Procesarchitectuur Procesbouwstenen
Inhoud
Vanuit met name het perspectief van maatschappelijke waarde is doelmatigheid belangrijk; de gemeente wordt immers gefinancierd met publieke middelen. Bij procesinrichting is het onderkennen van gestandaardiseerde procesbouwstenen een goed middel om doelmatigheid te vergroten. Een procesbouwsteen definiëren we dan als een helder afgebakende en herbruikbare "component" binnen de procesarchitectuur. Voorbeelden zijn facturering (klein) en het uitvoeren van de uniforme voorbereidingsprocedure (groot), wat onder meer een vereiste is bij het bedrijfsproces Vaststellen omgevingsvisie. Aangezien dit deelproces in meerdere bedrijfsprocessen (binnen het omgevingswetdomein bijvoorbeeld de bedrijfsprocessen Vaststellen omgevingsplan en Behandelen vergunningaanvraag) terugkomt, is het zinvol dit telkens op dezelfde wijze uit te voeren zodat het voldoen aan de wettelijke eisen wordt geborgd. Dit voorbeeld maakt meteen een tweede voordeel van het inzetten van procesbouwstenen duidelijk: kwaliteit. Zeker bij de uniforme voorbereidingsprocedure is het belangrijk geen onnodige fouten te maken. Door dit deelproces telkens op dezelfde wijze en eventueel door dezelfde mensen uit te laten voeren, verbetert de kwaliteit. Verder geldt dat ICT-ondersteuning in het algemeen beter voorhanden is voor herbruikbare processtappen, wat de doelmatigheid en kwaliteit verder ten goede kan komen. Doelen die genoemd worden bij procesbouwstenen zijn:
- Vergroten doelmatigheid
- Vergroten kwaliteit van uitvoering
- ICT-ondersteuning beter voorhanden
- Meer grip op compliancy
- Meer grip op privacy-vraagstukken
Overigens kent het toepassen van procesbouwstenen ook een nadeel: de flexibiliteit om maatwerk te kunnen leveren neemt af naarmate de standaardisatie toeneemt. Het is daarom zaak om af te wegen wat belangrijker is: de doelmatigheid van procesbouwstenen of de doeltreffendheid van een maatwerkaanpak. Dat kan per (deel)proces verschillen. Dat is tevens een van de redenen waarom het processtramien uit de vorige versie van de GEMMA procesarchitectuur niet meer als leidend inrichtingsmechanisme wordt gepositioneerd.
Soorten procesbouwstenen[bewerken]
De granulariteit van procesbouwstenen kan verschillen; de ene procesbouwsteen vult een relatief kleine processtap in (bijvoorbeeld het versturen van een ontvangstbevestiging), de andere beslaat een groot deelproces (bijvoorbeeld het uitvoeren van een uniforme voorbereidingsprocedure). Uitgangspunt is dat alle procesbouwstenen herbruikbaar zijn en voor ieder proces leiden tot vergelijkbare resultaten, bijvoorbeeld het bekendmaken van iets (een vergunningverlening, omgevingsplan, ...). Die resultaten kunnen divers zijn: informatie (een rapport of verslag), fysiek (een verzorgde cliënt), of abstract (een toegenomen veiligheid of sociale cohesie). Of een combinatie daarvan.
Een ander onderscheid dat tussen procesbouwstenen gemaakt kan worden is de graad van automatisering. Aan de ene kant van het spectrum vinden we de (vrijwel) volledig handmatig uitgevoerde procesbouwstenen (denk aan uitvoering van een participatietraject), aan de andere kant een volledig geautomatiseerde uitvoering (denk aan automatische versturing van een ontvangstbevestiging).
Een derde onderscheid is dat tussen in eigen beheer uitgevoerde procesbouwstenen versus procesbouwstenen waarvan de uitvoering permanent is uitbesteed aan een ketenpartner c.q. leverancier.
Beschrijven van procesbouwstenen[bewerken]
In beginsel kwalificeert elk deelproces of elke processtap zich als potentiële procesbouwsteen. Of een deelproces of processtap daadwerkelijk als bouwsteen behandeld zal worden, is vooral afhankelijk van de toepassing (hergebruik en/of uitbesteding). In elk geval is het voor procesbouwstenen nodig om een eenduidige afbakening en beschrijving op te stellen. De procesbouwstenen komen hierin overeen met het architectuurconcept "bedrijfsservice" zoals we dat in ArchiMate kennen. Onderstaande figuur, een fragment uit het GEMMA kennismodel, toont de relatie tussen de service- en procesconcepten binnen de GEMMA.
Relatie procesbouwstenen - services (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
De figuur laat zien dat processen altijd services realiseren; op bedrijfsprocesniveau spreken we van bedrijfsservices, op deelproces- en processtapniveau spreken we van deelservices. In ArchiMate is een service gedefinieerd als de representant van expliciet gedefinieerd voor de buitenwereld toegankelijk (bedrijfs)gedrag. De "buitenwereld" moeten we hierin zien "een ander dan degene die de service realiseert"; bij bedrijfsservices, op bedrijfsprocesniveau, is dat de klant; bij deelservices, op deelproces- of processtapniveau, is dat een andere afdeling (of eventueel ketenpartner). Met "expliciet gedefinieerd" bedoelen we hier dat vaststaat welke input benodigd is, welke output geleverd wordt, en met welke kwaliteit (denk bijvoorbeeld aan doorlooptijd en tussentijdse informatieverstrekking).
Procesbouwstenen zijn toegankelijk via de deelservices die van de bouwsteen deel uitmaken. Anders gezegd: wanneer we in een bedrijfsproces gebruik willen maken van procesbouwstenen, dan kijken we naar de deelservices die hiervoor beschikbaar zijn. Dit is hoe we van buitenaf (afnemersperspectief) naar een procesbouwsteen kijken. Als we van binnenuit (implementatieperspectief) kijken, dan zien we een procesbouwsteen als de verzameling van alles wat nodig is om de deelservice te realiseren. Daaronder vallen de deelservice zelf, het deelproces dat (of de processtap die) die deelservice realiseert, eventuele applicatieservices die daarvoor gebruikt worden en bedrijfs- en gegevensobjecten die daarbij gebruikt of bewerkt worden.
Een en ander is weergegeven in onderstaande figuur (waarbij alleen de eerste procesbouwsteen is uitgewerkt). Voor alle duidelijkheid: de figuur is niet als uitsluitend bedoeld, alles wat zich 'onder' de applicatieservice bevindt (applicatiecomponent, technologieservices, enz.) zien we ook als deel van de procesbouwsteen maar is omwille van de leesbaarheid in de figuur achterwege gelaten. Een uitgewerkt voorbeeld van een procesbouwsteen is hier te vinden.
Scope procesbouwstenen (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
De op deze pagina beschreven typering van procesbouwstenen is verderop binnen de GEMMA procesarchitectuur uitgewerkt tot (de eerste aanzet tot) een concrete procesbouwstenencatalogus. Die bevat een aantal referentiebouwstenen voor gebruik in gemeentelijke processen.
Merk op dat aan aantal van de ondersteunende processen in de eerdere versies van de procesarchitectuur (bijvoorbeeld "betalen en innen" zich kwalificeren als procesbouwsteen; dat is de reden dat die processen nu niet meer expliciet in het processenlandschap zijn opgenomen.
Merk ten slotte op dat de procesbouwstenen en (deel)services zoals hier gedefinieerd niet verward moeten worden met het begrip "service" zoals dat in de automatisering gebruikt wordt. De automatiseringsgraad van een deelservice c.q. procesbouwsteen zoals hier gedefinieerd kan overal liggen tussen volledig zonder geautomatiseerde ondersteuning en volledig geautomatiseerd.