E-Depotvoorzieningen architectuur


Positionering in de GEMMA

In dit hoofdstuk wordt de e-Depotvoorziening gepositioneerd binnen de GEMMA architectuur. De GEMMA architectuur gaat uit van drie architectuurlagen, namelijk de bedrijfsarchitectuur, de informatiearchitectuur en de technische architectuur, waarvan de laatste niet is uitgewerkt. Een verschil tussen de GEMMA en de beschrijving van de functionele eisen voor de e-Depotcomponent is het expliciete onderscheid in bedrijfsfuncties en applicatiefuncties. Bij het beschrijven van het de e-Depotvoorziening met behulp van GEMMA concepten zal worden aangegeven hoe dit op elkaar is aangesloten.

In de Bedrijfsarchitectuur wordt de bedrijfsfunctie Informatie- en archiefbeheer onderkent. Informatie- en archiefbeheer is een een ondersteunende functie voor de uitvoerende processen en daarmee goed te vergelijken met de informatiebeheer functie in dit rapport. In de onderstaande figuur is de Informatie- en archiefbeheer functie met kleur gemarkeerd.

Het vanuit allerlei perspectieven controleren of aan de gewenste doelstellingen en randvoorwaarden wordt voldaan en het zonodig nemen van de juiste corrigerende maatregelen (BusinessFunction) Bewaking Het bewaken of een samenwerkingsverband verloopt conform verwachtingen en afspraken. (BusinessFunction) Samenwerkingsbewaking Het bewaken of processen worden uitgevoerd in lijn met wet- en regelgeving. (BusinessFunction) Compliance management Het bepalen en bewaken van de risico's waaraan de organisatie wordt blootgesteld. (BusinessFunction) Risicomanagement Het bewaken of processen binnen de zelf opgestelde beperkingen worden uitgevoerd. (BusinessFunction) Kaderbewaking Het bepalen en managen van grotere veranderingen zodat maximaal wordt bijgedragen aan de doelstellingen. (BusinessFunction) Verandermanagement Het bewaken of processen worden uitgevoerd in lijn met de opgestelde doelstellingen (inhoud en proces). (BusinessFunction) Performance management Het coördineren van de kwaliteit en levering van uitbestede diensten door aanbieders. (BusinessFunction) Regievoering Het inhoudelijke en procesmatig afstemmen met een partij met wie wordt samengewerkt of waarvan diensten worden betrokken, zodat beiden over de juiste informatie beschikken. (BusinessFunction) Afstemming Het bewaken of de door een aanbieder geleverde dienst conform afspraken is. (BusinessFunction) Opdrachtbewaking Het verstrekken van een opdracht aan een aanbieder voor het leveren van een dienst. (BusinessFunction) Opdrachtverstrekking Het kiezen van een aanbieder voor een bepaalde in te kopen dienst of in het geval van een samenwerking het bepalen van de keuze van een organisatie om mee te gaan samenwerken als gevolg van de strategie van Samenwerkingsvorming (BusinessFunction) Organisatiekeuze Het aangaan van de interactie met de klant en ketenpartners, het ervoor zorgen dat zij over de juiste gegevens en informatie beschikken en het ontvangen van meldingen, verzoeken en gegevens. (BusinessFunction) Klant- en keteninteractie Het onderhouden van de relatie met klanten en ketenpartners. (BusinessFunction) Contactbeheer Het leveren van een product of dienst (BusinessFunction) Verstrekking Het ontvangen van signalen, gegevens of een verzoek of een melding die aanleiding geeft om een proces te starten of die anderszins bijdraagt aan de uitvoering van het proces. (BusinessFunction) Ontvangst Het geven van algemene of persoonlijke informatie of advies. (BusinessFunction) Informering Het verlenen van service aan dienstenafnemers (BusinessFunction) Klantenservice Het actief benutten van ideeën en denkkracht van partners bij het plannen, ontwikkelen, uitvoeren en/of evalueren van gemeentelijk beleid (BusinessFunction) Samenwerking en participatie Het verwerken van signalen ten aanzien van het betreffende onderwerp (BusinessFunction) Signaalverwerking Het ondersteunen van de zelfredzaamheidsontwikkeling van burgers (BusinessFunction) Zelfredzaamheidstimulering Het leveren van producten en diensten waar een klant om heeft gevraagd of die anderzijds tot de verantwoordelijkheid van de gemeente behoren. (BusinessFunction) Uitvoering Het geheel van activiteiten om in de gemeente op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken. (BusinessFunction) Gegevensbeheer Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het sociaal domein worden gerekend. (BusinessFunction) Uitvoering Sociaal Domein Het eisen van teruggave van een (deel van een) bedrag dat ten onrechte is uitgekeerd. (BusinessFunction) Vordering sociaal domein Het voeren van Regie op het verbeteren van bijvoorbeeld Burgers en Huishoudens, Jeugd en Kinderen, Ondernemingen/Arbeidsmarkt, Gebied/Wijk, Veiligheid, Omgeving, etc. en het daarvoor nemen van verbeterinitiatieven, door het inzetten en monitoren van interne en externe producten en diensten om een bepaald verbeterdoel te bereiken Voorstel: Regievoering op casussen die geen voorspelbaar verloop kennen. (BusinessFunction) Casusregievoering sociaal domein Het uitvoeren van toezicht en handhaving om te zorgen dat vastgestelde regelgeving wordt nageleefd. (BusinessFunction) Toezicht en handhaving sociaal domein Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen het Sociaal Domein. (BusinessFunction) Producten- en dienstenrealisatie sociaal domein Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het ruimtelijk domein worden gerekend. (BusinessFunction) Uitvoering Ruimtelijk Domein Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen het Ruimtelijk Domein. (BusinessFunction) Producten- en dienstenrealisatie ruimtelijk domein Het uitvoeren van toezicht en handhavingstaken in het ruimtelijke domein. (BusinessFunction) Toezicht en handhaving ruimtelijk domein Het in stand houden van de gemeentelijke openbare ruimte door vervanging of reparatie. (BusinessFunction) Beheren en realiseren in de leefomgeving Het conform privaatrechtelijke grondslag