Uitwerking bedrijfsproces 'Vaststellen omgevingsplan'

Dit is de actuele GEMMA Procesarchitectuur, gepubliceerd in juni 2017. Deze vervangt de GEMMA Procesarchitectuur uit 2011. Heeft u vragen of suggesties over de procesarchitectuur, kijk dan zeker op onze FAQ en plaats uw vraag of opmerking op de pagina Denk mee met de GEMMA Procesarchitectuur


Analyse

We werken het bedrijfsproces 'Uitwerken omgevingsplan' uit in een architectuurmodel (ArchiMate) en in een procesmodel (BPMN). Daarvoor maken we een analyse van:

  • De gewenste procesflow op hoofdlijnen
  • De betrokken actoren en hun rollen
  • De toepasbare procesbouwstenen
  • De gewenste procesflow in detail

De eerste drie zijn typisch architectuuranalyses, de laatste valt onder de procesinrichting. NB. Het betreft hier een voorbeelduitwerking, noch bedoeld als normatief, noch als volledig.


Procesflow

Bij het vaststellen van een omgevingsplan zijn vier sleutelmomenten belangrijk: het vaststellen van de opdracht, het vaststellen van de nota van uitgangspunten, het vaststellen van het ontwerp, en het vaststellen van het omgevingsplan zelf. Het inrichten van het proces draait om deze vier momenten, en bestaat uit de activiteiten en condities ter voorbereiding van afhandeling van deze vier momenten. Belangrijk daarin zijn met name de interacties met belanghebbenden, met name participatie, inspraak, uniforme voorbereidingsprocedure en de publicatie van het vastgestelde omgevingsplan. De activiteiten moeten toegewezen worden aan de juiste actoren.


Binnen het bedrijfsproces onderkennen we een viertal deelprocessen:

  • Het deelproces Voorbereiding, dat leidt tot een vastgestelde nota van uitgangspunten
  • Het deelproces Ontwerpen, dat leidt tot een vastgesteld ontwerp-omgevingsplan
  • Het deelproces Vaststellen, dat leidt tot het vastgestelde omgevingsplan
  • Het deelproces Bekendmaken, dat leidt tot bekendmaking en notificatie van belanghebbenden

Met het laatste deelproces is tevens het eindresultaat van het bedrijfsproces behaald.


Rollen en actoren

Binnen de gemeente speelt een aantal actoren een rol in het proces. Dat zijn:

  • De gemeenteraad, die de opdracht, de nota van uitgangspunten en het uiteindelijke omgevingsplan vaststelt.
  • Het college, dat de vaststellingen door de gemeenteraad voorbereidt (raadsvoorstellen), en zelf het voorontwerp- en ontwerp-omgevingsplan vaststelt.
  • De afdeling Ruimtelijke leefomgeving, die het 'inhoudelijke' werk verricht, met name:
    • Het Team Ruimtelijk beleid, voor de uitvoering van dit werk.
    • Het Team Ruimtelijk advies & recht, voor het adviseren over specialistische onderwerpen.
  • De Afdeling Communicatie, die ondersteunt bij de interactie met belanghebbenden en bij de bekendmakingen.

Daarnaast speelt nog een externe actor een rol: het waterschap Rivier & Delta. Vanuit dit waterschap wordt een inhoudelijk deskundige op het gebied van waterkwaliteit betrokken in de ontwerpfase.

De actoren werken vanuit hun rol mee in het proces. We onderkennen de volgende rollen:

  • De gemeenteraad en het college vervullen gewoon hun eigen rol, die we niet apart modelleren. Er is immers niemand anders die de rol zou kunnen overnemen.
  • De rol van beleidsmedewerker wordt ingevuld door een of meer medewerkers van het Team Ruimtelijk beleid.
  • De rol van Ruimtelijk adviseur wordt ingevuld door een of meer medewerkers van het Ruimtelijk advies & recht.
  • De rol van Communicatieadviseur wordt ingevuld door een of meer medewerkers van de Afdeling Communicatie.
  • Vanuit het waterschap wordt een rol van adviseur ingevuld door de inhoudelijk deskundige.


Toepasbare procesbouwstenen

De afdeling Communicatie bij de gemeente Tulpendam verricht niet alleen de bekendmakingen maar heeft voor enkele veel voorkomende interacties met burgers, bedrijven en instellingen --participatie, inspraak en de uniforme voorbereidingsprocedure-- draaiboeken opgesteld. Daarmee kunnen deze deelprocessen op een gestandaardiseerde wijze worden uitgevoerd. Dat is belangrijk, enerzijds omdat de gemeente waarde hecht aan een goede uitvoering en anderzijds omdat er wettelijke eisen gelden ten aanzien van deze deelprocessen. De deelprocessen zijn als procesbouwstenen opgenomen in de eigen bouwstenencatalogus. Uit die catalogus gebruiken we derhalve:

  • Procesbouwsteen Participatie
  • Procesbouwsteen Inspraakprocedure
  • Procesbouwsteen UVP
  • Procesbouwsteen Publiceren


Uitwerking in ArchiMate

Onderstaande figuur toont voor het referentiescenario een uitwerking van het bedrijfsproces 'Uitwerken omgevingsplan' in de vorm van een ArchiMate-diagram. Voor de duidelijkheid is bij elk element in het diagram in de naam opgenomen om wat voor concept (deelproces, deelservice, procesbouwsteen, etc.) het gaat.

BusinessProcess Bedrijfsproces Vaststellen omgevingsplan BusinessProcess Deelproces Voorbereiden Vaststellen Omgevingsplan BusinessProcess Deelproces Intake BusinessProcess Deelproces Vaststellen opdracht BusinessProcess Deelproces Uitvoeren participatie BusinessProcess Deelproces Vaststellen nota van uitgangspunten BusinessProcess Deelproces Ontwerpen BusinessProcess Deelproces Vaststellen voorontwerp BusinessProcess Deelproces Uitvoeren inspraakprocedu- re BusinessProcess Deelproces Vaststellen ontwerp BusinessProcess Deelproces Vaststellen BusinessProcess Deelproces uitvoeren UVP BusinessProcess Deelproces Opstellen voorstel omgevingsplan BusinessProcess Deelproces Vaststellen omgevingsplan BusinessProcess Deelproces Bekendmaken BusinessProcess Deelproces Publiceren omgevingsplan BusinessProcess Deelproces Informeren belanghebbend- en ArchiMateNote Procesbouwsteen Publiceren BusinessService Deelservice Publiceren BusinessProcess Generiek deelproces Publiceren BusinessProcess Processtap Aanleveren aan DSO BusinessProcess Processtap Publiceren gemeentelijke website BusinessProcess Processtap Aanleveren aan (lokale) media ArchiMateNote Procesbouwsteen UVP BusinessService Deelservice Uniforme Voorbereidingsprocedur- e BusinessProcess Generiek deelproces Uitvoeren Uniforme Voorbereidingsprocedure ArchiMateNote Procesbouwsteen Participatie BusinessService Deelservice Participatie BusinessProcess Generiek deelproces Uitvoeren participatie ArchiMateNote Procesbouwsteen Inspraakprocedure BusinessService Deelservice Inspraakprocedure BusinessProcess Generiek deelproces Uitvoeren inspraakprocedure BusinessRole Bedrijfsrol Beleidsmedewerk- er BusinessActor Bedrijfsactor Afdeling Communicatie BusinessActor Bedrijfsactor Team bekendmakingen BusinessActor Bedrijfsactor Afdeling Ruimtelijke leefomgeving BusinessActor Bedrijfsactor Team Ruimtelijk beleid BusinessActor Bedrijfsactor Team Ruimtelijk advies & recht BusinessRole Bedrijfsrol Ruimtelijk adviseur BusinessRole Bedrijfsrol Communicatieadv- iseur BusinessActor Bedrijfsactor Gemeenteraad BusinessActor Bedrijfsactor College B&W BusinessActor Waterschap Rivier & Delta BusinessRole Bedrijfsrol adviseur TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship AssignmentRelationship Deze svg is op 18-05-2019 06:11:11 CEST gegenereerd door ArchiMedes © 2016-2018 XL&Knowledge. ArchiMedes 18-05-2019 06:11:11 CEST

