Aan deze wiki wordt momenteel gewerkt. Het kan zijn dat tijdens deze werkzaamheden links niet werken of dat sommige views niet of onvolledig getoond worden.

Processenlandschap

Dit is de actuele GEMMA Procesarchitectuur, gepubliceerd in juni 2017. Deze vervangt de GEMMA Procesarchitectuur uit 2011. Heeft u vragen of suggesties over de procesarchitectuur, kijk dan zeker op onze FAQ en plaats uw vraag of opmerking op de pagina Denk mee met de GEMMA Procesarchitectuur


Overzicht

Onderstaande figuur toont het gemeentelijke processenlandschap, een overzicht van de processen binnen de gemeentelijke context, in een ArchiMate-diagram. Zie de criteria voor opname voor meer informatie over waarom een specifiek proces wel of niet in het landschap is opgenomen.

Processen die resultaten voortbrengen die niet direct zichtbaar zijn voor de burger, maar essentiële ondersteuning leveren voor het effectief kunnen uitvoeren van de primaire processen, andere ondersteunende processen of de gehele organisatie. Deze processen hebben interne klanten. (BusinessProcess) Ondersteunende processen Dit is een groepering van ondersteunende processen met een beheerkarakter. Naast het beheren zelf omvatten deze ook innovatie/ontwikkeling van het beheerde. (BusinessProcess) Beheren en ontwikkelen Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het (operationeel) beheer van IT-voorzieningen. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Automatiseringsmanagement. (BusinessProcess) Beheren automatisering Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het beheren van de financiën. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Financieel management. (BusinessProcess) Beheren financiën Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan informatiemanagement. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Informatiseringsmanagement. (BusinessProcess) Beheren informatiseringsbehoefte Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan personeelszaken. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Personeelsmanagement. (BusinessProcess) Beheren personeel Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het bewaken dat de organisatie voldoet aan alle aspecten van veiligheid en beveiliging. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Veiligheidsmanagement. (BusinessProcess) Beheren veiligheid Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het verlenen van vastgoedgerelateerde diensten, parkeerdiensten en nutsdiensten (gas, water en licht), de planning daarvan en het onderhoud daarop. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Huisvesting. (BusinessProcess) Beheren huisvesting Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan archiefbeheer. Binnen deze cluster vallen bijvoorbeeld preservering en het bestrijden van papiervisjes. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Informatie- en archiefbeheer. (BusinessProcess) Beheren archief en informatie Dit is een groepering van ondersteunende processen met een uitvoerend karakter. (BusinessProcess) Uitvoeren ondersteunende processen Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het bieden van ondersteuning bij administratieve taken. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Administratieve ondersteuning. (BusinessProcess) Ondersteunen administratief Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het uitvoeren van "public relations" communicatie. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Communicatiemanagement. (BusinessProcess) Uitvoeren communicatie Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het bieden van advies en ondersteuning op het gebied van wet- en regelgeving. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Juridische ondersteuning. (BusinessProcess) Uitvoeren juridische ondersteuning Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het plannen, beheren en rapporteren van en over projecten. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Projectmanagement. (BusinessProcess) Uitvoeren projectmanagement Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het verwerven van middelen en het bewaken van de afspraken hierover met de leverancier. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Inkoop- en contractmanagement. (BusinessProcess) Uitvoeren inkoop en contractmanagement De processen die zorgen voor het vormen van de strategie, en het programmeren en evalueren hiervan. Deze processen zijn door het voortbrengen van kaders en de doelen vooral gericht op het aansturen van de primaire processen van de gemeente. Deze processen hebben interne klanten. (BusinessProcess) Sturende processen Het ontwikkelen van een (strategische) meerjarenaanpak om visie en missie te kunnen realiseren (3 tot 5 jaar). Planmatige en doelgerichte inzet van mensen en middelen. Het vormt de basis voor het onderzoek naar de behaalde resultaten van het beleid en het bijstellen van dit beleid en omvat ook de evaluatie van het gevoerde beleid. (BusinessProcess) Richting bepalen Het doorvertalen van het bestuursakkoord in een meerjarenafspraak. Hierin wordt afgesproken welke programma's nodig zijn voor het wenselijk geachte beleid en welke gevolgen deze programma"s hebben voor de gemeentefinanciën. (BusinessProcess) Doorvertalen bestuursakkoord Het vaststellen van een meerjarenprogramma met bijbehorende begroting met als doel het gecontroleerd werken aan realisatie van een of meer doelen, initieel of bijstellend naar aanleiding van evaluatie. Het proces voor het opstellen van een omgevingsprogramma is gelijk aan dat voor het opstellen van om het even wat voor programma in het sociaal of een ander domein, maar het resultaat verschilt wel, aangezien aan een omgevingsprogramma bijzondere eisen worden gesteld vanuit de omgevingswet. (BusinessProcess) Vaststellen (omgevings)programma Het identificeren en selecteren van partners ten behoeve van (keten)samenwerking op