exploiteren van de gemeentelijke voorzieningen zoals een zwembad, museum, parkeergarage of sportaccommodatie. (BusinessFunction) Exploitatie Het beheren van projecten in het ruimtelijke domein gericht op het aanbrengen van wijzigingen in de omgeving. (BusinessFunction) Beheer ruimtelijke projecten Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het domein openbare orde en veiligheid worden gerekend. (BusinessFunction) Uitvoering Openbare Orde en Veiligheid Het verzamelen, transformeren, combineren, analyseren en visualiseren van veiligheid gerelateerde data. (BusinessFunction) Veiligheidsdata-analyse BusinessFunction Casusregievoering veiligheidsdomein Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen het Veiligheidsdomein. (BusinessFunction) Producten- en dienstenrealisatie veiligheidsdomein Het uitvoeren van toezicht en handhaving om te zorgen dat vastgestelde regelgeving wordt nageleefd. (BusinessFunction) Toezicht en handhaving veiligheidsdomein Het uitvoeren van werkzaamheden om in geval van verstoringen van de openbare orde adequaat op te kunnen treden. (BusinessFunction) Beheren openbare orde en veiligheid Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het domein publieksdiensten worden gerekend. (BusinessFunction) Uitvoering Publieksdiensten Het innen van belasting of achteraf vorderen van te weinig betaalde belasting. (BusinessFunction) Invordering publieksdiensten Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen het domein Publieksdiensten. (BusinessFunction) Producten- en dienstenrealisatie publieksdiensten BusinessFunction Toezicht en handhaving Publieksdiensten Het vaststellen en opleggen van de aanslag voor gemeentelijke belastingen. (BusinessFunction) Waardering en heffing Het ervoor zorgen dat de juiste mensen en middelen beschikbaar zijn zodat de overige functies uitgevoerd kunnen worden. (BusinessFunction) Ondersteuning Het ervoor zorgen dat IT-systemen beschikbaar zijn voor de ondersteuning van de informatievoorziening. (BusinessFunction) Automatiseringsmanagement Het plannen, beheren en rapporteren van en over projecten. (BusinessFunction) Projectmanagement Het bewaken dat de organisatie voldoet aan alle aspecten van veiligheid en beveiliging. (BusinessFunction) Veiligheidsmanagement Het bieden van ondersteuning bij administratieve taken. (BusinessFunction) Administratieve ondersteuning Het ervoor zorgdragen dat gegevens beschikbaar blijven zodat het handelen van gemeenten publiek verantwoord kan worden. (BusinessFunction) Informatie- en archiefbeheer Het bieden van advies en ondersteuning op het gebied van wet- en regelgeving. (BusinessFunction) Juridische ondersteuning Het verlenen van vastgoedgerelateerde diensten, parkeerdiensten en nutsdiensten (gas, water en licht), de planning daarvan en het onderhoud daarop. (BusinessFunction) Huisvesting Het ervoor zorgdragen dat er competente medewerkers beschikbaar zijn voor de uitvoering van bedrijfsprocessen. (BusinessFunction) Personeelsmanagement Het ervoor zorgen dat informatiebehoeften bekend zijn en zijn vertaald naar gewenste functionaliteiten van de informatievoorziening. (BusinessFunction) Informatiseringsmanagement Het ervoor zorgdragen dat de organisatie zich op de juiste wijze uit naar interne en externe partijen. (BusinessFunction) Communicatiemanagement Het zorgdragen voor alle inkomende en uitgaande financiële stromen. (BusinessFunction) Financieel management Het verwerven van middelen en het bewaken van de afspraken hierover met de leverancier. (BusinessFunction) Inkoop- en contractmanagement Het richting geven aan de organisatie door het bepalen van de gewenste verandering en de kaders waarbinnen deze verandering moet plaatsvinden, het vormen van samenwerkingsverbanden om hier in vulling aan te geven en het verantwoorden of doelstellingen ook behaald zijn. (BusinessFunction) Sturing Het vormen van een samenwerkingsverband met andere organisaties en het maken van de daarbij behorende afspraken. (BusinessFunction) Samenwerkingsvorming Het rapporteren naar belanghebbenden binnen en buiten de organisatie over de mate waarin wordt voldaan aan verplichtingen en afspraken. (BusinessFunction) Verantwoording Het bepalen welke veranderingen zouden moeten worden doorgevoerd en de doelstellingen die daaraan ten grondslag liggen. (BusinessFunction) Strategie Het inrichten en uitvoeren van de besluitvormingsprocessen en -structuren en het nemen van strategische besluiten. (BusinessFunction) Besturing Verdere invulling geven aan de gewenste verandering. Ontwikkeling heeft betrekking op de inhoudelijke beleidsterreinen van de gemeente. Het behelst het opstellen van de gewenste portfolio van producten en diensten alsook het verder uitwerken van deze producten en diensten voor de verschillende beleidsterreinen van de gemeente. Ook het doorvoeren van de gewenste (organisatie)veranderingen maakt deze uit van deze functie. (BusinessFunction) Ontwikkeling Het operationaliseren en implementeren van veranderingen in de organisatie. (BusinessFunction) Organisatieontwikkeling Ontwikkeling en implementatie op het gebied van de leefomgeving binnen een gemeente. (BusinessFunction) Leefomgeving ontwikkeling Het ontwikkelen en implementeren van beleid dat betrekking heeft op sociale aspecten. (BusinessFunction) Sociale ontwikkeling Het ontwikkelen en implementeren van beleid dat betrekking heeft op economische aspecten. (BusinessFunction) Economische ontwikkeling Het ontwikkelen en invoeren van beleid dat betrekking heeft op openbare orde en veiligheidsaspecten. (BusinessFunction) Openbare orde en veiligheidontwikkeling Het bepalen welke producten en diensten worden geleverd, onder welke voorwaarden dit gebeurt en het doorvoeren hiervan. (BusinessFunction) Ontwikkeling dienstverlening Deze svg is op 20-11-2020 18:39:39 CET gegenereerd door ' . SCAM_PRODUCT_NAME . ' ' . SCAM_COPYRIGHT_STATEMENT . '. ArchiMedes 20-11-2020 18:39:39 CET

