Soorten gegevens bij ZGW


Bij zaakgericht werken zijn verschillende soorten gegevens te onderscheiden. Per soort gegevens wordt vaak gebruik gemaakt van verschillende referentiecomponenten. Onderstaand diagram toont de verschillende soorten gegevens en de belangrijkste referentiecomponenten die een rol spelen bij het beheer daarvan.

ArchiMateNote Informatiebeveiliging ArchiMateNote Verbinden Een groep met applicatieservices voor de gemeente zelf. Deze groep bestaat uit generieke applicatieservices die in veel gemeentelijke processen/domeinen/bedrijfsfuncties inzetbaar is. (Grouping) Generieke applicatieservices voor gemeente Component voor het onderhouden van relaties met klanten of organisaties. (ApplicationComponent) Relatiebeheercomponent (CRM) Component voor het afhandelen van zaken van alle typen. (ApplicationComponent) Generiek zaakafhandelcomponent De gegevens over de afhandeling van het proces, het verloop daarvan en eventuele processpecifieke gegevens worden bijgehouden door het generieke of specifieke Zaakafhandelsysteem. In het geval van een generiek zaakafhandelsysteem zal deze set met procesgegevens dicht tegen de gegevensset zoals gedefinieerd in het RGBZ aan liggen (met evt. extra elementen). Voor een specifiek processysteem kan deze set veel uitgebreider zijn. Het is deze set procesgegevens die uiteindelijk de basis vormt voor wat gearchiveerd moet worden. De Zaakgegevens conform RGBZ bevatten slechts een samenvatting van deze gegevens, bijvoorbeeld niet het hele procesverloop, maar enkel de statussen. Dat is meestal onvoldoende voor te archiveren. Merk wel op dat wanneer het gaat om gegevens die binnen de gemeente meervoudig gebruikt worden (bv. een objectenregistratie als afgeleide van een behandelproces), het de aanbeveling verdient om deze los te knippen van de procesapplicatie en als kernregistratie beschikbaar te stellen, zodat ook andere processen en gegevens deze gegevens kunnen gebruiken. (DataObject) Procesgegevens Component voor het inzien en beheren van documenten. (ApplicationComponent) Documentbeheercomponent Functionaliteit die de gemeente aanbiedt aan ketenpartners om zaken met de gemeente af te kunnen handelen. (Grouping) Generieke applicatieservices voor ketenpartners Een groep gedeelde generieke applicatieservices die voornamelijk ten dienste staat aan andere applicatiefuncties. (Grouping) Gedeelde generieke applicatieservices Component voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens. (ApplicationComponent) Zaaktypecataloguscomponent Zaken zijn altijd van een bepaald Zaaktype. In een zaaktype wordt voor een groep gelijksoortige zaken gespecificeerd hoe de afhandeling moet verlopen en welke gegevens er per zaak moeten of kunnen worden vastgelegd. Deze zaaktypen worden vastgelegd in een Zaaktyperegistratiecomponent. Dat is de bron waaruit verschillende applicaties de actuele (en historische) versies van een zaaktype kunnen ophalen. Dit geldt niet alleen voor generieke of specifieke Zaakafhandelcomponenten, maar ook voor bv. een Relatiebeheercomponent die voor een nieuwe aanvraag wil weten welke zaaktypen hierbij hoort. (DataObject) Zaaktypegegevens Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens. (ApplicationComponent) Zaakregistratiecomponent De gegevens over een proces zoals gedefinieerd in het RGBZ. Het gaat dan over (meta) gegevens met betrekking op de zaak, zoals begin en einddatum en de bij de zaak horende betrokkenen, besluiten, documenten (informatieobjecten) en de actuele en eerdere statussen van de zaak. Dit is dus een samenvatting van het procesverloop van eender welk proces waarin zaakgericht wordt gewerkt of minimaal wordt geregistreerd volgens een gestandaardiseerd informatiemodel, het RGBZ. Doel van deze samenvatting is het vastleggen van de informatie die gemeenten, daarmee samenwerkende organisaties en hun klanten minimaal nodig hebben om voldoende op de hoogte te zijn van lopende en afgeronde zaken. Deze gegevens worden bijgehouden in de Zakenregistratiecomponent. De Zakenregistratiecomponent vormt ook de bron van deze zaakgegevens. De bijzonderheid hier is wel dat dit natuurlijk een afgeleide is van de procesgegevens uit de generieke of specifieke Zaakafhandelcomponent. (DataObject) Zaakgegevens (cf. RGBZ) Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. (ApplicationComponent) Documentregistratiecomponent Documenten (ook wel Informatieobjecten genoemd in het RGBZ), ontstaan in een proces (worden ontvangen of geproduceerd) en worden zoveel als mogelijk opgeslagen in de Documentregistratiecomponent. Dit enerzijds om de documenten per proces netjes bij elkaar te hebben staan. Anderzijds om de procesapplicatie niet te belasten met de opslag van documenten. Documenten worden maar één keer opgeslagen. (DataObject) Documenten Een groep applicatieservices voor klanten van de gemeente: inwoners en ondernemers. Met deze applicatieservices stelt de gemeente haar klanten in staat om dingen te doen. (Grouping) Generieke applicatieservices voor inwoners en ondernemers Component voor het ontwikkelen, publiceren, laten invullen, indienen en bevestigen van elektronische formulieren. (ApplicationComponent) E-formulieren publicatie-en- beheercomponent Component die via webtechnologie veilig toegang biedt tot persoonlijke informatie en gepersonaliseerde digitale dienstverlening. (ApplicationComponent) Mijngemeentecomponent De GDI is een groepering van digitale producten, standaarden en voorzieningen voor het veilig en betrouwbaar inloggen voor Nederlandse burgers en bedrijven bij de (semi-)overheid en de beschikbaarheid van een aantal basisgegevens voor het gebruik in overheidsprocessen. (Grouping) Generieke digitale infrastructuur (GDI) Een groep met publieksdienst domeinspecifieke applicatieservices voor de (medewerkers) van de gemeente (Grouping) Publieksdiensten applicatieservices voor gemeente Een groep met sociaal domeinspecifieke applicatieservices voor de (medewerkers) van de gemeente (Grouping) Sociaal domein applicatieservices voor gemeente Een groep met openbare orde en veiligheid domeinspecifieke applicatieservices voor de (medewerkers) van de gemeente (Grouping) Openbare orde en veiligheid applicatieservices voor gemeente Een groep met specifieke ruimtelijke domein applicatieservices voor de gemeente zelf. (Grouping) Fysieke leefomgeving applicatieservices voor gemeente Grouping Openbare orde en veiligheid applicatieservices voor inwoners en ondernemers Een groep applicatieservices voor klanten van de gemeente: inwoners en ondernemers. Met deze applicatieservices stelt de gemeente haar klanten in staat om dingen te doen. Bijvoorbeeld het aanvragen van producten of diensten, het inzage krijgen in voor hen relevante gegevens, etc. De verwachting is dat deze groep applicatieservices zowel in omvang als in rijkheid gaat groeien om steeds meer 'self-service' door klanten mogelijk te maken. (Grouping) Sociaal domein applicatieservices voor inwoners en ondernemers Grouping Fysieke leefomgeving applicatieservices voor inwoners en ondernemers Grouping Publieksdiensten applicatieservices voor inwoners en ondernemers Grouping Fysieke leefomgeving applicatieservices voor ketenpartners Grouping Publieksdiensten applicatieservices voor ketenpartners Grouping Openbare orde en veiligheid applicatieservices voor ketenpartners Grouping Sociaal domein applicatieservices voor ketenpartners Grouping Bestuur applicatieservices voor gemeente Grouping Bestuur applicatieservices voor ketenpartners Grouping Bestuur applicatieservices voor inwoners en ondernemers Grouping Ondersteunings applicatieservices voor gemeente Grouping Ondersteuning applicatieservices voor ketenpartners Grouping Ondersteuning applicatieservices voor inwoners en ondernemers Abstract verzamelcomponent voor Specifieke procesafhandelcomponenten. Dit zijn taakspecifieke systemen waarin zaakgericht gewerkt of op zijn minst