Vaststellen omgevingsplan (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG



De figuur toont (in het midden) het bedrijfsproces uitgedetailleerd tot op het niveau van deelprocessen (een architectuurbenadering gaat doorgaans niet dieper dan dat; verdere detaillering vindt plaats in procesmodellering). Daaronder zijn de gebruikte procesbouwstenen onderkend en weergegeven. Het betreft hier de procesbouwstenen gerelateerd aan interactie met belanghebbenden (burgers, bedrijven, instellingen) in participatie, inspraak, uniforme voorbereidingsprocedure en de uiteindelijke publicatie van het vastgestelde omgevingsplan. Bij de laatstgenoemde procesbouwsteen is ter illustratie tevens het onderliggende deelproces dat de deelservice realiseert uitgewerkt in processtappen. Bovenin de figuur zijn de actoren en rollen die bij het bedrijfsproces betrokken zijn, weergegeven en gerelateerd aan de deelprocessen. De wirwar aan lijnen laat zien dat ArchiMate niet voor alles de meest geschikte modelleertechniek is. Raadpleeg de ArchiMate-specificatie voor meer informatie over modelleren in ArchiMate.


Uitwerking in BPMN

Voor de uitwerking van de gewenste procesflow in detail stappen we over op een geschiktere modelleertaal: BPMN. In onderstaande figuren zijn BPMN-modellen opgenomen voor:

  • Het bedrijfsproces 'Vaststellen omgevingsplan'
  • Het deelproces 'Voorbereiden omgevingsplan'
  • Het deelproces 'Ontwerpen omgevingsplan'
  • Het deelproces 'Vaststellen omgevingsplan'
  • Het deelproces 'Bekendmaken omgevingsplan'


Merk op dat bij het modelleren van de gedetailleerde procesflow in BPMN, het heel normaal is dat kleine afwijkingen ten opzichte van het architectuurmodel ontstaan. Dat is het gevolg van enerzijds 'voortschrijdend inzicht' en anderzijds het verschillende modelleerperspectief: bij architectuur gaat het om de abstracte grote lijn en samenhang met andere elementen, bij procesmodellering gaat het om het opstellen van een concreet uitvoerbaar proces. De architectuur laat nog veel vrijheid bij de nadere invulling in het procesmodel.

De gebruikte modelleerapplicatie bepaalt mede hoe de diagrammen er uitzien. Dat betreft met name het kleurgebruik, BPMN schrijft daarin niets voor. Raadpleeg de pagina over de relatie met BPMN modelleren voor meer informatie over BPMN.


Bedrijfsproces 'Vaststellen omgevingsplan'

Onderstaande figuur toont een collaboration diagram van het bedrijfsproces als geheel. Op dit niveau is ervoor gekozen om de betrokken externe rollen als "lege" pools te tekenen. Voor de gemeente als geheel is een pool getekend, waarin het proces op het hoogste niveau is gemodelleerd. Op dit niveau zien we alleen het start-event (de gebeurtenis die het proces doet starten), het end-event (de gebeurtenis die ontstaat als het proces voltooid is en die eventueel nieuwe processen kan doen starten), en daartussen de vier deelprocessen (de deelprocessen zijn getekend als subprocesses maar het uitklapteken is hier verborgen ten behoeve van de leesbaarheid).