Positie informatie- en archiefbeheer in GEMMA bedrijfsfunctiemodel (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG


In de GEMMA 2 Informatiearchitectuur wordt de applicatiefunctionaliteit voor de ondersteuning van de gemeentelijke processen uitgewerkt. Van boven naar beneden worden respectievelijk de domein specifieke functionaliteit, de generieke functionaliteit en als laatste de gedeelde generieke functionaliteit getoond. Oftewel de applicatiefunctionaliteit wordt van boven naar beneden steeds generieker en daarmee bruikbaar voor de ondersteuning van alle gemeentelijke processen.

Hieronder wordt de GEMMA 2 informatiearchitectuurplaat getoond met daarop in het geel weergegeven de relevante applicatiefuncties. Hier is ook de hierboven genoemde indeling terug te vinden.

ArchiMateNote Informatiebeveiliging ArchiMateNote Verbinden Een groep met publieksdienst domeinspecifieke functionaliteit voor de (medewerkers) van de gemeente (ApplicationFunction) Publieksdiensten-functionaliteit voor gemeente Een groep met sociaal domeinspecifieke functionaliteit voor de (medewerkers) van de gemeente (ApplicationFunction) Sociaal domeinfunctionaliteit voor gemeente Een groep met openbare orde en veiligheid domeinspecifieke functionaliteit voor de (medewerkers) van de gemeente (ApplicationFunction) Openbare Orde en Veiligheidfunctionaliteit voor gemeente Een groep met specifieke ruimtelijke domeinfunctionaliteit voor de gemeente zelf. (ApplicationFunction) Ruimtelijk domeinfunctionaliteit voor gemeente ApplicationFunction Openbare Orde en Veiligheidfunctionaliteit voor inwoners en ondernemers Een groep functionaliteit voor klanten van de gemeente: inwoners en ondernemers. Met deze functionaliteit stelt de gemeente haar klanten in staat om dingen te doen. Bijvoorbeeld het aanvragen van producten of diensten, het inzage krijgen in voor hen relevante gegevens, etc. De verwachting is dat deze groep functionaliteit zowel in omvang als in rijkheid gaat groeien om steeds meer 'self-service' door klanten mogelijk te maken. (ApplicationFunction) Sociaal domeinfunctionaliteit voor inwoners en ondernemers ApplicationFunction Ruimtelijk domeinfunctionaliteit voor inwoners en ondernemers ApplicationFunction Publieksdiensten-functionaliteit voor inwoners en ondernemers ApplicationFunction Ondersteuningfunctionaliteit voor inwoners en ondernemers ApplicationFunction Bestuurfunctionaliteit voor inwoners en ondernemers ApplicationFunction Ondersteuningsfunctionaliteit voor gemeente ApplicationFunction Bestuurfunctionaliteit voor gemeente ApplicationFunction Ruimtelijk domeinfunctionaliteit voor ketenpartners ApplicationFunction Publieksdiensten-functionaliteit voor ketenpartners ApplicationFunction Openbare Orde en Veiligheidfunctionaliteit voor ketenpartners ApplicationFunction Sociaal domeinfunctionaliteit voor ketenpartners ApplicationFunction Ondersteuningsfunctionaliteit voor ketenpartners ApplicationFunction Bestuurfunctionaliteit voor ketenpartners Een groep gedeelde generieke functionaliteit die voornamelijk ten dienste staat aan andere applicatiefuncties. (ApplicationFunction) Gedeelde generieke functionaliteit Functionaliteit voor het opslaan en naar andere applicaties ontsluiten van zaaktypegegevens. (ApplicationFunction) Registreren en delen van zaaktypen Functionaliteit voor het registreren en aan applicaties beschikbaar stellen van zaakgegevens, zaaktypen en documenten. Deze applicatiefunctie levert zowel diensten aan de specifieke functionaliteit van de gemeente (beheren zaken, inzage in lopende zaken voor de professional) als aan de functionaliteit voor de burger (tonen en bijwerken lopende zaken). (ApplicationFunction) Registreren en delen van zaken Functionaliteit voor het uitwisselen, transformeren en routeren van berichten (ApplicationFunction) Routeren en transformeren van berichten Functionaliteit voor het registreren en delen van documenten (ApplicationFunction) Registreren en delen van documenten Functionaliteit voor het registreren en naar applicaties ontsluiten van basis- en aangehaakte gegevens. (ApplicationFunction) Registreren en delen van basisgegevens Functionaliteit voor het registreren, delen en integreren van actuele en historische gegevens uit verschillende bronnen en het ontsluiten hiervan naar andere applicaties. (ApplicationFunction) Registreren en delen van gegevenssets Functionaliteit voor het genereren van documenten (ApplicationFunction) Genereren van documenten Functionaliteit voor het (door)leveren van gegevens van een bron aan binnengemeentelijke afnemende applicaties. Afnemers krijgen gegevens geleverd op basis van abonnementen die door de afnemers zijn ingesteld. (ApplicationFunction) Distribueren en synchroniseren van gegevens Functionaliteit waarmee open data worden ontsloten naar applicaties of apps. (ApplicationFunction) Verzamelen en ontsluiten van open data Functionaliteit voor het melden van gerede twijfel over de juistheid van over gegevens aan de desbetreffende bronhouders. Dit terugmelden kan zowel voor gegevens uit binnengemeentelijke registraties als voor gegevens uit landelijke basisregistraties. (ApplicationFunction) Registreren en delen van terugmeldingen Functionaliteit voor het uitvoeren en automatiseren van processen (ApplicationFunction) Aanmaken en geautomatiseerd uitvoeren processen Functionaliteit voor het routeren van procesoutput (berichten, documenten) naar diverse kanalen, zoals berichtenbox, e-mail of printer. (ApplicationFunction) Formatteren en routeren van procesoutput Functionaliteit voor het duurzaam opslaan, in stand en toegankelijk houden van informatieobjecten. (ApplicationFunction) Duurzaam opslaan en ontsluiten informatieobjecten Functionaliteit voor het registreren en delen van beschrijvingen van (web)services (ApplicationFunction) Registreren en delen van servicebeschrijvingen Functionaliteit voor het opslaan en ontsluiten van logrecords die door informatiesystemen zijn aangemaakt. (ApplicationFunction) Registreren en delen van loggegevens Functionaliteit voor het registreren en delen van kerngegevens (ApplicationFunction) Registreren en delen van kerngegevens Functionaliteit voor het ontvangen en routeren van notificaties van bronsystemen naar gemeentelijke afnemers. Functionaliteit omvat het inwinnen van configuratie van bronnen en afnemers, instellen van abonnementen van afnemers, ontvangst en routering van notificaties en logging van ontvangen en gerouteerde signalen (ApplicationFunction) Inwinnen en routeren van notificaties Functionaliteit ten dienste van applicaties voor het beheren van identiteiten, rollen en autorisaties van gebruikers. (ApplicationFunction) Registreren en delen van identiteiten en autorisaties De GDI is een groepering van digitale producten, standaarden en voorzieningen voor het veilig en betrouwbaar inloggen voor Nederlandse burgers en bedrijven bij de (semi-)overheid en de beschikbaarheid van een aantal basisgegevens voor het gebruik in overheidsprocessen. (ApplicationCollaboration) Generieke digitale infrastructuur (GDI) Groepering van landelijke voorzieningen gericht op informatieuitwisseling tussen overheidsorganisaties en/of ketenpartners (ApplicationCollaboration) Interconnectiviteit Groepering van landelijke voorzieningen voor het beschikbaarstellen van basisgegevens voor gebruik in overheidsprocessen. (ApplicationCollaboration) Gegevens Groepering van bij wet als basisregistratie aangemerkte registraties. (ApplicationCollaboration) Basisregistraties Groepering van standaarden en voorzieningen voor een veilige en betrouwbare gegevensuitwisseling (ApplicationCollaboration) Stelselvoorzieningen Groepering van landelijke voorzieningen voor het veilig en betrouwbaar inloggen voor Nederlandse burgers en bedrijven (ApplicationCollaboration) Identificatie en authentificatie Groepering van landelijke portalen gericht op informatieverstrekking en dienstverlening aan inwoners en ondernemers (ApplicationCollaboration) Dienstverlening Groepering van domeinspecifieke centale voorzieningen (ApplicationCollaboration) Sectorale digitale infrastructuur Groepering van domeinspecifieke portalen gericht op informatieverstrekking en dienstverlening aan inwoners en ondernemers (ApplicationCollaboration) Sectorale dienstverlening Groepering van centrale voorzieningen voor het registreren en ontsluiten van domeinspecifieke gegevens (ApplicationCollaboration) Sectorale registraties Groepering van domeinspecifieke centrale voorzieningen gericht op informatieuitwisseling tussen overheidsorganisaties en/of ketenpartners (ApplicationCollaboration) Sectorale interconnectiviteit Groepering van centrale voorzieningen die door de VNG beschikbaar worden gesteld aan gemeenten (ApplicationCollaboration) VNG Realisatie gemeentelijke ondersteuning Een groep functionaliteit voor klanten van de gemeente: inwoners en ondernemers. Met deze functionaliteit stelt de gemeente haar klanten in staat om dingen te doen. (ApplicationFunction) Generieke functionaliteit voor inwoners en ondernemers Functionaliteit die burgers of bedrijven in staat stelt om afgenomen producten of diensten, bijbehorende leges of andere verschuldigde bedragen af te rekenen. (ApplicationFunction) Afrekenen van producten en diensten Functionaliteit waarmee burgers of ondernemers producten of diensten kunnen aanvragen en eventueel gewenste aanvullende informatie toe kunnen voegen. (ApplicationFunction) Aanvragen van producten en diensten Functionaliteit waarmee een burger of bedrijf zijn gegevens kan inzien, lopende zaken kan volgen en waarmee persoonlijke gegevens, zoals het e-mail adres of telefoonnummer, kan worden gewijzigd. De burger kan aanlopende zaken documenten toevoegen en gegevens aanvullen. Dit kan (op termijn) worden ingevuld via mijnoverheid.nl. (ApplicationFunction) Tonen en bijwerken lopende zaken en mijn gegevens Functionaliteit waarmee ingespeeld kan worden op ideeën en denkkracht van inwoners. Via burgerparticipatie worden bewoners uit de wijk samenwerkingspartners bij planning, ontwikkeling, uitvoering en/of evaluatie van beleid. Het doel van burgerparticipatie kan verschillen, er is geen vast format voor; de uitkomst ervan staat niet vast. (ApplicationFunction) Ondersteunen van burgerparticipatie Functionaliteit voor burgers, bedrijven en instellingen om afspraken te maken met de gemeente, bijvoorbeeld in het kader van werken op afspraak. (ApplicationFunction) Maken van afspraken Functionaliteit voor het actief aan het publiek beschikbaarstellen van informatieobjecten (ApplicationFunction) Beschikbaarstellen van informatieobjecten Functionaliteit voor het publiceren van een overzicht van de beschikbare gemeentelijke producten en diensten en de bijbehorende modaliteiten. (ApplicationFunction) Publiceren gemeentelijke producten en diensten Functionaliteit voor het tonen van webcontent aan burgers en bedrijven. (ApplicationFunction) Tonen van (web)content Een groep met functionaliteit voor de gemeente zelf. Deze groep bestaat uit generieke functionaliteit die in veel gemeentelijke processen/domeinen/bedrijfsfuncties inzetbaar is. (ApplicationFunction) Generieke functionaliteit voor gemeente Functionaliteit waarmee klantcontacten vastgelegd kunnen worden. Klantcontacten kunnen geïnitieerd worden door de burger en/of door de gemeente. (ApplicationFunction) Beheren van klantcontacten Functionaliteit voor het aanmaken van zaken, het tonen en bijwerken van zaakgegevens en bijbehorende documenten alsmede het agenderen van zaken en het tonen en bijwerken van zaaktypen. (ApplicationFunction) Beheren van zaken Functionaliteit voor het creëren en tonen van managementinformatie. Hieronder valt functionaliteit voor het integreren van gegevens en het maken en tonen van standaard en custom rapportages of trendanalyes. (ApplicationFunction) Beheren van managementinformatie Functionaliteit voor het beheren en publiceren van informatie over producten en diensten die door de gemeente worden aangeboden, bijvoorbeeld over het aanvraagproces, de voorwaarden om in aanmerking te komen of de prijs. Vaak wordt dit een producten- en dienstencatalogus (PDC) genoemd. (ApplicationFunction) Beheren van producten en diensten Functionaliteit voor het beheren en publiceren van webcontent. (ApplicationFunction) Beheren van webcontent Functionaliteit voor het aanmaken, ontwerpen, wijzigen en verwijderen van elektonische formulieren en interactieve vraag-antwoord dialogen. (ApplicationFunction) Beheren van e-formulieren Functionaliteit voor het definiëren, monitoren en analyseren van processen . (ApplicationFunction) Beheren van processen Functionaliteit voor het ondersteunen van het digitaal samenwerken in team verband. (ApplicationFunction) Ondersteunen van digitaal samenwerken Functionaliteit voor het beheren van documenten. Hieronder valt het aanmaken, bijwerken en verwijderen van documenten, alsmede functionaliteit voor het metadateren en ondertekenen van documenten (ApplicationFunction) Beheren van documenten Functionaliteit voor het in bewaring geven en beheren van informatieobjecten. (ApplicationFunction) Archiveren van informatieobjecten Functionaliteit voor het digitaal ondertekenen van documenten. (ApplicationFunction) Digitaal ondertekenen documenten Functionaliteit voor het digitaliseren van papieren documenten. Functionaliteit om papieren documenten te scannen (digital-reborn), eventueel verder te digitaliseren (tekstherkenning) en in een digitaal formaat op te slaan. (ApplicationFunction) Digitaliseren van documenten Functionaliteit waarmee afspraken vastgelegd kunnen worden. Afspraken kunnen geïnitieerd worden door de burger en/of door de gemeente. (ApplicationFunction) Beheren van afspraken Functionaliteit die de gemeente aanbiedt aan ketenpartners om zaken met de gemeente af te kunnen handelen. (ApplicationFunction) Generieke functionaliteit voor ketenpartners Functionaliteit voor het ondersteunen van het digitaal samenwerken in team verband. (ApplicationFunction) Ondersteunen van digitaal samenwerken Functionaliteit die een gemeente beschikbaar stelt aan ketenpartners om informatie aan te leveren, zoals statistische en verantwoordingsinformatie (ApplicationFunction) Aanleveren van informatie Functionaliteit die een gemeente beschikbaar stelt aan ketenpartners om facturen of declaraties (bij voorkeur elektronisch) in te kunnen dienen. (ApplicationFunction) Ondersteunen van factuur en declaratieindiening Deze svg is op 20-11-2020 18:40:31 CET gegenereerd door ' . SCAM_PRODUCT_NAME . ' ' . SCAM_COPYRIGHT_STATEMENT . '. ArchiMedes 20-11-2020 18:40:31 CET

