Gegevensgroeptype Brondatum archiefprocedure
| Informatiemodel | ImZTC 2.2 |
|---|---|
| Definitie | Specificatie voor het bepalen van de brondatum voor de start van de Archiefactietermijn van het zaakdossier. |
| Herkomst definitie | VNG-R |
| Datum opname | 1-2-2017 |
| Mogelijk geen waarde | Nee |
| Indicatie materiële historie | Ja |
| Indicatie formele historie | Nee |
| Indicatie in onderzoek | Nee |
| Aanduiding strijdigheid/nietigheid | Nee |
| Indicatie kardinaliteit | 0..1 |
| Indicatie authentiek | Gemeentelijk kerngegeven |
| Regels | 1) De groepattribuutsoort verandert alleen van waarden (materiële historie) op een datum die gelijk is aan een Versiedatum van het gerelateerde zaaktype. 2) De groepattribuutsoort is alleen van waarden voorzien indien de attribuutsoort "Archiefnominatie" de waarde "Vernietigen" heeft. |
| Definitie | Specificatie voor het bepalen van de brondatum voor de start van de Archiefactietermijn van het zaakdossier. |
Overzicht attributen
| Attribuutnaam | Definitie | Type | Kardinaliteit |
|---|---|---|---|
| Afleidingswijze | Wijze van bepalen van de brondatum. | afleidingswijzeBrondatumArchiefprocedure | 1..1 |
| Datumkenmerk | Naam van de attribuutsoort van het procesobject dat bepalend is voor het einde van de procestermijn. | AN80 | 0..1 |
| Einddatum bekend | Indicatie dat de einddatum van het procesobject gedurende de uitvoering van de zaak bekend moet worden. | INDIC | 0..1 |
| Objecttype | Het soort object in de registratie dat het procesobject representeert. | AN80 | 0..1 |
| Registratie | De naam van de registratie waarvan het procesobject deel uit maakt. | AN80 | 0..1 |
Toelichting
Een zaakdossier is gearchiveerd bij afronding van de zaak (en voor onderdelen daarvan al eerder). Het dossier is daarna voor kortere of langere tijd nog relevant voor de bedrijfsvoering. Na het vervallen van dit bedrijfsvoeringsbelang moet het zaakdossier na enige tijd vernietigd of overgebracht worden. Het laatste wordt gespecificeerd met de Archiefactietermijn. Met de ‘Brondatum archiefprocedure’ wordt vastgelegd hoe de startdatum van de Archiefactietermijn (en dus de einddatum van het bedrijfsvoeringsbelang) bepaald kan worden voor zaken waarop dit Resultaattype van toepassing is. In de Gemeentelijke Selectielijst Archiefbescheiden 2017 (GSA2017) betreft dit het begin van de (Selectielijst-)Bewaartermijn en daarmee de einddatum van de (Selectielijst-)Procestermijn. In combinatie met de Archiefactietermijn kan dan, voor een zaak, de datum van vernietiging of overbrenging (Archiefactiedatum) bepaald worden.
De essentie hiervan is hoe de einddatum van de Procestermijn bepaald kan worden. Daarbij doet zich een aantal situaties voor: - de procestermijn is nihil, de bewaartermijn start op einddatum zaak (categorie A in de GSA2017). - de procestermijn eindigt bij het einde van de geldigheid van het procesobject. In sommige gevallen wordt de einddatum van het procesobject gedurende de uitvoering van de zaak bekend (categorie D in de GSA2017). In andere gevallen is de einddatum van het procesobject (nog) niet bekend bij afronding van de zaak (categorie B in de GSA2017). - de procestermijn beslaat een vast aantal jaren d.w.z. de einddatum is een vast aantal jaren na afronding cq. de einddatum van de zaak (categorie C in de GSA2017). - de procestermijn en bewaartermijn zijn samengevoegd als totaalwaarde bij de bewaartermijn. De bewaartermijn (en dus ook de procestermijn) start op basis van een datumkenmerk van het procesobject. Met de attribuutsoorten van dit groepatribuutsoort worden deze situaties geparametrieerd. Dit is alleen relevant indien sprake is van de Archiefnominatie "vernietigen"; voor te bewaren zaakdossiers start de Archiefactietermijn op de einddatum van de zaak. |
Wordt als gegevensgroeptype gebruikt door:
| Klasse | Gegevensgroep compositie | Definitie |
|---|---|---|
| Objecttype RESULTAATTYPE | Gegevensgroep compositie Brondatum archiefprocedure | |
| Objecttype RESULTAATTYPE | Gegevensgroep compositie Brondatum archiefprocedure |