Conceptueel en functioneel model informatiebeheer

Status = concept.

Inleiding

Op de pagina De kanteling van archief- naar informatiebeheer is het aandachtsgebied Informatiebeheer gepositioneerd en afgebakend aan de hand van het conceptuele maar eenvoudige model in figuur 1. In dit model heeft het ontsluiten van informatie alleen nog maar een plek gekregen in relatie tot het werkproces. Dat kan beter, vooral ook omdat toegankelijkheid het einddoel is van informatiebeheer. Een uitgebreider model, nog steeds een model op conceptueel niveau, laat dat in figuur 2 zien. Op deze pagina volgt daarna een toelichting op figuur 2, waarna de pagina eindigt met een verdere uitwerking in de vorm van een functioneel model voor het aandachtsgebied informatiebeheer.

Bestand:8 2 Conceptueel model informatiebeheer eenvoudig 2016m02d02.png

Figuur 1: informatiebeheer in relatie tot het werkproces.

Uitgebreid conceptueel model informatiebeheer

Bestand:8 3 Conceptueel model informatiebeheer PPniv 2016m02d17.png

Figuur 2: uitgebreider conceptueel model voor informatiebeheer.

De belangrijkste uitbreidingen in dit model betreffen het ontsluiten van overheidsinformatie. De tekst hierna gaat daarop in.

Ontsluiten van overheidsinformatie

Informatiebeheer ontsluit overheidsinformatie naar de werkprocessen. Via die werkprocessen, waaronder dienstverleningsprocessen, komt die informatie ook bij burgers, bedrijven en instellingen in de rol van klant terecht, zoals benoemd in de verticale balk links in de plaat. Veelal is daarbij sprake van tweerichtingsverkeer. De overheid ontsluit informatie naar burgers, bedrijven en instellingen. Maar die leveren ook informatie zoals bij aanvragen en meldingen. De gele pijlen linksboven in het model staan symbool voor die inkomende en uitgaande informatiestromen.

Bekeken vanuit één overheidsorganisatie zijn er ook in- en uitgaande informatiestromen van en naar ketenpartners. Die stromen beschouwen we in dit model als blijvend binnen de werkprocessen van de overheid als geheel en zijn hier niet ingetekend. Maar ze zijn wel aanwezig, zoals er ook binnen een organisatie informatiestromen zijn tussen en binnen afdelingen.

Niet alle overheidsinformatie die de overheid naar partijen buiten de overheid ontsluit, loopt via de werkprocessen. Dat geldt voor het al genoemde openbaar maken van overheidsinformatie, dat is gericht op het publiek oftewel de gehele maatschappij en dat rechtsonder in de plaat een plek heeft gekregen. Het geldt ook voor een deel van het gericht ontsluiten van overheidsinformatie naar burgers, bedrijven en instellingen, dat linksonder in de plaat is ingetekend. Zo beschouwen we het ontsluiten en vervolgens inzien van persoonsgegevens via MijnOverheid (www.mijn.overheid.nl) niet als zijnde een werkproces. Zodra de burger echter zijn gegevens gaat muteren of aanvullen, zoals bij het opgeven van een (ander) e-mail-adres, dan is dat wel het begin van een werkproces. Want de overheid moet de mutatie verwerken en het levert nieuwe informatie op dat door informatiebeheer zal worden bewaard.

Toegangsbeheer

Bij het ontsluiten van overheidsinformatie hoort altijd een vorm van toegangsbeheer. In het voorbeeld van MijnOverheid moet de burger daarom inloggen met DigiD. Maar ook bij het openbaar maken van overheidsinformatie is sprake van toegangsbeheer. Want niet alle overheidsinformatie is openbaar. Toegangsbeheer organiseert dat onderscheid.

Welke ontsluiting wel en welke ontsluiting niet via een werkproces

Vooralsnog is de lijn gevolgd dat niet elke vorm van ontsluiting plaatsvindt naar of via een werkproces. Die lijn is niet in beton gegoten, maar lijkt vooralsnog praktisch.

Als burgers en bedrijven alleen bestaande en voor hen reeds toegankelijke informatie zoeken, selecteren en raadplegen, dan wordt dat vanuit de overheid gezien niet beschouwd als het starten en uitvoeren van een werkproces. Daarbij maakt het niet uit of een burger informatie digitaal op internet raadpleegt of informatie op papier raadpleegt in de leeszaal van een archief of bibliotheek. Is de te raadplegen informatie nog niet toegankelijk en moet het verstrekken of de toegang ertoe worden aangevraagd, bijvoorbeeld met een beroep op de Wet openbaarheid bestuur (de Wob) of loopt de inzage via een medewerker van de leeszaal, dan is wel sprake van een werkproces.
Wat ook tot de werkprocessen wordt gerekent zijn het beheer van informatie en het in algemene zin toegankelijk maken van informatie waaronder het publiceren van informatie op internet. Wordt die informatie vervolgens gelezen, dan is dat weer geen werkproces.

Functioneel model informatiebeheer

Met de conceptuele modellen in figuur 1 en 2, feitelijk platen op Powerpointniveau, is het aandachtsgebied informatiebeheer gepositioneerd en afgebakend. De volgende stap is het benoemen van functies, voorlopig nog op hoog abstractieniveau, maar wel al gevisualiseerd met gebruikmaking van een standaard architectuurtaal, zijnde ArchiMate.
Daarbij:

1. is voor de functies het ArchiMate-element bedrijfsfunctie gebruikt, dit omdat op dit abstractieniveau nog niet duidelijk is wat bij een verdere uitwerking wel en niet automatiseerbaar zal blijken;
2. zijn de functies benoemd met Nederlandstalige werkwoorden;
3. is op hoofdlijnen de modellering in lijn met het OAIS-model oftewel het model voor een Open Archival Information System zoals vastgelegd in onder andere de ISO-norm 14721:2012H.
4. zijn informatie en het begrip 'informatieobject' (een afgebakende eenheid van informatie) weergegeven met het ArchiMate-element 'data object'.

Functies

Voor het informatiebeheerdeel in het model zijn drie hoofdfuncties onderscheiden:

1. in bewaring nemen (van informatieobjecten);
2. duurzaam bewaren en beheren (van informatieobjecten);
3. ontsluiten (van informatieobjecten).

Dat levert het model in figuur 3 op.

Bestand:8 4 Conceptueel model informatiebeheer AM 2016m02d02 O.png

Figuur 3: model op hoofdlijnen met de functies die invulling geven aan informatiebeheer

Toelichting op de functie In bewaring nemen:
Gebruikelijker in de archiefwereld voor deze functie is de term Opnemen'. Toch is hier bewust gekozen voor In bewaring nemen. Daar zijn een paar redenen voor:

• de naam op zich is weinig zeggend (je kunt ook geld opnemen, dat zelfs min of meer het tegenovergestelde is van wat hier wordt bedoeld omdat dat staat voor uit dan in bewaring nemen);
• vanuit het perspectief van de archiefwereld is Opnemen misschien nog een logische term. Vanuit het perspectief van het werkproces is dat niet het geval. De combinatie van In bewaring geven in het werkproces en In bewaring nemen aan de kant van informatiebeheer is een meer symmetrische en voor beide partijen duidelijke keuze.

Toelichting op de functie Duurzaam bewaren en beheren:
Het OAIS-model kent een combinatie van hoofdfuncties voor bewaren en beheren in de betekenis van in stand houden. Deze functies werken nauw samen en om een en ander niet te ingewikkeld te maken zijn deze in dit model gebundeld tot voorlopig een hoofdfunctie.

Toelichting op de functie Ontsluiten:
Deze functie wordt elders ook wel benoemt als Beschikbaar stellen. Een nadere analyse echter maakt duidelijk dat de hoofdfunctie waar het hier om gaat bestaat uit de volgende subfuncties:

• zoeken van informatieobjecten;
• selecteren van informatieobjecten;
• weergeven van informatieobjecten (voor alleen waarnemen);
• leveren c.q. beschikbaar stellen van informatieobjecten (voor verwerking of bewerking).

Met het inzicht dat de hoofdfunctie deze subfuncties omvat, is het logischer om voor de overkoepelende hoofdfunctie te kiezen voor de term Ontsluiten.

---

---

Vragen, commentaar en andere reacties op deze pagina kunnen naar Adrie Spruit, proces- en informatiearchitect bij KING en bereikbaar op het e-mailadres adrie.spruit@kinggemeenten.nl.

Betekenisvolle gegevens.

Met het begrip 'overheidsorganisaties' wordt zowel gedoeld op overheden als op semi-overheid- en private organisaties met een publieke taak.

Alle belanghebbenden van overheidsdienstverlening in de ruimste zin van het woord.

Een document met erkende afspraken, specificaties of criteria over een product, een dienst of een methode.

Activiteiten die zijn gegroepeerd omdat daarvoor vergelijkbare bedrijfsmiddelen, kennis of competenties nodig zijn.

Weergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat.