E-Depotvoorzieningen

Status = concept (reacties zijn welkom, zie daarvoor onderaan deze pagina)

Inleiding[bewerken]

Met de transitie bij de overheid naar digitaal werken ontstaat een nieuwe uitdaging. Digitale informatie is vluchtig. Zonder specifieke maatregelen gaat het makkelijk verloren, is het vaak onvindbaar en wordt het ook makkelijk onleesbaar. Dat geldt voor alle soorten digitale informatie, dus voor gestructureerd informatie zoals databasegegevens, voor ongestructureerd informatie zoals in tekstdocumenten en sociale mediauitingen en voor informatie die bestaat uit een combinatie van gestructureerd en ongestructureerd zoals digitale ruimtelijke plannen en informatie op websites; en dat ongeacht of het wel of niet de status van archief heeft.

De uitdaging om te zorgen dat die informatie duurzaam toegankelijk is zolang deze wordt bewaard, hoort bij de digitale wereld. In die wereld moeten we dat ook oplossen. Dat betekent niet dat alle maatregelen technisch van aard zijn, want er zitten ook allerlei organisatorische kanten aan oplossingen, maar veel maatregelen hebben hun effect op digitaal niveau oftewel daar waar digitale informatie is en wordt opgeslagen en dat is in geautomatiseerde informatiesystemen.

Informatiesystemen zijn er in vele soorten. Zo zijn er taakspecifieke systemen zoals voor het verlenen van vergunningen en generieke systemen zoals voor het beheren van een zaak. Ook zijn er generieke, dat wil zeggen niet-taakspecifieke systemen voor het bewaren van informatie. Voorbeelden daarvan zijn DMS-en oftewel Document Management Systemen en archiefsystemen. Ze zijn niet taakspecifieke en richten zich op het bewaren van informatie plus voor de input- en outputkant daarvan ook het opslaan en ontsluiten van de te bewaren informatie.

Informatie digitaal bewaren is meer dan informatie digitaal opslaan en het verder laten zoals het is. De redenen zijn al genoemd: digitale informatie gaat makkelijk verloren, is of wordt vaak onvindbaar en wordt ook makkelijk onleesbaar. Het doel van systemen voor het bewaren van digitale informatie is dan om die informatie duurzaam toegankelijk te houden zolang de informatie wordt bewaard. Die uitdaging is groter naarmate digitale informatie langer wordt bewaard. Want formaten waarin digitale informatie wordt opgeslagen, kunnen in onbruik raken omdat software verouderd en op enig moment wordt vervangen. Dat stelt eisen aan systemen voor het bewaren van digitale gearchiveerde informatie. Archiefsystemen bestaan al enige tijd. Veelal zijn ze nog gericht op zowel het bewaren van metagegevens van het papieren archief (wat hebben we, wat is het, waar hoort het bij en waar ligt het in het fysieke archief) als op het bewaren van digitaal archief (naast de metagegevens ook de inhoud zelf zoals een digitale brief, een nota of een spreadsheet). De meeste archiefsystemen zijn echter niet specifiek gericht op het langdurig duurzaam bewaren van digitale informatie. Als opslagformaten van de digitale informatie in een archiefsysteem in onbruik dreigen te raken, zijn maatregelen nodig. Een mogelijke maatregel is conversie naar een nieuwer formaat. Een archiefsysteem moet dan wel functionaliteit beschikbaar hebben voor het signaleren wanneer converteren nodig is en voor het converteren zelf. Bij traditionele archiefsystemen is dat vaak niet het geval. Systemen die wel over dergelijke functionaliteit beschikken, vallen in een categorie die wordt aangeduid met de term e-depotvoorzieningen of kortweg e-depots. Dit zijn systemen die zijn opgezet volgens een internationale standaard voor het duurzaam bewaren en ontsluiten van digitale informatie. Die standaard is het OAIS, vastgelegd in de ISO-norm 14721:2012, waarbij de afkorting OASIS staat voor een 'Open Archival Information System'. Zie ook: het OAIS op wikipedia, de publicatie 'Het OAIS-model, een leidraad voor duurzame toegankelijkheid', 2012, van Barbara Sierman en de publicatie 'De legpuzzel van digitale duurzaamheid', 2009, van eveneens Barbara Sierman (vanaf pagina 4).