De pijlen tussen de deelprocessen zijn sequence flows; de betekenis is dat de voltooiing van het ene deelproces direct leidt tot het kunnen starten van het volgende deelproces. Hieraan kunnen we eventueel ook een intermediate event koppelen. Dat komt dan overeen met een van de statussen in het met het bedrijfsproces corresponderende zaaktype.

0300 bedrijfsproces vaststellen omgevingsplan.svg

De vier deelprocessen zijn uitklapbaar, dat wil zeggen dat ze geopend kunnen worden zodat de interne structuur zichtbaar wordt (sommige modelleerpakketten ondersteunen dat ook fysiek: bij klikken op een deelproces klapt dat letterlijk open). Die interne structuur is weer een procesmodel op zich. De vier deelprocessen worden hieronder 'uitgeklapt' en in meer detail uitgewerkt.


Deelproces 'Voorbereiden omgevingsplan'

Onderstaande figuur toont een collaboration diagram van het deelproces 'Voorbereiden omgevingsplan'. In dit model zijn de interne rollen binnen de gemeente herkenbaar als lanes: beleidsmedewerker, interne adviseur, college en gemeenteraad. De activiteiten, toegewezen aan de rollen door ze in de juiste lanes te tekenen, zijn als subprocesses (deelprocessen) gemodelleerd, wat betekent dat ze eventueel nog verder uitgedetailleerd kunnen worden in een separaat diagram.

Op dit niveau modelleren we niet alleen de activiteiten maar ook de samenhang. Daarvoor gebruiken we gateways (in dit diagram exclusive gateways; een exclusive gateway betekent dat óf de ene óf de andere route gevolgd moet worden). De advies-activiteiten zijn als parallel multi-instance task gemodelleerd, wat zoveel betekent als dat er meerdere adviezen tegelijk gevraagd kunnen worden.

De interacties met externe partijen zijn getekend als message exchange flows tussen de desbetreffende activiteit en de pool van de externe betrokkene. In die pools zijn geen processen uitgewerkt, omdat we in dit model alleen geïnteresseerd zijn in de interne procesflow van de gemeente. Merk op dat in dit diagram meer interacties met externe partijen zijn gemodelleerd dan in het ArchiMate-diagram. Dat is geen inconsistentie maar een kwestie van perspectief; in de architectuur zijn we vooral geïnteresseerd in de hoofdlijn.

Het uitvoeren van de participatie is in het diagram getekend als een call activity oftewel een herhaalbaar standaarddeelproces. Dat sluit aan bij het toepassen van de procesbouwsteen die de gemeente hiervoor heeft.

In het procesmodel zijn duidelijk de twee sleutelmomenten te zien waarop de gemeenteraad in actie komt: bij het vaststellen van de opdracht en bij het vaststellen van de nota van uitgangspunten. Met die laatste stap eindigt het deelproces.

0310 voorbereiden omgevingsplan.svg


Deelproces 'Ontwerpen omgevingsplan'

Onderstaande figuur toont een collaboration diagram van het deelproces 'Ontwerpen omgevingsplan'. Hier zijn weer dezelfde pools en lanes getekend, met message exchange flows als verbinding. Ook zijn de activiteiten weer als subprocesses getekend en is de toepassing van een procesbouwsteen (uitvoeren inspraakprocedure) als call activity herkenbaar.

In het procesmodel is herkenbaar dat het ontwerp-deelproces bestaat uit drie fasen: voorontwerp, inspraak, ontwerp. In de eerste en de derde fase wordt een inhoudelijke bijdrage gevraagd van de externe adviseur (de waterkwaliteitsdeskundige van het waterschap). Het deelproces eindigt met het vaststellen van het ontwerp-omgevingsplan.


0320 ontwerpen omgevingsplan.svg


Deelproces 'Vaststellen omgevingsplan'

Onderstaande figuur toont een collaboration diagram van het deelproces 'Vaststellen omgevingsplan'. Ook dit diagram is op vergelijkbare wijze getekend als de vorige twee. Het deelproces begint na vaststelling van het ontwerp-omgevingsplan (de eindgebeurtenis van het voorgaande deelproces), en eindigt met de vaststelling van het definitieve omgevingsplan.

