Brontekst bekijken van Duurzaam toegankelijk informatiebeheer

=== Metadateren by design met ‘minimale metadataset voor duurzame toegankelijkheid’ ===

Metagegevens zijn nodig zijn om de duurzame toegankelijkheid van informatieobjecten te waarborgen. In het GEMMA Gegevenslandschap leggen we gestandaardiseerde metagegevens voor duurzame toegankelijkheid vast bij ieder informatieobject. Deze metagegevens maken het samen met diensten voor duurzame toegankelijkheid mogelijk om informatieobjecten duurzaam te bewaren en beheren, ongeacht waar in het applicatielandschap die zijn opgeslagen.

Een deel van de metagegevens is direct gerelateerd aan het proces waarbinnen het te metadateren informatieobject is ontvangen of verwerkt – denk aan metagegevens die bijdragen aan de interpreteerbaarheid of aan een koppeling met een regel van de (procesgerichte) selectielijst. Het is belangrijk deze metagegevens zoveel mogelijk al tijdens het uitvoeren van het proces vast te leggen. Het verdient bovendien aanbeveling vastlegging zoveel mogelijk te automatiseren.

Om het geautomatiseerd vastleggen van metagegevens mogelijk te maken, is het nodig daarmee rekening te houden bij ontwerp en inrichting van processen, applicaties en registers en bij ontwikkeling en implementatie van standaarden. Dit kan op verschillende manieren. Selectielijstregels kunnen worden gekoppeld aan zaak- en resultaattypen om op basis daarvan vernietigingstermijnen te bepalen. Procesinformatie kan worden toegevoegd op basis van onder andere zaaktype, statusverloop, resultaat en vastgelegde handelingen van medewerkers. En gegevens over gerelateerde objecten (bijvoorbeeld de locatie van een pand) kunnen als metadata ten behoeve van vindbaarheid worden vastgelegd.

Het is mogelijk onderscheid te maken tussen verschillende categorieën metagegevens. Sommige metagegevens zijn voor alle informatieobjecten relevant, en dus generiek toepasbaar. Daartegenover staan specifieke metagegevens, die slechts van belang zijn voor een beperkte set informatieobjecten van een bepaalde vorm of binnen een bepaald domein. Bovendien kunnen metagegevens die noodzakelijk zijn om te voldoen aan normen of wet- en regelgeving en dus verplicht moeten worden vastgelegd, worden onderscheiden van metagegevens waarvoor zo’n verplichting niet geldt. De verschillende categorieën metagegevens zijn beschreven in Tabel 1.

{| class="wikitable"
|-
!
! Generiek
! Domein/vormspecifiek
|-
| '''Verplicht'''
| Metagegevens die worden vastgelegd om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving of belangrijke normen die relevant zijn voor álle informatieobjecten, behalve waar die wet- en regelgeving of norm een domein- en/of vormspecifieke invulling vereist (zoals bij metagegevens voor vindbaarheid).
| Metagegevens die worden vastgelegd om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving of belangrijke normen die relevant zijn voor álle informatieobjecten, maar waar domein- en/of vorm bepalen welke metagegevens precies nodig zijn (bijvoorbeeld metagegevens voor vindbaarheid), of metagegevens die vastgelegd worden om te kunnen voldoen aan (domein)specifieke wet- en regelgeving of normen.
|-
| '''Optioneel'''
| Metagegevens die worden vastgelegd om andere redenen dan het kunnen voldoen aan wet- en regelgeving of belangrijke normen, maar relevant voor álle informatieobjecten.
| Metagegevens die worden vastgelegd om andere redenen dan het kunnen voldoen aan wet- en regelgeving of belangrijke normen, en slechts relevant voor informatieobjecten binnen een specifiek domein of van een specifieke vorm.
|}

Tabel 1: Verplichte en optionele en generieke en specifieke metagegevens

Onder ‘verplicht’ worden in deze context niet alleen rechtstreekse verwijzingen naar metagegevens (zoals in de Archiefregeling) verstaan, maar ook daarvan ‘afgeleide’ metagegevens die nodig zijn om aan wetten of normen te kunnen voldoen. Daarbij beperkt dit document zich tot wetten en normen (en dus metadata) die gelden is voor álle informatieobjecten, ongeacht vorm of domein. Waar verwezen wordt naar een ‘minimale set metagegevens voor duurzame toegankelijkheid’, worden daarmee dus generieke, verplichte metagegevens (in de tabel lichtblauw gearceerd) bedoeld die minimaal nodig zijn om te voldoen aan wetten en normen die raken aan de duurzame toegankelijkheid van informatieobjecten.

Welke metagegevens precies onderdeel zouden moeten zijn van een ‘minimale set metagegevens voor duurzame toegankelijkheid’ valt buiten scope van dit document. Duidelijk is wel dat er behoefte is aan rijksbrede, uniforme standaarden voor metagegevens en bijbehorende koppelvlakken voor gegevensuitwisseling.<ref>[https://www.informatiehuishouding.nl/actueel/nieuws/2019/12/19/verhouding-tussen-de-archiefwet-en-de-wob Verhouding tussen de Archiefwet en de Wob: cohesie of conflict?] op informatiehuishouding.nl.</ref> Een eerste stap in deze richting is de ontwikkeling van ‘Metadata Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO), waaraan onder regie van het Nationaal Archief wordt gewerkt.<ref>[https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/van-tmlo-en-tp-rijk-naar-mdto Informatie over MDTO] op de website van het Nationaal Archief.</ref> Naast een informatiemodel ook een gestandaardiseerd XML-schema onderdeel van deze overheidsbrede standaard die het TMLO (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden) gaat opvolgen.

