aan draagvlak. (BusinessProcess) Bepalen impact en haalbaarheid De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het organiseren van participatie, de gemeente neemt er (slechts) aan deel. Afhankelijk van de situatie kan de gemeente een neutrale rol innemen of juist een actieve. Wel moet het onderscheid tussen gemeente en initiatiefnemer te allen tijde herkenbaar blijven. (BusinessProcess) Deelnemen participatie OrJunction Welke rol de gemeente in de ontwerpfase van het initiatief wil vervullen, is afhankelijk van de vraag of de gemeente het initiatief ziet als een kans of juist een bedreiging voor het realiseren van de langetermijndoelstellingen uit de omgevingsvisie, en van de mate waarin het initiatief mag rekenen op draagvlak onder de andere belanghebbenden. Wanneer er sprake is van een 'kans' en/of wanneer er veel draagvlak is zal de gemeente waarschijnlijk een actieve rol willen spelen (zonder de onafhankelijkheid en objectiviteit als bevoegd gezag uit het oog te verliezen); bij het ontbreken van draagvlak of als het initiatief weinig bijdraagt aan de doelstellingen voor de fysieke leefomgeving zal de gemeente een passieve rol spelen. Hierbij is ook van belang in hoeverre het initiatief valt in te passen in de concrete beleidskaders van het omgevingsplan (en de kaders van de ketenpartners). Wanneer sprake is van een initiatief met grote impact, dan zal afgestemd worden met het gemeentebestuur. De gemeente maakt een keuze om wel of niet door te gaan naar de ontwerpfase van het verkenningsproces en koppelt het besluit terug naar de initiatiefnemer en belanghebbenden (voor zover die reeds in het proces betrokken zijn). (BusinessProcess) Bepalen rol van gemeente In veel gevallen zijn voor een initiatief meerdere vergunningen nodig. De gemeente adviseert de initiatiefnemer welke vergunningen aan te vragen en, voor elke aanvraag, welke organisatie het bevoegd gezag is waarbij de aanvraag moet worden ingediend. Ook kan de gemeente adviseren of de aanvragen het beste gebundeld ingediend kunnen worden of juist separaat, en in welke volgorde. NB. In de meeste gevallen is in de eerdere fasen al genoeg bekend geworden om in te schatten welke vergunningen nodig zijn. Daarmee is voor de aanvrager ook bekend welke informatie (tekeningen, rapporten, adviezen, etc.) bij de uiteindelijke aanvragen op tafel moet liggen en kan de aanvrager daar ook naartoe werken. Daarna zullen er op mijlpaalmomenten checks moeten zijn of dat nog hetzelfde is of dat door andere keuzes er iets in is gewijzigd. Deze processtap in de laatste fase is dan meer een finale controle waarin vooral wordt beoordeeld of inderdaad alle informatie gereed is voor de aanvraag. (BusinessProcess) Adviseren benodigde vergunningaanv- ragen De omgevingstafel is de plaats waar de gesprekken plaatsvinden. Aan deze tafel komen de initiatiefnemer, de gemeente, betrokken ketenpartners en belanghebbenden bij elkaar. Het initiatief wordt besproken vanuit de gedachte om het mogelijk te maken, eventueel onder bepaalde randvoorwaarden ("ja, mits ..."). Dit levert de initiatiefnemer aan het eind van het gehele verkenningstraject een integraal advies op, waarmee hij de vergunningaanvraag kan opstellen en indienen. Doel is daarbij dat de vergunningaanvraag in acht weken kan worden afgehandeld. De omgevingstafel is feitelijk een metafoor voor constructief overleg tussen de belanghebbende partijen. Afhankelijk van de situatie kan dit eenmalig zijn maar in veel gevallen zullen meerdere bijeenkomsten gewenst zijn. Er is geen vaste voorgeschreven werkvorm maar het ligt voor de hand dat gemeenten hier elk een eigen, vaste werkwijze ontwikkelen in afstemming met de ketenpartners. (BusinessInteraction) Omgevingstafel Als het initiatief haalbaar lijkt, wordt gezamenlijk bepaald hoe de volgende fasen te doorlopen. Belangrijke aspecten daarbij zijn: * Het organiseren van participatie van belanghebbenden voorafgaande aan de vergunningaanvraag. de gemeente kan waardevolle kennis inbrengen betreffende welke doelgroepen te benaderen en wat daarbij de juiste aanpak of werkvorm is. * Het inventariseren van welke aanvullende onderzoeken uitgevoerd moeten worden, bijvoorbeeld ten aanzien van