Referentiecomponenten en applicatieservices voor ZGW

De GEMMA kent verschillende applicatieservices en referentiecomponenten om zaakgericht werken te ondersteunen. Onderstaande architectuurplaat, onderdeel van de GEMMA Informatie-architectuur, toont de referentiecomponenten en services die bruikbaar zijn voor het afhandelen van zaken en opslaan van zaakinformatie. Deze rood gekleurde componenten worden daarna toegelicht. Ze worden ook gebruikt in de integratiepatronen.

De plaat toont generieke, gemeentebreed inzetbare, referentiecomponenten en services. De abstracte referentiecomponent 'Specifiek zaakafhandelcomponent' vertegenwoordigt alle taakspecifieke componenten die (ook) zaakafhandeling ondersteunen.

Componenten view open view in nieuw venster

In lijn met het streven naar qua functionaliteit afgebakende componenten kent de GEMMA de referentiecomponenten Zaakregistratiecomponent en Generiek zaakafhandelcomponent en geen component 'Zaaksysteem'. Hetzelfde geldt voor de Documentregistratiecomponent en de Documentbeheercomponent en geen component 'Document Management Systeem.

Generieke referentiecomponenten en applicatieservices

Categorie 1: Componenten en services (Platform)

Componenten in de laag Gedeelde generieke applicatieservices worden niet direct door eindgebruikers gebruikt maar door andere referentiecomponenten. Om documenten die via de Documentregistratiecomponent worden vastgelegd en ontsloten maken eindgebruikers bijvoorbeeld gebruik van een Documentbeheercomponent. Voor zaakgericht werken zijn met name relevant:

Zaakregistratiecomponent

Beschrijving	Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens.
Toelichting
Services	Registreren en delen van zaken: Applicatieservice voor het registreren en aan applicaties beschikbaar stellen van zaakgegevens. Deze applicatieservice levert zowel diensten aan de specifieke applicatieservices van de gemeente (beheren zaken, inzage in lopende zaken voor de professional) als aan de applicatieservices voor de burger (tonen en bijwerken lopende zaken) Genereren unieke zaakaanduidingen: Applicatieservice voor het genereren en uitgeven van unieke zaakaanduidingen Aanmaken, delen, verwijderen en wijzigen van zaken: Applicatieservice voor het opslaan en naar andere applicaties ontsluiten van zaakgegevens. Automatisch configureren van zaken: Applicatieservice voor het configureren van zaken op basis van een zaaktype. Nieuwe zaken worden op basis van de inhoud van het bijbehorende zaaktype voorzien van mijlpalen, resultaattypen, doorlooptijden etc.

De Zaakregistratiecomponent biedt functionaliteit voor het vastleggen en verstrekken van zaakgegevens. De zaakgegevens kunnen worden beheerd via een generieke Zaakafhandelcomponent of via een taakspecifieke applicatie (bijvoorbeeld een vergunningen- of subsidiecomponent). Een generieke component zoals een Zaak- of Documentregistratiecomponent 1 keer implementeren binnen de gemeente heeft een aantal voordelen. Het vergemakkelijkt bijvoorbeeld het tonen van zaken van verschillende zaaktypen (bijvoorbeeld via een gemeentelijk portaal of MijnOverheid lopende zaken) en maakt het gebruik van zaakgegevens voor samenstellen van een klantbeeld eenvoudiger. Het is echter aan de gemeente om te beslissen of een component eenmalig of vaker wordt geïmplementeerd.

Zaaktypecataloguscomponent

Beschrijving	Component voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens.
Toelichting
Services	Registreren en delen van zaaktypen: Applicatieservice voor het opslaan en naar andere applicaties ontsluiten van zaaktypegegevens.