strategisch niveau. Dit kan volgen uit de doorvertaling van het bestuursakkoord, als het voor realisatie van de daarin gestelde langetermijndoelen nodig is samen te werken met partners. (BusinessProcess) Kiezen partners samenwerking Het vaststellen van een integrale visie met strategische hoofdkeuzen in het beleid op de lange termijn. Wanneer dit de fysieke leefomgeving betreft, gaat het om een omgevingsvisie. Net als bij het omgevingsprogramma worden hieraan bijzondere eisen gesteld vanuit de omgevingswet, maar kan de procesgang gelijk zijn als voor andere visies. (BusinessProcess) Vaststellen (omgevings)visie Het opstellen van plannen als een op de korte termijn gerichte uitwerking van het gemaakte meerjarenbeleid, met het oog op het wat en het wanneer t.b.v. de inzet van de primaire processen en de noodzakelijke ondersteuning. (BusinessProcess) Programmeren Het opstellen van een plan waarin staat hoeveel geld je denkt te ontvangen en uit te geven voor een vastgelegde periode (1 jaar). Een begroting is een middel dat de gemeente ertoe machtigt uitgaven te doen en ontvangsten te verrichten. (BusinessProcess) Opstellen jaarbegroting Het opstellen van een in aantallen uitgewerkt plan voor toekomstige activiteiten, ten behoeve van leiding en controle; kwantitatieve uitwerking van een actieprogramma dat in een bepaalde periode uitgevoerd moet worden. (BusinessProcess) Opstellen jaarplan Het doorvertalen van de begroting en het jaarplan naar de capaciteitsbelasting voor wat betreft personeel en huisvesting. (BusinessProcess) Opstellen capaciteitsplan Het opstellen en vastleggen van samenwerkingsafspraken met gekozen samenwerkingspartners. (BusinessProcess) Maken afspraken samenwerking Het beoordelen van de primaire processen, de procesprestaties en de effecten hiervan. Input aanleveren voor het bijsturen van het beleid en/of primaire proces. (BusinessProcess) Evalueren Het op basis van objectief bewijsmateriaal onderzoeken en analyseren van de uitvoering van het gestelde beleid om vast te stellen in welke mate wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria die de organisatie heeft opgesteld voor de uitvoering van de primaire en ondersteunende processen. (BusinessProcess) Auditen Het op basis van continu of frequent gemeten indicatoren onderzoeken en analyseren in hoeverre het gevoerde beleid leidt tot het bereiken van de beoogde doelstellingen. Dit met als doel het nemen van maatregelen om afwijkingen van die beoogde doelstellingen bij te sturen. Hieronder valt ook het monitoren van de effectiviteit van samenwerkingsverbanden, maar ook het monitoren van de sturende processen zelf. (BusinessProcess) Monitoren en analyseren Het aan de gemeenschap of interne of externe toezichthouders toelichten van de prestaties en effecten van het gevoerde beleid en de hiervoor ingezette middelen. (BusinessProcess) Verantwoorden Processen die gericht zijn op het door de organisatie leveren van toegevoegde waarde aan haar omgeving. Het zijn processen waaraan de organisatie haar bestaansrecht ontleent. Deze lopen van klant (aanvraag) en/of samenleving (maatschappelijke behoefte) tot diezelfde klant (product) en/of samenleving (effect in de stad). Deze processen hebben externe klanten. (BusinessProcess) Uitvoerende (primaire) processen Het ontwerpen, specificeren en samenstellen van producten en diensten (incl. regelingen en publieke voorzieningen), en het inrichten en/of eventueel bouwrijp maken van gemeentelijk grondgebied (incl. groen, verharding, verkeer). Hieronder valt ook het ontwerpen in inrichten van de bijbehorende processen. (BusinessProcess) Ontwikkelen Het ontwerpen, specificeren en samenstellen van producten en diensten (incl. regelingen en publieke voorzieningen). (BusinessProcess) Ontwikkelen voorzieningen Het vertalen van programma's en jaarplannen in concrete regelingen, verordeningen en beleid, zoals een subsidieregeling ter stimulatie van arbeidsparticipatie van gehandicapte jongeren, of een verordening inzake leerlingenvervoer. (BusinessProcess) Ontwikkelen regelingen, verordeningen en beleid Het ontwikkelen van producten of diensten die invulling geven aan lokale beleidsdoelstellingen conform de programma's en het jaarplan. Bijvoorbeeld het product "rollatorzwemmen" om de fysieke conditie van ouderen te bevorderen, een "kitesurfvergunning", om het kitesurfen op het strand te reguleren, of het realiseren van een uitraasruimte voor kinderen met een gedragsstoornis in het kader van de Wmo. (BusinessProcess) Ontwikkelen producten en diensten Inrichten en/of eventueel bouwrijp maken van gemeentelijk grondgebied (incl. groen, verharding, verkeer). (BusinessProcess) Ontwikkelen ruimte Het toewijzen van een bestemming en nadere voorschriften aan (delen van) het gemeentelijk grondgebied. (BusinessProcess) Vaststellen omgevingsplan Het door de gemeente aankopen van gronden van derden, het (voorbereiden van het) bouwrijp maken, of het inrichten van andere terreinen voor hun bedoelde bestemming, zoals het inrichten van een stadspark. (BusinessProcess) Aankopen en ontwikkelen bouwgronden Het verstrekken van producten en diensten; ondersteunen van burgers; heffen en innen; informeren; beheren en onderhouden ruimte; en exploiteren van gemeentelijke voorzieningen. (BusinessProcess) Uitvoeren Het conform privaatrechtelijke grondslag exploiteren van de gemeentelijke voorzieningen zoals zwembad, museum, parkeergarage, sportaccommodatie, ... (BusinessProcess) Exploiteren Het verkopen van ingekochte handelsgoederen (ja-nee sticker, compostvat, toeristische of cultuurhistorische producten, strooizout, tweedehands stoeptegels; voor zover deze niet gratis worden verstrekt) en quasi handelsgoederen (entreebewijs museum, abonnement gemeentelijk zwembad,..). (BusinessProcess) Verkopen handelsgoederen Het openhouden van gemeentelijke voorzieningen zoals sportvelden, musea, parkeergarages, wijkcentra