De kanteling van archief- naar informatiebeheer

versie 5 februari 2016

Het archiefveld is in beweging. Dat heeft te maken met de digitalisering van overheidsinformatie. Het inzicht dat digitale informatie vluchtig is en daarmee kwetsbaar, doet de focus verschuiven. Archivering na afloop van het werkproces kantelt naar informatiebeheer vanaf het eerste moment dat informatie in een werkproces beschikbaar komt. De vraag is wat dat betekent voor de wijze waarop de overheid haar informatiehuishouding organiseert. Maar eerst moet duidelijk zijn hoe het nieuwe aandachtsgebied is afgebakend en gepositioneerd. Onderstaande tekst gaat daarover.

Als specialisme is het bewaren van overheidsinformatie lang iets geweest van DIV (Documentaire informatievoorziening) en het Archief. Dat gebeurde onder de vlag van termen als dossiervorming, archiefvorming en archiefbeheer. In de papieren wereld zagen we daarbij het volgende patroon. Terwijl het proces liep, raakte de dossiermap meer en meer gevuld. Na het afsluiten van de zaak werd deze vaak nog geschoond. Daarna werd de map ter archivering aangeboden aan het Archief.

Kwam dit alleen voor in de papieren wereld? Nee, ook nu er digitaal wordt gewerkt, is dit patroon nog te vaak herkenbaar. Bij bijvoorbeeld zaakgericht werken zien we dan eerst een zaakdossier ontstaan. Is de zaak eenmaal afgehandeld, dan werd het dossier gearchiveerd. Archivering dus als het proces is afgerond. Figuur 1 visualiseert dat.

Figuur 1: archivering en archiefbeheer na het werkproces.

Inmiddels is in het denken hierover een kanteling gaande. Dat heeft te maken met wat wordt benoemd als 'duurzame overheidsinformatie' of zelfs 'duurzaam toegankelijk overheidsinformatie'. Dat gaat niet meer alleen over archiveren, maar over het duurzaam bewaren van alle digitale overheidsinformatie, met als doel overheidsinformatie die beschikbaar én toegankelijk is. Dat laatste voor de overheid zelf, maar in het kader van dienstverlening ook voor burgers, bedrijven en instellingen en in het kader van passieve en actieve openbaarheid ook voor de gehele maatschappij.

Digitale duurzaamheid

Pas de laatste jaren is het besef ontstaan dat digitale informatie vluchtig en daardoor kwetsbaar is. Digitale informatie kan makkelijk verloren gaan, en dat ook nog eens zonder dat het direct zichtbaar is. Denk aan die oude CD met muziek die na jaren ineens niet meer afspeelbaar blijkt. Digitaal werken levert daarom de vraag op hoe de overheid haar digitale informatie zo kan bewaren en beheren dat die niet alleen beschikbaar en toegankelijk is maar in de tijd gezien ook blijft. Dit terwijl apparatuur, programmatuur, bestandsformaten en opslagmedia die de overheid gebruikt voor het opslaan en lezen van digitale informatie, in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen. Ook het (terug-)vinden van digitale informatie is een uitdaging, onder andere door de groeiende omvang ervan. In het geding is de betrouwbaarheid van het digitale geheugen van de overheid.

Informatiebeheer

Door het voorgaande is een nieuw en breder aandachtsgebied ontstaan. Dat heet 'informatiebeheer' en gaat over alle overheidsinformatie en het in bewaring nemen ervan plus vervolgens duurzaam bewaren en beheren en ontsluiten. Dit ongeacht hoe lang we die informatie bewaren en ongeacht de fase van het werkproces waarnaar we kijken. Het begint al bij het eerste stukje informatie dat in een werkproces beschikbaar komt, ook als dat een werkdocument is dat in die vorm nooit gearchiveerd zal worden. Figuur 2 visualiseert dit. Wat archivering achteraf was, is nu gekanteld naar informatiebeheer vanaf het allereerste begin van een werkproces.

Bestand:8 2 Conceptueel model informatiebeheer eenvoudig 2016m02d02.png

Figuur 2: informatiebeheer in relatie tot het werkproces.

Positionering en afbakening

Hoe bakenen we het aandachtsgebied informatiebeheer af? Voor het antwoord daarop moet de vraag worden gesteld waar inhoud ontstaat en verandert en waar inhoud alleen wordt bewaard. De inhoud van overheidsinformatie wordt gecreëerd, bewerkt en verwerkt in werkprocessen. Dat benoemen we als informatieverwerking en -bewerking. Daar staat het aandachtsgebied dat we benoemen als informatiebeheer tegenover. Dat is gericht op het ongewijzigd bewaren van inhoud. Overheidsinformatie wordt daar beheerd in de betekenis van het in stand houden ervan. Van daaruit wordt het ook weer ontsloten, voor raadpleging (weergeven van informatie) en ver- en bewerking (leveren van informatie). Hiermee is het aandachtsgebied informatiebeheer én afgebakend én gepositioneerd ten opzichte van de werkprocessen.

Ontsluiten

In het model in figuur 2 vindt het ontsluiten van overheidsinformatie plaats vanuit het aandachtsgebied informatiebeheer. Van daaruit komt het beschikbaar voor gebruik in de werkprocessen. Via die werkprocessen wordt informatie ook ontsloten naar burgers, bedrijven en instellingen in het kader van dienstverlening.

Ontsluiting in het kader van passieve openbaarheid loopt ook via werkprocessen (er is een aanleiding, bijvoorbeeld een WOB-verzoek en de organisatie moet ervoor in actie komen). Dat is niet het geval bij in ieder geval een belangrijke deel van actieve openbaarheid. In de praktijk komt dat vooral neer op ontsluiten via internet, ook wel publiceren genoemd. Bij met name afgesloten en gearchiveerde dossiers ligt het voor de hand dat rechtstreeks vanuit het aandachtsgebied informatiebeheer te organiseren. Dit nadat eerder in het werkproces al de juiste metagegevens zijn toegevoegd met betrekking tot het wel of niet openbaar zijn van informatie.

Aandachtsgebieden, functies en verantwoordelijkheden

Hiervoor zijn twee aandachtsgebieden benoemd en ook afgebakend: informatiebeheer naast informatieverwerking en - bewerking. Die afbakening is om meerdere redenen van belang. De twee belangrijkste zijn:

• de uitwerking en definiëring van informatiefuncties oftewel de functionaliteit van informatiesystemen, voor de cluster informatieverwerking en - bewerking en de cluster informatiebeheer inclusief ontsluiting;
• het antwoord op de vraag wie wanneer waarvoor verantwoordelijk is.

Tot slot

Het model in figuur 2 is uitgewerkt tot een uitgebreider conceptueel model plus een functioneel model op hoofdlijnen op de pagina Conceptueel en functioneel model informatiebeheer.

---

Vragen, commentaar en andere reacties op deze pagina kunnen naar Adrie Spruit, proces- en informatiearchitect bij KING en bereikbaar op het e-mailadres adrie.spruit@kinggemeenten.nl.

Betekenisvolle gegevens.

Het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en –opslag of archivering ter ondersteuning van de primaire processen.

Het geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op de informatiebehoefte van de organisatie.

De herbruikbare vorm van een oplossing voor een ontwerpprobleem

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.

De mate waarin de organisatie zich voor de informatievoorziening kan verlaten op een informatiesysteem. De betrouwbaarheid van een informatiesysteem is daarmee de verzamelterm voor de begrippen beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.