Documentregistratiecomponent

Beschrijving	Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata.
Toelichting
Services	Registreren en delen van documenten: Applicatieservice voor het registreren en delen van documenten Versiebeheer van documenten: Applicatieservice voor het ondersteunen van versiebeheer van documenten Aanmaken, delen, verwijderen en wijzigen van dossiers: Applicatieservice voor het groeperen van informatieobjecten (documenten) in één of meerdere dossiers Aanmaken, delen, verwijderen en wijzigen van documenten: Applicatieservice voor het aanmaken, raadplegen, bijwerken en verwijderen van documenten

Categorie 2: Componenten en services (Gemeente)

De categorie Generieke applicatieservices voor gemeente bevat generieke referentiecomponenten en applicatieservices voor gebruik door gemeentelijke medewerkers. Deze functionaliteit is bruikbaar in alle gemeentelijke processen. Medewerkers kunnen de Generieke Zaakafhandelcomponent (gZAC) gebruiken bij het behandelen van zaken behandelen. De Documentbeheercomponent (DBC) is bruikbaar om bijvoorbeeld documenten vast te leggen en van metadata te voorzien.

Generiek zaakafhandelcomponent

Beschrijving	Component voor het afhandelen van zaken van alle typen.
Toelichting
Services	Beheren van zaken: Applicatieservice voor het aanmaken van zaken, het tonen en bijwerken van zaakgegevens en bijbehorende documenten alsmede het plannen en agenderen van zaken Tonen en bijwerken zaakdocumenten: Applicatieservice voor het tonen en bijwerken (toevoegen, verwijderen, bijwerken) van de bij een zaak horende zaakdocumenten. Agenderen van zaken: Applicatieservice voor het in de tijd agenderen van zaken. Bijvoorbeeld het tijdens het verlenen van de vergunning alvast aanmaken van een toezicht-zaak op een bouwproject bij voorziene aanvang van de werkzaamheden. Aanmaken zaak: Applicatieservice voor het aanmaken van een nieuwe zaak en het vastleggen van bijbehorende gegevens (bijvoorbeeld een zaaknummer). Tonen en bijwerken zaakgegevens: Applicatieservice voor het tonen en bijwerken van zaakgegevens Uitwisselen van berichten met ketenpartners: Applicatieservice voor het uitwisselen van berichten met ketenpartners Relateren van contactmomenten aan zaken: Applicatieservice voor het relateren van contactmomenten aan zaken Ondersteunen zaakafhandeling: Applicatieservice voor ondersteunen van zaakafhandeling volgens de configuratie in het betreffende zaaktype.uitvoeren van zaken volgens de configuratie in het betreffende zaaktype. Monitoren zaken: Applicatieservice voor het monitoren van (de uitvoering) van zaken. Bijvoorbeeld op doorlooptermijn, werkverdeling of status. Plannen van zaken: Applicatieservice voor het bepalen van de zaakstatussen (obv een zaaktype), het toewijzen van medewerkers en het plannen hiervan in de tijd. Beheren van zaken: Applicatieservice voor het aanmaken van zaken, het tonen en bijwerken van zaakgegevens en bijbehorende documenten alsmede het plannen en agenderen van zaken Tonen en bijwerken zaakdocumenten: Applicatieservice voor het tonen en bijwerken (toevoegen, verwijderen, bijwerken) van de bij een zaak horende zaakdocumenten. Agenderen van zaken: Applicatieservice voor het in de tijd agenderen van zaken. Bijvoorbeeld het tijdens het verlenen van de vergunning alvast aanmaken van een toezicht-zaak op een bouwproject bij voorziene aanvang van de werkzaamheden. Aanmaken zaak: Applicatieservice voor het aanmaken van een nieuwe zaak en het vastleggen van bijbehorende gegevens (bijvoorbeeld een zaaknummer). Tonen en bijwerken zaakgegevens: Applicatieservice voor het tonen en bijwerken van zaakgegevens Uitwisselen van berichten met ketenpartners: Applicatieservice voor het uitwisselen van berichten met ketenpartners Relateren van contactmomenten aan zaken: Applicatieservice voor het relateren van contactmomenten aan zaken Ondersteunen zaakafhandeling: Applicatieservice voor ondersteunen van zaakafhandeling volgens de configuratie in het betreffende zaaktype.uitvoeren van zaken volgens de configuratie in het betreffende zaaktype. Monitoren zaken: Applicatieservice voor het monitoren van (de uitvoering) van zaken. Bijvoorbeeld op doorlooptermijn, werkverdeling of status. Plannen van zaken: Applicatieservice voor het bepalen van de zaakstatussen (obv een zaaktype), het toewijzen van medewerkers en het plannen hiervan in de tijd.

Documentbeheercomponent

Beschrijving	Component voor het inzien en beheren van documenten.
Toelichting
Services	Beheren van documenten: Applicatieservice voor het beheren van documenten. Hieronder valt het aanmaken, bijwerken en verwijderen van documenten, alsmede functionaliteit voor het metadateren en ondertekenen van documenten Ondersteunen van versiebeheer: Applicatieservice voor het ondersteunen van versie- en wijzigingsbeheer op documenten. Hieronder valt functionaliteit als versionering en check-in en check-out (locking). Tonen en bijwerken van documenten: Applicatieservice voor het tonen van opgeslagen documenten op basis van zoekparameters en functionaliteit voor het bijwerken van deze documenten of de bijbehorende metadata. Voor het bewerken zelf zal meestal gebruik worden gemaakt van een KA-systeem. Aanmaken van documenten: Applicatieservice voor het toevoegen/aanmaken van nieuwe documenten. Voor het aanmaken zelf zal veelal gebruik worden gemaakt van een kantoorautomatiseringsdocument. Metadateren documenten: Applicatieservice voor het toevoegen van metadata aan documenten. Bijvoorbeeld auteur, aanmaakdatum of onderwerp. Maken en beheren templates: Applicatieservice voor het aanmaken en beheren van templates op basis waarvan documenten gegenereerd worden

Relatiebeheercomponent (CRM)

Beschrijving	Component voor het onderhouden van relaties met klanten of organisaties.
Toelichting
Services	Ondersteunen van economische aquisitie en accountmanagement: Applicatieservice voor acquisitie en relatiebeheer richting ondernemers Beheren van klantcontacten: Applicatieservice waarmee klantcontacten vastgelegd kunnen worden. Klantcontacten kunnen geïnitieerd worden door de burger en/of door de gemeente. Aanmaken, raadplegen, bijwerken en verwijderen van klantcontacten: Applicatieservice voor het aanmaken, raadplegen, bijwerken en verwijderen van klanten en contactmomenten. Toevoegen klantcontacten aan lopende zaken: Applicatieservice voor het toevoegen of relateren van klantcontacten aan een specifieke zaak waarop dit klantcontact betrekking heeft. Uitzetten en opvolgen van terugbelverzoeken: Applicatieservice voor het n.a.v. een klantcontact uitzetten van een terugbelverzoek of andere actie bij een medewerker en het registreren en opvolgen van dit verzoek. Onderhouden van relaties: Applicatieservice voor het onderhouden van relaties (klanten, leveranciers, etc.). Ondersteunen van city marketing: Applicatieservice voor het strategisch kunnen promoten van de stad

Categorie 3: Componenten en services (Burgers en bedrijven)

De categorie Generieke applicatieservices voor inwoners en ondernemers bevat functionaliteit voor burgers en bedrijven. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van producten, die leiden tot zaken, en het inzien of aanvullen van zaakinformatie.

E-formulieren publicatie-en-beheercomponent

Beschrijving	Component voor het ontwikkelen, publiceren, laten invullen, indienen en bevestigen van elektronische formulieren.
Toelichting
Services	Beheren van e-formulieren: Applicatieservice voor het aanmaken, ontwerpen, wijzigen en verwijderen van elektronische formulieren en interactieve vraag-antwoord dialogen. Aanvragen van producten en diensten: Applicatieservice waarmee burgers of ondernemers producten of diensten kunnen aanvragen en eventueel gewenste aanvullende informatie toe kunnen voegen. Indienen aanvraag en tonen ontvangstbevestiging: Applicatieservice voor het daadwerkelijk indienen van een aanvraag en het tonen van een ontvangstbevestiging na indiening Toetsen van voorwaarden: Het in een situatie toetsen of aan bepaalde voorwaarden is voldaan Ondersteunen van vraag-antwoord dialoog: Applicatieservice voor het ondersteunen van een intelligente vraag-antwoord dialoog waarin alle benodigde gegevens voor het kunnen aanvragen van een product of dienst worden verzameld.

