E-Depotvoorzieningen
Status = concept
Inleiding[bewerken]
Met de transitie bij de overheid naar digitaal werken ontstaat een nieuwe uitdaging. Digitale informatie is vluchtig. Zonder specifieke maatregelen gaat het makkelijk verloren, is het vaak onvindbaar en wordt het ook makkelijk onleesbaar. Het zijn problemen die bij de digitale wereld horen, problemen die we ook in die wereld moeten oplossen. Dat betekent niet dat alle maatregelen technisch van aard zijn, want er zitten ook allerlei organisatorische kanten aan oplossingen, maar veel maatregelen hebben hun effect op digitaal niveau oftewel daar waar digitale informatie is en wordt opgeslagen, in geautomatiseerde informatiesystemen.
Informatiesystemen zijn er in vele soorten. Zo zijn er taakspecifieke systemen zoals voor het verlenen van vergunningen en generieke systemen zoals voor het beheren van een zaak. Ook zijn er generieke, dat wil zeggen niet-taakspecifieke systemen voor het bewaren van informatie. Voorbeelden daarvan zijn DMS-en oftewel Document Management Systemen en archiefsystemen. Ze zijn niet taakspecifieke en richten zich op het bewaren van informatie plus voor de input- en outputkant daarvan ook het opslaan en ontsluiten van de te bewaren informatie.
Informatie digitaal bewaren is meer dan informatie digitaal opslaan en het verder laten zoals het is. De redenen zijn al genoemd: digitale informatie gaat makkelijk verloren, is of wordt vaak onvindbaar en wordt ook makkelijk onleesbaar. Het doel van systemen voor het bewaren van digitale informatie is dan om die informatie duurzaam toegankelijk te houden zolang de informatie wordt bewaard. Die uitdaging is groter naarmate digitale informatie langer wordt bewaard. Want formaten waarin digitale informatie wordt opgeslagen, kunnen in onbruik raken omdat software verouderd en op enig moment wordt vervangen. Dat stelt eisen aan systemen voor het bewaren van digitale gearchiveerde informatie. Archiefsystemen bestaan al enige tijd. Veelal zijn ze nog gericht op zowel het bewaren van metagegevens van het papieren archief (wat hebben we, wat is het, waar hoort het bij en waar ligt het in het fysieke archief) als op het bewaren van digitaal archief (naast de metagegevens ook de inhoud zelf zoals een digitale brief, een nota of een spreadsheet). De meeste archiefsystemen zijn echter niet specifiek gericht op het langdurig duurzaam bewaren van digitale informatie. Als opslagformaten van de digitale informatie in een archiefsysteem in onbruik dreigen te raken, zijn maatregelen nodig. Een mogelijke maatregel is conversie naar een nieuwer formaat. Een archiefsysteem moet dan wel functionaliteit beschikbaar hebben voor het signaleren wanneer converteren nodig is en voor het converteren zelf. Bij traditionele archiefsystemen is dat vaak niet het geval. Systemen die wel over dergelijke functionaliteit beschikken, vallen in een categorie die wordt aangeduid met de term e-depotvoorzieningen of kortweg e-depots. Dit zijn systemen die zijn opgezet volgens een internationale standaard voor het duurzaam bewaren en ontsluiten van digitale informatie. Die standaard is het OAIS, vastgelegd in de ISO-norm 14721:2012, waarbij de afkorting OASIS staat voor een 'Open Archival Information System'.
e-Depotonderzoeken AIDO[bewerken]
Voor de decentrale overheden zijn in AIDO-verband, dat is het subprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden, twee onderzoeken uitgevoerd. De resultaten zijn vastgelegd in twee rapporten:
- Functionaliteit e-depot decentrale overheden, februari 2015;
- Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale overheden, juni 2016.
Daarnaast is voor de decentrale overheden een handreiking met stappenplan geschreven voor hoe te komen tot een e-depot:
- Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden, december 2015;
- Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot, december 2015.
