Leergang GEMMA: aan de slag met de Gemeentelijke Modelarchitectuur
Vergroot je kennis van GEMMA. Meld je vandaag nog aan via de inschrijfpagina op VNG Connect .
013-01 Intake verzoek verkenning initiatief
View
Legenda
Eigenschappen
| Label | 013-01 Intake verzoek verkenning initiatief | |
| Publiceren | GEMMA Online en redactie |
Elementen
| Element | Beschrijving | ArchiMate-type |
|---|---|---|
| Aanleveren gegevens initiatief | Het is van belang dat de initiatiefnemer alle relevante informatie zo snel mogelijk aanlevert. Mede op basis van die informatie wordt de regievoerder bepaald en wordt het verkenningsteam samengesteld. | BusinessService |
| Administratieve intake | Als eerste stap in het verkenningsproces wordt contact gelegd met de initiatiefnemer en wordt een projectdossier aangemaakt met de initiële stukken. Daarbij wordt tevens een 'zaak' aangemaakt die als leidraad dient bij de verdere behandeling. Hier vindt ook een eerste schifting plaats. Bij initiatieven die via de snelserviceformule afgehandeld kunnen worden wordt de initiatiefnemer geadviseerd die route te kiezen. Initiatieven die bij voorbaat kansloos of ongewenst zijn, worden afgewezen. | BusinessProcess |
| Afstemmen ontwerp initiatief | Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op afstemming met en begeleiding van de initiatiefnemer bij het opstellen van een ontwerp voor het initiatief op basis van de uitkomsten van de verkenningsfase. In deze fase worden belangrijke keuzes gemaakt ten aanzien van ontwerp en inpassing van het initiatief, daartoe worden ketenpartners en (andere) belanghebbenden nauw betrokken in het proces. | BusinessProcess |
| Afstemmen regievoering verkenning | Om te bepalen welk bestuursorgaan het beste als regievoerder kan optreden is afstemming tussen de ketenpartners gewenst. | BusinessService |
| Afstemmen vergunningaanvraag | Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op het afstemmen met en begeleiden van de initiatiefnemer bij het opstellen van de uiteindelijke vergunningaanvraag voor het initiatief. In deze fase wordt geborgd dat de resulterende vergunningaanvraag van dusdanige kwaliteit is dat de vergunningverlening soepel en binnen de gestelde termijn voltooid kan worden. | BusinessProcess |
| Belanghebbende | Een belanghebbende is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die mogelijk (nadelige of voordelige) invloed ondervindt van het initiatief van een ander of een besluit van een overheid. Ook de gemeente zelf of een andere overheidsorganisatie kan belanghebbende zijn. | BusinessRole |
| Bepalen regievoerend bestuursorgaan | Als het initiatief ook aan regelgeving van waterschap, provincie of Rijk raakt, wordt bepaald welk van deze bestuursorganen het beste als regievoerder kan optreden. Dit kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van andere initiatieven c.q. vergunningen die reeds verleend zijn voor de desbetreffende locatie | BusinessProcess |
| College | Het College is het College van Burgemeester en Wethouders van een gemeente. | BusinessRole |
| Gemeenteraad | De Gemeenteraad is de volksvertegenwoordiging op gemeentelijk niveau, onder voorzitterschap van de burgemeester. | BusinessRole |
| Initiatiefnemer | Een initiatiefnemer is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die iets wil ondernemen in de fysieke leefomgeving. De initiatiefnemer kan zich laten vertegenwoordigen.
Ook de gemeente zelf of een andere overheidsorganisatie kan initiatiefnemer zijn. |
BusinessRole |
| Intake | Uitvoeren van administratieve intake en verzamelen van relevante informatie. | BusinessProcess |
| Intake verkenning gereed | Nadat het team voor de verkenning is samengesteld, is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. Hierna start de tweede fase, waarin de mogelijkheden en beperkingen vanuit de regelgeving worden verkend. | BusinessEvent |
| Intake verzoek verkenning initiatief | De eerste fase in het verkennen van een initiatief betreft de administratieve intake, het verzamelen van relevante informatie, het bepalen ven de regievoerder (wanneer er meerdere ketenpartners betrokken zijn), het toewijzen van een initiatiefmanager en het samenstellen van een (zo nodig interbestuurlijk) team voor uitvoering van de verkenning. | BusinessProcess |
| Interne adviseurs | Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. | BusinessRole |
| Ketenpartner | Ketenpartners zijn externe (semi-)overheidspartners die als adviseur kunnen optreden. | BusinessRole |
| Samenstellen verkenningsteam | Het uitvoeren van de verkenning wordt gedaan door een team van deskundigen van de interne organisatie, van ketenpartners en van uitvoeringspartners. Het team moet nauw samenwerken met de initiatiefnemer en belanghebbenden die betrokken worden bij het ontwerp. Het team wordt geleid door de initiatiefmanager. Deze kan ook als inhoudelijk deskundige optreden of alleen als procesmanager ingezet worden, afhankelijk van de situatie of de voorkeur van de gemeente. | BusinessProcess |
| Team verkenning en begeleiding | Onder ‘team verkenning en begeleiding’ vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die medeverantwoordelijk zijn voor het voeren van ‘vooroverleg’ met initiatiefnemers en het daarin vormgeven en inpassen van initiatieven. Hieronder vallen diverse disciplines zoals juristen, geo-specialisten, vergunningverleners en toezichthouders, en met name ook proces- en relatiemanagementrollen zoals de initiatiefmanager dienen deel uit te maken van dit team. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team hier niet verder naar rollen uitgesplitst. | BusinessRole |
| Toewijzen aan initiatiefmanager | Aan welke initiatiefmanager de verkenning wordt toegewezen is afhankelijk enerzijds van inzet en beschikbaarheid van medewerkers en anderzijds van de voor de verkenning benodigde vaardigheden. Criteria hiervoor zijn de complexiteit van het initiatief, de locatie waarop die betrekking heeft en de aard van de geplande activiteiten.
De initiatiefmanager heeft als voornaamste taak zorgdragen dat de verkenning correct, soepel en tijdig uitgevoerd wordt en dat alle relevante aspecten aan de orde komen. Daarvoor moeten de juiste deskundigen uit de interne organisatie, bij ketenpartners en bij uitvoeringspartners betrokken worden. |
BusinessProcess |
| Toewijzen en inplannen werk | Om de verkenning tijdig en soepel te kunnen uitvoeren is het belangrijk om de werkzaamheden aan de juiste medewerker(s) toe te wijzen en in te plannen in overleg met de initiatiefmanager. | BusinessProcess |
| Toewijzen en samenstellen team | Bepalen regievoerder, toewijzen aan initiatiefmanager en samenstellen van het team dat de verkenning gaat uitvoeren. | BusinessProcess |
| Toewijzing en inplanning werk | Om de verkenning tijdig en soepel te kunnen uitvoeren is het belangrijk om de werkzaamheden aan de juiste medewerker(s) toe te wijzen en in te plannen in overleg met de initiatiefmanager. | BusinessService |
| Verkennen en begeleiden initiatief | Dit bedrijfsproces betreft het afstemmen tussen bevoegd gezag, initiatiefnemer, ketenpartners en zo mogelijk belanghebbenden over mogelijkheden en beperkingen met betrekking tot een concreet initiatief, en het begeleiden bij het opstellen van ontwerp en vergunningaanvraag. | BusinessProcess |
| Verkennen mogelijkheden initiatief | In deze fase in het bedrijfsproces bespreken de betrokken partijen het initiatief in termen van mogelijkheden. Wenselijkheid, haalbaarheid en impact worden beoordeeld en de gewenste aanpak voor de ontwerpfase wordt bepaald. De gemeente bepaalt intern de rol die zij wil spelen en plant zo nodig het vervolgtraject. | BusinessProcess |
| Verzamelen relevante informatie | Alle relevante informatie wordt verzameld in het projectdossier, waaronder het lokale, provinciale en (boven)nationale beleid, informatie over gerelateerde andere lopende, afgeronde of mislukte initiatieven, achtergrondinformatie en dergelijke. De initiatiefnemer kan daarbij gevraagd worden extra informatie aan te leveren. | BusinessProcess |
| Verzoek tot overleg van initiatiefnemer | Aanleiding tot een verkenning is altijd het verzoek vanuit de initiatiefnemer. Dit kan schriftelijk, via het omgevingsloket of op een andere wijze tot de gemeente komen. Bij grotere bedrijven of instellingen heeft de gemeente veelal een relatiemanager; het verzoek van de initiatiefnemer komt dan via die relatiemanager binnen. | BusinessEvent |
Relaties