en consultatiebureaus en het ter beschikking stellen van de daaraan gerelateerde middelen zoals ruimtes of dranghekken, bijvoorbeeld voor een zelfhulpgroep of een buurtfeest ten behoeve van het versterken van de sociale cohesie. Ook het tegen een vergoeding ter beschikking stellen van ruimte voor bijvoorbeeld de bibliotheek valt hieronder vanwege het maatschappelijke karakter. (BusinessProcess) Uitbaten gemeentelijke voorzieningen Het planmatig (preventief) exploiteren en onderhouden van vastgoed en het verkopen van grond en onroerend goed aan derden. Het laatstgenoemde kan gebeuren met een bepaald doel (bv. verkavelen), of gewoon om overtollig geworden gronden of gebouwen te gelde te maken. Onder dit proces valt ook zorgdragen voor het effectief gebruik van het gemeentelijk vastgoed om leegstandskosten zo laag mogelijk te houden. Het gaat hierbij niet om de huisvesting van de gemeentelijke organisatie zelf; die valt onder de bedrijfsvoering. (BusinessProcess) Exploiteren vastgoed Het op aanvraag leveren van gemeentelijke producten en diensten. (BusinessProcess) Verstrekken producten en diensten Het behandelen van een verzoek van een klant om toestemming voor activiteiten die te boek staat als vergunning/ontheffing-plichtig. (BusinessProcess) Behandelen aanvraag vergunning of ontheffing Het behandelen van een verzoek om een "inkomensoverdracht om niet" van de gemeente voor het starten, of uitvoeren van één of meerdere activiteiten waarvan het economische belang niet direct voor de hand ligt, maar de prestatie en het doel VOORAF bekend ZIJN (oormerk), zonder dat daar een economische tegenprestatie voor wordt geleverd. (BusinessProcess) Verstrekken subsidie Het op verzoek van een initiatiefnemer verkennen van de mogelijkheden voor een concreet idee of plan en daarbij de relevante kaders in de regelgeving aangeven. Het gaat verder dan voorlichten of vragen beantwoorden, de gemeente geeft een richtinggevend advies over het concrete idee/plan, maar levert geen inhoudelijke bijdrage voor of aan de uitwerking. (BusinessProcess) Verkennen initiatief Het behandelen van aangiften van de gebeurtenissen behorende bij de Burgerlijke Stand of een melding van een andere gebeurtenis die of feit dat o.a. tot gevolg heeft dat de (basis)registraties van de gemeente bijgewerkt dienen te worden. De klant of ketenpartner doet vrijwel altijd aangifte omdat hij/zij hiertoe verplicht is. De klant of ketenpartner krijgt steeds een antwoord ter verificatie van de gemeente wanneer de aangifte verwerkt is en het proces ten einde is. (BusinessProcess) Behandelen aangifte of melding Het behandelen van een verzoek voor een (fysiek) product waar iemand meent recht op te hebben. De gemeente beoordeelt dit verzoek en geeft een antwoord, vaak in de vorm van akkoord/niet akkoord. Ook de 'enkelvoudige ondersteuning' in het sociaal domein valt hieronder. Bij dit proces ligt de nadruk op efficiëntie: het snel en efficiënt verstrekken van de gevraagde ondersteuning. Een voorbeeld is iemand die een rolstoel aanvraagt. (BusinessProcess) Behandelen verzoek ondersteuningsproduct Het afhandelen van aanvragen voor producten of diensten die min of meer "gereed op de plank" liggen. Hooguit worden deze producten nog gepersonifieerd. Deze producten zijn vaak "klaar terwijl u wacht"; ze kunnen direct worden meegenomen mits aan enkele direct toetsbare eisen wordt voldaan (uittreksel GBA, ja/nee sticker, ..) maar ook een rijbewijs of paspoort valt hieronder. (BusinessProcess) Behandelen aanvraag product In stand houden van de gemeentelijke openbare ruimte door onderhoud, vervanging of reparatie: plantsoenen, straten, stranden, pleinen, vaarwegen, riolering, verlichting, straatmeubilair, speeltoestellen/plaatsen etc. (BusinessProcess) Beheren ruimte Het planmatig (preventief) onderhouden van de openbare ruimte, zoals het maaien van bermen, het onderhoud van plantsoenen, schilderen van gemeente-eigendommen en gebouwen. (BusinessProcess) Onderhouden Het reactief repareren of schoonmaken van de openbare ruimte. Bijvoorbeeld het herstellen van een wipkip, of het vervangen van bewegwijzering na een aanrijding. (BusinessProcess) Repareren Inlichten en voorlichten over feiten, keuzes en gebeurtenissen behorende bij de gemeente en overige overheden. (BusinessProcess) Informeren De gemeente publiceert en/of informeert (proactief) het publiek of een specifieke doelgroep. Het gaat om overheidsinformatie in brede zin, die een bepaalde ingangsdatum heeft: de publicatie geeft aan dat iets is veranderd ten opzichte van een eerdere situatie. Voorbeeld: een wet of regeling is van kracht geworden, de openingstijden van de vuilstort zijn veranderd. (BusinessProcess) Voorlichten Het beantwoorden van vragen om informatie. De gemeente beantwoordt de vraag en informeert reactief. De vraag kan zowel gaan over een algemeen onderwerp, of een specifieke persoonlijke situatie of een specifieke behoefte van een bedrijf of instelling. (BusinessProcess) Beantwoorden vraag Het ondersteunen van burgers/cliënten op een gepersonaliseerde wijze (met een maatwerkoplossing). (BusinessProcess) Ondersteunen cliënten Dit proces (ook wel "meervoudig ondersteunen" genoemd") is bedoeld voor de complexere (multiprobleem)situaties in het sociaal domein, waarbij de zelfredzaamheid van de burgers vaak laag is en regie op de hulpvraag en de verschillende trajecten noodzakelijk is. (BusinessProcess) Uitvoeren maatschappelijke onderste- uning en zorg Groep van processen met betrekking tot heffen en innen (BusinessProcess) Heffen en innen groep Dit proces betreft het bepalen van de hoogte van een heffing, het versturen van een aanslag en het invorderen van de heffing. (BusinessProcess) Heffen en innen Het organiseren van bijzondere gebeurtenissen onder verantwoordelijkheid van de gemeente. (BusinessProcess) Organiseren Het organiseren van verkiezingen binnen de