Op de pagina GEMMA E-Depotvoorzieningen architectuur is de verbinding gemaakt tussen een e-depotvoorziening als informatiesysteem en componenten in de GEMMA informatiearchitectuur.
e-Depotvarianten naar de levensfase van informatie[bewerken]
Een e-depot biedt functionaliteit voor het nemen van maatregelen als opslagformaten onleesbaar dreigen te worden door het in onbruik raken van opslagformaten. De noodzaak om die functionaliteit beschikbaar te hebben is het grootst voor blijvend te bewaren digitaal archief na overbrenging. Want de kans dat opslagformaten in onbruik raken en op enig moment verdwijnen is groter naarmate de periode waarin informatie wordt bewaard, langer is. Inzet van een e-depot voor die fase, dus na overbrenging, levert de eerste variant op zoals beschreven in het hiervoor genoemde AIDO-rapport van juni 2016.
Men kan ook eerder beginnen met het inzetten van een e-depot. Inzet vanaf een moment vóór overbrenging maar ná afhandeling van de zaak levert variant 2 op. Wordt een e-depot al ingezet bij de uitvoering van het proces (de behandeling van een zaak), dan gaat het om variant 3. In dat laatste geval praten we over een e-Depot als brede opslagfunctie. In principe wordt dan alle bij een werkproces horende informatie, zowel gearchiveerde als niet of nog niet gearchiveerde informatie, al direct vanaf het begin van een werkproces opgeslagen in het e-depot.
Bij alle varianten wordt er van uitgegaan dat als informatie eenmaal in een e-depot is opgeslagen, dat ook voor de rest van de levensduur van de informatie het geval zal zijn. Overbrengen van een 'gewoon' archiefsysteem naar een e-depot zal in de toekomst steeds vaker het geval zijn. Maar het omgekeerde, eerst in een e-depot en dan later weer in een 'gewoon' archiefsysteem, is vooral onlogisch en vreemd en moet je in de praktijk niet willen.
Figuur 1 toont de genoemde varianten.
Figuur 1: drie e-depotvarianten
Op dit moment (eind 2016) wordt door de samenwerkende decentrale overheden en regionale archiefinstellingen vooral gewerkt aan variant 1-oplossingen, dus oplossingen voor de fase na overbrengen, de fase waarbij het risico op het onleesbaar worden van archief het grootst is.
Het e-depot in een systeemomgeving[bewerken]
Hoe is een e-depot als informatiesysteem gepositioneerd in een systeemomgeving?
Dat hangt af van de variant waarvoor wordt gekozen en of het gaat om een e-depot bij of van de zorgdrager of een e-depot bij of van een regionale archiefinstelling of een e-depot dat nog weer anders is gepositioneerd. Figuur 2 toont een systeemplaat die een situatie visualiseert met een lokaal systeem voor dossiervorming en archivering en een externe e-depotvoorziening voor het beheren van blijvend te bewaren archief na overbrenging.
Figuur 2: een (vanuit de zorgdrager gezien) extern e-depot als digitale archiefbewaarplaats
Toelichting op de plaat
Bij het tekenen van de plaat is uitgegaan van een lokaal systeem voor het opslaan, bewaren en ontsluiten van te bewaren informatie. Dit systeem wordt gevoed met informatie uit de werkprocessen en de bijbehorende werkprocesondersteunende informatiesystemen die in die processen met hun systemen beschikbaar komt (is ontvangen, gecreëerd of op z'n minst daar is gebruikt). Daarbij levert een digitale Zaaktypencatalogus (ZTC) met een daarin geïntegreerde Selectielijst de informatie waarmee wordt bepaald wat daarvan in aanmerking komt voor archivering en voor hoe lang. Bewaartermijnen en het gegeven dat informatie in aanmerking komt voor blijvende bewaring hebben de vorm van parameters die vanuit de combinatie ZTC/selctielijst worden geleverd en die bij het archiveren van informatie als metagegevens worden toegevoegd aan die informatie,
Voor het overbrengen van blijvend te bewaren archief van de zorgdrager naar een digitale archiefbewaarplaats in de vorm van een e-depotsysteem wordt gebruik gemaakt van een tijdelijke of permanent beschikbare koppeling. Het aldus overgebrachte archief moet voor de zorgdrager beschikbaar blijven voor hergebruik of voor het reconstrueren van processen in het kader van bijvoorbeeld bewijsvoering. Daarvoor is voorzien in een permanente koppeling voor informatiestromen in omgekeerde richting, dat wil zeggen van het e-depot naar het lokale centrale systeem voor het bewaren en ontsluiten van informatie. Van hier uit kunnen de processen en werkprocesondersteunende systemen worden bediend met informatie uit het e-depot. Hier is er dus niet voor gekozen om elk werkprocesondersteunend systeem afzonderlijk aan te sluiten op het externe e-depotsysteem. De koppeling daarnartoe loopt via het lokale centrale systeem.
