Leergang GEMMA: aan de slag met de Gemeentelijke Modelarchitectuur
Vergroot je kennis van GEMMA. Meld je vandaag nog aan via de inschrijfpagina op VNG Connect .
013-03 Afstemmen ontwerp initiatief
View
Legenda
Eigenschappen
| Label | 013-03 Afstemmen ontwerp initiatief | |
| Publiceren | GEMMA Online en redactie |
Elementen
| Element | Beschrijving | ArchiMate-type |
|---|---|---|
| Accorderen integraal advies | Afhankelijk van de complexiteit en bestuursgevoeligheid van het dossier is accordering van het integraal advies op bestuursniveau gewenst. Zo nodig informeert het College de Gemeenteraad, voor zover dit nog niet al eerder is gedaan. | BusinessProcess |
| Afstemmen detailontwerp | Na afstemming van het globaal ontwerp werkt de initiatiefnemer dit verder uit tot een detailontwerp. De uitwerking moet voldoende zijn om een vergunningaanvraag te kunnen opstellen. Ook moet deze de gemeente, ketenpartners en belanghebbenden voldoende zekerheid bieden over de invulling van het plan en de mate waarin het past binnen de door het omgevingsbeleid opgelegde en/of door de betrokken partijen afgesproken kaders. | BusinessProcess |
| Afstemmen globaal ontwerp | De eerste stap in de ontwerpfase is die van het globaal ontwerp. Dit wordt opgesteld door de initiatiefnemer, in nauw overleg met de gemeente, de ketenpartners en belanghebbenden. Het globaal ontwerp geeft het initiatief vorm en maakt duidelijk hoe een en ander ingepast wordt in de fysieke leefomgeving. Het bevat evenwel niet een gedetailleerde uitwerking op alle aspecten. | BusinessProcess |
| Afstemmen ontwerp initiatief | Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op afstemming met en begeleiding van de initiatiefnemer bij het opstellen van een ontwerp voor het initiatief op basis van de uitkomsten van de verkenningsfase. In deze fase worden belangrijke keuzes gemaakt ten aanzien van ontwerp en inpassing van het initiatief, daartoe worden ketenpartners en (andere) belanghebbenden nauw betrokken in het proces. | BusinessProcess |
| Afstemmen vergunningaanvraag | Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op het afstemmen met en begeleiden van de initiatiefnemer bij het opstellen van de uiteindelijke vergunningaanvraag voor het initiatief. In deze fase wordt geborgd dat de resulterende vergunningaanvraag van dusdanige kwaliteit is dat de vergunningverlening soepel en binnen de gestelde termijn voltooid kan worden. | BusinessProcess |
| Belanghebbende | Een belanghebbende is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die mogelijk (nadelige of voordelige) invloed ondervindt van het initiatief van een ander of een besluit van een overheid. Ook de gemeente zelf of een andere overheidsorganisatie kan belanghebbende zijn. | BusinessRole |
| Beoordelen detailontwerp | Ook het detailontwerp wordt door de betrokkenen besproken en beoordeeld, in een of meerdere iteraties. Daarbij wordt gekeken in hoeverre gevolg is gegeven aan de gemaakte afspraken. Zo nodig worden onderdelen van het ontwerp bijgesteld. Het is belangrijk dat het detailontwerp bij afronding geen openstaande punten meer heeft (anders dan details waarover geen controverse kan ontstaan). | BusinessProcess |
| Beoordelen globaal ontwerp | De betrokken partijen bespreken het globaal ontwerp en beoordelen in hoeverre de naar voren gebrachte eisen en wensen zijn gehonoreerd. De gemeente kijkt primair naar de door haarzelf gestelde kaders maar zal ook meewegen in hoeverre de initiatiefnemer erin is geslaagd om draagvlak onder de andere belanghebbenden te creëren. Het resultaat van deze activiteit is een advies aan de initiatiefnemer. Dat bevat voor geconstateerde knelpunten voorgestelde oplossingsrichtingen die de haalbaarheid vergroten, en aandachtspunten voor de verdere uitwerking zoals onderwerpen voor nader onderzoek en (andere) zaken die voorwaardelijk zijn voor de vergunningverlening. Afhankelijk van de situatie kan het wenselijk zijn het globaal ontwerp in een of meerdere iteraties te beoordelen. In andere gevallen, waarin sprake is van een eenvoudige situatie, kan het opstellen van het globaal ontwerp samengevoegd worden met het opstellen van het detailontwerp om het proces te bespoedigen. | BusinessProcess |
| College | Het College is het College van Burgemeester en Wethouders van een gemeente. | BusinessRole |
| Deelnemen omgevingstafel | Belanghebbenden worden actief betrokken bij de gesprekken aan de omgevingstafel. Zij lichten daar hun perspectief en belangen toe en zoeken actief naar mogelijkheden om de plannen van de initiatiefnemer daarmee te verenigen. Van hen wordt bereidwilligheid verwacht om concrete afspraken te maken met de andere deelnemers. Het is soms een uitdaging om de juiste mensen aan tafel te krijgen: een representatieve vertegenwoordiging van alle belangen en tegelijk mensen die in staat zijn om verder te denken dan alleen het eigen belang. | BusinessService |
| Deelnemen omgevingstafel | Interne adviseurs met specifieke expertise kunnen uitgenodigd worden om mee te praten aan de omgevingstafel wanneer hun expertise van belang is bij de beoordeling en inpassing van de ter tafel liggende plannen. Dit vereist aanvullende vaardigheden zoals denken in mogelijkheden, balans kunnen vinden in geven en nemen, en kunnen omgaan met afwegingsruimte. | BusinessProcess |
| Deelnemen omgevingstafel | De initiatiefnemer speelt een actieve rol aan de omgevingstafel. Hij/zij presenteert de plannen en werkt deze uit naar een ontwerp, legt uit waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn en zoekt naar mogelijkheden om het plan of ontwerp aan te passen op die plaatsen waar het niet binnen de kaders past of waar belanghebbenden onevenredig nadeel ondervinden van de voorgenomen activiteiten. | BusinessService |
| Deelnemen omgevingstafel | Ketenpartners nemen deel aan de omgevingstafel wanneer er sprake is van een initiatief waarvan de impact de gemeentelijke regelgeving overstijgt. In sommige gevallen zal een ketenpartner, bijvoorbeeld de provincie, zelfs de regie voeren. Wanneer de gemeente de regievoerder is, dragen de ketenpartners inhoudelijk bij met expertise en de bereidwilligheid om te zoeken naar mogelijkheden voor inpassing van het initiatief en eventueel aanpassing van de eigen kaders. | BusinessService |
| Deelnemen omgevingstafel | Wanneer sprake is van een initiatief met veel impact op beleidsgevoelige aspecten is het verstandig om ook het gemeentebestuur bij de gesprekken te betrekken, bijvoorbeeld in de persoon van een wethouder. | BusinessProcess |
| Deelnemen participatie | De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het organiseren van participatie, de gemeente neemt er (slechts) aan deel. Afhankelijk van de situatie kan de gemeente een neutrale rol innemen of juist een actieve. Wel moet het onderscheid tussen gemeente en initiatiefnemer te allen tijde herkenbaar blijven. | BusinessProcess |
| Gemeenteraad | De Gemeenteraad is de volksvertegenwoordiging op gemeentelijk niveau, onder voorzitterschap van de burgemeester. | BusinessRole |
| Initiatiefnemer | Een initiatiefnemer is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die iets wil ondernemen in de fysieke leefomgeving. De initiatiefnemer kan zich laten vertegenwoordigen.
Ook de gemeente zelf of een andere overheidsorganisatie kan initiatiefnemer zijn. |
BusinessRole |
| Initiatiefnemer verzoekt wijziging OP | Wanneer sprake is van een (wenselijk en haalbaar) initiatief dat niet zonder meer past binnen de kaders van het omgevingsplan, is een omgevingsplanwijziging nodig. Dit komt naar voren tijdens de afstemming van het globaal ontwerp van het initiatief, in het proces 'Verkennen initiatief'. De conclusie dat een wijziging van het omgevingsplan nodig is, zal doorgaans door de gemeente worden getrokken; het daarop volgende verzoek tot wijziging komt in beginsel van de initiatiefnemer. | BusinessEvent |
| Inpassen initiatief | Gezamenlijk onderzoeken de betrokken partijen hoe het initiatief ingepast kan worden in de fysieke leefomgeving. De gemeente geeft daarbij aan waar harde grenzen liggen en waar bandbreedtes gelden als kaderstelling; ook de ketenpartners brengen hun kaders in. Belanghebbenden brengen hun wensen en eisen naar voren. De initiatiefnemer beoordeelt hoe alle ingebrachte zaken verwerkt kunnen worden in het initiatief. Al naar gelang de situatie kan dit een iteratief of incrementeel proces zijn. | BusinessProcess |
| Intake verzoek verkenning initiatief | De eerste fase in het verkennen van een initiatief betreft de administratieve intake, het verzamelen van relevante informatie, het bepalen ven de regievoerder (wanneer er meerdere ketenpartners betrokken zijn), het toewijzen van een initiatiefmanager en het samenstellen van een (zo nodig interbestuurlijk) team voor uitvoering van de verkenning. | BusinessProcess |
| Integraal advies gereed | Met de oplevering van het integraal advies is de ontwerpbegeleidingsfase van het proces afgerond. Dit vormt het vertrekpunt voor de fase waarin de initiatiefnemer een vergunningaanvraag opstelt. | BusinessEvent |
| Interne adviseurs | Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. | BusinessRole |
| Junction | <geen> | OrJunction |
| Junction | <geen> | OrJunction |
| Junction | <geen> | AndJunction |
| Junction | <geen> | OrJunction |
| Junction | <geen> | OrJunction |
| Ketenpartner | Ketenpartners zijn externe (semi-)overheidspartners die als adviseur kunnen optreden. | BusinessRole |
| Leveren integraal advies | Na afronding en de eventuele accordering door het bestuur van het integraal advies wordt dit aan de initiatiefnemer overhandigd of verzonden. Afhankelijk van de situatie, met name van de vraag of het advies vertrouwelijke informatie bevat, kan de gemeente het integraal advies ook publiceren. Dit komt de transparantie van het proces ten goede. | BusinessProcess |
| Omgevingstafel | De omgevingstafel is de plaats waar de gesprekken plaatsvinden. Aan deze tafel komen de initiatiefnemer, de gemeente, betrokken ketenpartners en belanghebbenden bij elkaar. Het initiatief wordt besproken vanuit de gedachte om het mogelijk te maken, eventueel onder bepaalde randvoorwaarden ("ja, mits ..."). Dit levert de initiatiefnemer aan het eind van het gehele verkenningstraject een integraal advies op, waarmee hij de vergunningaanvraag kan opstellen en indienen. Doel is daarbij dat de vergunningaanvraag in acht weken kan worden afgehandeld. De omgevingstafel is feitelijk een metafoor voor constructief overleg tussen de belanghebbende partijen. Afhankelijk van de situatie kan dit eenmalig zijn maar in veel gevallen zullen meerdere bijeenkomsten gewenst zijn. Er is geen vaste voorgeschreven werkvorm maar het ligt voor de hand dat gemeenten hier elk een eigen, vaste werkwijze ontwikkelen in afstemming met de ketenpartners. | BusinessInteraction |
| Opstellen detailontwerp | Nadat het globale ontwerp is opgesteld en besproken zal de initiatiefnemer dat verder uitwerken tot een gedetailleerd (definitief) ontwerp. Dat moet voldoende detail bevatten om bij de vergunningverlening gebruikt te kunnen worden. Tevens moet het de gemeente, de ketenpartners en belanghebbenden voldoende zekerheid bieden dat afspraken die aan de omgevingstafel zijn gemaakt ook echt zullen worden nagekomen. | BusinessService |