Om misverstanden te voorkomen: omdat een e-depot is gericht op het toegankelijk houden van informatie, is de functionaliteit van een e-depot inclusief het ontsluiten van de te bewaren informatie. Zie daarvoor ook E-Depot-functies.

e-Depotonderzoeken AIDO[bewerken]

Voor de decentrale overheden zijn in AIDO-verband, dat is het subprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden, twee onderzoeken uitgevoerd. De resultaten zijn vastgelegd in twee rapporten:

Op de pagina GEMMA E-Depotvoorzieningen architectuur is - in het kader van het onderzoek Eisen voor e-depotvoorzieningen - de verbinding gemaakt tussen een e-depotvoorziening als informatiesysteem en de componenten in de GEMMA informatiearchitectuur.

Op dit moment (eind 2016) loopt er in opdracht van AIDO een derde onderzoekstraject. Dat is gericht op het opstellen van een bestek voor het aanbesteden en verwerven van een e-depotvoorziening. Het organisatieadviesbureau Berenschot voert deze opdracht uit. Binnenkort hier meer daarover.

e-Depotvarianten naar de levensfase van informatie[bewerken]

Een e-depot biedt functionaliteit voor het nemen van maatregelen als opslagformaten onleesbaar dreigen te worden door het in onbruik raken van opslagformaten. De noodzaak om die functionaliteit beschikbaar te hebben is het grootst voor blijvend te bewaren digitaal archief na overbrenging. Want de kans dat opslagformaten in onbruik raken en op enig moment verdwijnen is groter naarmate de periode waarin informatie wordt bewaard, langer is. Inzet van een e-depot voor die fase, dus na overbrenging, levert de eerste variant op zoals beschreven in het hiervoor genoemde AIDO-rapport van juni 2016.
Men kan ook eerder beginnen met het inzetten van een e-depot. Inzet vanaf een moment vóór overbrenging maar ná afhandeling van de zaak levert variant 2 op. Wordt een e-depot al ingezet bij de uitvoering van het proces (de behandeling van een zaak), dan gaat het om variant 3. In dat laatste geval praten we over een e-Depot als brede opslagfunctie. In principe wordt dan alle bij een werkproces horende informatie, zowel gearchiveerde als niet of nog niet gearchiveerde informatie, al direct vanaf het begin van een werkproces opgeslagen in het e-depot.
Bij alle varianten wordt er van uitgegaan dat als informatie eenmaal in een e-depot is opgeslagen, dat ook voor de rest van de levensduur van de informatie het geval zal zijn. Overbrengen van een 'gewoon' archiefsysteem naar een e-depot zal in de toekomst steeds vaker het geval zijn. Maar het omgekeerde, eerst in een e-depot en dan later weer in een 'gewoon' archiefsysteem, is vooral onlogisch en vreemd en moet je in de praktijk niet willen.
Figuur 1 toont de genoemde varianten.

Figuur 1: drie e-depotvarianten

Toelichting bij de e-depotvarianten[bewerken]

Het risico dat informatie op enig moment niet meer toegankelijk is en dus niet duurzaam toegankelijk is opgeslagen en bewaard, is het grootst bij archief dat blijvend wordt bewaard. Dat risico neemt in de tijd gezien toe, onder andere door opslagformaten die in onbruik raken. Het grootste risico is daarom aanwezig bij dat archief en dan vooral als het na uiterlijk 20 jaar is overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Dat risico wordt ondervangen met een variant 1-e-depot dat dan functioneert als een digitale archiefbewaarplaats. Vaak zal dat gezien vanuit de zorgdrager de archiefbewaarplaats zijn van een externe archiefdienst. Maar de variant geldt ook voor de situatie waarbij de zorgdrager een eigen archiefbewaarplaats beheert.

In een eerdere levensfase zijn de risico's op het ontoegankelijk worden van informatie kleiner maar ook aanwezig. Daarom kan men er voor kiezen een e-depot ook al in te zetten in de fase die vooraf gaat aan het overbrengen van archief naar een archiefbewaarplaats. Dat is e-depotvariant 2, die invulling geeft aan de digitale archiefruimte na afhandeling van de zaak of het proces.