Positie e-Depot functionaliteit in GEMMA informatiearchitectuur‎ (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG


De applicatiefunctie 'duurzaam opslaan en ontsluiten van informatieobjecten' is geplaatst in de laag gedeelde generieke functionaliteit en is nadrukkelijk bedoeld om eenmalig in het gemeentelijk applicatielandschap aan te bieden. De applicatiefunctie 'archiveren van informatieobjecten' is geplaatst in de laag generieke functionaliteit en kan eventueel worden aangeboden vanuit meerdere applicaties. Naast archiefsysteem kan bijvoorbeeld ook het vergunningensysteem de applicatiefunctie 'archiveren' ondersteunen en dus informatieobjecten in het archief opslaan.

Applicatiefuncties en referentiecomponenten

Iedere (hoofd)applicatiefunctie wordt uitgewerkt in subfuncties en heeft minimaal één referentiecomponent die de beschreven functionaliteit aanbiedt. Met referentiecomponenten is door KING in kaart gebracht wat de bouwblokken van de gemeentelijke informatiearchitectuur zijn. Deze bouwblokken, de referentiecomponenten, zijn modulair, zelfstandig inzetbaar en vervangbare delen van softwaresystemen. Referentiecomponenten groeperen logisch bij elkaar horende functionaliteit en bieden deze functionaliteit aan via goed gedefinieerde interfaces.

Hieronder de modelmatige weergave van de applicatiefunctie Duurzaam opslaan en ontsluiten informatieobjecten uitgewerkt in deelapplicatiefuncties en de referentiecomponent die de functie aanbied.


Functionaliteit voor het duurzaam opslaan, in stand en toegankelijk houden van informatieobjecten. (ApplicationFunction) Duurzaam opslaan en ontsluiten informatieobject- en Functionaliteit voor het opslaan en ontsluiten van de content van informatieobjecten. (ApplicationFunction) Opslaan en ontsluiten data informatieobject- en Een groep gedeelde generieke functionaliteit die voornamelijk ten dienste staat aan andere applicatiefuncties. (ApplicationFunction) Gedeelde generieke functionaliteit Component dat functioneert als een digitale archiefbewaarplaats voor blijvend en langdurig te bewaren informatieobjecten (ApplicationComponent) Archiefregistrati- ecomponent Het opslaan van informatieobjecten en het beheren van wat zich in de opslag bevindt zodanig dat deze duurzaam toegankelijk blijft. (BusinessFunction) Duurzaam bewaren en beheren van informatieobject- en Functionaliteit voor het converteren van informatieobjecten naar een duurzaam archiefformaat. (ApplicationFunction) Converteren informatieobject naar duurzaam formaat Functionaliteit voor het identificeren en vervolgens controleren en completeren van informatieobjecten ter voorbereiding van duurzame opslag. (ApplicationFunction) Valideren van informatieobject- en Het ontsluiten van in opslag zijnde informatieobjecten in de vorm van reproducties voor verschillende vormen van gebruik. (BusinessFunction) Ontsluiten van informatieobject- en Het ontvangen van informatieobjecten, controleren, aanvullen waar nodig en uitvoeren van alle benodigde voorbereidende handelingen om een object te genereren voor duurzame opslag. (BusinessFunction) In bewaring nemen van informatieobject- en Het ervoor zorgdragen dat gegevens beschikbaar blijven zodat het handelen van gemeenten publiek verantwoord kan worden. (BusinessFunction) Informatie- en archiefbeheer Functionaliteit voor het verwijderen van informatieobjecten. (ApplicationFunction) Verwijderen/ve- rnietigen van informatieobject- en Functionaliteit voor het opslaan en ontsluiten van de metagegevens van informatieobjecten (ApplicationFunction) Opslaan en ontsluiten metagegevens informatieobject- en AggregationRelationship AggregationRelationship AssignmentRelationship ServingRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship Deze svg is op 20-11-2020 18:29:53 CET gegenereerd door ' . SCAM_PRODUCT_NAME . ' ' . SCAM_COPYRIGHT_STATEMENT . '. ArchiMedes 20-11-2020 18:29:53 CET

Contextdiagram van applicatiefunctie Duurzaam opslaan en ontsluiten informatieobjecten


Op gelijke wijze zijn alle applicatiefuncties in de GEMMA informatiearchitectuur uitgewerkt. Alle uitwerkingen van de relevante applicatiefuncties voor de e-Depotvoorziening zijn te benaderen met onderstaande links:

Relevante appplicatiefunctionaliteit voor het werken met en registreren van documenten:

Mapping GEMMA applicatiefuncties op functionele eisen voor een e-Depotvoorziening

De GEMMA applicatiefuncties zijn gebaseerd op een andere indeling dan de OAIS indeling zoals gekozen voor de functionele eisen e-Depotvoorziening. In de onderstaande tabel worden deze naast elkaar gezet en worden de verschillen kort toegelicht.

GEMMA applicatiefunctie Functionele eisen e-Depot Toelichting
Archiveren van informatieobjecten 3. Ontsluiten van informatieobjecten

4. Algemeen beheer"

De splitsing tussen functionaliteit voor de gemeente en generieke gedeelde functionaliteit is anders dan die in het OAIS. De GEMMA applicatiefunctie Archiveren van informatieobjecten bevat de functionaliteit voor het ondersteunen van de gemeente(medewerker) bij het werken met informatieobject en het beheer en de inrichting van de archiefregistratie.
Duurzaam opslaan en ontsluiten informatieobjecten 1. In bewaring nemen van informatieobjecten

2. Duurzaam bewaren en beheren van informatieobjecten

De GEMMA applicatiefunctie is gericht opslaan en delen van informatieobjecten en kan gemapt worden op de functionele eisen voor het in bewaring nemen en het duurzaam bewaren van informatieobjecten.
Beheren van documenten en

Registreren en delen van documenten

Geen onderdeel opdracht De GEMMA maakt expliciet onderscheid voor het werken met documenten (als speciaal type informatieobject)
Online beschikbaarstellen informatieobjecten 3. Ontsluiten van informatieobjecten De GEMMA maakt onderscheid tussen het ontsluiten van de informatieobjecten aan de gemeente en het ontsluiten richting burgers en bedrijven.

Referentiecomponenten en varianten e-Depotvoorziening

De varianten 1 tot en met 3 zijn met referentiecomponenten goed te beschrijven, waarmee de link naar de GEMMA architectuur heel expliciet gelegd wordt. In de onderstaande figuur zijn de varianten met referentiecomponenten uitgewerkt.

ArchiMateNote - . ArchiMateNote - . ArchiMateNote Variant 3 - brede opslagfunctie De e-Depotvoorziening is de door de zorgdrager gevraagde applicatie of dienst met ondersteuning voor alle benodigde applicatiefuncties. Indien gekozen wordt voor variant 3 dan moet ook ondersteuning geboden worden voor het het beheer en de registratie van documenten. (ApplicationComponent) e-Depotvoorziening Component dat functioneert als een digitale archiefbewaarplaats voor blijvend en langdurig te bewaren informatieobjecten (ApplicationComponent) Archiefregistratiecomponent Component voor het systematisch beheren en onderhouden van informatieobjecten. (ApplicationComponent) Archiefbeheercomponent Component om een digitale en gedigitaliseerde collectie en/of archief te ontsluiten naar het publiek. (ApplicationComponent) Archiefportaalcomponent Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. (ApplicationComponent) Documentregistratiecomponent Component voor het tonen en beheren van documenten. (ApplicationComponent) Documentbeheercomponent ArchiMateNote Variant 1 - archiefbewaarplaats De e-Depotvoorziening is de door de zorgdrager gevraagde applicatie of dienst met ondersteuning voor alle benodigde applicatiefuncties. Indien gekozen wordt voor variant 3 dan moet ook ondersteuning geboden worden voor het het beheer en de registratie van documenten. (ApplicationComponent) e-Depotvoorziening Component dat functioneert als een digitale archiefbewaarplaats voor blijvend en langdurig te bewaren informatieobjecten (ApplicationComponent) Archiefregistratiecomponent Component voor het systematisch beheren en onderhouden van informatieobjecten. (ApplicationComponent) Archiefbeheercomponent Component om een digitale en gedigitaliseerde collectie en/of archief te ontsluiten naar het publiek. (ApplicationComponent) Archiefportaalcomponent ArchiMateNote Variant 2 - archiefruimte De e-Depotvoorziening is de door de zorgdrager gevraagde applicatie of dienst met ondersteuning voor alle benodigde applicatiefuncties. Indien gekozen wordt voor variant 3 dan moet ook ondersteuning geboden worden voor het het beheer en de registratie van documenten. (ApplicationComponent) e-Depotvoorziening Component dat functioneert als een digitale archiefbewaarplaats voor blijvend en langdurig te bewaren informatieobjecten (ApplicationComponent) Archiefregistratiecomponent Component voor het systematisch beheren en onderhouden van informatieobjecten. (ApplicationComponent) Archiefbeheercomponent Component om een digitale en gedigitaliseerde collectie en/of archief te ontsluiten naar het publiek. (ApplicationComponent) Archiefportaalcomponent Component voor het tonen en beheren van documenten. (ApplicationComponent) Documentbeheercomponent Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. (ApplicationComponent) Documentregistratiecomponent Component dat functioneert als een digitale archiefbewaarplaats voor blijvend en langdurig te bewaren informatieobjecten (ApplicationComponent) Archiefregistratiecomponent Component voor het systematisch beheren en onderhouden van informatieobjecten. (ApplicationComponent) Archiefbeheercomponent Component voor het tonen en beheren van documenten. (ApplicationComponent) Documentbeheercomponent Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. (ApplicationComponent) Documentregistratiecomponent ArchiMateNote Statische-fase ArchiMateNote Afgehandelde-zaak-fase ArchiMateNote Lopende-zaak-fase Deze svg is op 20-11-2020 18:38:49 CET gegenereerd door ' . SCAM_PRODUCT_NAME . ' ' . SCAM_COPYRIGHT_STATEMENT . '. ArchiMedes 20-11-2020 18:38:49 CET


