Aan deze wiki wordt momenteel gewerkt. Het kan zijn dat tijdens deze werkzaamheden links niet werken of dat sommige views niet of onvolledig getoond worden.

Vullen en archiveren van een zaakdossier


Eind 2011 publiceerde KING de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. In deel 2b stond de integratie van dossiervorming, archivering en zaakgericht werken centraal. Zo bevatte het een concept voor het vullen en archiveren van een digitaal zaakdossier. Dat concept is inmiddels aangescherpt met als resultaat een zestal regels en een nieuwe plaat.

Zes regels

De aanpak bij het vullen en archiveren van een zaakdossier is gebaseerd op een zestal regels.

  1. Alle werkprocesgebonden informatie die bij een zaak hoort wordt beschouwd als zaakinformatie.
    Met alle werkprocesgebonden informatie wordt bedoeld dat het hierbij gaat om zowel tekstdocumenten en bijvoorbeeld tekeningen (vaak ongestructureerde gegevens genoemd) als gestructureerde gegevens zoals een zaakobject, statusinformatie, persoonsgegevens en bijvoorbeeld milieuinformatie. Het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) biedt een goed overzicht van de basisgegevens die bij een zaak kunnen horen (en is dus wel exclusief de specifieke vakinhoudelijke informatie die ook bij een zaak kan horen). Voor al deze zaakinformatie geldt bovendien dat deze afkomstig kan zijn uit diverse bronsystemen. Naast een Document Management Systeem (DMS) en een Zaaksysteem kunnen dat onder andere ook basisregistraties zijn en sectorale taakspecifieke systemen.
  2. Zodra zaakinformatie beschikbaar is, wordt het digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier.
    De behandelend ambtenaar bewaart dus geen zaakinformatie meer in een persoonlijke directory. Dat geldt ook voor conceptteksten waaraan nog gewerkt wordt en die nog geen formele status hebben. Door alles op die manier op te slaan in een gecontroleerde beheeromgeving, wordt voorkomen dat informatie uit beeld raakt of - erger nog - op enig moment zelfs niet meer vindbaar en toegankelijk is, bijvoorbeeld als bij ziekte een collega het werk moet overnemen.
  3. Zodra uit de combinatie van inhoud en context van zaakinformatie volgt dat die informatie met die inhoud in aanmerking komt voor archivering, wordt het gearchiveerd.
    Hiermee wordt dus niet gewacht tot het afsluiten van een zaak. Dit voorkomt dat na het ontstaan van diverse versies van bijvoorbeeld een tekstdocument op enig moment niet meer duidelijk is wat daarvan wel en wat daarvan niet in aanmerking komt voor archivering.
  4. Zodra informatie in het zaakdossier niet langer van betekenis is voor de zaak en het ook niet als 'digitaal bewijs' van het handelen van de organisatie gearchiveerd hoeft te worden, wordt deze informatie verwijderd uit het zaakdossier en indien niet elders van belang ook vernietigd.
    Ook hier geldt dat uitstel gemakkelijk leidt tot onduidelijkheden op een later moment over versies, hun betekenis en hoe daarmee om te gaan wat betreft wel of niet bewaren.
  5. Bij het afsluiten van een zaak wordt alle dan nog niet gearchiveerde zaakinformatie in het zaakdossier óf alsnog gearchiveerd óf verwijderd uit het zaakdossier en - in lijn met wat ook bij punt 4 staat genoemd - indien van toepassing vernietigd.
  6. Zodra bij het afsluiten van een zaak het zaakdossier nog slechts gearchiveerde zaakinformatie bevat, wordt dit zaakdossier als geheel ook gearchiveerd.

Wat verstaat we onder (digitaal) archiveren en een digitaal zaakdossier?

Onder digitaal archiveren verstaan we hier het opslaan van digitale informatie als documentatie en bewijs van het handelen van een organisatie en de daarbij gebruikte informatie, om deze vervolgens (wat betreft de content) ongewijzigd te bewaren ten behoeve van hergebruik, verantwoording, bewijsvoering, raadpleging in het kader van openbaarheid en/of om cultuurhistorische redenen.

