GEMMA Procesarchitectuur
Aanleiding[bewerken]
Gemeenten hebben te maken met een steeds complexer werkveld waarin taken, verantwoordelijkheden en wettelijke kaders continue veranderen. Belangrijke ontwikkelingen hierin zijn onder meer : de groeiende aandacht voor informatiebeveiliging en privacy, implementatie van nieuwe wet- en regelgeving en daarmee vaak gepaard gaande invoering van nieuwe producten, diensten en maatschappelijke taken. De huidige procesarchitectuur dateert uit 2021 en sluit onvoldoende aan op de actuele ontwikkelingen. Bovendien biedt de bestaande architectuur onvoldoende ondersteuning tot verdere collectivisering van de gemeentelijke informatievoorziening.
De GEMMA procesarchitectuur beschrijft hoe gemeentelijke processen samenhangen en bijdragen aan de uitvoering van taken en dienstverlening. Zij vormt een gemeenschappelijk referentiekader voor gemeenten om processen te ontwerpen, verbeteren en hergebruiken . Binnen de procesarchitectuur worden producten en diensten gekoppeld aan processen, rollen en verantwoordelijkheden. Ook biedt zij inzicht in de relatie tussen beleid, organisatie en uitvoering, en ondersteunt zij gemeenten bij het vormgeven van samenhang en sturing. De GEMMA procesarchitectuur is daarmee een praktisch hulpmiddel voor iedereen die werkt aan inrichting, vernieuwing, uitvoering en samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie.
Doel[bewerken]
Het doel is om een generieke GEMMA procesarchitectuur door te ontwikkelen die past bij nieuwe ontwikkelingen, inzichten, veranderende rol, ambities en nieuwe wetgeving van gemeenten. Hierbij wordt vanuit de Sustainable Development Goals (SDG) een relatie aangebracht met de gemeentelijke processen die bijdragen aan de realisatie van deze doelstellingen via het leveren van producten en diensten om verschillende waarden te realiseren.
Architectuur[bewerken]
De GEMMA procesarchitectuur staat niet op zichzelf maar maakt onderdeel uit van de organisatie laag c.q. bedrijfsarchitectuur van de GEMMA. Vanuit de GEMMA procesarchitectuur is een nieuw kennismodel opgesteld. Hierin wordt de organisatie laag waar de procesarchitectuur onderdeel van uitmaakt verbonden wordt met de motivatie laag. De GEMMA procesarchitectuur kan vanuit verschillende perspectieven worden beschouwd. Deze perspectieven zijn geïnventariseerd bij verschillende stakeholders door een aantal gemeenten. Zo vult de GEMMA procesarchitectuur concrete behoeften in van verschillende stakeholders die andere informatie en views (modellen) willen. Deze stakeholders zijn o.a. proceseigenaren maar ook vaak compliancy functionarissen waardoor de GEMMA procesarchitectuur voor de verbinding zorgt. Dit is een stukje governance wat onderdeel uitmaakt van de procesarchitectuur.
Visie & Uitgangspunten
Samenhang binnen GEMMA
- Relatie met bedrijfsarchitectuur
- Relatie met Architectuurprincipes
- Relatie met zaakgericht werken
- Kennismodel procesarchitectuur
Governance & sturing
De procesarchitectuur ondersteunt bestuurlijke sturing en eigenaarschap van processen.
Procesmodel & structuur
De structuur van de GEMMA Procesarchitectuur bestaat uit het processenlandschap, basisprocessen en het onderliggende procesmodel
Producten & diensten
Praktijk & toepassing
Voorbeelden en toepassingen van de procesarchitectuur.
Overige
Producten
Voor gemeenten zijn verschillende producten beschikbaar om de procesarchitectuur te ontwikkelen.
- De Uniforme Productnamenlijst (UPL)
- RASCI Uitleg
- Generieke klantroutes op VNG.nl
- MijnServices dienstverlening op VNG.nl
Verandermethodieken
Er zijn meerdere methodieken die helpen bij veranderingen in de organisatie. Hieronder staan een aantal die door meerdere gemeenten zijn gebruikt.
- Het ink-model - inzicht in de volwassenheid van een organisatie
- Het acht-stappenplan van John Kotter
- Plan Do Check Act-cyclus
- Balanced Scorecard (BSC)