Aan deze wiki wordt momenteel gewerkt. Het kan zijn dat tijdens deze werkzaamheden links niet werken of dat sommige views niet of onvolledig getoond worden.

De kanteling van archief- naar informatiebeheer


Het archiefveld is in beweging. Dat heeft te maken met de digitalisering van overheidsinformatie. Het inzicht dat digitale informatie vluchtig is en daarmee kwetsbaar, doet de focus verschuiven. Archivering na afloop van het werkproces kantelt naar informatiebeheer vanaf het eerste moment dat informatie in een werkproces beschikbaar komt. Ook informatie die niet in aanmerking komt voor archivering, krijgt daarbij aandacht. De vraag is wat dat betekent voor de wijze waarop de overheid haar informatiehuishouding organiseert. Maar eerst moet duidelijk zijn hoe het nieuwe aandachtsgebied is afgebakend en gepositioneerd. Onderstaande tekst gaat daarover.

De kanteling

Als specialisme is het bewaren van overheidsinformatie lang iets geweest van DIV (Documentaire informatievoorziening) en het Archief. Dat gebeurde onder de vlag van termen als dossiervorming, archiefvorming en archiefbeheer. In de papieren wereld zagen we daarbij het volgende patroon. Terwijl het proces liep, raakte de dossiermap meer en meer gevuld. Na het afsluiten van de zaak werd deze vaak nog geschoond. Daarna werd de map ter archivering aangeboden aan het Archief.

Kwam dit alleen voor in de papieren wereld? Nee, ook nu er digitaal wordt gewerkt, is dit patroon nog te vaak herkenbaar. Bij bijvoorbeeld zaakgericht werken zien we dan eerst een zaakdossier ontstaan. Is de zaak eenmaal afgehandeld, dan wordt het dossier gearchiveerd. Archivering dus als het proces is afgerond. Figuur 1 visualiseert dat.

8 Conceptueel model archivering simpel 2015m10d16.png

Figuur 1: archivering en archiefbeheer na het werkproces.

Inmiddels is in het denken hierover een kanteling gaande. Dat heeft te maken met wat wordt benoemd als 'duurzaam toegankelijke overheidsinformatie'. Het gaat dan niet meer alleen over archiveren, maar over het betrouwbaar en duurzaam bewaren van alle digitale overheidsinformatie. Het doel daarvan is dat die informatie vindbaar, beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar is waar en wanneer dat nodig is. We noemen dat Duurzame toegankelijkheid. Het doel van het bewaren van overheidsinformatie is dan ook dat deze duurzaam toegankelijk is zolang het wordt bewaard. Daarbij gaat het om beschikbaarheid voor en gebruik door de overheid zelf, maar ook moet veel informatie die de overheid bewaart, beschikbaar zijn voor burgers, bedrijven en instellingen. Dit laatste in het kader van zowel de reguliere dienstverleningsprocessen van de overheid als het streven van de overheid naar actieve openbaarheid van overheidsinformatie. Dit laatste volgens het principe 'openbaar tenzij' (zie het bestaande landelijke beleid op dit punt in de Visie Open overheid van 2013 en de discussies medio 2016 over het voorstel voor de nieuwe Wet open overheid).

Voor de duidelijkheid: de informatie die de overheid bewaart en waarover deze beschouwing gaat, ontstaat of komt anderszins beschikbaar in alle werkprocessen van de overheid, van beleidsontwikkeling tot dienstverlening en van beheerprocessen (van bijvoorbeeld een bedrijfsterrein, een sporthal of een brug) tot sturende (zoals Planning & Control) en ondersteunende processen (zoals personeelsbeheer en ICT).

Digitale duurzaamheid

De laatste jaren is het besef ontstaan dat digitale informatie vluchtig en daardoor kwetsbaar is. Digitale informatie kan makkelijk verloren gaan, en dat ook nog eens zonder dat het direct zichtbaar is. Denk aan die oude CD met muziek die na jaren ineens niet meer afspeelbaar blijkt. Of floppy's in kasten en dossiers die met de goede apparatuur misschien nog wel leesbaar zijn, maar wie heeft die apparatuur nog? Zie ook de publicatie 'Gemeenten worstelen met floppy’s, tapes en cd-roms'. Dit soort problemen leveren de vraag op hoe de overheid haar digitale informatie zo kan bewaren en beheren dat die niet alleen beschikbaar en toegankelijk is maar in de tijd gezien ook blijft. Dit terwijl apparatuur, programmatuur, bestandsformaten en opslagmedia die de overheid gebruikt voor het opslaan en lezen van digitale informatie, in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen. Ook het (terug-)vinden van digitale informatie is een uitdaging, onder andere door de groeiende omvang ervan. In het geding is de betrouwbaarheid van het digitale geheugen van de overheid.