De te archiveren informatie wordt daartoe opgeslagen:

  • met bevroren content (inhoud), die beveiligd is tegen wijzigen;
  • met op metagegevensniveau een kenmerk dat op basis van de geldende selectielijst aangeeft of het blijvend moet worden bewaard of moet worden vernietigd na afloop van een bewaartermijn. Zie hier voor de actuele selectielijst tot 2017 en hier voor de selectielijst vanaf 2017;
  • in een duurzaam digitaal formaat dat past bij de van toepassing zijnde bewaartermijn of blijvende bewaring (bijvoorbeeld PDF/A);
  • met alle metagegevens die op basis van de Archiefwet én in het kader van duurzame toegankelijkheid nodig zijn (dus voor onder andere zoeken, ook door burgers in verband met actieve openbaarheid)[1];
  • met als statuskenmerk dat het archief is en dat het ook als zodanig bewaard en beheerd moet worden.

Metagegevens worden in de praktijk op twee niveaus toegevoegd: aan het zaakdossier als geheel en aan de objecten die de inhoud van het dossier vormen. De metagegevens op zaakdossierniveau gelden (door zogenoemde overerving) voor alle objecten in het dossier. De standaard voor metagegevens voor de decentrale overheden en dus ook gemeenten is het TMLO oftewel voluit het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden. Zie voor meer informatie voor deze ook in GEMMA opgenomen standaard de pagina TMLO op Gemmaonline en de informatie hierover op de website van het programma Archief 2020.

Virtueel zaakdossier

Onder een digitaal zaakdossier verstaan we hier de digitale bundeling van alle bij een zaak horende informatie. Die bundeling ontstaat door zaakinformatie op te slaan met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. In principe is alle bij een zaak horende informatie dan terug te vinden, zelfs als die informatie - in een geïntegreerde omgeving en in de fase van behandeling van een zaak - verdeeld is over meerdere systemen. Zoals hiervoor al genoemd onder regel 1 aan het begin van deze pagina, is dat vaak het geval. Informatie komt uit diverse bronssystemen en tijdens de behandeling van een zaak blijft het daar vaak ook nog even zitten, totdat het wordt gearchiveerd met als resultaat gearchiveerde informatie in een archiefsysteem of bijvoorbeeld een e-Depot. Tekstdocumenten komen dan uit een DMS[2], gestructureerde zaakgegevens uit een zaaksysteem en sectorale informatie uit een taakspecifiek systeem. Door het labelen van al die informatie met een zaaknummer is toch sprake van een digitale bundeling, ook als de informatie nog over meerdere systemen verdeeld is. Daarom wordt in zo'n geval ook wel gesproken van een virtueel zaakdossier.

Terwijl de bij een zaak horende informatie tijdens de behandeling van die zaak (nog) verdeeld kan zijn over meerdere systemen, is dat niet meer wenselijk voor de situatie na het afsluiten van een zaak. Er is dan een gearchiveerd zaakdossier ontstaan dat voor langere tijd zal worden bewaard. Als dan nog steeds slechts sprake is van een virtueel dossier met inhoud die verdeeld is over meerdere systemen, dan is er een reële kans dat het dossier als geheel veranderingen in het applicatielandschap van een organisatie niet overleeft. Daarom moet het streven zijn dat een eenmaal afgesloten en gearchiveerde dossier altijd in zijn geheel en dus met alle inhoud fysiek in één systeem zit. Dat is bij voorkeur een daarvoor ingericht archiefsysteem of zelfs een e-depot (zie voor dat laatste de pagina E-Depotvoorzieningen.

