Procesarchitectuur Referentieprocessen
Inhoud
Onderstaand voorbeeld geeft weer hoe bedrijfsprocessen uit het processenlandschap in samenhang gebruikt worden om een bepaalde beleidsdoelstelling te ontwikkelen, realiseren en evalueren. Eerst wordt een (fictief) scenario geschetst. Vervolgens worden uit dit scenario enkele processen uitgewerkt, waarbij in een stap-voor-staptoelichting wordt uitgelegd hoe de uitwerking tot stand komt.
Scenario[bewerken]
Naar aanleiding van een kermis is bij een meerderheid van de bewoners en winkeliers in de gemeente Tulpendam de behoefte ontstaan om de binnenstad autoluw te maken. Enkele politieke partijen hebben dit zelfs opgenomen in hun verkiezingsprogramma. Na de verkiezingen ontstaat er een bestuursakkoord, waarin het autoluw maken van de binnenstad als een belangrijke prioriteit wordt aangemerkt.
Als invulling van het bestuursakkoord is in de meerjarenbegroting een investeringsplan opgenomen, waarin staat dat het autoluw maken van de binnenstad van start zal gaan vanaf het volgende jaar. In de maand mei wordt de jaarbegroting van het volgend jaar vormgegeven inclusief de uitwerking daarvan in het jaarplan en het capaciteitsplan, en wordt besloten in de maand januari te starten met de beleidsontwikkeling.
De maand januari is aangebroken en wordt er gestart met het ontwikkelen van de mix van verordeningen en regelingen en producten en diensten die samen invulling moeten geven aan de beleidsdoelstelling "autoluwe binnenstad". Parallel daaraan wordt het omgevingsplan voor de binnenstad aangepast. Bij deze activiteiten worden via participatietrajecten burgers en bedrijven actief betrokken. De communicatieafdeling van de gemeente wordt ingeschakeld om te ondersteunen bij het proactief en uitgebreid informeren van bewoners en bedrijven. Gezien het multidisciplinaire karakter van het geheel wordt tot een projectmatige aanpak besloten, met ondersteuning vanuit de gemeentelijke projectorganisatie.
Voor het autoluw maken van de binnenstad worden verordeningen uitgewerkt voor het parkeren op vergunning en een parkeerverbod in de binnenstad. Ook komt er een subsidieregeling voor het bouwen van parkeergarages aan de kant van de stad. Ook worden de producten "parkeervergunning voor inwoners" en "aannemersdagkaart" ontwikkeld.
Parkeervergunningen worden geleverd door het bedrijfsproces "publieke producten". Het enkel uitgeven van vergunningen is echter niet voldoende. In de handhavende sfeer is het nodig dat de parkeerverordeningen en bepalingen bij de aannemersdagkaart en parkeervergunning goed gevolgd worden. Uiteraard is het te allen tijde mogelijk om een bezwaar in te dienen tegen een genomen besluit, bijvoorbeeld een geweigerde parkeervergunning of een opgelegde sanctie als gevolg van het verkeerdelijk parkeren. Het moet dan wel duidelijk zijn aan de hand van geplaatste borden en belijning of het terecht is dat de boete is uitgedeeld. Deze bebording en belijning wordt geplaatst door middel van het bedrijfsproces "onderhouden".
Het onderhouden van de openbare ruimte heeft de gemeente, als deelnemer in een samenwerkingsverband van vier buurgemeenten, uitbesteed aan een commerciële partij. Het bedrijfsproces "onderhouden" is daarom gekoppeld aan het regievoeringsproces. Binnen het samenwerkingsverband stemt de gemeente af met de andere gemeenten om de planning van de uitbestede werkzaamheden te laten aansluiten op de eigen planning. Immers, de bebording en belijning moet gereed zijn wanneer het nieuwe beleid in werking treedt.
Elk kwartaal wordt op het behaalde effect de audit uitgevoerd met behulp van een vastgesteld toetsingskader, waardoor het meerjarenbeleid kan worden bijgestuurd en/of het proces kan worden aangepast, zodat het effect van het programma "autoluwe binnenstad" op koers ligt t.o.v. de afspraken in het bestuursakkoord.
Uitwerking[bewerken]
Onderstaande figuur toont het gemeentelijke processenlandschap, met daarin blauw gekleurd de bedrijfsprocessen die in het scenario hierboven genoemd worden (enkele andere bedrijfsprocessen spelen ook een rol maar zijn in dit scenario niet expliciet genoemd).
Bestand:Procesarchitectuur 30 referentieprocessen.png
De volgende bedrijfsprocessen werken we verder uit op separate pagina's: