Conceptueel en functioneel model informatiebeheer
Status = concept.
Inleiding[bewerken]
Op de pagina De kanteling van archief- naar informatiebeheer is het aandachtsgebied Informatiebeheer gepositioneerd en afgebakend aan de hand van het eenvoudig conceptueel model, hier weergegeven in figuur 1. Daarin is ontsluiting naar de burger als klant en ontsluiting naar de gehele maatschappij in het kader van de openbaarheid van overheidsinformatie wel benoemd, maar nog niet ingetekend. Die stap wordt op deze pagina gezet, met een uitgebreider model op nog steeds conceptueel niveau. Daarna volgt voor het aandachtsgebied informatiebeheer ook een functioneel model op hoofdlijnen, getekend volgens de standaard architectuurtaal ArchiMate.
Figuur 1: informatiebeheer in relatie tot het werkproces.
Uitgebreider conceptueel model informatiebeheer[bewerken]
Hieronder het uitgebreidere conceptuele model.
Figuur 2: uitgebreider conceptueel model voor informatiebeheer.
Ontsluiten van overheidsinformatie[bewerken]
De belangrijkste aanvullingen in het uitgebreidere conceptuele model voor informatiebeheer betreffen het ontsluiten van overheidsinformatie.
Informatiebeheer ontsluit overheidsinformatie naar de werkprocessen. Via die werkprocessen, waaronder dienstverleningsprocessen, komt die informatie ook bij burgers, bedrijven en instellingen in de rol van klant terecht, zoals benoemd in de verticale balk links in de plaat. Veelal is daarbij sprake van tweerichtingsverkeer. De overheid ontsluit informatie naar burgers, bedrijven en instellingen. Maar die leveren ook informatie zoals bij aanvragen en meldingen. De gele pijlen linksboven in het model staan symbool voor die inkomende en uitgaande informatiestromen.
Bekeken vanuit één overheidsorganisatie zijn er ook in- en uitgaande informatiestromen van en naar ketenpartners. Die stromen beschouwen we in dit model als blijvend binnen de werkprocessen van de overheid als geheel en zijn hier niet ingetekend. Maar ze zijn wel aanwezig, zoals er ook binnen een organisatie informatiestromen zijn tussen en binnen afdelingen.
Niet alle informatiestromen naar partijen buiten de overheid lopen via de werkprocessen of volledig via die processen. Zo zien we het raadplegen van eerder actief openbaar gemaakte overheidsinformatie, dus van informatie die al op internet gepubliceerd is, niet als een werkproces. Daarvoor wordt geen zaak gestart. Dat is wel het geval als informatie alleen passief openbaar is en dus niet toegankelijk zonder tussenkomst van de overheid. Want een verzoek met een beroep op de Wet openbaarheid bestuur (de Wob) moet in behandeling worden genomen. Daarvoor start dus wel een zaak. Met als resultaat de informatiestroom waar de gele pijl rechtsboven voor staat.
Het actief openbaar maken als handeling door de overheid kan men ook zien als een werkproces. Of dat dan een primair of secundair proces is, daarover is discussie mogelijk, en daarmee dus ook over de positionering ervan.
Hetzelfde geldt voor het gericht ontsluiten van overheidsinformatie naar burgers, bedrijven en instellingen, dat nu linksonder in de plaat is ingetekend. Het ontsluiten van persoonsgegevens via MijnOverheid is zo'n voorbeeld. Zorgen dat het daar staat kan men zien als zijnde het resultaat van een werkproces. Het raadplegen ervan door de burger echter is geen werkproces in de zin dat daarvoor een zaak start. Gaat de burger echter gegevens die hij zelf mag beheren aanpassen of aanvullen, zoals bij het opgeven van een (ander) e-mail-adres, dan kan dat weer wel worden beschouwd als (het begin van) een werkproces. Want de overheid moet de mutatie verwerken én het levert nieuwe informatie op. Daarmee gaat dat verder dan het bewaren, beheren en ontsluiten van informatie.
Toegangsbeheer
Bij het ontsluiten van overheidsinformatie hoort altijd een vorm van toegangsbeheer. In het voorbeeld van MijnOverheid moet de burger daarom inloggen met DigiD. Maar ook bij het openbaar maken van overheidsinformatie is sprake van toegangsbeheer. Want niet alle overheidsinformatie is openbaar. Toegangsbeheer organiseert dat onderscheid.
Functioneel model informatiebeheer[bewerken]
De conceptuele modellen in figuur 1 en 2 zijn feitelijk platen op Powerpointniveau. De volgende stap is het benoemen van functies, hier nog op hoog abstractieniveau, maar wel al vastgelegd volgens de architectuurtaal ArchiMate.
Daarbij:
- is voor de functies het ArchiMate-element bedrijfsfunctie gebruikt, dit omdat op dit abstractieniveau nog niet duidelijk is wat bij een verdere uitwerking wel en niet automatiseerbaar zal blijken;
- zijn de functies benoemd met Nederlandstalige werkwoorden;
- is op hoofdlijnen de modellering in lijn met het OAIS-model oftewel het model voor een Open Archival Information System zoals vastgelegd in onder andere de ISO-norm 14721:2012H[1].[2]
- zijn informatie en het begrip 'informatieobject' (een afgebakende eenheid van informatie) weergegeven met het ArchiMate-element 'data object'.
Het informatiebeheerdeel van het model bestaat uit de bedrijfsfunctie Informatiebeheer en omvat drie onderliggende bedrijfsfuncties:
- in bewaring nemen (van informatieobjecten);
- duurzaam bewaren en beheren (van informatieobjecten);
- ontsluiten (van informatieobjecten).
Dat levert het model op zoals getoond in figuur 3.
Figuur 3: model op hoofdlijnen met de functies die invulling geven aan informatiebeheer
In dit model is het opslaan van informatie het resultaat van een samenwerking tussen het werkproces dat informatie in bewaring geeft en het aandachtsgebied Informatiebeheer dat informatie in bewaring neemt.
De functie 'Duurzaam bewaren en beheren' is gericht op het beschikbaar en toegankelijk houden van informatie.
De functie 'Ontsluiten' kan in een verdergaande uitwerking worden uitgesplitst naar de subfuncties:
- zoeken en selecteren van informatieobjecten;
- weergeven van informatieobjecten (voor raadplegen);
- leveren van informatieobjecten (voor verwerking of bewerking).
In het model zit in de combinatie van werkprocessen en informatiebeheer een kringloop. Die begint in werkprocessen met het verwerken en bewerken van informatie. Daarbij komt nieuwe informatie beschikbaar. De informatieobjecten die dat oplevert, moeten duurzaam worden bewaard. Daarvoor worden deze vanuit het werkproces in bewaring gegeven en wordt daartoe de bedrijfsfunctie 'In bewaring nemen' aangeroepen. Die functie maakt informatieobjecten gereed voor duurzaam toegankelijk opslaan, waarna dat ook gebeurt, gevolgd door 'Duurzaam bewaren en beheren'. De functie 'Ontsluiten' met de subfuncties 'Zoeken en selecteren', 'Weergeven' en 'Leveren' zorgt ervoor dat de in bewaring genomen informatie gevonden en gebruikt kan worden, onder andere in werkprocessen, waar de kringloop verder gaat.
Applicaties[bewerken]
Hoe vertaalt het voorgaande zich naar applicaties?
Het model gaat uit van een afgebakend aandachtsgebied voor informatiebeheer met daarvoor specifieke applicaties zoals voor documentenbeheer (DMS), voor archiefvorming en -beheer (archiefsysteem) en een e-Depot met ook functionaliteit om de toegankelijkheid van langdurig te bewaren informatie in stand te houden.
Op dit moment zien we twee ontwikkelingen. De eerste is het concentreren van opslag in een centraal systeem zoals het e-Depot met onder andere de variant waarbij deze functioneert als een brede opslagfunctie. De andere ontwikkeling is de keuze om in specifieke situaties zelfs gearchiveerde informatie in vakapplicaties te laten zitten, met als belangrijkste reden de complexiteit van specifieke opslagformaten die problematisch zijn voor archiefsystemen en ook e-Depots. Die twee ontwikkelingen lijken tegenstrijdig. Dat is minder of zelfs niet het geval als wel alle metagegevens van te bewaren informatie in een centraal systeem worden opgeslagen. Als dat de richting wordt, dan ontstaat een stelsel van systemen voor het bewaren en ontsluiten van informatie met centrale regie en bovendien een centrale ingang om alle opgeslagen informatie terug te kunnen vinden. Belangrijk daarbij is dat het inrichten van zo'n omgeving gebeurt op basis van een duidelijk en organisatiebreed concept voor informatiebeheer.
- ↑ Deze ISO-norm is slechts tegen betaling verkrijgbaar, maar op internet zijn ook gratis documenten over het OAIS-model te vinden zoals het [Magentabook 2012].
- ↑ Het OAIS spreekt niet expliciet over bedrijfsfuncties of applicatiefuncties, de elementen die in ArchiMate voor functies beschikbaar zijn, maar van 'functional entities';
Vragen, commentaar en andere reacties op deze pagina kunnen naar gemmaonline@kinggemeenten.nl met een cc. naar adrie.spruit@kinggemeenten.nl.