Mijngemeentecomponent

Beschrijving	Component die via webtechnologie veilig toegang biedt tot persoonlijke informatie en gepersonaliseerde digitale dienstverlening.
Toelichting
Services	Tonen en bijwerken lopende zaken en mijn gegevens: Applicatieservice waarmee een burger of bedrijf zijn gegevens kan inzien, lopende zaken kan volgen en waarmee persoonlijke gegevens, zoals het e-mail adres of telefoonnummer, kan worden gewijzigd. De burger kan aanlopende zaken documenten toevoegen en gegevens aanvullen. Dit kan (op termijn) worden ingevuld via mijnoverheid.nl. Beheren en verwerken van persoonlijke voorkeuren: Applicatieservice voor het beheren van persoonlijke voorkeuren Tonen lopende & afgesloten zaken: Applicatieservice voor het aan burgers en bedrijven tonen van een overzicht van alle lopende en afgesloten zaken waarin hij betrokken is, alsmede de status en andere relevante gegevens over deze zaken. Voor burgers bij voorkeur via MijnOverheid lopende zaken. Tonen en bijwerken mijn gegevens (bedrijf): Applicatieservice voor het aan een bedrijf tonen van de over hem vastgelegde gegevens en services voor het corrigeren en actualiseren hiervan. Tonen en bijwerken mijn gegevens (burger): Applicatieservice voor het aan een burger tonen van de over hem vastgelegde gegevens en services voor het corrigeren en actualiseren hiervan. Bij voorkeur via Mijnoverheid.nl. Tonen berichten: Applicatieservice voor het tonen van berichten vanuit de gemeente. Bij voorkeur zoals geboden door de berichtenbox burgers of bedrijven. Tonen persoonsgegevens gebruik: Applicatieservice om gegevens te tonen over plaatsgevonden registratie en gebruik van vastgelegde gegevens

Specifieke referentiecomponenten en applicatieservices

De GEMMA maakt onderscheid in generieke functionaliteit,bedoeld voor gemeentebreed gebruik in meerdere processen, en specifieke functionaliteit voor ondersteuning van domein- of taakgebonden functionaliteit. De eerder genoemde referentiecomponenten en applicatieservices leveren allemaal generieke functionaliteit voor het ondersteunen van Zaakgericht Werken. Maar ondersteuning kan ook worden geleverd door taakspecifieke applicaties die vaak binnen een bepaald domein benodigde functionaliteit leveren.

De GEMMA domeinarchitecturen (de horizontale balken bovenin de Referentiecomponenten en applicatieservices plaat) beschrijven de belangrijkste referentiecomponenten en applicatieservices binnen een bepaald domein. De Domeinarchitectuur Ruimte kent bijvoorbeeld de referentiecomponent 'Vergunningencomponent' en de Domeinarchitectuur Dienstverlening de 'Burgerzakencomponent'.

Een gemeente kan per proces, of per cluster van processen, beslissen of voor ondersteuning gebruik wordt gemaakt van generieke of specifieke referentiecomponenten. Gebruik van een Generieke Zaakafhandelcomponent kan bijvoorbeeld volstaan in situaties waarin weinig specifieke ondersteuningsfunctionaliteit nodig is. In situaties waarin het aantal zaken aanzienlijk is en voor behandeling specifieke functionaliteit nodig is, ligt gebruik van een taakspecifieke applicatie meer voor de hand.

De GEMeentelijke ModelArchitectuur met een verzameling samenhangende kaders, richtlijnen, referentiemodellen en standaarden die gemeenten helpt bij het inrichten van hun IT-omgeving en processen.

Een door een applicatie geleverde dienst (te gebruiken via applicatieinterfaces). (Synoniem van: Service )

Een computerprogramma om een specifieke taak uit te voeren die geen betrekking heeft op de werking van de computer zelf.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.

Een overzicht van de voorkeuren en behoeften van de klant op basis van geagregeerde klancontactinformatie

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.

Betekenisvolle gegevens.

Een samenhangende set Diensten, Bedrijfsobjecten en/of Representaties die onder in een Overeenkomst beschreven voorwaarden kan worden afgenomen.

Een afgebakende prestatie van een persoon of organisatie (de dienstverlener), die voorziet in een behoefte van haar omgeving (de dienstafnemer(s)).

Systematische en meestal in een informatiesysteem opgeslagen beschrijving van instanties van concepten.

Een type applicatiecomponent dat binnen een referentiearchitectuur benoemd is als elementair bouwblok