De mogelijkheden van beide systemen worden bepaald door hun functionaliteit en het informatiemodel dat de inrichting van de onderliggende database bepaalt.
Voorlopig geen e-depot als totaaloplossing[bewerken]
Het lijkt overzichtelijk en daardoor aantrekkelijk: één systeem voor het bewaren en ontsluiten van alle overheidsinformatie. Voorlopig echter bestaan er geen systemen die alle soorten overheidsinformatie wat betreft opslaan en ontsluiten aan kunnen. Dat heeft te maken met de complexiteit van veel informatie en de bijbehorende opslagformaten. Bij sommige taakspecifieke informatie en opslagformaten is het bewaren en reproduceren van historie lastig tot nog niet goed mogelijk. Een voorbeeld daarvan zijn digitale ruimtelijke plannen. Maar ook het bewaren en reproduceren van de historie van bijvoorbeeld websites is lastig. Oplossingen voor het archiveren van dergelijke informatie zijn vaak niet volledig en waar volledig archiveren in principe wel mogelijk is, is dat vaak praktisch niet goed uitvoerbaar zoals het opslaan van een snapshot van elke webpagina die een burger raadpleegt.
Dit probleem doet zich onder andere voor bij informatie die op het moment dat deze nodig is, wordt gegenereerd uit een grote hoeveelheid onderliggende informatiefragmenten, die bovendien op dat elementaire niveau worden gemuteerd. Bij een digitaal ruimtelijk plan zijn dat onder andere alle ruimtelijke objecten op een kaart en hun functie en/of bestemming. Als er wekelijks wel enkele van die vele objecten veranderen, dan houdt een praktische archiefoplossing daarvoor in dat de 'fragmenten' worden gearchiveerd. Als vervolgens de versie van een ruimtelijk plan op datum x in het verleden nodig is, dan worden van alle fragmenten de waarden geselecteerd die de fragmenten op die dag hadden. Daaruit kan dan het plan gegenereerd worden die op die dag geldig was. Als concept is dat de enige benadering die werkt, praktisch is en volledig. Voor het genereren van zo'n historisch resultaat is echter wel dezelfde soort specifieke programmatuur nodig als die wordt gebruikt voor het maken van digitale ruimtelijke plannen, dus een variant van een GIS oftewel Geografische Informatie Systeem.
Iets vergelijkbaars geldt voor webpagina's. Ook die worden - bij moderne websites - gegenereerd uit heel veel onderliggende stukjes informatie op het moment dat een gebruiker zo'n pagina opvraagt. Een extra complexiteit daarbij is dat veel webpagina's zichtbare en onzichtbare links bevatten naar informatie op andere webpagina's op ook andere servers. Daarbij is niet zelden hetgeen wordt getoond ook nog afhankelijk van de persoon die een webpagina bekijkt. In die zin is een webpagina enerzijds voor de gebruiker wel een informatieobject, maar is door alle links de omvang van dat object formeel nauwelijks begrensd. In ieder geval geldt ook hier: een oplossing voor het bewaren en reproduceren van historie die nog het meest in de buurt komt van wat eigenlijk nodig is, is een oplossing op basis van de specifieke programmatuur voor het vullen en genereren van een website, de programmatuur dus van een CMS (Content Management Systeem).
Wat hier is benoemd kan - mogelijk in wat mindere mate, maar toch - ook gelden voor minder complexe maar nog steeds vrij specifieke informatie.
Een en ander leert ons dat we niet alleen voor het verwerken van complexe informatie zoals zojuist beschreven, specialistische taakspecifieke programmatuur nodig hebben, maar dat dat voorlopig ook zal gelden voor de gearchiveerde historische variant van die informatie. Daarom zal waar informatie complex van structuur is, opslag ervan in een e-depot vaak niet de beste oplossing zijn. Kan een e-depotsysteem er niet goed mee om gaan, dan zal opname in een e-depot eerder leiden tot een verslechtering dan een verbetering van de situatie.
Alle metagegevens in een e-depot
Wat in principe wel kan, is het opslaan in een centraal e-depot van de beschrijvende metagegevens van complexe informatie, in het OAIS-informatiemodel zijn dat de metagegevens in de cluster met de naam Preservation Description Information. Dat levert twee voordelen op:
- beheerders hebben overzicht van de informatie die aanwezig is (onder andere van belang in het kader van actieve openbaarheid; als de wet open overheid doorgaat dan is zelfs een extern gericht register nodig met daarin deze informatie);
- gebruikers hebben een centrale ingang voor het zoeken en vinden van informatie.
Een voorwaarde om dit op het niveau van een organisatie te laten werken is wel dat het beheren van de informatie in de organisatie zich moet uitstrekken tot ook de systemen die zelf hun informatieobjecten blijven bewaren. Dat vergt een vorm van organisatiebreed integraal informatiebeheer van wat dan in feite een gedistribueerd stelsel van systemen wordt. Een norm als de Europese Moreq2010 (zie ook de info hierover van het Nationaal Archief) gaat zelfs uit van dat concept. Informatieobjecten kunnen dan in elk in het concept opgenomen systeem zijn opgeslagen, met metagegevens in het centrale systeem, aangesloten systemen die Moreq-compliant zijn en met een synchronisatiemechanisme tussen het centrale en de aangesloten systemen.
De toekomst[bewerken]
De toekomst valt niet te voorspellen, maar het is niet uitgesloten dat de ICT-omgevingen van gemeenten ook op de lange termijn niet zullen toegroeien naar een situatie met één centraal e-depot voor alle in de organisatie aanwezige informatieobjecten. Nu al wordt hier en daar bewust gekozen voor het bewaren van bepaalde gearchiveerde informatie in het taakspecifieke systeem waarin deze informatie is gecreëerd.
Het voorgaande hoeft het maken van strategische en tactische keuzes met betrekking tot het fenomeen e-depot overigens niet moeilijk te maken. Want de voor de hand liggende focus voor de eerstkomende jaren is te komen tot een goede oplossing voor het duurzaam toegankelijk bewaren van blijvend te bewaren archief na overbrenging, dus voor de e-depotvariant 1. Alleen al daarvoor zijn naar verwachting nog meerdere iteratieslagen en implementaties nodig voordat op meerdere plekken sprake zal zijn van een volwassen oplossing. Daar wordt nu dus aan gewerkt, onder andere met pilotprojecten bij regionale archiefdiensten en gemeenten die daaraan als aangesloten of aan te sluiten organisatie meewerken.
Daarnaast is het nodig te werken aan oplossingen voor het archiveren van specifieke complexe informatiesoorten. Zolang er bijvoorbeeld nog geen echt goede oplossing is voor het kunnen archiveren van digitale ruimtelijke plannen, is de vraag hoe wat eenmaal gearchiveerd is ook langdurig duurzaam te bewaren slechts de stap die daarna komt.
Een focus op variant 2- of zelfs variant 3-oplossingen, voor nu de meest vergaande e-depotvariant, zal in veel gevallen een logisch vervolg zijn op het opdoen van ervaring met variant 1-oplossingen. Oplossingen à la Moreq2010 met een samenhangende stelsel van systemen voor het duurzaam bewaren van informatie is nog complexer. Naar verwachting vergt zo'n oplossing een zeer hoog ICT-volwassenheidsniveau van de organisaties die zoiets willen realiseren. Als die fase al aan de orde komt, dan positioneren wij die voorlopig voor na de e-depotvariant 3-oplossing. Voor de meeste gemeenten zal dat voorlopig in de tijd gezien vrij ver weg zijn. Voor die tijd komen eerst de uitdagingen aan de orde voor de drie hier genoemde e-depotvarianten. Dat wordt al ontdekkingsreis genoeg, met mogelijk uitkomsten en bijbehorende inzichten die we nu nog niet in beeld hebben. In die zin kent het vraagstuk hoe duurzame toegankelijkheid van alle overheidsinformatie te realiseren en dat ook nog in goede onderlinge samenhang nog duidelijk open einden. De toekomst op dit terrein is nog niet bekend, maar gaan we al werkendeweg ontdekken.
Vragen, commentaar en andere reacties op deze pagina kunnen naar gemmaonline@kinggemeenten.nl met een cc. naar adrie.spruit@kinggemeenten.nl.