Proceshiërarchie

Dit is de actuele GEMMA Procesarchitectuur, gepubliceerd in juni 2017. Deze vervangt de GEMMA Procesarchitectuur uit 2011. Heeft u vragen of suggesties over de procesarchitectuur, kijk dan zeker op onze FAQ en plaats uw vraag of opmerking op de pagina Denk mee met de GEMMA Procesarchitectuur


Typen processen

Bij het classificeren van bedrijfsprocessen maken we onderscheid tussen sturende processen, uitvoerende (primaire) processen en ondersteunende processen. Deze definiëren we als volgt:

TypeDefinitieVoorbeeld
Sturende processenDe processen die zorgen voor het vormen van de strategie, en het programmeren en evalueren hiervan. Deze processen zijn door het voortbrengen van kaders en de doelen vooral gericht op het aansturen van de primaire processen van de gemeente. Deze processen hebben interne klanten.Het proces "Opstellen begroting".
Primaire ProcessenProcessen die gericht zijn op het door de organisatie leveren van toegevoegde waarde aan haar omgeving. Het zijn processen waaraan de organisatie haar bestaansrecht ontleent. Deze lopen van klant (aanvraag) en/of samenleving (maatschappelijke behoefte) tot diezelfde klant (product) en/of samenleving (effect in de stad). Deze processen hebben externe klanten.Het proces "Behandelen vergunningaanvraag".
Ondersteunende processenProcessen die resultaten voortbrengen die niet direct zichtbaar zijn voor de burger, maar essentiële ondersteuning leveren voor het effectief kunnen uitvoeren van de primaire processen, andere ondersteunende processen of de gehele organisatie. Deze processen hebben interne klanten.Het proces "Beheren archief en informatie".


Samenstelling van processen

We kunnen processen op verschillende niveaus beschouwen; een proces op een hoger niveau is dan samengesteld uit ("aggregeert") een of meerdere processen op een lager niveau. Elk proces bestaat zo uit delen, en ieder procesdeel bestaat weer uit een nog kleiner geheel. Vergelijkbaar met een reeks Matroesjka-poppetjes, waar uit elk poppetje weer een kleiner poppetje tevoorschijn komt. Het hoogste niveau dat we in deze hiërarchie onderkennen is het klant-tot-klant- ofwel bedrijfsproces. Onderstaande figuur toont in een ArchiMate-diagram de niveaus die we in de GEMMA procesarchitectuur onderkennen:

Proceshiërarchie (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG

We hanteren de volgende definities voor de niveaus:

NiveauDefinitieVoorbeeld
BedrijfsprocesEen bedrijfsproces (ook wel genoemd klant-tot-klantproces) is een onder verantwoordelijkheid van één organisatie (gemeente) uitgevoerde, geordende reeks deelprocessen, gerelateerd aan een interne of externe klant en gericht op het leveren van een dienst aan die klant.Het proces "Behandelen vergunningaanvraag".
DeelprocesEen deelproces is een onder verantwoordelijkheid van één bedrijfsfunctie uitgevoerde, geordende reeks processtappen, gericht op het leveren van een deeldienst die een noodzakelijke of gewenste bijdrage levert aan een uiteindelijk aan de klant te leveren dienst. In de voorgaande versie van de procesarchitectuur werd dit niveau "werkproces" genoemd.Het deelproces "Intake vergunningaanvraag".
ProcesstapEen processtap is een onder verantwoordelijkheid van één persoon (rol) handmatig of geautomatiseerd uitgevoerde, geordende reeks handelingen gericht op het bijdragen aan de levering van een deeldienst.De processtap "Versturen ontvangstbevestiging".
HandelingKleinst mogelijke eenheid van werk, uitgevoerd door één persoon of machine op één plek op één moment.De handeling "Opvragen adres uit de basisregistratie".

Deze indeling geldt voor drie de typen processen sturend, uitvoerend en ondersteunend. Voor elk niveau geldt dat we spreken van een proces wanneer we het hebben over een logisch samenhangende "eenheid" activiteiten. Het onderkennen van dergelijke eenheden is zinvol voor het vergelijkbaar maken (zowel binnen alsook tussen gemeenten) van processen; voor het toewijzen aan rollen/afdelingen; voor het coherent kunnen aansturen; voor het kunnen toepassen van procesbouwstenen; en voor het kunnen uitbesteden van logische eenheden werk aan (keten)partners. Uitbesteding op het niveau van deelprocessen ligt het meest voor de hand, maar ook het uitbesteden van een geheel bedrijfsproces is mogelijk.