gemeente. (BusinessProcess) Organiseren verkiezingen Het organiseren van een evenement binnen de gemeente of het participeren in organisatie door derden, bijvoorbeeld met wegafzettingen, verkeersregelaars of anderszins. (BusinessProcess) Organiseren evenement Het inzamelen van afval van burgers, bedrijven en instellingen, en het beheren van het gemeentelijke recyclagepark. (BusinessProcess) Inzamelen Het periodiek inzamelen van (huishoudelijk) afval huis-aan-huis of via vaste of mobiele inzamelpunten. (BusinessProcess) Inzamelen afval Het beheren en exploiteren van het gemeentelijke recyclagepark waar burgers, bedrijven en instellingen hun recycleerbare afval naartoe brengen. (BusinessProcess) Beheren recyclagepark Het door toezicht en het toepassen van of dreigen met bestuur(srechte)lijke, strafrechtelijke of privaatrechtelijke middelen bereiken dat algemeen geldende rechtsregels en individueel geldende voorschriften en vereisten die zijn verbonden aan een geleverde product en/dienst, worden nageleefd. (BusinessProcess) Handhaven Toezicht houden is vanuit bestuursrechtelijk perspectief kijken of handelingen of zaken voldoen aan de daaraan gestelde eisen, het zich daarna vormen van een oordeel daarover en het eventueel naar aanleiding daarvan interveniëren. Het bedrijfsproces wordt gestart op basis van een levering, plaatsing, signaal (melding) van een belanghebbende of vanuit andere (gemeentelijke) processen. Bijvoorbeeld toezien op het naleven van de eisen in een vergunning, het naleven van de leerplichtwet of toezicht op naleving van het parkeerbeleid. (BusinessProcess) Toezichthouden Dit bedrijfsproces betreft het vanuit strafrechtelijke bevoegdheid gericht onderzoeken van een eventuele overtreding. Onder overtreding verstaan we hier zaken die het vanuit het strafrecht als strafbaar feit zijn gedefinieerd. De aanleiding is een verzoek of signaal vanuit een van de andere bedrijfsprocessen. Het proces bestaat uit een intake; een uitvoering waarbij de situatie ter plaatse wordt beoordeeld en waarbij, indien een overtreding wordt geconstateerd, een proces-verbaal wordt opgesteld; en het bekendmaken van het resultaat van de opsporing. (BusinessProcess) Opsporen Het vanuit bestuursrechtelijke bevoegdheden opleggen van een sanctie met als doel dat de actuele, niet-acceptabele situatie of het gedrag weer in overeenstemming wordt gebracht met de geldende norm. Niet alle opgelegde sancties hebben feitelijke uitvoering tot gevolg, denk aan een "waarschuwing". In het geval dat een gehandhaafde zelf de overtreding opheft, hoeft de sanctie ook niet meer te worden uitgevoerd. (BusinessProcess) Opleggen sanctie Het in geval van een reparatoire sanctie uitvoeren van het dwangmiddel indien de overtreder binnen de gestelde termijn geen gevolg heeft gegeven aan de opgelegde sanctie. Uitvoering van een sanctie kan verschillende vormen aannemen en kan qua tijd en uitvoerende ontkoppeld zijn van het opleggen van de desbetreffende sanctie. (BusinessProcess) Uitvoeren sanctie Het n.a.v. een geleverde dienst, product of geëxploiteerde voorziening behandelen van reacties of het hiervoor proactief benaderen van klanten. (BusinessProcess) Nazorgen Het in ontvangst nemen en afhandelen van een mededeling en het resultaat hiervan terugkoppelen naar de melder. Bij een melding meldt men klant iets aan de gemeente en verwacht men dat de gemeente daar actie op onderneemt. Voorbeelden zijn een melding openbare ruimte, een melding omtrent overbewoning of een melding met betrekking tot het niet naleven van de leerplichtwet. Dit zijn andersoortige meldingen dan die bedoeld onder behandelen aangiften en meldingen om twee redenen: deze meldingen hebben betrekking op een al dan niet door de gemeente geleverde dienst (bv. beheren openbare ruimte) en het palet aan acties/antwoorden is diverser dan bij aangiften en meldingen, waar het vrijwel altijd het bijwerken van een registratie is. (BusinessProcess) Behandelen melding Het afhandelen van klachten tegen het "gedrag of een houding" van een gemeentelijke ambtenaar. Elke blijk van onvrede over gedrag en/of houding met betrekking tot dienstverlening, tussen een klant en een of meer ambtenaren in functie. (BusinessProcess) Behandelen klacht Het afhandelen van bezwaren: door een wettelijk voorschrift bestaande bevoegdheid een voorziening tegen een besluit te vragen bij de gemeente dat het besluit heeft genomen. Een voorbeeld is het bezwaar tegen de hoogte van de WOZ-waarde of het niet toekennen van een bepaalde gevraagde- Wmo-voorziening. (BusinessProcess) Behandelen bezwaar Het proactief berichten van een klant, naar aanleiding van een eerdere afname van een product of dienst, waaruit zorg en aandacht voor hem of haar blijkt. Een voorbeeld is iemand met een uitkering wijzen op de mogelijkheid tot het aanvragen van een kortingspas voor minima, of het attenderen op het verlopen van een paspoort. (BusinessProcess) Attenderen Het uitvoering geven aan de samenwerking met ketenpartners. (BusinessProcess) Samenwerken in de keten Het coördineren van de kwaliteit en levering van door (keten)partners te leveren diensten conform eerder gemaakte samenwerkingsafspraken, waaronder bijvoorbeeld afstemming over prioriteitenstelling en gezamenlijk opereren. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet om contractmanagement richting uitvoeringspartners (leveranciers) maar om het operationeel managen van de samenwerking met bijvoorbeeld andere bevoegde gezagen. (BusinessProcess) Regievoeren diensten door derden Het leveren van een dienst aan een (keten)partner conform eerder gemaakte samenwerkingsafspraken. Het kan bijvoorbeeld gaan om een (deel)proces dat aan de gemeente is uitbesteed, of om het geven van advies. (BusinessProcess) Leveren dienst aan derden Deze svg is op 17-05-2019 15:03:28 CEST gegenereerd door ArchiMedes © 2016-2018 XL&Knowledge. ArchiMedes 17-05-2019 15:03:28 CEST