Zoals al gezegd in de Inleiding geldt de uitdaging die 'duurzame toegankelijkheid' heet, zelfs voor informatie die - in de fase dat een zaak of proces nog loopt - geen of nog geen archiefstatus heeft. Daarom kan men er voor kiezen een e-depot ook dan al in te zetten. Dat is e-depotvariant 3.

In het rapport 'Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale overheden' zijn de drie varianten als volgt benoemd:

het e-Depot als digitale archiefbewaarplaats;
het e-Depot als digitale archiefruimte en digitale archiefbewaarplaats;
het e-Depot als brede digitale opslagfunctie, digitale archiefruimte en digitale archiefbewaarplaats.

Wat betreft het vervangen van informatiesystemen is de situatie per variant als volgt. Bij variant 1 vervangt het e-depot het archiefsysteem dat in- of extern invulling geeft aan de digitale archiefbewaarplaats. Bij variant 2 vervangt het e-depot ook het archiefsysteem dat invulling geeft aan de digitale archiefruimte na afhandeling van een zaak of proces. Bij variant 3 vervangt het e-depot al in de fase dat de zaak een zaak wordt behandeld of een proces wordt uitgevoerd, in principe elk systeem voor alleen het bewaren van informatie plus in die fase ook de informatiebewaarfunctie van alle overige systemen. Uiteraard geldt dit alleen voor de opslagformaten die het e-depot aankan (zie daarvoor ook Voorlopig geen e-depot als totaaloplossing). Dit betekent dat het e-depot dan het het archiefsysteem vervangt plus het document management systeem (DMS) en van alle overige systemen en voor zover mogelijk de informatiebewaarfunctie. Dat is dus ook de bewaarfunctie van een zaaksysteem. Maar het e-depot vervangt dan niet de zaakafhandelingsfunctie van een zaaksysteem. Dat geldt ook voor alle overige procesondersteunende systemen: het e-depot vervangt in principe de bewaarfunctie (inclusief ontsluiten) maar niet de overige vaak specifieke procesondersteunende functies.

Op dit moment (eind 2016) wordt door de samenwerkende decentrale overheden en regionale archiefinstellingen vooral gewerkt aan variant 1-oplossingen, dus oplossingen voor de fase na overbrengen, de fase waarbij het risico op het onleesbaar worden van archief het grootst is.

Het e-depot in een systeemomgeving[bewerken]

Hoe is een e-depot als informatiesysteem gepositioneerd in een systeemomgeving?
Dat hangt af van de variant waarvoor wordt gekozen en of het gaat om een e-depot bij of van de zorgdrager of een e-depot bij of van een regionale archiefinstelling of een e-depot dat nog weer anders is gepositioneerd. Figuur 2 toont een systeemplaat die een situatie visualiseert met een lokaal systeem voor dossiervorming en archivering en een externe e-depotvoorziening voor het beheren van blijvend te bewaren archief na overbrenging.

Figuur 2: een (vanuit de zorgdrager gezien) extern e-depot als digitale archiefbewaarplaats

Toelichting op de plaat

Bij het tekenen van de plaat is uitgegaan van een lokaal systeem voor het opslaan, bewaren en ontsluiten van te bewaren informatie. Dit systeem wordt gevoed met informatie uit de werkprocessen en de bijbehorende werkprocesondersteunende informatiesystemen die in die processen met hun systemen beschikbaar komt (is ontvangen, gecreëerd of op z'n minst daar is gebruikt). Daarbij levert een digitale Zaaktypencatalogus (ZTC) met een daarin geïntegreerde Selectielijst de informatie waarmee wordt bepaald wat daarvan in aanmerking komt voor archivering en voor hoe lang. Bewaartermijnen en het gegeven dat informatie in aanmerking komt voor blijvende bewaring hebben de vorm van parameters die vanuit de combinatie ZTC/selectielijst worden geleverd en die bij het archiveren van informatie als metagegevens worden toegevoegd aan die informatie,

Voor het overbrengen van blijvend te bewaren archief van de zorgdrager naar een digitale archiefbewaarplaats in de vorm van een e-depotsysteem wordt gebruik gemaakt van een tijdelijke of permanent beschikbare koppeling. Het aldus overgebrachte archief moet voor de zorgdrager beschikbaar blijven voor hergebruik of voor het reconstrueren van processen in het kader van bijvoorbeeld bewijsvoering. Daarvoor is voorzien in een permanente koppeling voor informatiestromen in omgekeerde richting, dat wil zeggen van het e-depot naar het lokale centrale systeem voor het bewaren en ontsluiten van informatie. Van hier uit kunnen de processen en werkprocesondersteunende systemen worden bediend met informatie uit het e-depot. Hier is er dus niet voor gekozen om elk werkprocesondersteunend systeem afzonderlijk aan te sluiten op het externe e-depotsysteem. De koppeling daarnaartoe loopt via het lokale centrale systeem.

De mogelijkheden van de hier aan de orde zijnde systemen worden bepaald door hun functionaliteit, het informatiemodel dat de inrichting van de onderliggende database van elk systeem bepaalt en de tussen de systemen beschikbare koppelingen.

Systeemkoppelingen[bewerken]

De complexiteit van systeemkoppelingen wordt niet alleen bepaald door de complexiteit van de uit te wisselen content, maar ook door wat daar aan metagegevens bij hoort. Voor de decentrale overheden is het TMLO (Toepassingsprofiel metadatering lokale overheden) de standaard voor metagegevens. In het kader van de doorontwikkeling van het TMLO wordt er (per eind 2016) gewerkt aan een TMLO informatiemodel. Een koppeling op basis van het TMLO wordt een volgende stap.

e-Depot-functies[bewerken]

Het hiervoor genoemde onderzoeksrapport 'Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale overheden' benoemt voor een e-depot als informatiesysteem vier hoofdfuncties. Figuur 3 toont deze hoofdfuncties. Drie daarvan zijn in lijn met de bedrijfsfuncties voor informatiebeheer zoals zichtbaar in het model in figuur 3 op de pagina Conceptueel en functioneel model informatiebeheer. Dat zijn de hoofdfuncties:

in bewaring nemen;
duurzaam bewaren en beheren;
ontsluiten.

De vierde hoofdfunctie in figuur 3 is daarop aanvullend en binnen een e-depot als systeem ondersteunend aan de eerste drie hoofdfuncties.

Figuur 3: de hoofdfuncties van een e-depot als informatiesysteem.

Het gebruikersperspectief[bewerken]

Het doel van een e-depot is te zorgen voor de duurzame toegankelijkheid van de informatie die erin wordt opgeslagen. Uiteindelijk gaat het om het beschikbaar zijn en kunnen gebruiken van de informatie. Daarvoor bewaar je het, voor de gebruikers. Daarom is een goede invulling van de functie Ontsluiten essentieel voor een e-depot. Die functie moet zowel intern gericht zijn, naar de gebruikers van de 'business' voor het hergebruiken van informatie in werkprocessen, als extern gericht naar de burgers. Dat laatste wordt met de toenemende aandacht voor actieve openbaarheid steeds belangrijker, en dat niet alleen voor de fase na overbrenging maar al direct na het het afsluiten van een zaak of werkproces en soms zelfs terwijl zo'n zaak of proces nog loopt. De hoofdfunctie Ontsluiten is daarvoor uitgewerkt tot een set van op beide doelgroepen gerichte onderliggende functies. Deze zijn te vinden in de grote mindmap in paragraaf 6.1 van het rapport 'Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale overheden' en uitgeschreven onder de kop 'hoofdfunctie 3: Ontsluiten' in paragraaf 6.3 van hetzelfde rapport.

Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik[bewerken]

Het principe van enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik is een bekend en verstandig uitgangspunt bij het bewaren en beheren van informatie. Daar zijn redenen voor. Opslag vergt beheer, want zonder beheer is duurzaamheid niet gegarandeerd. Meervoudige opslag vergt daarom ook dubbel beheer of meer dan dat. Dat is niet efficiënt. Bovendien ontstaat dan het risico dat 'dezelfde inhoud' in verschillende beheeromgevingen op enig moment inhoudelijk niet meer helemaal gelijk is. Op die manier kunnen verschillende beheeromgevingen verschillende 'waarheden' van 'hetzelfde' tonen. Dat levert een vorm van onduidelijkheid op die vanuit het perspectief van de gebruikers uitermate onwenselijk is. Die willen weten welke informatie authentiek is en daarmee bepalend in de situatie waarin die informatie nodig is. Het advies is daarom: probeer dubbele opslag te voorkomen, ook bij het werken met e-depots.

Het voorgaande maakt het extra belangrijk dat een e-depot is voorzien van een goede ontsluitingsfunctie. Is die niet aanwezig, dan kan de neiging ontstaan de hele inhoud van een e-depot permanent ook nog op te slaan in een systeem met naar de gebruikers toe wel een goede ontsluitingsfunctie. Daarmee ontstaat dan een situatie met dubbele opslag met alle risico's die daarbij horen. Een goede ontsluitingsfunctie in het e-depot zelf kan dat voorkomen. Het OAIS schrijft dat ook voor, met de functie Access, die in GEMMA en de AIDO-e-depotonderzoeken is vertaald naar de hoofdfunctie 'Ontsluiten'. In het AIDO-KING-rapport 'Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale overheden' is die functie verder uitgewerkt.

Is het om bepaalde redenen toch niet mogelijk om dubbele opslag te voorkomen, dan verschuift de aandacht naar de uitdaging om de op meerdere plaatsen opgeslagen informatie gelijk te houden, ook wat betreft metagegevens (afgezien van die welke de beheerhistorie beschrijven, want die worden - in ieder geval deels - sowieso anders) en ondanks in de loop der tijd beheerhandelingen zoals opslagformaatconversies. Het is dan zaak onderscheid te maken tussen de oorspronkelijke informatie in het e-depot en gedupiiceerde informatie elders. Een synchronisatiemechanisme kan er dan voor zorgen dat de 'afgeleide' informatie elders gelijk blijft aan de oorspronkelijke informatie in het e-depot. Daarnaast moet altijd mogelijk zijn om op metagegevensniveau uit te lezen waar de oorspronkelijke informatie zich bevindt, of die authentiek is en of de 'afgeleide' informatie nog steeds met de oorspronkelijke informatie in lijn is.

Voorlopig geen e-depot als totaaloplossing[bewerken]

Het lijkt overzichtelijk en daardoor aantrekkelijk: één systeem voor het bewaren en ontsluiten van alle overheidsinformatie van een organisatie. Voor zover het kan is het ook ideaal. Alle dossiers in één systeem en per dossier ook alle inhoud bij elkaar in één systeem, in plaats van verdeeld over meerdere systemen. Als streven is dat dus prima. Maar voorlopig bestaan er geen systemen die alle soorten overheidsinformatie wat betreft opslaan en ontsluiten aan kunnen. Dat heeft te maken met de complexiteit van veel informatie en de bijbehorende opslagformaten. Bij sommige taakspecifieke informatie en opslagformaten is het bewaren en reproduceren van historie lastig tot nog niet goed mogelijk. Een voorbeeld daarvan zijn digitale ruimtelijke plannen. Maar ook het bewaren en reproduceren van de historie van bijvoorbeeld websites is lastig. Oplossingen voor het archiveren van dergelijke informatie zijn vaak niet volledig en waar volledig archiveren in principe wel mogelijk is, is dat vaak praktisch niet goed uitvoerbaar zoals het opslaan van een snapshot van elke webpagina die een burger raadpleegt.
Dit probleem doet zich onder andere voor bij informatie die op het moment dat deze nodig is, wordt gegenereerd uit een grote hoeveelheid onderliggende informatiefragmenten, die bovendien op dat elementaire niveau worden gemuteerd. Bij een digitaal ruimtelijk plan zijn dat onder andere alle ruimtelijke objecten op een kaart en hun functie en/of bestemming. Als er wekelijks enkele van die vele objecten veranderen, dan houdt een praktische archiefoplossing daarvoor in dat een organisatie die 'fragmenten' archiveert. Is dan de versie van een ruimtelijk plan op datum x in het verleden nodig, dan worden van alle fragmenten die met elkaar het ruimtelijke plan vormen de waarden geselecteerd die die fragmenten op dag x hadden. Daaruit kan dan het plan gegenereerd worden die op die dag geldig was. Als concept is dat de enige benadering die werkt, praktisch is en volledig. Voor het genereren van zo'n historisch resultaat is echter wel dezelfde soort specifieke programmatuur nodig als die wordt gebruikt voor het maken van digitale ruimtelijke plannen, dus een variant van een GIS oftewel Geografische Informatie Systeem.
Iets vergelijkbaars geldt voor webpagina's. Ook die worden - bij moderne websites - gegenereerd uit heel veel onderliggende stukjes informatie op het moment dat een gebruiker zo'n pagina opvraagt. Een extra complexiteit daarbij is dat veel webpagina's zichtbare en onzichtbare links bevatten naar informatie op andere webpagina's op ook andere servers. Daarbij is niet zelden hetgeen wordt getoond ook nog afhankelijk van de persoon die een webpagina bekijkt. In die zin is een webpagina enerzijds voor de gebruiker wel een informatieobject, maar is door alle links de omvang van dat object formeel nauwelijks begrensd. In ieder geval geldt ook hier: een oplossing voor het bewaren en reproduceren van historie die nog het meest in de buurt komt van wat eigenlijk nodig is, is een oplossing op basis van de specifieke programmatuur voor het vullen en genereren van een website, de programmatuur dus van een CMS (Content Management Systeem).
Wat hier is benoemd kan - mogelijk in wat mindere mate, maar toch - ook gelden voor minder complexe maar nog steeds vrij specifieke informatie.