Informatiebeheer

Door het voorgaande is een nieuw en breder aandachtsgebied ontstaan. Dat heet 'informatiebeheer', is inclusief archiefbeheer en gaat over alle overheidsinformatie en het bewaren ervan op een duurzaam toegankelijke manier. Dit ongeacht hoe lang we die informatie bewaren en ongeacht de fase van het werkproces dat in beschouwing wordt genomen. Het is een aandachtsgebied en ook specialisme waarvan de functies al beschikbaar moeten zijn vanaf het eerste stukje informatie dat in een werkproces beschikbaar komt, ook als dat een werkdocument is dat slechts tijdelijk wordt bewaard en in die vorm nooit gearchiveerd zal worden. Figuur 2 visualiseert dat in een eenvoudig conceptueel model. Wat archivering achteraf was, is nu gekanteld naar informatiebeheer vanaf het allereerste begin van een werkproces, met duurzame toegankelijkheid van informatie als doel.

8 2 Conceptueel model informatiebeheer eenvoudig 2016m06d08.png

Figuur 2: informatiebeheer in relatie tot het werkproces.

Positionering en afbakening

Hoe positioneren we het aandachtsgebied informatiebeheer?
Voor het antwoord daarop moet de vraag worden gesteld welke processen worden ondersteund door Informatiebeheer. Dat zijn de bedrijfsprocessen waar informatie wordt verwerkt en bewerkt. Daar ontstaat nieuwe informatie door het creëren of ontvangen ervan. Veel van die nieuwe informatie moet vervolgens voor kortere of langere tijd worden bewaard. Het aandachtsgebied informatie- en archiefbeheer zorgt daar voor, en ook dat het wordt ontsloten naar waar die informatie weer nodig is.

Terwijl in de te ondersteunen werkprocessen nieuwe inhoud ontstaat, zijn de informatie- en archiefbeheerprocessen juist gericht op het ongewijzigd bewaren van inhoud. Overheidsinformatie wordt daar beheerd in de betekenis van het in stand houden ervan. Het ontsluiten van diezelfde informatie is inclusief functies voor zoeken en selecteren en maakt raadpleging mogelijk en verdere verwerking en bewerking. Dat ontsluiten is gericht op de overheid zelf voor raadpleging en hergebruik in werkprocessen, op burgers als klant en op de gehele maatschappij in het kader van openbaarheid en hergebruik van overheidsinformatie[1].

Hiermee is het aandachtsgebied informatie- en archiefbeheer én afgebakend (in bewaring geven, in bewaring nemen, ongewijzigd en duurzaam bewaren en beheren en ontsluiten) én gepositioneerd (ten opzichte van de op inhoud gerichte werkprocessen).

Samenhang

Belangrijk bij het ontsluiten van informatie is dat deze wordt gepresenteerd in de samenhang die de gebruiker wenst of nodig heeft. Die samenhang is alleen mogelijk als ook in samenhang wordt bewaard. De consequentie daarvan is dat informatie- en archiefbeheer het opslaan, bewaren en ontsluiten van digitale informatie niet alleen meer bekijkt en organiseert op het niveau van afzonderlijke applicaties, maar op het niveau van de gehele organisatie of zelfs ketens. Ontwikkelingen als Openbaarheid en Big Data versterken die noodzaak. Daarbij moeten zoekacties op enterpriseniveau mogelijk zijn. Bij actieve openbaarheid van overheidsinformatie zien we iets vergelijkbaars. De burger die wil begrijpen wat de overheid doet en die wil weten wat hij wel en niet mag, moet gezochte informatie in samenhang kunnen raadplegen. Voor de data-analist tenslotte, die met Big Data aan de slag gaat is samenhang zelfs de kern van de analyse.br />

Aandachtsgebieden, functies en verantwoordelijkheden

Hiervoor zijn twee aandachtsgebieden benoemd en afgebakend: op inhoud gerichte informatieverwerking en - bewerking in de werkprocessen en het ondersteunende informatiebeheer inclusief archivering. Die afbakening is om meerdere redenen van belang. De twee belangrijkste zijn:

  • de uitwerking voor beide aandachtsgebieden naar bedrijfsfuncties en uiteindelijk ook applicatiefuncties;
  • het antwoord op de vraag wie wanneer waarvoor verantwoordelijk is binnen een overheidsorganisatie in termen van zowel inrichting als uitvoering.

Verdere uitwerking

Het model in figuur 2 is uitgewerkt tot een uitgebreider conceptueel model plus een functioneel model op hoofdlijnen op de pagina Conceptueel en functioneel model informatiebeheer.



  1. Zie voor meer informatie over openbaarheid en hergebruik de pagina Openbaarheid van overheidsinformatie.

Reacties

Vragen, commentaar en andere reacties op deze pagina kunnen naar gemmaonline@vng.nl.