Het gemeentelijke processenlandschap (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG


Procesbeschrijvingen

Hieronder staat een beschrijving voor de belangrijkste processen in het processenlandschap.

Definities van de sturende processen uit het processenlandschap
Proces Beschrijving
Evalueren (cluster) Het beoordelen van de primaire processen, de procesprestaties en de effecten hiervan. Input aanleveren voor het bijsturen van het beleid en/of primaire proces.
Auditen Het op basis van objectief bewijsmateriaal onderzoeken en analyseren van de uitvoering van het gestelde beleid om vast te stellen in welke mate wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria die de organisatie heeft opgesteld voor de uitvoering van de primaire en ondersteunende processen.
Monitoren en analyseren Het op basis van continu of frequent gemeten indicatoren onderzoeken en analyseren in hoeverre het gevoerde beleid leidt tot het bereiken van de beoogde doelstellingen. Dit met als doel het nemen van maatregelen om afwijkingen van die beoogde doelstellingen bij te sturen. Hieronder valt ook het monitoren van de effectiviteit van samenwerkingsverbanden, maar ook het monitoren van de sturende processen zelf.
Verantwoorden Het aan de gemeenschap of interne of externe toezichthouders toelichten van de prestaties en effecten van het gevoerde beleid en de hiervoor ingezette middelen.
Programmeren (cluster) Het opstellen van plannen als een op de korte termijn gerichte uitwerking van het gemaakte meerjarenbeleid, met het oog op het wat en het wanneer t.b.v. de inzet van de primaire processen en de noodzakelijke ondersteuning.
Maken afspraken samenwerking Het opstellen en vastleggen van samenwerkingsafspraken met gekozen samenwerkingspartners.
Opstellen capaciteitsplan Het doorvertalen van de begroting en het jaarplan naar de capaciteitsbelasting voor wat betreft personeel en huisvesting.
Opstellen jaarbegroting Het opstellen van een plan waarin staat hoeveel geld je denkt te ontvangen en uit te geven voor een vastgelegde periode (1 jaar). Een begroting is een middel dat de gemeente ertoe machtigt uitgaven te doen en ontvangsten te verrichten.
Opstellen jaarplan Het opstellen van een in aantallen uitgewerkt plan voor toekomstige activiteiten, ten behoeve van leiding en controle; kwantitatieve uitwerking van een actieprogramma dat in een bepaalde periode uitgevoerd moet worden.
Richting bepalen (cluster) Het ontwikkelen van een (strategische) meerjarenaanpak om visie en missie te kunnen realiseren (3 tot 5 jaar). Planmatige en doelgerichte inzet van mensen en middelen. Het vormt de basis voor het onderzoek naar de behaalde resultaten van het beleid en het bijstellen van dit beleid en omvat ook de evaluatie van het gevoerde beleid.
Doorvertalen bestuursakkoord Het doorvertalen van het bestuursakkoord in een meerjarenafspraak. Hierin wordt afgesproken welke programma's nodig zijn voor het wenselijk geachte beleid en welke gevolgen deze programma"s hebben voor de gemeentefinanciën.
Kiezen partners samenwerking Het identificeren en selecteren van partners ten behoeve van (keten)samenwerking op strategisch niveau. Dit kan volgen uit de doorvertaling van het bestuursakkoord, als het voor realisatie van de daarin gestelde langetermijndoelen nodig is samen te werken met partners.
Vaststellen (omgevings)programma Het vaststellen van een meerjarenprogramma met bijbehorende begroting met als doel het gecontroleerd werken aan realisatie van een of meer doelen, initieel of bijstellend naar aanleiding van evaluatie. Het proces voor het opstellen van een omgevingsprogramma is gelijk aan dat voor het opstellen van om het even wat voor programma in het sociaal of een ander domein, maar het resultaat verschilt wel, aangezien aan een omgevingsprogramma bijzondere eisen worden gesteld vanuit de omgevingswet.
Vaststellen (omgevings)visie Het vaststellen van een integrale visie met strategische hoofdkeuzen in het beleid op de lange termijn. Wanneer dit de fysieke leefomgeving betreft, gaat het om een omgevingsvisie. Net als bij het omgevingsprogramma worden hieraan bijzondere eisen gesteld vanuit de omgevingswet, maar kan de procesgang gelijk zijn als voor andere visies.
Definities van de uitvoerende (primaire) processen uit het processenlandschap
Proces Beschrijving
Handhaven (cluster) Het door toezicht en het toepassen van of dreigen met bestuur(srechte)lijke, strafrechtelijke of privaatrechtelijke middelen bereiken dat algemeen geldende rechtsregels en individueel geldende voorschriften en vereisten die zijn verbonden aan een geleverde product en/dienst, worden nageleefd.
Opleggen sanctie Het vanuit bestuursrechtelijke bevoegdheden opleggen van een sanctie met als doel dat de actuele, niet-acceptabele situatie of het gedrag weer in overeenstemming wordt gebracht met de geldende norm. Niet alle opgelegde sancties hebben feitelijke uitvoering tot gevolg, denk aan een "waarschuwing". In het geval dat een gehandhaafde zelf de overtreding opheft, hoeft de sanctie ook niet meer te worden uitgevoerd.
Opsporen Dit bedrijfsproces betreft het vanuit strafrechtelijke bevoegdheid gericht onderzoeken van een eventuele overtreding. Onder overtreding verstaan we hier zaken die het vanuit het strafrecht als strafbaar feit zijn gedefinieerd. De aanleiding is een verzoek of signaal vanuit een van de andere bedrijfsprocessen. Het proces bestaat uit een intake; een uitvoering waarbij de situatie ter plaatse wordt beoordeeld en waarbij, indien een overtreding wordt geconstateerd, een proces-verbaal wordt opgesteld; en het bekendmaken van het resultaat van de opsporing.
Toezichthouden Toezicht houden is vanuit bestuursrechtelijk perspectief kijken of handelingen of zaken voldoen aan de daaraan gestelde eisen, het zich daarna vormen van een oordeel daarover en het eventueel naar aanleiding daarvan interveniëren. Het bedrijfsproces wordt gestart op basis van een levering, plaatsing, signaal (melding) van een belanghebbende of vanuit andere (gemeentelijke) processen. Bijvoorbeeld toezien op het naleven van de eisen in een vergunning, het naleven van de leerplichtwet of toezicht op naleving van het parkeerbeleid.
Uitvoeren sanctie Het in geval van een reparatoire sanctie uitvoeren van het dwangmiddel indien de overtreder binnen de gestelde termijn geen gevolg heeft gegeven aan de opgelegde sanctie. Uitvoering van een sanctie kan verschillende vormen aannemen en kan qua tijd en uitvoerende ontkoppeld zijn van het opleggen van de desbetreffende sanctie.
Nazorgen (cluster) Het n.a.v. een geleverde dienst, product of geëxploiteerde voorziening behandelen van reacties of het hiervoor proactief benaderen van klanten.
Attenderen Het proactief berichten van een klant, naar aanleiding van een eerdere afname van een product of dienst, waaruit zorg en aandacht voor hem of haar blijkt. Een voorbeeld is iemand met een uitkering wijzen op de mogelijkheid tot het aanvragen van een kortingspas voor minima, of het attenderen op het verlopen van een paspoort.