geluid of bodemverontreiniging. Een en ander wordt vervat in een "programma van eisen en wensen"-document dat als resultaat van deze fase wordt opgeleverd. Hierin wordt aangeven welk toetsingskader van toepassing is, welke harde grenswaarden er zijn en waar nog bandbreedtes zijn om het plan te optimaliseren. (BusinessProcess) Bepalen aanpak ontwerpfase OrJunction Alle relevante informatie wordt verzameld in het projectdossier, waaronder het lokale, provinciale en (boven)nationale beleid, informatie over gerelateerde andere lopende, afgeronde of mislukte initiatieven, achtergrondinformatie en dergelijke. De initiatiefnemer kan daarbij gevraagd worden extra informatie aan te leveren. (BusinessProcess) Verzamelen relevante informatie Wanneer de gemeente besluit aan het initiatief te willen meewerken, zal tijd en geld geïnvesteerd moeten worden in de begeleiding van het initiatief en eventueel in de aanpassing van het omgevingsplan en/of in het aanleggen van bepaalde voorzieningen ter plaatse. In veel gevallen zal de gemeente een anterieure overeenkomst willen afsluiten met de initiatiefnemer over wie welke kosten draagt. In bepaalde gevallen wordt deze stap overgeslagen. (BusinessProcess) Afsluiten anterieure overeenkomst Om te bepalen of realisatie van het initiatief wenselijk is, wordt beoordeeld in hoeverre de voorgenomen activiteiten passen binnen de langetermijnvisie van de gemeente en, indien relevant, andere bestuursorganen. De kaders hiervoor zijn beschikbaar in de vorm van de omgevingsvisie(s) van die bestuursorganen. Aanvullend zijn ook de concretere kaders vanuit omgevingsplan, omgevingsverordening, waterschapsverordening en rijksomgevingsdocumenten van belang. In beginsel wordt ieder initiatief verwelkomd dat binnen de omgevingsvisie past. Wanneer het (ook na bijstelling van de ambities van de initiatiefnemer) echt niet past, is dat een reden om de verkenning af te breken. (BusinessProcess) Bepalen wenselijkheid initiatief Aan welke initiatiefmanager de verkenning wordt toegewezen is afhankelijk enerzijds van inzet en beschikbaarheid van medewerkers en anderzijds van de voor de verkenning benodigde vaardigheden. Criteria hiervoor zijn de complexiteit van het initiatief, de locatie waarop die betrekking heeft en de aard van de geplande activiteiten. De initiatiefmanager heeft als voornaamste taak zorgdragen dat de verkenning correct, soepel en tijdig uitgevoerd wordt en dat alle relevante aspecten aan de orde komen. Daarvoor moeten de juiste deskundigen uit de interne organisatie, bij ketenpartners en bij uitvoeringspartners betrokken worden. (BusinessProcess) Toewijzen aan initiatiefmanager De gemeente adviseert de initiatiefnemer al dan niet gevraagd inzake het opstellen van de benodigde vergunningaanvragen. Het betreft hier uitsluitend praktische en proceduretechnische aspecten van de vergunningaanvragen. Immers, de inhoudelijke aspecten zijn al in het integraal advies verwoord. Daarvan afwijken is onverstandig omdat daarover niet meer afgestemd wordt met de ketenpartners en andere belanghebbenden. (BusinessProcess) Adviseren opstellen vergunningaanv- raag AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship Deze svg is op 13-01-2021 19:52:54 CET gegenereerd door ' . SCAM_PRODUCT_NAME . ' ' . SCAM_COPYRIGHT_STATEMENT . '. ArchiMedes 13-01-2021 19:52:54 CET
Legenda: Overzicht ArchiMate definities
ArchiMate_Role.png
Naam  : Team verkenning en begeleiding
Definitie  : Onder ‘team verkenning en begeleiding’ vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die medeverantwoordelijk zijn voor het voeren van ‘vooroverleg’ met initiatiefnemers en het daarin vormgeven en inpassen van initiatieven. Hieronder vallen diverse disciplines zoals juristen, geo-specialisten, vergunningverleners en toezichthouders, en met name ook proces- en relatiemanagementrollen zoals de initiatiefmanager dienen deel uit te maken van dit team. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team hier niet verder naar rollen uitgesplitst.
VolgordeId  : 000-05
Object ID  : f6ad8efd-c3ed-490d-af95-a26845614957
Object ID_nl  : f6ad8efd-c3ed-490d-af95-a26845614957
Relaties  :  Is toegewezen aan:
Komt voor op   :  ArchiMate views: