Soorten gegevens bij ZGW
Bij zaakgericht werken zijn verschillende soorten gegevens te onderscheiden. Per soort gegevens wordt vaak gebruik gemaakt van verschillende referentiecomponenten. Onderstaand diagram toont de verschillende soorten gegevens en de belangrijkste referentiecomponenten die een rol spelen bij het beheer daarvan.
- Procesgegevens beschrijven hoe een afhandelproces moet verlopen. Voor het beheren van de benodigde (meta)gegevens wordt gebruik gemaakt van een Zaakafhandelcomponent. Bij gebruik van een Generieke Zaakafhandelcomponent zal bij veel processen van een vergelijkbare gegevensset sprake zijn. Bij een Specifieke Zaakafhandelcomponent is vaak sprake van aanvullende procesgegevens, specifiek voor de betrokken zaaktypes.
- Zaakgegevens beschrijven de gegevens die over zaken moeten worden vastgelegd tijdens het afhandelen daarvan. Bijvoorbeeld zaaktype, begin en einddatum, betrokkenen, besluiten, documenten en de doorlopen zaakstatussen. Voor het beheren van deze gegevens gebruiken medewerkers een Generieke of Specifieke Zaakafhandelcomponent. De zaakgegevens worden vastgelegd via de Zakenregistratiecomponent. De zaakgegevens, en hun onderlinge relaties die gemeenten, daarmee samenwerkende organisaties en klanten minimaal nodig hebben zijn beschreven in het informatiemodel RGBZ.
- Zaaktypegegevens zijn gegevens die een groep gelijksoortige zaken beschrijven. Welke gegevens moeten er worden vastgelegd, hoe ziet het afhandelproces er uit, welke regels gelden voor archivering, etcetera. Zaaktypen worden vastgelegd via een Zaaktypenregistratiecomponent in een zaaktyperegister. Applicaties (bijvoorbeeld een Zaakafhandelcomponent) kunnen actuele (en historische) zaaktypegegevens ophalen via de Zaaktyperegistratiecomponent.
- (Zaak)documenten worden tijdens de afhandeling van een zaak binnen de gemeente geproduceerd of van buiten ontvangen. Ze worden als verzameling bij de zaak behorende documenten opgeslagen via de Documentregistratiecomponent. De zaakgegevens die via de Zakenregistratiecomponent zijn vastgelegd en de documenten die via de Documentregistratiecomponent zijn vastgelegd vormen samen het "zaakdossier".