Zaaktypen
Zaakgericht werken krijgt vorm met de uitvoering van zaken. Hierover worden vooraf afspraken gemaakt. Deze zijn vastgelegd in zogenoemde zaaktypen, een zaaktype voor elke groep gelijksoortige zaken. Daarmee wordt standaardisatie van processen en de bijbehorende informatie bereikt. Dit draagt bij aan de transparantie van de procesuitvoering en de informatie daarover.
De beschrijving van een zaaktype omvat onder andere de statussen van het proces, de doorlooptijd(en) en de respectievelijke rollen van alle betrokken partijen. Daarnaast verschaft het informatie over de samenstelling van het dossier (welke documenten kunnen of moeten er in worden opgenomen), de mogelijke resultaten (is een aanvraag gehonoreerd, geweigerd, etc.) en de specifieke eigenschappen van de zaak. Tenslotte is er ruimte voor het beschrijven van relaties met andere zaken en zaaktypen (bijvoorbeeld een ‘bezwaar-zaak’ waaraan een ‘subsidie-zaak’ is voorafgegaan).
Het beschrijven van een zaaktype is een waarborg voor eenzelfde behandeling van gelijksoortige zaken. Door de specificaties van het zaaktype op te nemen in een zaaksysteem (of een vergelijkbare applicatie), wordt de behandelaar ondersteund bij de uitvoering van zaken. Daarnaast krijgen andere betrokkenen bij een zaak (zowel managers als de burger en belanghebbenden) de juiste informatie over de voortgang en inhoud van die zaak.
Een zaaktype is voor een substantieel deel veelal niet specifiek voor een organisatie. VNG Realisatie moedigt het hergebruik en het delen van zaaktypen dan ook van harte aan. Zij draagt daaraan op meerdere wijzen bij. VNG Realisatie ontwikkelt en publiceert generieke zaaktypen: de referentiezaaktypen. VNG Realisatie nodigt domeinorganisaties en gemeenten uit om hun zaaktypen zelf ook (hier) te publiceren. Van standaardzaaktypen voor een domein kunnen gemeenten gebruik maken om snel eigen zaaktypen te ontwikkelen. Zaaktypen van een specifieke gemeente publiceren we als voorbeeldzaaktypen. Zo kunnen andere gemeenten weer profiteren van de opgedane kennis en ervaring.
Zaaktype-specificatie[bewerken]
Het zaaktypesjabloon en de toelichting daarop verschaft u inzicht in de exacte inhoud van een zaaktype. Beide documenten zijn voor hergebruik opgenomen in het bestand Zaaktypesjabloon en Toelichting v2.1 (ZIP-bestand, 93 kB). Met het zaaktypesjabloon kunt u uw eigen zaaktypen beschrijven. Aan te bevelen is om uw zaaktype af te leiden van één van de onderstaande referentie-, standaard- of voorbeeldzaaktypen.
Een groep van bij elkaar behorende zaaktypen nemen we op in een zaaktypecatalogus. Bijvoorbeeld de zaaktypen van een organisatie of voor een domein. Daarmee groeperen we de veelheid aan zaaktypen naar herkenbare onderwerpen en wordt het duidelijk wie voor het beheer verantwoordelijk is.
Referentiezaaktypen[bewerken]
Om het beschrijven van zaaktypen wat eenvoudiger te maken, heeft VNG Realisatie voor elk bedrijfsproces uit de GEMMA Procesarchitectuur een referentiezaaktype opgesteld. Een referentiezaaktype beschrijft de standaard onderdelen die in elk daarvan af te leiden zaaktype zouden moeten voorkomen. Tezamen vormen zij de Referentiezaaktypencatalogus (Referentie-ZTC). Referentiezaaktypen vormen geen basis voor de daadwerkelijke behandeling van zaken. Ze dienen in de eerste plaats als startpunt voor de uitwerking door gemeenten van eigen, daarvan afgeleide, zaaktypen. Door de generieke opzet van een referentiezaaktype en de uitwerking van de onderdelen (zoals statustypen, documenttypen, resultaattypen en eigenschappen), zijn specifieke zaaktypen hiervan snel af te leiden en in te zetten. Zo is het binnen een gemeente bijvoorbeeld mogelijk dat er op verschillende beleidsterreinen handhaving plaatsvindt. Het zaaktype ‘Handhaven’ uit de referentiecatalogus beschrijft het overkoepelende proces van handhaving en de informatie daarover, ongeacht het beleidsterrein.
Standaardzaaktypen[bewerken]
VNG Realisatie nodigt vakverenigingen en beroepsgroepen uit om, samen met gemeenten standaard zaaktypen binnen een bepaald domein te realiseren. Door kennis over procesuitvoering en bijbehorende informatievoorziening te delen, kunnen namelijk domein-specifieke zaaktypen ontwikkeld worden. De eerdergenoemde referentiezaaktypen kunnen hierbij helpen. Een standaardzaaktype is, na een specifieke aanvulling met rollen en betrokkenen, direct toepasbaar voor een gemeente. Het grote voordeel van het samen uitwerken van standaardzaaktypen is dat niet elke gemeente een eigen zaaktypecatalogus hoeft op te bouwen. Bovendien bevordert het de uitwisseling van kennis en ervaringen en zorgt het voor een meer uniforme aanpak van de procesuitvoering. In een samenleving waar steeds meer samengewerkt wordt, is het immers van belang dat de samenwerkende partijen dezelfde taal spreken.
VNG Realisatie publiceert standaardzaaktypen graag hier. Op dit moment zijn VNG Realisatie catalogi van dergelijke zaaktypen niet bekend. Wel is er een voorbeeldcatalogus die de opmaat zou kunnen zijn tot een standaardcatalogus (zie hieronder). Ook deze bottom-up-werkwijze kan een goede route zijn om tot standaardzaaktypecatalogi te komen. Een andere aanpak is om standaardzaaktypen binnen een overheidskolom, sector of keten te realiseren. Kijk hier voor meer informatie.
Voorbeeldzaaktypen[bewerken]
Om zaakgericht te kunnen werken, raadt VNG Realisatie alle gemeenten aan om een eigen zaaktypecatalogus op te bouwen. Binnen zo’n catalogus zijn zoveel mogelijk zaaktypen dan ontleend aan referentiezaaktypen en standaardzaaktypen. Minimaal is het onderdeel 'Betrokkenen' specifiek gemaakt voor de eigen gemeente.
De praktijk is dat veel gemeenten zelf al begonnen zijn met het ontwerpen van zaaktypen, bij gebrek aan referentie- en standaardzaaktypen. Daarin is veel kennis en energie gestoken. Anderen gemeenten kunnen hier wellicht profijt van hebben en hun zaaktypen sneller, beter en vollediger ontwikkelen. Zoals eerder aangegeven stimuleert VNG Realisatie het gebruiken en delen van bestaande zaaktypen. Dergelijke voorbeelden publiceren we hier graag. Zie de nu aanwezige voorbeeldzaaktypecatalogi.