zaakgericht geregistreerd wordt. Systemen die invulling geven aan deze referentiecomponent moeten zaakinformatie kunnen bijwerken in een Zakenregistratiecomponent (ZRC) via de standaard Zaak-documentservices. (ApplicationComponent) Specifiek zaakafhandelcomponent (abstract component) De gegevens over de afhandeling van het proces, het verloop daarvan en eventuele processpecifieke gegevens worden bijgehouden door het generieke of specifieke Zaakafhandelsysteem. In het geval van een generiek zaakafhandelsysteem zal deze set met procesgegevens dicht tegen de gegevensset zoals gedefinieerd in het RGBZ aan liggen (met evt. extra elementen). Voor een specifiek processysteem kan deze set veel uitgebreider zijn. Het is deze set procesgegevens die uiteindelijk de basis vormt voor wat gearchiveerd moet worden. De Zaakgegevens conform RGBZ bevatten slechts een samenvatting van deze gegevens, bijvoorbeeld niet het hele procesverloop, maar enkel de statussen. Dat is meestal onvoldoende voor te archiveren. Merk wel op dat wanneer het gaat om gegevens die binnen de gemeente meervoudig gebruikt worden (bv. een objectenregistratie als afgeleide van een behandelproces), het de aanbeveling verdient om deze los te knippen van de procesapplicatie en als kernregistratie beschikbaar te stellen, zodat ook andere processen en gegevens deze gegevens kunnen gebruiken. (DataObject) Procesgegevens Net zoals Zaakgegevens een samenvatting vormen van Procesgegevens (zie hierboven), is een Procestype een uitgebreidere versie van een Zaaktype. Deze gegevens worden bijgehouden in de zaakafhandelcomponent zelf. Soms in de vorm van een gedefinieerde workflow. Maar soms ook hard-coded in de vorm van schermen en onderliggende logica. Deze gegevens worden vrijwel niet breder gebruikt, tenzij wanneer er voor archivering een gedetailleerde procesverloop nodig is dan een zaaktype kan bieden. (DataObject) Procestypegegevens Deze svg is op 05-06-2024 20:42:03 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 05-06-2024 20:42:03 CEST
  • Procesgegevens beschrijven hoe een afhandelproces moet verlopen. Voor het beheren van de benodigde (meta)gegevens wordt gebruik gemaakt van een Zaakafhandelcomponent. Bij gebruik van een Generieke Zaakafhandelcomponent zal bij veel processen van een vergelijkbare gegevensset sprake zijn. Bij een Specifieke Zaakafhandelcomponent is vaak sprake van aanvullende procesgegevens, specifiek voor de betrokken zaaktypes.
  • Zaakgegevens beschrijven de gegevens die over zaken moeten worden vastgelegd tijdens het afhandelen daarvan. Bijvoorbeeld zaaktype, begin en einddatum, betrokkenen, besluiten, documenten en de doorlopen zaakstatussen. Voor het beheren van deze gegevens gebruiken medewerkers een Generieke of Specifieke Zaakafhandelcomponent. De zaakgegevens worden vastgelegd via de Zakenregistratiecomponent. De zaakgegevens, en hun onderlinge relaties die gemeenten, daarmee samenwerkende organisaties en klanten minimaal nodig hebben zijn beschreven in het informatiemodel RGBZ.
  • Zaaktypegegevens zijn gegevens die een groep gelijksoortige zaken beschrijven. Welke gegevens moeten er worden vastgelegd, hoe ziet het afhandelproces er uit, welke regels gelden voor archivering, etcetera. Zaaktypen worden vastgelegd via een Zaaktypenregistratiecomponent in een zaaktyperegister. Applicaties (bijvoorbeeld een Zaakafhandelcomponent) kunnen actuele (en historische) zaaktypegegevens ophalen via de Zaaktyperegistratiecomponent.
  • (Zaak)documenten worden tijdens de afhandeling van een zaak binnen de gemeente geproduceerd of van buiten ontvangen. Ze worden als verzameling bij de zaak behorende documenten opgeslagen via de Documentregistratiecomponent. De zaakgegevens die via de Zakenregistratiecomponent zijn vastgelegd en de documenten die via de Documentregistratiecomponent zijn vastgelegd vormen samen het "zaakdossier".
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 29 mei 2024 om 14:00.