Stand van zaken doorontwikkeling GEMMA procesarchitectuur
Inhoud
| 10 december 2024 |
Een goede procesarchitectuur levert een bruikbaar inzicht in wie, wat doet en verantwoordelijk is en te monitoren hoe effectief organisaties zijn in hun wettelijke taken en het bereiken van hun ambities in het Collegeakkoord. Met de schaarste aan financiële middelen maar ook de arbeidsmarkt krapte is het belangrijk om de juiste dingen te doen, die aansluiten bij de klantwaarde en omgevingswaarde die je als gemeente levert.
Waarmee aan de slag?
Vanuit verschillende gemeenten is er een grote behoefte aan het doorontwikkelen van de GEMMA procesarchitectuur. Samen met de expertgroep zijn we hiermee aan de slag gegaan. Deze expertgroep bestaat uit de volgende gemeenten: Drechtsteden, Ede, Hilversum, Hoorn, Lansingerland, Oss, Rotterdam, Utrecht, Venlo, Zwolle.
We hebben de eerste prioritering van ontwikkelpunten samen bepaald en deze zijn:
- Samenhang GEMMA procesarchitectuur
- Mappen van de procesarchitectuur aan de producten/diensten standaardlijst
- Communicatie en herkenbaar maken van procesarchitectuur aan verschillende stakeholders
- Governance rondom procesarchitectuur
Hieronder worden de tussenresultaten per thema toegelicht.
Samenhang GEMMA procesarchitectuur
- We zijn vanuit de strategische motivatielaag aan de slag gegaan om te komen tot het begrip en de positionering van capabilities, bedrijfsfuncties en waarde in relatie tot processen en producten. Er is nu een concept kennismodel opgesteld dat meer de verbinding legt tussen de strategische motivatielaag en de organisatorische laag op basis van het NORA-framework. Dit wordt nog gevalideerd voordat we dit breder communiceren.
- Voor de definitie van capability en bedrijfsfunctie zijn we aangesloten bij een NORA-werkgroep.
- Vanuit verschillende beleidsstukken voor gemeenten, zoals het Kabinetsakkoord, de Digitale Agenda 2028, de Nederlandse Digitaliseringsstrategie en de Sustainable Goals vanuit Europa, werken we aan de rode draden.
- Deze gebruiken we om te komen tot de invulling van capabilities, bedrijfsfuncties en waarde als ordening voor het nieuwe processenlandschap.
Mappen van de procesarchitectuur aan de producten/diensten standaardlijst
- Vanuit de processen wordt waarde geleverd in de vorm van producten en diensten. De landelijke Uniforme Producten Lijst (UPL) hebben we als basis gebruikt om te komen tot een standaard producten/dienstenlijst voor gemeenten. Er is een uitgebreide analyse uitgevoerd waarbij deze aan domeinen gekoppeld zijn en onderverdeeld in specifiek en generiek.
- We hebben nu een voorstel met een aantal verbeterpunten voor het contentbeheer en contentontwikkeling van deze basislijst.
- Vanuit deze analyse hebben we ook een lijst van interne producten en diensten opgesteld.
- Deze lijsten vormen een meerwaarde om te komen tot verbetering van de dienstverlening en bedrijfsvoering van gemeenten. Ook kunnen gemeenten hiermee beter uitvoering geven aan wetgeving zoals de Single Digital Gateway (SDG), de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmbev), en de eIDAS-regelgeving.
Communicatie verschillende stakeholders en Governance
- We hebben verschillende stakeholders geïdentificeerd die gebruik maken van de procesarchitectuur, op basis van het model van Maes.
- Deze stakeholders hebben we gematcht met de rollen die betrokken zijn bij procesarchitectuur binnen een gemeente. Taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een RASCI-tabel. Deze werken we nu verder uit in een eerste basisversie. De uitwerking wordt gepubliceerd op GEMMA Online in 2025 om gemeenten te ondersteunen bij de ontwikkeling van procesarchitectuur.
VNG uitvoeringscongres november 2024
Tijdens het VNG uitvoeringscongres afgelopen november zijn de tussenresultaten toegelicht tijdens een track over GEMMA procesarchitectuur. Andere gemeenten hebben zich daar gemeld om mee te doen in een klankbordgroep. Deze zal volgend jaar voor het eerst bijeenkomen om de tussenresultaten te delen.
En hoe nu verder in 2025?
De expertgroep zal in 2025 verschillende resultaten publiceren op GEMMA Online:
- Een samenvatting van de behoeften van de verschillende stakeholders.
- Deze behoeften worden uitgewerkt in views van de procesarchitectuur, afgestemd op de verwachtingen van stakeholders.
- De RASCI-tabel wordt gevalideerd bij verschillende gemeenten van diverse grootte, en best practices worden toegevoegd.
- De governance rondom procesarchitectuur wordt uitgewerkt in een leidraad met afspraken over beheer, ontwikkeling, monitoring en verantwoording.
- De standaard producten/dienstenlijst wordt gekoppeld aan processen, passend bij het leveren van waarde, capabilities en bedrijfsfuncties.
- We sluiten aan bij Common Ground-ontwikkelingen, zoals een open standaard voor de producten/diensten catalogus.
- Het verbetervoorstel voor contentbeheer van de UPL wordt besproken met een validatiegroep van gemeenten voordat wijzigingen worden doorgevoerd door Logius.
Dit alles moet leiden tot een nieuwe procesarchitectuur GEMMA met een nieuw richtinggevend kader, governance en processenlandschap met best practices en views. Deze nieuwe procesarchitectuur wordt ter openbare review aangeboden aan gemeenten voordat deze definitief wordt vastgesteld. De voortgang van dit traject is te volgen via deze nieuwsbrief.
Vragen of opmerkingen?
Voor vragen of opmerkingen kun je contact opnemen met:
- Arnoud Quanjer (arnoud.quanjer@vng.nl)
- Anita Potters (anita.potters@vng.nl)