Vullen van een zaakdossier

Het toepassen van de zes genoemde regels betekent dat een (virtueel) zaakdossier eerst gevuld raakt met zowel gearchiveerde als niet (of nog niet) gearchiveerde informatie. Een ontvangen aanvraag beschrijft een formele transactie en kan direct gearchiveerd worden. Maar de eerste versie van een concept-besluit bij een complexe zaak (dat is een bruikbaar voorbeeld om een en ander toe te lichten) zal vaak nog geen formele betekenis hebben. Die versie wordt ongearchiveerd opgeslagen in het zaakdossier om er vervolgens aan verder te werken. Wordt een versie van zo'n tekstdocument definitief of krijgt het op een andere manier een formele betekenis (denk aan een concept-besluit dat ter visie wordt gelegd), dan wordt zo'n versie wel gearchiveerd. Op die manier zal in eerste instantie zowel het niet- als het wel-gearchiveerde deel van het zaakdossier in omvang toenemen. Dit totdat naarmate de behandeling van de zaak vordert, meer en meer informatie of alsnog 'verhuist' naar het gearchiveerde deel of wordt verwijderd of vernietigd. Daardoor gaat vanaf een zeker moment het niet-gearchiveerde deel van het zaakdossier ook weer in omvang afnemen.
Voor de duidelijkheid: 'verhuizen' hoeft geen fysieke verplaatsing te betekenen. Hier wordt er mee bedoeld dat informatie binnen het model 'verhuist' van het 'virtuele niet gearchiveerde' naar het 'virtuele wel gearchiveerde deel'.

Archiveren van een zaakdossier

Uiteindelijk zal naarmate het moment van afsluiten van de zaak nadert, de omvang van het niet-gearchiveerde deel van het zaakdossier richting nul gaan. Bij het afsluiten van de zaak móet dat ook daadwerkelijk nul zijn of worden. Want volgens regel 5 moet hetgeen dan nog niet gearchiveerd is, alsnog worden gearchiveerd of verwijderd en vernietigd. Zodra het zaakdossier dan alleen nog maar gearchiveerde informatie bevat, kan het ook als geheel worden gearchiveerd. Dat komt dan neer op het 'bevriezen' van het zaakdossier als verzameling informatie. Daarna mag en kan in principe geen informatie meer aan het zaakdossier worden toegevoegd of eruit verwijderd. Ook worden bij het archiveren van het zaakdossier als geheel waar nodig nog metagegevens op zaakdossierniveau toegevoegd. Naast de zaak is daarmee ook het zaakdossier afgesloten. Vervolgens wordt dit als geheel bewaard en beheerd en bij een niet blijvend te bewaren zaakdossier ook als geheel vernietigd aan het eind van de voor het zaakdossier geldende bewaartermijn.
Hiermee is het verhaal verteld dat de plaat in figuur 1 visualiseert.


1 Vullen archiveren zaakdossier 2014m09d06 pl en legenda.png

Figuur 1: Het vullen en archiveren van een zaakdossier.


De plaat in figuur 1 laat zien hoe in eerste instantie zowel het niet- als wel-gearchiveerde deel, respectievelijk het rode dynamische deel en het groene deel van het zaakdossier in omvang toenemen. Totdat er informatie gaat 'verhuizen' van het rode naar het groene deel en tussentijdse werkversies worden verwijderd en 'verdwijnen' naar het grijze deel (voor verwijderde/vernietigde informatie) in de plaat. Is de zaak vervolgens eenmaal afgesloten en is alles gearchiveerd, dan resteert nog slechts inhoud in het groene deel. Het zaakdossier als geheel is dan gearchiveerd.

Varianten

Op het hier beschreven concept zijn varianten mogelijk. Soms kiest men er bewust voor om het anders te doen. Maar niet zelden is de reden ook dat organisaties nog onderweg zijn richting goed digitaal informatiebeheer deze opzet nog niet volledig hebben geïmplementeerd.

Een nog vaak voorkomende variant is die waarbij zaakinformatie pas wordt toegevoegd aan het digitale zaakdossier als het een te documenteren betekenis heeft gekregen en dus archiefwaardig is. De behandelend ambtenaar slaat concepten waaraan hij/zij nog werkt, dan op in bijvoorbeeld de eigen persoonlijke omgeving met als gevolg risico's zoals benoemd bij regel 2.