| Opstellen globaal ontwerp | Hoewel in het verkenningsproces de gezamenlijkheid benadrukt wordt, blijft de verantwoordelijkheid voor een degelijk ontwerp bij de initiatiefnemer. Deze stelt het globaal ontwerp op voor het initiatief, en neemt daarin alle aan de omgevingstafel geuite input mee. Hoe die te verwerken is aan de initiatiefnemer. | BusinessService |
| Opstellen integraal advies | Wanneer het ontwerp voltooid is (in elk geval in voldoende mate en van voldoende kwaliteit om door te kunnen gaan), wordt een integraal advies geformuleerd. Dit beschrijft de in de verkennings- en ontwerpfase ingebrachte visies, belangen, voorwaarden etc. en de geconstateerde geschilpunten met de daarover gemaakte afspraken. Deze moeten concreet en 'toetsbaar' beschreven worden. Het integraal advies heeft meerdere doelen:
|
BusinessProcess |
| Organiseren participatie initiatief | Door belanghebbenden bij de ontwikkeling van het initiatief te betrekken, verbetert de (maatschappelijke) kwaliteit van dat initiatief en groeit het draagvlak onder de belanghebbenden. Het organiseren van participatie is een verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer. Het is ook noodzakelijk; het verstrekken van gegevens over participatie van en overleg met derden is in de Omgevingwet genoemd onder de aanvraagvereisten voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag. | BusinessService |
| Starten voorbereidende acties | Als voorbereidende acties zoals het aankopen van grond of het nemen van een voorbereidingsbesluit (art. 4.14 Ow) nodig zijn, moeten deze geïnitieerd worden. De uitvoering van die acties is niet in dit procesmodel opgenomen; normaliter wordt hiervoor een separate zaak gestart die een eigen bedrijfsproces volgt. Specifiek benoemd wordt hier wel de situatie waarin (ook) een wijziging van het omgevingsplan nodig of gewenst is. In dat geval kan die wijziging hier op de agenda gezet worden van het Team Omgevingsbeleid. Het doen van die wijziging zelf volgt een separaat proces (zie bedrijfsproces 'wijzigen omgevingsplan'). | BusinessProcess |
| Team verkenning en begeleiding | Onder ‘team verkenning en begeleiding’ vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die medeverantwoordelijk zijn voor het voeren van ‘vooroverleg’ met initiatiefnemers en het daarin vormgeven en inpassen van initiatieven. Hieronder vallen diverse disciplines zoals juristen, geo-specialisten, vergunningverleners en toezichthouders, en met name ook proces- en relatiemanagementrollen zoals de initiatiefmanager dienen deel uit te maken van dit team. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team hier niet verder naar rollen uitgesplitst. | BusinessRole |
| Uitvoeren onderzoeken | Uit de verkenningsfase en/of uit de bespreking van het globaal ontwerp kan volgen dat bepaalde onderzoeken nodig zijn, bijvoorbeeld ten aanzien van geluids- of milieuaspecten. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van die onderzoeken ligt bij de initiatiefnemer. | BusinessService |
| Verkennen en begeleiden initiatief | Dit bedrijfsproces betreft het afstemmen tussen bevoegd gezag, initiatiefnemer, ketenpartners en zo mogelijk belanghebbenden over mogelijkheden en beperkingen met betrekking tot een concreet initiatief, en het begeleiden bij het opstellen van ontwerp en vergunningaanvraag. | BusinessProcess |
| Verkennen mogelijkheden initiatief | In deze fase in het bedrijfsproces bespreken de betrokken partijen het initiatief in termen van mogelijkheden. Wenselijkheid, haalbaarheid en impact worden beoordeeld en de gewenste aanpak voor de ontwerpfase wordt bepaald. De gemeente bepaalt intern de rol die zij wil spelen en plant zo nodig het vervolgtraject. | BusinessProcess |
| Verkenning afgebroken | Wanneer de gemeente van mening is dat het initiatief niet gewenst of niet haalbaar is, wordt de verkenning beëindigd. De initiatiefnemer kan zelf besluiten om het plan verder uit te werken en een vergunningaanvraag in te dienen, maar de gemeente zal in de verdere uitwerking geen rol spelen. | BusinessEvent |
| Verkenning mogelijkheden gereed | Met de oplevering van het plan van aanpak voor de vervolgfase is de verkenningsfase afgerond. Dit vormt het vertrekpunt voor de ontwerpbegeleidingsfase waarin de initiatiefnemer zijn/haar plannen uitwerkt in een ontwerp. | BusinessEvent |
Relaties