Behandelen bezwaar Het afhandelen van bezwaren: door een wettelijk voorschrift bestaande bevoegdheid een voorziening tegen een besluit te vragen bij de gemeente dat het besluit heeft genomen. Een voorbeeld is het bezwaar tegen de hoogte van de WOZ-waarde of het niet toekennen van een bepaalde gevraagde- Wmo-voorziening.
Behandelen klacht Het afhandelen van klachten tegen het "gedrag of een houding" van een gemeentelijke ambtenaar. Elke blijk van onvrede over gedrag en/of houding met betrekking tot dienstverlening, tussen een klant en een of meer ambtenaren in functie.
Behandelen melding Het in ontvangst nemen en afhandelen van een mededeling en het resultaat hiervan terugkoppelen naar de melder. Bij een melding meldt men klant iets aan de gemeente en verwacht men dat de gemeente daar actie op onderneemt. Voorbeelden zijn een melding openbare ruimte, een melding omtrent overbewoning of een melding met betrekking tot het niet naleven van de leerplichtwet. Dit zijn andersoortige meldingen dan die bedoeld onder behandelen aangiften en meldingen om twee redenen: deze meldingen hebben betrekking op een al dan niet door de gemeente geleverde dienst (bv. beheren openbare ruimte) en het palet aan acties/antwoorden is diverser dan bij aangiften en meldingen, waar het vrijwel altijd het bijwerken van een registratie is.
Ontwikkelen (cluster) Het ontwerpen, specificeren en samenstellen van producten en diensten (incl. regelingen en publieke voorzieningen), en het inrichten en/of eventueel bouwrijp maken van gemeentelijk grondgebied (incl. groen, verharding, verkeer). Hieronder valt ook het ontwerpen in inrichten van de bijbehorende processen.
Ontwikkelen ruimte (cluster) Inrichten en/of eventueel bouwrijp maken van gemeentelijk grondgebied (incl. groen, verharding, verkeer).
Aankopen en ontwikkelen bouwgronden Het door de gemeente aankopen van gronden van derden, het (voorbereiden van het) bouwrijp maken, of het inrichten van andere terreinen voor hun bedoelde bestemming, zoals het inrichten van een stadspark.
Vaststellen omgevingsplan Het toewijzen van een bestemming en nadere voorschriften aan (delen van) het gemeentelijk grondgebied.
Ontwikkelen voorzieningen (cluster) Het ontwerpen, specificeren en samenstellen van producten en diensten (incl. regelingen en publieke voorzieningen).
Ontwikkelen producten en diensten Het ontwikkelen van producten of diensten die invulling geven aan lokale beleidsdoelstellingen conform de programma's en het jaarplan. Bijvoorbeeld het product "rollatorzwemmen" om de fysieke conditie van ouderen te bevorderen, een "kitesurfvergunning", om het kitesurfen op het strand te reguleren, of het realiseren van een uitraasruimte voor kinderen met een gedragsstoornis in het kader van de Wmo.
Ontwikkelen regelingen, verordeningen en beleid Het vertalen van programma's en jaarplannen in concrete regelingen, verordeningen en beleid, zoals een subsidieregeling ter stimulatie van arbeidsparticipatie van gehandicapte jongeren, of een verordening inzake leerlingenvervoer.
Samenwerken in de keten (cluster) Het uitvoering geven aan de samenwerking met ketenpartners.
Leveren dienst aan derden Het leveren van een dienst aan een (keten)partner conform eerder gemaakte samenwerkingsafspraken. Het kan bijvoorbeeld gaan om een (deel)proces dat aan de gemeente is uitbesteed, of om het geven van advies.
Regievoeren diensten door derden Het coördineren van de kwaliteit en levering van door (keten)partners te leveren diensten conform eerder gemaakte samenwerkingsafspraken, waaronder bijvoorbeeld afstemming over prioriteitenstelling en gezamenlijk opereren. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet om contractmanagement richting uitvoeringspartners (leveranciers) maar om het operationeel managen van de samenwerking met bijvoorbeeld andere bevoegde gezagen.
Uitvoeren (cluster) Het verstrekken van producten en diensten; ondersteunen van burgers; heffen en innen; informeren; beheren en onderhouden ruimte; en exploiteren van gemeentelijke voorzieningen.
Beheren ruimte (cluster) In stand houden van de gemeentelijke openbare ruimte door onderhoud, vervanging of reparatie: plantsoenen, straten, stranden, pleinen, vaarwegen, riolering, verlichting, straatmeubilair, speeltoestellen/plaatsen etc.
Onderhouden Het planmatig (preventief) onderhouden van de openbare ruimte, zoals het maaien van bermen, het onderhoud van plantsoenen, schilderen van gemeente-eigendommen en gebouwen.
Repareren Het reactief repareren of schoonmaken van de openbare ruimte. Bijvoorbeeld het herstellen van een wipkip, of het vervangen van bewegwijzering na een aanrijding.
Exploiteren (cluster) Het conform privaatrechtelijke grondslag exploiteren van de gemeentelijke voorzieningen zoals zwembad, museum, parkeergarage, sportaccommodatie, ...
Exploiteren vastgoed Het planmatig (preventief) exploiteren en onderhouden van vastgoed en het verkopen van grond en onroerend goed aan derden. Het laatstgenoemde kan gebeuren met een bepaald doel (bv. verkavelen), of gewoon om overtollig geworden gronden of gebouwen te gelde te maken. Onder dit proces valt ook zorgdragen voor het effectief gebruik van het gemeentelijk vastgoed om leegstandskosten zo laag mogelijk te houden. Het gaat hierbij niet om de huisvesting van de gemeentelijke organisatie zelf; die valt onder de bedrijfsvoering.
Uitbaten gemeentelijke voorzieningen Het openhouden van gemeentelijke voorzieningen zoals sportvelden, musea, parkeergarages, wijkcentra en consultatiebureaus en het ter beschikking stellen van de daaraan gerelateerde middelen zoals ruimtes of dranghekken, bijvoorbeeld voor een zelfhulpgroep of een buurtfeest ten behoeve van het versterken van de sociale cohesie. Ook het tegen een vergoeding ter beschikking stellen van ruimte voor bijvoorbeeld de bibliotheek valt hieronder vanwege het maatschappelijke karakter.
Verkopen handelsgoederen Het verkopen van ingekochte handelsgoederen (ja-nee sticker, compostvat, toeristische of cultuurhistorische producten, strooizout, tweedehands stoeptegels; voor zover deze niet gratis worden verstrekt) en quasi handelsgoederen (entreebewijs museum, abonnement gemeentelijk zwembad,..).
Heffen en innen groep (cluster) Groep van processen met betrekking tot heffen en innen
Heffen en innen Dit proces betreft het bepalen van de hoogte van een heffing, het versturen van een aanslag en het invorderen van de heffing.
Informeren (cluster) Inlichten en voorlichten over feiten, keuzes en gebeurtenissen behorende bij de gemeente en overige overheden.
Beantwoorden vraag Het beantwoorden van vragen om informatie. De gemeente beantwoordt de vraag en informeert reactief. De vraag kan zowel gaan over een algemeen onderwerp, of een specifieke persoonlijke situatie of een specifieke behoefte van een bedrijf of instelling.