0330 vaststellen omgevingsplan.svg


Deelproces 'Bekendmaken omgevingsplan'

Onderstaande figuur toont een collaboration diagram van het deelproces 'Bekendmaken omgevingsplan'. Dit deelproces kent maar twee activiteiten: het publiceren van het omgevingsplan, wat geschiedt met behulp van een procesbouwsteen, en het proactief informeren van belanghebbenden en ketenpartners. De eerste is --net als de eerdere procesbouwstenen-- gemodelleerd als een call activity, de twee is hier gemodelleerd als een send-task -- een processtap die niet verder uitgewerkt wordt en die vooral bestaan uit het versturen van een bericht. De eindgebeurtenis van dit deelproces markeert tevens het einde van het gehele bedrijfsproces.

0340 bekendmaken omgevingsplan.svg


Rol van de procesarchitectuur

Bovenstaande uitwerking is tot stand gekomen mede door toepassing van de GEMMA procesarchitectuur, onder meer op de volgende punten

  • De uitgangspunten van waarde creëren en klantreizen hebben geholpen om de doelstellingen van het proces te bewaken tijden het modelleren. Zonder deze uitgangspunten zouden belangen van burgers, bedrijven, instellingen en de omgeving wellicht minder goed meegewogen worden.
  • Het processenlandschap is gebruikt om de onderhavige processen te identificeren en te classificeren. Zonder processenlandschap was wellicht niet direct helder geweest dat het bedrijfsproces in het primaire (uitvoerende domein zit) en afgebakend is als (ruimtelijk) ontwikkelproces. Uit het landschap blijkt direct dat bijvoorbeeld handhaving van het omgevingsplan geen onderdeel is van dit proces, maar een afzonderlijk bedrijfsproces is. Hetzelfde geldt voor de behandeling van eventuele bezwaren. Het processenlandschap heeft daarom geholpen de scope af te bakenen
  • De proceshiërarchie uit de procesarchitectuur heeft geholpen om de juiste indeling te maken van een bedrijfsproces bestaande uit een aantal deelprocessen, die weer in processtappen verdeeld zijn. Zonder proceshiërarchie waren in het proces wellicht verschillende niveaus in de hiërarchie door elkaar gemodelleerd.
  • De procesbouwstenencatalogus uit de procesarchitectuur heeft geholpen om herbruikbare elementen in het bedrijfsproces te herkennen en in te vullen met een reeds bestaande component. Zonder bouwstenencatalogus waren die elementen wellicht op een afwijken de manier ingevuld, met inconsistenties en inefficiënties als gevolg.
  • Het overzicht met rollen en actoren heeft geholpen bij het bepalen van de betrokken actoren/rollen in het proces en de pools en lanes in de BPMN-diagrammen.


Hoe nu verder?

Met het uitwerken van een proces in BPMN is een belangrijke stap gezet in de procesinrichting. De vraag is of het proces hiermee definitief ingericht is. Bij de procesinrichting uitgaan van een 'papieren model' is riskant. Het is verstandig het model eerst te toetsen op haalbaarheid door het te bespreken met inhoudsdeskundigen en andere belanghebbenden, en het met de uitkomst van die gesprekken te verfijnen. Mogelijk zijn meerdere iteraties nodig om te komen tot een definitief proces.


Een volgende stap is maken van de aansluiting met de informatie- en applicatiearchitectuur. Hiervoor zijn twee vervolgstappen zinvol:

  • Bepaal voor elke processtap welke informatie benodigd is (in termen van het GEMMA kennismodel: bepaal de bedrijfsobjecten), en of die informatie gelezen, gecreëerd, bijgewerkt of gewist wordt.
  • Bepaal welke applicatieservices benodigd zijn voor het uitvoeren van elke processtap.