Een geheel andere variant is die waarbij men wel alle zaakinformatie in het zaakdossier opslaat, dus ook conceptversies van tekstdocumenten, maar waarbij men daarna geen energie meer steekt in het zogeheten 'opschonen' van datzelfde zaakdossier. Bij het afsluiten van de zaak gaat er dan bij wijze van spreken 'een strik om het geheel' en dat is dan het gearchiveerde zaakdossier. Daarin zitten dan dus ook alle ooit ontstane werkversies van tekstdocumenten. Deze variant wordt wel eens verdedigd met de opmerking dat digitale opslagruimte tegenwoordig goedkoop is. Dat is juist, maar tegelijkertijd minder relevant dan de vraag of zo'n zaakdossier wel beschouwd mag worden als zijnde 'geordend' in de zin van de Archiefwet. Hoe meer werkversies met geen formele betekenis in een zaakdossier, des te lastiger zal het zijn om de versies die tijdens de behandeling van de zaak wel een formele betekenis kregen, terug te vinden indien dat later nodig is.

Nog weer een andere variant is die waarbij men wel alle zaakinformatie direct in het zaakdossier opslaat, maar waarbij men met het opschonen en archiveren van de inhoud wacht tot het moment van afsluiten van de zaak. Ook dat is niet ideaal, want bij uitstel neemt de kans op vergissingen toe bij het later alsnog bepalen wat weg kan en wat niet.

De plaat kan ook uitgebreid worden, bijvoorbeeld met wat er na het afsluiten van een zaak met het dan gearchiveerde zaakdossier gebeurt. Daarvoor zijn op zaakdossierniveau handelingen in beeld zoals uitplaatsen, vernietigen en overbrengen:

  • het vernietigen van het zaakdossier, bij niet-blijvend te bewaren zaakdossiers, na het verlopen van de bewaartermijn op zaakdossierniveau;
  • het overbrengen van het zaakdossier, bij blijvend te bewaren zaakdossiers, van een digitale archiefruimte naar een digitale archiefbewaarplaats;
  • het uitplaatsen van een zaakdossier voorafgaand aan later vernietigen of overbrengen.

Figuur 2 toont hoe dergelijke op het gehele zaakdossier gerichte handelingen een plek kunnen krijgen in de plaat.


1d Vullen archiveren uitplaatsen vernietigen zaakdossier 2016m02d05s.png


Figuur 2: Het vullen en archiveren van een zaakdossier plus uitplaatsen en later vernietigen.

Zie deze pagina voor meer varianten.

Stel niet uit

De eerste rode draad in hetgeen hier beschreven is, is: stel handelingen niet uit als eenmaal duidelijk is wat er moet gebeuren. Hoe langer de organisatie daarmee wacht, des te groter wordt de kans op vergissingen bij het later alsnog uitvoeren van die handelingen.

De tweede rode draad is: houd het overzichtelijk oftewel: bewaar niet alles. Hoe meer informatie met geen of weinig betekenis in het zaakdossier zit, hoe lastiger het is om later nog terug te vinden wat wel belangrijk is en was.

Praktijkvoorbeelden

Bij andere keuzes verandert de inhoud van de plaat, maar blijft de opzet vaak wel bruikbaar om te laten zien hoe die andere keuzes uitpakken. Dat betekent dat organisaties ook de eigen situatie, bestaand of gewenst, op de plaat kunnen afbeelden. Dat kan zelfs praktijkvoorbeelden opleveren die interessant zijn voor anderen. Met een tekstuele toelichting ontvangt KING die graag, voor meer inzicht op landelijk niveau in lokale situaties of voor - na overleg - zelfs een plek op deze GEMMA-wiki.



  1. De zinsnede 'met alle metagegevens' betekent niet dat die metagegevens niet ook al belangrijk zijn als informatie nog geen archiefstatus heeft.
  2. Waar sprake is van een DMS/RMA, in feite een DMS/archiefsysteem, valt een en ander uiteraard samen.


Reacties

Vragen, commentaar en andere reacties op deze pagina kunnen naar gemmaonline@vng.nl.