Voorlichten De gemeente publiceert en/of informeert (proactief) het publiek of een specifieke doelgroep. Het gaat om overheidsinformatie in brede zin, die een bepaalde ingangsdatum heeft: de publicatie geeft aan dat iets is veranderd ten opzichte van een eerdere situatie. Voorbeeld: een wet of regeling is van kracht geworden, de openingstijden van de vuilstort zijn veranderd.
Inzamelen (cluster) Het inzamelen van afval van burgers, bedrijven en instellingen, en het beheren van het gemeentelijke recyclagepark.
Beheren recyclagepark Het beheren en exploiteren van het gemeentelijke recyclagepark waar burgers, bedrijven en instellingen hun recycleerbare afval naartoe brengen.
Inzamelen afval Het periodiek inzamelen van (huishoudelijk) afval huis-aan-huis of via vaste of mobiele inzamelpunten.
Ondersteunen cliënten (cluster) Het ondersteunen van burgers/cliënten op een gepersonaliseerde wijze (met een maatwerkoplossing).
Uitvoeren maatschappelijke ondersteuning en zorg Dit proces (ook wel "meervoudig ondersteunen" genoemd") is bedoeld voor de complexere (multiprobleem)situaties in het sociaal domein, waarbij de zelfredzaamheid van de burgers vaak laag is en regie op de hulpvraag en de verschillende trajecten noodzakelijk is.
Organiseren (cluster) Het organiseren van bijzondere gebeurtenissen onder verantwoordelijkheid van de gemeente.
Organiseren evenement Het organiseren van een evenement binnen de gemeente of het participeren in organisatie door derden, bijvoorbeeld met wegafzettingen, verkeersregelaars of anderszins.
Verstrekken producten en diensten (cluster) Het op aanvraag leveren van gemeentelijke producten en diensten.
Behandelen aangifte of melding Het behandelen van aangiften van de gebeurtenissen behorende bij de Burgerlijke Stand of een melding van een andere gebeurtenis die of feit dat o.a. tot gevolg heeft dat de (basis)registraties van de gemeente bijgewerkt dienen te worden. De klant of ketenpartner doet vrijwel altijd aangifte omdat hij/zij hiertoe verplicht is. De klant of ketenpartner krijgt steeds een antwoord ter verificatie van de gemeente wanneer de aangifte verwerkt is en het proces ten einde is.
Behandelen aanvraag product Het afhandelen van aanvragen voor producten of diensten die min of meer "gereed op de plank" liggen. Hooguit worden deze producten nog gepersonifieerd. Deze producten zijn vaak "klaar terwijl u wacht"; ze kunnen direct worden meegenomen mits aan enkele direct toetsbare eisen wordt voldaan (uittreksel GBA, ja/nee sticker, ..) maar ook een rijbewijs of paspoort valt hieronder.
Behandelen aanvraag vergunning of ontheffing Het behandelen van een verzoek van een klant om toestemming voor activiteiten die te boek staat als vergunning/ontheffing-plichtig.
Behandelen verzoek ondersteuningsproduct Het behandelen van een verzoek voor een (fysiek) product waar iemand meent recht op te hebben. De gemeente beoordeelt dit verzoek en geeft een antwoord, vaak in de vorm van akkoord/niet akkoord. Ook de 'enkelvoudige ondersteuning' in het sociaal domein valt hieronder. Bij dit proces ligt de nadruk op efficiëntie: het snel en efficiënt verstrekken van de gevraagde ondersteuning. Een voorbeeld is iemand die een rolstoel aanvraagt.
Verkennen initiatief Het op verzoek van een initiatiefnemer verkennen van de mogelijkheden voor een concreet idee of plan en daarbij de relevante kaders in de regelgeving aangeven. Het gaat verder dan voorlichten of vragen beantwoorden, de gemeente geeft een richtinggevend advies over het concrete idee/plan, maar levert geen inhoudelijke bijdrage voor of aan de uitwerking.
Verstrekken subsidie Het behandelen van een verzoek om een "inkomensoverdracht om niet" van de gemeente voor het starten, of uitvoeren van één of meerdere activiteiten waarvan het economische belang niet direct voor de hand ligt, maar de prestatie en het doel VOORAF bekend ZIJN (oormerk), zonder dat daar een economische tegenprestatie voor wordt geleverd.
Definities van de ondersteunende processen uit het processenlandschap
Proces Beschrijving
Beheren en ontwikkelen (cluster) Dit is een groepering van ondersteunende processen met een beheerkarakter. Naast het beheren zelf omvatten deze ook innovatie/ontwikkeling van het beheerde.
Beheren archief en informatie (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan archiefbeheer. Binnen deze cluster vallen bijvoorbeeld preservering en het bestrijden van papiervisjes. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Informatie- en archiefbeheer.
Beheren automatisering (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het (operationeel) beheer van IT-voorzieningen. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Automatiseringsmanagement.
Beheren financiën (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het beheren van de financiën. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Financieel management.
Beheren huisvesting (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het verlenen van vastgoedgerelateerde diensten, parkeerdiensten en nutsdiensten (gas, water en licht), de planning daarvan en het onderhoud daarop. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Huisvesting.
Beheren informatiseringsbehoefte (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan informatiemanagement. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Informatiseringsmanagement.
Beheren personeel (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan personeelszaken. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Personeelsmanagement.
Beheren veiligheid (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het bewaken dat de organisatie voldoet aan alle aspecten van veiligheid en beveiliging. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Veiligheidsmanagement.
Uitvoeren ondersteunende processen (cluster) Dit is een groepering van ondersteunende processen met een uitvoerend karakter.
Ondersteunen administratief (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het bieden van ondersteuning bij administratieve taken. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Administratieve ondersteuning.
Uitvoeren communicatie (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het uitvoeren van "public relations" communicatie. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Communicatiemanagement.
Uitvoeren inkoop en contractmanagement (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het verwerven van middelen en het bewaken van de afspraken hierover met de leverancier. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Inkoop- en contractmanagement.
Uitvoeren juridische ondersteuning (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het bieden van advies en ondersteuning op het gebied van wet- en regelgeving. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Juridische ondersteuning.
Uitvoeren projectmanagement (cluster) Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het plannen, beheren en rapporteren van en over projecten. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Projectmanagement.