Op een aantal plaatsen in de procesarchitectuur spreken we van clusters van bedrijfsprocessen, bijvoorbeeld een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan personeelszaken. Het betreft dan een groepering van bedrijfsprocessen die bij elkaar horen omdat ze op hetzelfde 'thema' betrekking hebben.


Specialisaties

Naast het onderkennen van aggregatieniveaus kunnen we ook specialisaties onderkennen. We moeten deze twee niet met elkaar verwarren. Waar het bij aggregaties gaat om het onderkennen dat een proces uiteenvalt in stukjes, gaat het bij specialisaties om het onderkennen van gemeenschappelijkheden en verbijzonderingen (dat is dus geen extra niveau in bovenstaande "ladder"). Zo zijn de processen "Behandelen evenementenvergunningaanvraag" en "Behandelen omgevingsvergunningaanvraag" specialisaties van het (generieke) proces "Behandelen vergunningaanvraag". Het bedrijfsproces "Behandelen omgevingsvergunningaanvraag" kan zelf ook weer twee specialisaties kennen: een reguliere en een uitgebreide variant. Onderstaande figuur toont dit voorbeeld in een ArchiMate-diagram.


Proceshiërarchie - specialisatie (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG


Het onderkennen van specialisaties is zinvol om gelijkvormigheid te onderstrepen. Gelijkvormigheid in de uitvoering van processen heeft als voordeel dat het de kans op fouten verkleint en de doelmatigheid vergroot, onder meer door de mogelijkheid van generieke geautomatiseerde ondersteuning. Teruggrijpend op het voorbeeld: het behandelen van een evenementenvergunningaanvraag zal op grotendeels gelijke wijze worden uitgevoerd als het behandelen van een omgevingsvergunningaanvraag, conform het generieke stramien van het behandelen van om het even welk type vergunningaanvraag. Wellicht kan voor het afhandelen van beide typen vergunningaanvragen ook hetzelfde softwarepakket gebruikt worden.

In de procesarchitectuur kijken we op generiek niveau naar de processen, en zoeken daarin naar genericiteit en overeenkomsten tussen de processen. In een producten-en-dienstencatalogus staan alle te leveren diensten; dat zijn er veel meer dan dat er processen zijn. Dat komt omdat meerdere diensten met hetzelfde proces geleverd kunnen worden. Voor zover er kleine verschillen in de procesgang zijn bij gerelateerde diensten, kunnen we specialisatie toepassen.

Ketensamenwerking

Er is sprake van ketensamenwerking wanneer een gemeente bij de uitvoering van een klant-tot-klantproces afhankelijk is van een andere organisatie (een waterschap, provincie, ...), of andersom. Dit kan onder meer zijn omdat die andere organisatie een advies moet geven of ergens mee moet instemmen. Vanuit procesperspectief betekent dit dat twee bedrijfsprocessen, van twee organisaties, elkaar raken. We doelen hier op situaties waarbij er geen overkoepelende aansturing is; elke overheid heeft en houdt zijn eigen verantwoordelijkheid. Bijvoorbeeld: als een gemeente en een waterschap samenwerken in het kader van een omgevingswetvergunningaanvraag, dan hebben beide organisaties hun eigen verantwoordelijkheid; daar verandert niets aan door de samenwerking. Ketensamenwerking draait daarom vooral om vertrouwen bij het maken en nakomen van afspraken.

Ketensamenwerking wordt soms aangeduid als "ketenproces", een proces op een hoger niveau dan de eigen bedrijfsprocessen. Hoewel dat in de discussie over samenwerking zinvol kan zijn, is het belangrijk om te begrijpen dat die uitspraak vanuit de procesarchitectuur gezien niet correct is. Wanneer we ketensamenwerking in ArchiMate willen modelleren, doen we dat niet als een proces dat uit andere processen is samengesteld (dus met een aggregatierelatie, zoals in de hierboven beschreven proceshiërarchie) maar als een bedrijfsinteractie waarin de bedrijfsprocessen van de betrokken organisaties samenkomen.

Dat is anders dan wanneer een gemeente een deelproces of processtap uitbesteedt aan een derde partij; in dat geval is er sprake van een "gewone" klant-leverancierrelatie. Daarbij behoudt de uitbestedende partij de eindverantwoordelijkheid over het gehele bedrijfsproces. Voorbeelden van uitbesteding zijn het inschakelen van een taxatiebureau, deurwaarder of accountant voor specifieke taken.

Onderstaand ArchiMate-diagram toont het verschil tussen ketensamenwerking zoals hierboven beschreven (links) en samenwerking in een uitbestedingsrelatie (rechts):


Ketensamenwerking (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG


Ketensamenwerking wordt steeds belangrijker en heeft behoorlijke impact op de procesarchitectuur. Meer hierover is beschreven onder Impact van ketensamenwerking.