De kanteling van archief- naar informatiebeheer
Status = concept.
Het archiefveld is in beweging. Dat heeft te maken met de digitalisering van overheidsinformatie. Het inzicht dat digitale informatie vluchtig is en daarmee kwetsbaar, doet de focus verschuiven. Archivering na afloop van het werkproces kantelt naar informatiebeheer vanaf het eerste moment dat informatie in een werkproces beschikbaar komt. Ook informatie die niet in aanmerking komt voor archivering, krijgt daarbij aandacht. De vraag is wat dat betekent voor de wijze waarop de overheid haar informatiehuishouding organiseert. Maar eerst moet duidelijk zijn hoe het nieuwe aandachtsgebied is afgebakend en gepositioneerd. Onderstaande tekst gaat daarover.
Als specialisme is het bewaren van overheidsinformatie lang iets geweest van DIV (Documentaire informatievoorziening) en het Archief. Dat gebeurde onder de vlag van termen als dossiervorming, archiefvorming en archiefbeheer. In de papieren wereld zagen we daarbij het volgende patroon. Terwijl het proces liep, raakte de dossiermap meer en meer gevuld. Na het afsluiten van de zaak werd deze vaak nog geschoond. Daarna werd de map ter archivering aangeboden aan het Archief.
Kwam dit alleen voor in de papieren wereld? Nee, ook nu er digitaal wordt gewerkt, is dit patroon nog te vaak herkenbaar. Bij bijvoorbeeld zaakgericht werken zien we dan eerst een zaakdossier ontstaan. Is de zaak eenmaal afgehandeld, dan wordt het dossier gearchiveerd. Archivering dus als het proces is afgerond. Figuur 1 visualiseert dat.
Figuur 1: archivering en archiefbeheer na het werkproces.
Inmiddels is in het denken hierover een kanteling gaande. Dat heeft te maken met wat wordt benoemd als 'duurzaam toegankelijke overheidsinformatie'. Het gaat dan niet meer alleen over archiveren, maar over het betrouwbaar en duurzaam bewaren van alle digitale overheidsinformatie. Het doel daarvan is dat die informatie beschikbaar, toegankelijk en bruikbaar is waar en wanneer dat nodig is. Daarbij gaat het om de overheid zelf, maar veel informatie moet in het kader van de dienstverlening van de overheid ook beschikbaar zijn voor burgers, bedrijven en instellingen. Daar komt dan ook nog het streven naar actieve openbaarheid bij van alle overheidsinformatie volgens het principe van 'openbaar tenzij' (denk aan de Visie Open overheid van 2013 en de discussies medio 2016 over het voorstel voor de nieuwe Wet open overheid).
Digitale duurzaamheid
De laatste jaren is het besef ontstaan dat digitale informatie vluchtig en daardoor kwetsbaar is. Digitale informatie kan makkelijk verloren gaan, en dat ook nog eens zonder dat het direct zichtbaar is. Denk aan die oude CD met muziek die na jaren ineens niet meer afspeelbaar blijkt. Of floppy's in kasten en dossiers die met de goede apparatuur misschien nog wel leesbaar zijn, maar wie heeft die apparatuur nog? Zie ook de publicatie 'Gemeenten worstelen met floppy’s, tapes en cd-roms'. Dit soort problemen leveren de vraag op hoe de overheid haar digitale informatie zo kan bewaren en beheren dat die niet alleen beschikbaar en toegankelijk is maar in de tijd gezien ook blijft. Dit terwijl apparatuur, programmatuur, bestandsformaten en opslagmedia die de overheid gebruikt voor het opslaan en lezen van digitale informatie, in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen. Ook het (terug-)vinden van digitale informatie is een uitdaging, onder andere door de groeiende omvang ervan. In het geding is de betrouwbaarheid van het digitale geheugen van de overheid.
Informatiebeheer
Door het voorgaande is een nieuw en breder aandachtsgebied ontstaan. Dat heet 'informatiebeheer' en gaat over alle overheidsinformatie en het bewaren ervan op een duurzaam toegankelijke manier. Dit ongeacht hoe lang we die informatie bewaren en ongeacht de fase van het werkproces dat in beschouwing wordt genomen. Het is een specialisme dat al bij het eerste stukje informatie dat in een werkproces beschikbaar komt, ook als dat een werkdocument is dat in die vorm nooit gearchiveerd zal worden. Figuur 2 visualiseert dat in een eenvoudig conceptueel model. Wat archivering achteraf was, is nu gekanteld naar informatiebeheer vanaf het allereerste begin van een werkproces.
Figuur 2: informatiebeheer in relatie tot het werkproces.
Positionering en afbakening
Hoe bakenen we het aandachtsgebied informatiebeheer af?
Voor het antwoord daarop moet de vraag worden gesteld waar inhoud ontstaat en verandert en waar inhoud in een daarvoor ingerichte omgeving wordt bewaard. De inhoud van overheidsinformatie wordt gecreëerd, bewerkt en verwerkt in werkprocessen. Daar ontstaat nieuwe informatie en wordt informatie gewijzigd. Dat benoemen we als informatieverwerking en -bewerking. Daar staat het aandachtsgebied dat we benoemen als informatiebeheer tegenover. Dat is gericht op het juist ongewijzigd bewaren van inhoud. Overheidsinformatie wordt daar beheerd in de betekenis van het in stand houden ervan. Van daaruit wordt het ook weer ontsloten, voor verdere ver- en bewerking door vooral de overheid en voor raadpleging door zowel de overheid als burgers (als klant) en de gehele maatschappij (bij actieve openbaarheid). Waarbij de ontsluiting naar de burger als klant en de gehele maatschappij zowel via de werkprocessen kan lopen als rechtstreeks.
Hiermee is het aandachtsgebied informatiebeheer én afgebakend (in bewaring geven, in bewaring nemen, duurzaam bewaren en beheren en tenslotte ontsluiten inclusief zoeken en vinden) én gepositioneerd (ten opzichte van de werkprocessen).
Een en ander betekent ook dat het opslaan, bewaren en ontsluiten van digitale informatie niet alleen meer bekeken en geregeld kan worden op het niveau van afzonderlijke applicaties. Ontwikkelingen als Openbaarheid en Big Data maken dat in de toekomst ook een zoekactie op enterpriseniveau succesvol moet zijn. Daarbij betekent succesvol onder andere dat het resultaat van een zoekactie de gevonden informatie in samenhang moet tonen. Dat is alleen mogelijk bij ook bewaren in samenhang.
Ook de volgende stap kondigt zich al aan: het organiseren van het bewaren en vinden van informatie binnen ketens.
Aandachtsgebieden, functies en verantwoordelijkheden
Hiervoor zijn twee aandachtsgebieden benoemd en afgebakend: informatieverwerking en - bewerking in de werkprocessen en informatiebeheer inclusief archivering. Die afbakening is om meerdere redenen van belang. De twee belangrijkste zijn:
- de uitwerking voor beide aandachtsgebieden naar bedrijfsfuncties en uiteindelijk ook applicatiefuncties;
- het antwoord op de vraag wie wanneer waarvoor verantwoordelijk is binnen een overheidsorganisatie in termen van zowel inrichting als uitvoering.
Verdere uitwerking
Het model in figuur 2 is uitgewerkt tot een uitgebreider conceptueel model plus een functioneel model op hoofdlijnen op de pagina Conceptueel en functioneel model informatiebeheer.
Vragen, commentaar en andere reacties op deze pagina kunnen naar gemmaonline@kinggemeenten.nl met een cc. naar adrie.spruit@kinggemeenten.nl.