Een en ander leert ons dat we niet alleen voor het verwerken van complexe informatie zoals zojuist beschreven, specialistische taakspecifieke programmatuur nodig hebben, maar dat dat voorlopig ook zal gelden voor de gearchiveerde historische variant van die informatie. Daarom zal waar informatie complex van structuur is, opslag ervan in een e-depot vaak niet de beste oplossing zijn. Kan een e-depotsysteem er niet goed mee om gaan, dan zal opname in een e-depot eerder leiden tot een verslechtering dan een verbetering van de situatie.

Zoals al gezegd aan het begin van deze paragraaf betekent dat niet dat het streven naar één systeemoplossing voor het bewaren en ontsluiten van de overheidsinformatie van een organisatie, verkeerd is. Dat streven is goed. Zoals ook beschreven in het Vullen en archiveren van een zaakdossier zal een zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak vaak een virtueel dossier zijn met inhoud die verdeeld is over meerdere systemen. Dat zijn systemen van waaruit de informatie afkomstig is, de bronsystemen. Maar bij het afsluiten van een zaak moet het streven zijn om alle inhoud van het resulterende te archiveren dossier onder te brengen in één systeem. Dat biedt de beste garanties dat ook na jaren dossiers nog compleet zijn en overeenkomstig de inhoud die ze hadden bij het afsluiten van de desbetreffende zaken. Dus waar mogelijk doen, in één systeem. Waar dat niet mogelijk is, moeten andere systemen en daarmee oplossingen in beeld komen, maar ook dan moet het streven blijven dat na het afsluiten van een zaak het hele dossier in één fysiek systeem zit.

Alle metagegevens in een e-depot[bewerken]

Wat in principe wel kan, als alles in een centraal e-depotsysteem niet mogelijk is, is het opslaan in een centraal e-depot van alle beschrijvende metagegevens, van dus ook complexe informatie die niet in het centrale e-depot past. Die beschrijvende metagegevens zijn in het OAIS-informatiemodel wat daar zit in de cluster met de naam Preservation Description Information. Het centraal opslaan van in ieder geval die metagegevens levert twee voordelen op:

beheerders hebben overzicht van de informatie die aanwezig is (onder andere van belang in het kader van actieve openbaarheid; als de wet open overheid doorgaat dan is zelfs een extern gericht register nodig met daarin deze informatie);
gebruikers hebben een centrale ingang voor het zoeken en vinden van informatie.