==== Metagegevens: ‘by design’ in doelformaat in plaats van conversie ====

In hoofdstuk 2 zijn de verschillen beschreven tussen informatiesystemen die zijn ingericht om voor ondersteuning van primaire processen en systemen die specifiek zijn gericht op duurzaam toegankelijk beheer van informatieobjecten. Migratie van het ene naar het andere type systeem leidt in de praktijk vaak tot uitdagingen. Metagegevens die onderdeel zijn van verschillende conventies moeten op elkaar aansluitend worden gemaakt. Zelfs als dit goed mogelijk is – er bestaat bijvoorbeeld een mapping tussen RGBZ en TMLO) - vereist zo’n migratieproces meestal veel (foutgevoelig) handwerk en ligt verlies van (context)informatie op de loer.<ref>[https://kia.pleio.nl/file/download/d2108d53-ef92-443e-8d91-272ab4ff4f2d/1570712827na_rapport_jouwdepotmijndepot_web.pdf Rapport ‘Mijn depot, jouw depot’ van het Nationaal Archief] op de website van het Kennisnetwerk Informatie en Archief, Rapport [https://westbrabantsarchief.nl/images/Belangrijke_documenten/E-depot_trajectPre-ingest_def.pdf Pre-ingest - Exporteren van (meta)data en mappen met TMLO] op de website van het West-Brabants Archief.</ref>

[[Bestand:Conversie van metagegevens.png|400px|thumbnail|left|Figuur 7: Conversie van metagegevens]]
<!-- [[File:media/image13.png|294x343px]] -->
In Figuur 7 is schematisch geïllustreerd hoe de hierboven beschreven praktijk werkt bij het migreren van een informatieobject van een taakspecifiek informatiesysteem voor procesondersteuning (het bronsysteem) naar een informatiesysteem dat specifiek is ingericht om de duurzame toegankelijkheid van opgeslagen informatieobjecten te waarborgen (het doelsysteem). Omdat het bronsysteem alleen een domein- of vormspecifieke metastandaard ondersteunt, moeten metagegevens bij het te migreren informatieobject vóór opname in het doelsysteem worden geconverteerd. De hiervoor benodigde functionaliteit wordt veelal geleverd door het doelsysteem.

In het GEMMA Gegevenslandschap is gekozen voor een andere manier van metadateren. Zoals gemeenten in een gegevenslandschap gegevens van andere organisaties niet meer transformeren om aan te sluiten bij hun eigen sectorale informatiemodel (zoals bijvoorbeeld RSGB), zo worden ook metagegevens tijdens de levenscyclus van een informatieobject niet meer geconverteerd. Dit betekent dat informatie over bijvoorbeeld bewaartermijnen niet in de eerste instantie vastgelegd wordt als domeinspecifieke RGBZ-metagegevens, om op een later moment geconverteerd te worden, maar dat bij eerste vastlegging direct TMLO of MDTO-conventies gevolgd worden. Het gebruik van dezelfde metastandaard voor duurzame toegankelijkheid in het hele gegevenslandschap stelt generieke diensten voor informatiebeheer (paragraaf 3.2) in staat de duurzame toegankelijkheid van informatieobjecten over het volledige gegevenslandschap te waarborgen.

[[Bestand:Metagegevens ‘by design’ in het doelformaat vastgelegd.png|400px|thumbnail|right|Figuur 8: Metagegevens ‘by design’ in het doelformaat vastgelegd]]
<!-- [[File:media/image16.png|333x313px]] -->
Figuur 8 illustreert hoe dit werkt. Tijdens het uitvoeren van een proces dat wordt ondersteund door het taakspecifieke informatiesysteem ontstaat een informatieobject. Dit informatieobject wordt beschreven met behulp van metagegevens die specifiek zijn voor het domein waar het uitgevoerde proces bij hoort - denk aan uitgebreide locatiegegevens binnen het fysiek domein. Deze metagegevens worden vastgelegd door het aanroepen van een specifieke dienst die is gespecificeerd om een afgebakende set gegevens, horend bij een specifiek domein of met een specifiek doel in een bronregister te kunnen opslaan, lezen, bijwerken en verwijderen. Tegelijkertijd wordt een aantal metagegevens voor duurzame toegankelijkheid vastgelegd. Hiertoe wordt een andere dienst aangeroepen – de DuTo API. Deze dienst is gespecificeerd om metagegevens voor duurzame toegankelijkheid te kunnen opslaan, lezen, bijwerken en verwijderen. Omdat deze gegevens ongeacht domein- of zelfs organisatiegrenzen volgens dezelfde conventie worden vastgelegd, kan deze dienst de metagegevens voor duurzame toegankelijkheid benaderen van informatieobjecten in ieder bronregister dat de dienst ondersteunt. Dit maakt beheer van informatieobjecten die op meerdere plaatsen in het applicatielandschap in registers zijn opgeslagen vanuit één centrale plaats in applicatielandschap mogelijk. Deze rol wordt in Figuur 8 ingevuld door het ‘informatiesysteem voor duurzame toegankelijkheid’.