De referentiecomponenten worden gebruikt als bouwblokken voor het samenstellen van een e-Depotvoorziening. Per variant hieronder een kort toelichting.

Variant 1: archiefbewaarplaats Voor variant 1 worden drie referentiecomponenten gecombineerd tot een e-Depotvoorziening waar een gemeente gebruik van kan maken. De e-Depotcomponent bevat de functionaliteit voor het duurzaam opslaan en ontsluiten van informatieobjecten. Met de functionaliteit van de archiefbeheercomponent worden de werkzaamheden van de archiefbeheerders ondersteund en met de archiefportaalcomponent worden de informatieobjecten actief beschikbaar gesteld aan het publiek.

In deze variant wordt de gemeente geacht voor de lopende zaak-fase en voor de afgehandelde zaak-fase te beschikken over aanvullende systemen voor document- en archiefbeheer.

Variant 2: archiefruimte Voor variant 2 wordt de e-Depotvoorziening ook ingezet voor het archiefbeheer in de lopende zaak-fase. Functioneel is de e-Depotvoorziening gelijk aan de die variant 1, maar uiteraard is het niet langer noodzakelijk om bij overgang naar de statische zaak-fase nog over te brengen.

In deze variant beheerd de gemeente de informatieobjecten zowel in de afgehandelde zaak-fase als in de statische zaak-fase in één voorziening. Voor documentbeheer moet de gemeente nog over een extra systeem beschikken.

Variant 3: brede opslagfunctie De e-Depotvoorziening wordt gebruikt voor de opslag van alle informatieobjecten, zowel met als zonder archiefstatus. De e-Depotvoorziening bevat nu naast de archieffunctionaliteit tevens de functionaliteit voor het het documentbeheer.

Referentiecomponenten en (koppelvlak)standaarden

In koppelvlakstandaarden worden de referentiecomponenten gebruikt om de systeemgrenzen waartussen gegevens worden uitgewisseld vast te leggen. Referentiecomponenten die gegevens/berichten met elkaar moeten kunnen uitwisselen, moeten allebei dezelfde koppelvlakstandaard ondersteunen. In de GEMMA wordt voorgeschreven welke standaarden voor een referentiecomponent verplicht danwel aanbevolen is.

Zie de bijvoorbeeld de referentiecomponent Archiefregistratiecomponent welke standaarden aan deze component als verplichte- of relevante standaard worden meegegeven.

Aangezien van variant 1 tot variant 3 het aantal te ondersteunen referentiecomponenten toeneemt, zal ook het aantal te ondersteunen standaarden toenemen.

Hieronder de belangrijkste standaarden. Zie de softwarecatalogus inkoopondersteuning voor een compleet overzicht.

  • variant 1 en 2
  • variant 3 vereist extra standaarden om vanuit de procesondersteunende applicaties informatieobjecten in de e-Depotvoorziening te kunnen opslaan.

Via de links van de hieronder getoonde referentiecomponenten kunnen per referentiecomponent de verplichte en aanbevolen standaarden worden bekeken.


Element Beschrijving
Archiefbeheercomponent Component voor het systematisch beheren en onderhouden van informatieobjecten.
Archiefportaalcomponent Component om een digitale en gedigitaliseerde collectie en/of archief te ontsluiten naar het publiek.
Archiefregistratiecomponent Component dat functioneert als een digitale archiefbewaarplaats voor blijvend en langdurig te bewaren informatieobjecten
Documentbeheercomponent Component voor het tonen en beheren van documenten.
Documentregistratiecomponent Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata.
e-Depotvoorziening De e-Depotvoorziening is de door de zorgdrager gevraagde applicatie of dienst met ondersteuning voor alle benodigde applicatiefuncties. Indien gekozen wordt voor variant 3 dan moet ook ondersteuning geboden worden voor het het beheer en de registratie van documenten.


=> Zodra het vernieuwde GEMMA 2 model ook is opgenomen in de softwarecatalogus kan een paragraaf voor een bestektekst gegenereerd worden. Met de functie inkoopondersteuning van de GEMMA softwarecatalogus kunnen de gewenste referentiecomponenten geselecteerd worden, waarna er voor deze set een lijst met verplichte en relevante standaarden getoond wordt. Deze lijst kan opgenomen worden in een bestek of aanbesteden. Zie verder uitleg bestekteksten bij de softwarecatalogus.