Een voorwaarde om dit op het niveau van een organisatie te laten werken is wel dat het beheren van de informatie in de organisatie zich moet uitstrekken tot ook de systemen die zelf hun informatieobjecten blijven bewaren. Dat vergt een vorm van organisatiebreed integraal informatiebeheer van wat dan in feite een gedistribueerd stelsel van systemen wordt. Een norm als de Europese Moreq2010 (zie ook de info hierover van het Nationaal Archief) gaat zelfs uit van dat concept. Informatieobjecten kunnen dan in elk in het concept opgenomen systeem zijn opgeslagen, met metagegevens in het centrale systeem, aangesloten systemen die Moreq-compliant zijn en met een synchronisatiemechanisme tussen het centrale en de aangesloten systemen.

De essentie[bewerken]

Uiteindelijk gaat het niet om een informatiesysteem maar om het beschikbaar hebben van de functionaliteit voor het duurzaam toegankelijk bewaren van alle overheidsinformatie die de overheid - kort of lang - wil of moet bewaren. Die functionaliteit is al benoemd, op deze pagina onder het kopje e-Depot-functies, en verder uitgewerkt in het eveneens hiervoor genoemde rapport 'Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale overheden.

Beschikbare oplossingen[bewerken]

Wat is er op de markt al beschikbaar aan oplossingen? Op die vraag probeert het rapport e-Depotmonitor van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten een antwoord te geven. Het rapport is het resultaat van een marktverkenning. Zie ook de desbetreffende pagina van het Zeeuws Archief.

Oproep: er is ook behoefte aan praktijkvoorbeelden in de vorm van beschreven oplossingen die minstens voor een deel (al) operationeel zijn. Zie voor aanmelden de contactgegevens onderaan deze pagina.

De toekomst[bewerken]

De toekomst valt niet te voorspellen, maar het is niet uitgesloten dat de ICT-omgevingen van gemeenten ook op de lange termijn niet zullen toegroeien naar een situatie met één centraal e-depot voor alle in de organisatie aanwezige informatieobjecten. Nu al wordt hier en daar bewust gekozen voor het bewaren van bepaalde gearchiveerde informatie in het taakspecifieke systeem waarin deze informatie is gecreëerd.

Het voorgaande hoeft het maken van strategische en tactische keuzes met betrekking tot het fenomeen e-depot overigens niet moeilijk te maken. Want de voor de hand liggende focus voor de eerstkomende jaren is te komen tot een goede oplossing voor het duurzaam toegankelijk bewaren van blijvend te bewaren archief na overbrenging, dus voor de e-depotvariant 1. Alleen al daarvoor zijn naar verwachting nog meerdere iteratieslagen en implementaties nodig voordat op meerdere plekken sprake zal zijn van een volwassen oplossing. Daar wordt nu dus aan gewerkt, onder andere met pilotprojecten bij regionale archiefdiensten en gemeenten die daaraan als aangesloten of aan te sluiten organisatie meewerken.

Daarnaast is het nodig te werken aan oplossingen voor het archiveren van specifieke complexe informatiesoorten. Zolang er bijvoorbeeld nog geen echt goede oplossing is voor het kunnen archiveren van digitale ruimtelijke plannen, is de vraag hoe wat eenmaal gearchiveerd is ook langdurig duurzaam te bewaren slechts de stap die daarna komt.

Een focus op variant 2- of zelfs variant 3-oplossingen, voor nu de meest vergaande e-depotvariant, zal in veel gevallen een logisch vervolg zijn op het opdoen van ervaring met variant 1-oplossingen. Oplossingen à la Moreq2010 met een samenhangende stelsel van systemen voor het duurzaam bewaren van informatie is nog complexer. Naar verwachting vergt zo'n oplossing een zeer hoog ICT-volwassenheidsniveau van de organisaties die zoiets willen realiseren. Als die fase al aan de orde komt, dan positioneren wij die voorlopig voor na de e-depotvariant 3-oplossing. Voor de meeste gemeenten zal dat voorlopig in de tijd gezien vrij ver weg zijn. Voor die tijd komen eerst de uitdagingen aan de orde voor de drie hier genoemde e-depotvarianten. Dat wordt al ontdekkingsreis genoeg, met mogelijk uitkomsten en bijbehorende inzichten die we nu nog niet in beeld hebben. In die zin kent het vraagstuk hoe duurzame toegankelijkheid van alle overheidsinformatie te realiseren en dat ook nog in goede onderlinge samenhang nog duidelijk open einden. De toekomst op dit terrein is nog niet bekend, maar gaan we al werkendeweg wel ontdekken. Hieronder meer over hoe een en ander aan te pakken voor wie aan de slag wil.

De eerste stappen[bewerken]

Voor de decentrale overheden is een handreiking met stappenplan beschikbaar voor hoe te komen tot een e-depot:

De handreiking zegt onder andere wat te doen, in een vijftal stappen, als je 'morgen aan de slag' wilt:

Breng het informatiemanagement in je organisatie op orde.
Maak een kostenbatenafweging van de invoering en het gebruik van een e-depot. Doe dit in de vorm van een business case
Start een pilot door een probleem met duurzame toegankelijkheid te kiezen en te onderzoeken wat er nodig is om dat probleem op te lossen. Experimenteer daarvoor op kleine schaal met het beheer en de ontsluiting van een selecte groep informatieobjecten.
Onderzoek de ervaringen bij collega-overheidsorganisaties en zoek naar mogelijkheden tot samenwerking, en organiseer de benodigde kennis en competenties.
Bepaal de volgende stappen op basis van de resultaten van het voorgaande.

Deze aanpak gaat er van uit dat enerzijds veel nog niet is uitgekristalliseerd met betrekking tot e-depotoplossingen, maar ook dat afwachten geen optie is. Met de digitalisering van overheidsinformatie hebben alle overheidsorganisaties te maken met het probleem en tevens uitdaging van de 'duurzame toegankelijkheid' van die informatie. Geen organisatie kan het zich veroorloven deze uitdaging te negeren. Het bewaren van digitale informatie is alleen zinvol als die informatie beschikbaar, vindbaar, leesbaar, interpreteerbaar en bruikbaar blijft, kortom duurzaam toegankelijk wordt opgeslagen. Het e-depot als concept is daarvoor de oplossing.

Bedenk verder ook dat de organisatie ook moet nadenken over allerlei niet technische zaken zoals de organisatie van en rondom een e-depotsysteem. In het rapport Eisen Duurzaam Digitaal Depot, ook wel bekend als ED3, staat niet voor niets deze uitgebreide definitie van een e-depot:

Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Leren[bewerken]

Het realiseren van of aansluiten op een operationele e-depotvoorziening is een complex traject. Zelfs voor leveranciers is dat niet eenvoudig. Het onderwerp vergt daarom een gezamenlijke vorm van leren. Een belangrijk onderdeel daarvan kan bestaan uit het uitwisselen van ervaringen. Al doende leert men, maar van wat men dan leert, kunnen anderen ook leren als men ervaringen en inzichten beschrijft en beschikbaar stelt.

Uitdagingen zijn er overigens nog genoeg. Een paar voorbeelden op het niveau van producten:

zoals hiervoor deels al genoemd: het opstellen en vaststellen van standaard systeemkoppelingen voor het aanleveren aan een e-depot en voor het ophalen uit een e-depot;
een informatiemodel voor opslag in een een e-depot met inpassing in zo'n model van het concept van zogenoemde Archival Information Packages (AIP's) zoals genoemd in het OAIS;
zoals al genoemd, het uitwerken van een bestek, of generieker: een raamwerk, voor aanbesteden.

Gemist wordt ook nog een overheidsbreed kennisplatform met daarin ook leveranciers en met een verbinding met de internationale e-depotwereld waarin onder andere wordt gewerkt aan een nieuwe versie van het OAIS.

Praktijkvoorbeelden[bewerken]

Hier is plaats voor praktijkvoorbeelden.

Vragen, commentaar, praktijkvoorbeelden en andere reacties op deze pagina kunnen naar gemmaonline@kinggemeenten.nl met een cc. naar adrie.spruit@kinggemeenten.nl.

Deze pagina is het laatst bewerkt op 21 nov 2016 om 17:17.