Clusters van processen

In het processenlandschap zijn de bedrijfsprocessen geplot binnen clusters. Onderstaande figuur toont het landschap met daarin alleen de (hoofd)clusters getoond.

Processen die resultaten voortbrengen die niet direct zichtbaar zijn voor de burger, maar essentiële ondersteuning leveren voor het effectief kunnen uitvoeren van de primaire processen, andere ondersteunende processen of de gehele organisatie. Deze processen hebben interne klanten. (BusinessProcess) Ondersteunende processen Dit is een groepering van ondersteunende processen met een beheerkarakter. Naast het beheren zelf omvatten deze ook innovatie/ontwikkeling van het beheerde. (BusinessProcess) Beheren en ontwikkelen Dit is een groepering van ondersteunende processen met een uitvoerend karakter. (BusinessProcess) Uitvoeren ondersteunende processen De processen die zorgen voor het vormen van de strategie, en het programmeren en evalueren hiervan. Deze processen zijn door het voortbrengen van kaders en de doelen vooral gericht op het aansturen van de primaire processen van de gemeente. Deze processen hebben interne klanten. (BusinessProcess) Sturende processen Het ontwikkelen van een (strategische) meerjarenaanpak om visie en missie te kunnen realiseren (3 tot 5 jaar). Planmatige en doelgerichte inzet van mensen en middelen. Het vormt de basis voor het onderzoek naar de behaalde resultaten van het beleid en het bijstellen van dit beleid en omvat ook de evaluatie van het gevoerde beleid. (BusinessProcess) Richting bepalen Het opstellen van plannen als een op de korte termijn gerichte uitwerking van het gemaakte meerjarenbeleid, met het oog op het wat en het wanneer t.b.v. de inzet van de primaire processen en de noodzakelijke ondersteuning. (BusinessProcess) Programmeren Het beoordelen van de primaire processen, de procesprestaties en de effecten hiervan. Input aanleveren voor het bijsturen van het beleid en/of primaire proces. (BusinessProcess) Evalueren Processen die gericht zijn op het door de organisatie leveren van toegevoegde waarde aan haar omgeving. Het zijn processen waaraan de organisatie haar bestaansrecht ontleent. Deze lopen van klant (aanvraag) en/of samenleving (maatschappelijke behoefte) tot diezelfde klant (product) en/of samenleving (effect in de stad). Deze processen hebben externe klanten. (BusinessProcess) Uitvoerende (primaire) processen Het ontwerpen, specificeren en samenstellen van producten en diensten (incl. regelingen en publieke voorzieningen), en het inrichten en/of eventueel bouwrijp maken van gemeentelijk grondgebied (incl. groen, verharding, verkeer). Hieronder valt ook het ontwerpen in inrichten van de bijbehorende processen. (BusinessProcess) Ontwikkelen Het verstrekken van producten en diensten; ondersteunen van burgers; heffen en innen; informeren; beheren en onderhouden ruimte; en exploiteren van gemeentelijke voorzieningen. (BusinessProcess) Uitvoeren Het door toezicht en het toepassen van of dreigen met bestuur(srechte)lijke, strafrechtelijke of privaatrechtelijke middelen bereiken dat algemeen geldende rechtsregels en individueel geldende voorschriften en vereisten die zijn verbonden aan een geleverde product en/dienst, worden nageleefd. (BusinessProcess) Handhaven Het n.a.v. een geleverde dienst, product of geëxploiteerde voorziening behandelen van reacties of het hiervoor proactief benaderen van klanten. (BusinessProcess) Nazorgen Het uitvoering geven aan de samenwerking met ketenpartners. (BusinessProcess) Samenwerken in de keten Deze svg is op 17-05-2019 17:23:50 CEST gegenereerd door ArchiMedes © 2016-2018 XL&Knowledge. ArchiMedes 17-05-2019 17:23:50 CEST

Clusters in het gemeentelijke processenlandschap (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG


Als horizontaal georiënteerde lagen (in lichtgrijs) zijn de procestypen zichtbaar: sturende, uitvoerende en ondersteunende processen. Daarbinnen zijn in donkerder grijs clusters getekend.

Binnen de bovenste laag (sturende processen) zijn drie clusters onderkend: richting bepalen, programmeren en evalueren. Er is een verband tussen die drie clusters. Richting bepalen is voorwaardelijk voor programmeren, evalueren vormt de schakel tussen de uitvoerende processen en de start van een nieuwe PDCA-cyclus die weer begint bij richting bepalen en/of programmeren.

Binnen de middelste laag zijn vijf clusters onderkend: Ontwikkelen, Samenwerken in de keten, Uitvoeren, Handhaven, Nazorgen. Hierin is iets herkenbaar dat we de "gemeentelijke waardeketen" kunnen noemen. Waar in de industrie eerst iets ontworpen moet worden, alvorens het gebouwd en daarna verkocht kan worden, kan op een hoog niveau ook een dergelijke "gemeentelijke waardeketen" worden onderkend. Alvorens iets "uitgevoerd" kan worden, moet het eerst zijn "ontwikkeld". Een gemeente kan bijvoorbeeld pas subsidie verlenen voor versiering van de stad indien hier een subsidieregeling voor ontwikkeld is. "Handhaven" kan een gemeente enkel op bepalingen uit een verordening of bepalingen die als voorwaarden gelden bij een verstrekt product (vergunning, uitkering). Na het "uitvoeren", bijvoorbeeld het verstrekken van een product of het heffen van een belasting, kan "nazorg" plaatsvinden, zoals het in behandeling nemen van klachten of bezwaren. Het samenwerking in de keten kan in elk van deze clusters plaatsvinden en is om die reden als apart cluster opgenomen. De plaatsing onder "ontwikkelen" is vooral praktisch ingegeven.

Binnen de onderste laag zijn meerdere clusters onderkend. Deze clusters representeren de ondersteunende functies in het GEMMA bedrijfsfunctiemodel. Deze functies (zoals personeelsmanagement) kennen meerdere processen; die allemaal opnemen zou teveel afleiden van de primaire uitvoerende processen waar de focus van deze architectuur ("waarde creëren") ligt.

Criteria voor opname in het processenlandschap

Het processenlandschap toont niet alle individuele processen binnen de gemeentelijke context. Om een en ander overzichtelijk te houden is gekozen voor een filtering met de volgende criteria:

  • in het landschap zijn alleen bedrijfsprocessen opgenomen, geen ondersteunende deelprocessen. In de vorige versie van de procesarchitectuur was dat nog wel het geval, maar die lijst was natuurlijk niet compleet. De reden is dat deelprocessen/processtappen (zoals bijvoorbeeld ("betalen en innen") geen zelfstandige processen zijn, maar deel uitmaken van andere (primaire) processen die al elders in het processenlandschap staan. Dat wil niet zeggen dat deze deelprocessen/processtappen niet belangrijk zijn. In tegendeel, met de introductie van het concept procesbouwstenen krijgen deze herbruikbare elementen een eigen plaats in de architectuur.
  • in het landschap zijn minder belangrijke processen weggelaten. Criterium voor opname is dat een proces significante impact heeft op de organisatie, rollen en informatievoorziening.
  • in het landschap is gekeken vanuit diverse perspectieven, bijvoorbeeld: wettelijk kader, procesoptimalisatie, dienstverlening, en besturing. Door vanuit meerdere perspectieven te kijken naar wat een gemeente doet en deze perspectieven als het ware ‘bij elkaar op te tellen’, levert dit het huidige processenlandschap op.
  • in het landschap zijn gelijkvormige processen gebundeld tot een generieke vorm. Een voorbeeld is het proces "behandelen aanvraag vergunning", dat meerdere specialisaties kent zoals "behandelen aanvraag omgevingsvergunning".
  • in het landschap zijn processen die (vrijwel) geen enkele gemeente meer zelf uitvoert, achterwege gelaten.