Soorten applicaties
Gemeenten maken in de praktijk verschillende keuzes bij de ontwikkeling of aanschaf van applicaties. Daarbij kunnen allerlei overwegingen een rol spelen. Lokale uitgangspunten zoals ‘herbruiken voor kopen voor ontwikkelen’ of ‘bij voorkeur open source software’ bepalen mee welke applicaties binnen de specifieke context het geschiktst zijn.
We gebruiken hier de term 'applicatie' in algemene zin als aanduiding van: 'een eenheid van software'. In de praktijk worden ook andere termen gebruikt om min of meer hetzelfde aan te duiden zoals: (software)pakket, (software)component, (informatie)systeem, toepassing.
Hierna maken we onderscheid in 2 type applicaties die in een aantal opzichten fundamenteel van elkaar verschillen. Beide type applicaties hebben bestaansrecht en zijn bruikbaar in een van GEMMA afgeleide architectuur. De gemaakte onderverdeling is afgeleid van het door Gartner ontwikkelde ‘pace layering model’ dat 3 categorieën applicaties onderscheidt:
- Systems of Innovation: Innovatieve applicaties om in te spelen op nieuwe eisen of kansen; applicaties kennen vaak een relatief korte levensduur.
- Systems of Differentiation: Sector-specifieke Applicaties waarmee organisaties binnen een sector zich van elkaar kunnen onderscheiden.
- Systems of Record: Applicaties die basisgegevens bijhouden, waarvan de functionaliteit bekend is, en wetgeving vaak een rol speelt; beveiliging en robuustheid zijn cruciaal en applicaties kennen een lange levensduur.
Binnen de gemeentelijke context zijn met name categorie 1 en 3 relevant. Hieronder maken we onderscheid in 2 soorten applicaties: ‘traditionele-applicaties’ en ‘innovatie-applicaties’. Onderstaande tabel toont voor beide categorieën een aantal kenmerken waarin ze fundamenteel van elkaar verschillen. Uiteraard is het onderscheid in de praktijk minder zwart-wit dan hier is weergegeven. Het doel is uitsluitend om te laten zien hoe verschillend applicaties kunnen zijn waar gemeenten gebruik van kunnen maken.
A - Voor de bedrijfsvoering van gemeenten is het belangrijk dat applicaties op een robuuste manier, conform wetgeving, de uitvoering van haar primaire taken ondersteunen. Daarbij wordt vaak gebruik gemaakt van taakgerichte applicaties die, steeds vaker via een SAAS-model, door marktpartijen worden aangeboden. Zolang dit soort basis-applicaties functioneel voldoen worden ze vaak langere tijd gebruikt. Vervanging vindt plaats via formele projecten, al dan niet via een aanbesteding. Als gemeenten hun dienstverlening aan burgers en bedrijven fundamenteel willen verbeteren gaan zij op zoek naar Innovatie-applicaties . Meestal betreft het front-end applicaties die interactie met burgers en bedrijven op een moderne manier ondersteunen. Gebruikerswensen spelen daarbij een belangrijke rol. De ontwikkeling gebeurt op een agile manier waarbij.
B - Applicaties kunnen verschillende soorten functionaliteit bevatten of juist hele specifieke afgebakende functionaliteit. In het eerste geval kan een applicatie alle functionaliteit in zich hebben die nodig is. Van interactie met eindgebruikers tot en met functionaliteit om data vast te leggen en verstrekken. Stelt de applicatie beheerde data niet voor extern gebruik beschikbaar dan is ze te typeren als 'silo-applicatie'. Het feit dat 1 applicatie/leverancier alle functionaliteit levert ontzorgt een gemeente. Applicaties die zich beperkten tot hele specifieke Levert een applicaties hele specifieke afgebakende functionaliteit dan is ze meer geschikt als 'component' om samen met andere applicaties alle functionaliteit te leveren die nodig is. Deze benadering leidt tot een flexibeler informatievoorziening waarin applicaties gemakkelijker zijn te vervangen en waarin minder afhankelijkheid van 1 leverancier is. Om te zorgen dat applicaties goed op elkaar zijn afgestemd en samenwerken moet een gemeente zelf regie voeren.
C - Traditionele-applicaties ondersteunen al langer bestaande taken, zijn specialistisch van aard en worden door marktpartijen veelal als closed source software aangeboden. Voor gemeenten is het vooral belangrijk dat de applicatie betrouwbaar werkt en betaalbaar is. Applicaties voor innovatie maken vaker gebruik van moderne technologie en worden als open source software ontwikkeld. Vaak in samenwerking tussen gemeenten die inhoudelijke kennis inbrengen en leveranciers die software ontwikkelen.
In de rol van referentiearchitectuur is de GEMMA richtinggevend voor gemeenten. Er wordt breed toepasbaar beschreven hoe gemeentelijke bedrijfsprocessen en informatievoorziening zijn in te richten. Daarbij gelden een aantal uitgangspunten zoals de wens dat applicaties via services data en functionaliteit kunnen uitwisselen. De manier waarop dit gebeurt, en de rol die traditionele en innovatieve applicaties daarbij spelen, kan per gemeente verschillen. Het Globaal programma van eisen voor pakketsoftware beschrijft hoe een gefaseerde, passende en gerichte transitie van het informatielandschap via verschillende ambitieniveaus, met andere rollen voor applicaties, is te realiseren. De manier waarop daarbij gebruik wordt gemaakt van meer traditionele of juist innovatieve applicaties moet, passend bij de eigen context, worden bepaald door gemeenten.
Naast de GEMMA hebben gemeenten ook te maken met overheidsbrede en gemeentelijke programma's die soms een voorkeur uitspreken voor gebruik van een bepaald type applicaties. Het programma Common Ground, dat als doel heeft om de gemeentelijke informatievoorziening fundamenteel te verbeteren, pleit voor gebruik van innovatieve applicaties in lijn met de Informatiekundige visie Common Ground. Bij die applicaties zijn de kenmerken in de rechterkolom van bovenstaande tabel dan ook duidelijk herkenbaar. Overigens geldt ook dan niet dat er geen plaats meer is voor traditionele applicaties. Een gemeente kan bijvoorbeeld besluiten om voor ondersteuning van standaard bedrijfsprocessen, die niet leiden tot verbetering van de dienstverlening of waarbij innovatierisico's te groot zijn, gebruik te (blijven) maken van traditionele applicaties.