Uitwerking deelproces "Intake melding incident"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Intake melding incident". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
De eerste fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft de administratieve intake, het toewijzen aan een hoofdbehandelaar en het beoordelen van de melding en zo nodig opvragen van aanvullende informatie.
Activiteiten gemeente
Processtap: Registreren en toewijzen melding
Uitvoeren van de administratieve intake, het versturen van een ontvangstbevestiging en het toewijzen aan een hoofdbehandelaar al dan niet via triage.
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Registreren melding in VTH-systeem | Meldingen en handhavingsverzoeken die via een digitaal kanaal worden ingediend, kunnen geautomatiseerd geregistreerd worden. Andere meldingen worden handmatig geregistreerd. Met de registratie wordt tevens de duurzame toegankelijkheid (archivering) gewaarborgd. Het is belangrijk alle gegevens van de melding te registreren, waaronder NAW-gegevens van de indiener en alle verstrekte informatie over de situatie. |
| Versturen ontvangstbevestiging | Met name bij handhavingsverzoeken maar ook bij andere meldingen is het goed om een ontvangstbevestiging te versturen, zodat de indiener weet dat zijn/haar melding ontvangen is en dat de gemeente de gaat beoordelen. Bij de ontvangstbevestiging hoort een beknopte uitleg van de procedure die de gemeente zal volgen en contactgegevens en een uniek (zaak)nummer zodat de indiener desgewenst gericht contact kan opnemen met de gemeente met vragen over de voortgang. |
| Triage en toewijzen aan hoofdbehandelaar | In veruit de meeste gevallen zal een melding eenvoudig van aard zijn en direct toegewezen kunnen worden aan de geschiktste behandelaar, eventueel zelfs geautomatiseerd op basis van het door de indiener vermelde onderwerp. In andere gevallen is de situatie complexer en is afstemming gewenst om te bepalen hoe en door wie de melding het beste kan worden behandeld. Bij complexe zaken kan een 'behandelteam' voor de specifieke casus samengesteld worden uit deskundigen van de diverse relevante disciplines. Deze triage kan in diverse werkvormen worden gedaan; een voorbeeld is een 'integrale intaketafel' waarbij de diverse disciplines frequent met elkaar om de tafel zitten om binnengekomen zaken te bespreken en toe te wijzen aan een hoofdbehandelaar en eventuele medebehandelaren. |
Processtap: Beoordelen melding en opvragen aanvullende informatie
Beoordelen van de melding op diverse aspecten. Zo nodig doorsturen van de melding naar een ander bevoegd gezag, en zo nodig opvragen van aanvullende informatie bij de indiener van de melding of bij ketenpartners. Wanneer sprake is van een eenvoudige melding die kan worden afgedaan met een directe reactie aan de indiener, kunnen de stappen in dit deelproces worden overgeslagen.
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Beoordelen urgentie | Beoordeeld wordt in hoeverre sprake is van een urgentie situatie. In dat geval dienen de navolgende activiteiten versneld te worden uitgevoerd, of moeten eventueel noodmaatregelen worden getroffen om schade en/of letsel te voorkomen of te beperken. |
| Advies urgentie | Het kan gewenst zijn bij interne deskundigen advies te vragen over de urgentie van de situatie. |
| Beoordelen incidentmelding of handhavingsverzoek | Hoewel het bedrijfsproces voor het behandelen van een incidentmelding op hoofdlijnen gelijk is aan dat van het behandelen van een formeel handhavingsverzoek, zijn er verschillen. Bij een formeel handhavingsverzoek is minder ruimte voor prioriteitsstelling. De gemeente moet --binnen de wettelijk gestelde termijn-- een formeel besluit nemen over handhaving, en wanneer er inderdaad sprake is van een overtreding dan moet de gemeente in beginsel ook handhaven, in tegenstelling tot bij een 'gewone' incidentmelding; daarbij kan de gemeente besluiten om niet handhavend op te treden. Vanwege deze verschillen is het belangrijk vroegtijdig te onderkennen van welk van de twee varianten sprake is. |
| Beoordelen bevoegdheid en uitvoerder | In de meeste gevallen waarin een incidentmelding of handhavingsverzoek bij de gemeente ingediend wordt, zal de gemeente ook het bevoegd gezag zijn, maar in een aantal gevallen zal een ander bestuursorgaan die rol vervullen. Dat is bijvoorbeeld zo wanneer de melding betrekking heeft op een door de provincie of het waterschap verleende vergunning of op een rijksmonument. Het is ook mogelijk dat de gemeente wel het bevoegde gezag is, maar dat een uitvoeringsdienst de VTH-taken uitvoert voor het onderwerp van de melding. Als een ander bestuursorgaan als bevoegd gezag de melding zal behandelen of als een ketenpartner de (gemandateerde) uitvoerende organisatie is, wordt de melding overgedragen aan die ketenpartner en worden de overige processtappen overgeslagen. Overdragen dient --met name bij handhavingsverzoeken-- onverwijld te gebeuren aangezien als dag van ontvangst geldt de dag van ontvangst bij het bestuursorgaan waar de melding is ingediend, niet waar die wordt behandeld. |
| Advies bevoegdheid en uitvoerder | Het kan gewenst zijn bij interne deskundigen advies te vragen over welk bestuursorgaan bevoegd gezag is en/of uitvoerder voor de behandeling. |
| Beoordelen voorgeschiedenis | Gecontroleerd wordt of er sprake is van een voorgeschiedenis met betrekking tot de incidentmelding of het handhavingsverzoek. De eventuele voorgeschiedenis kan van invloed zijn op de wijze waarop de mogelijke overtreding behandeld wordt. Als er een voorgeschiedenis is, worden de hiermee corresponderende zaken aan elkaar gelinkt. |
| Advies voorgeschiedenis | Het kan gewenst zijn bij interne deskundigen advies te vragen over de voorgeschiedenis van de situatie. |
| Beoordelen aanvullende informatie nodig | Als laatste stap binnen de intake, wordt beoordeeld of alle benodigde gegevens in het dossier aanwezig zijn. Als er gegevens ontbreken of zaken onduidelijk zijn, vraagt de hoofdbehandelaar aan de indiener van de incidentmelding om aanvulling. In complexe gevallen vraagt de hoofdbehandelaar ook aan de medebehandelaren of zij nog gegevens en informatie missen. Het opvragen van aanvullende gegevens en informatie kan via verschillende kanalen (email, telefoon, etc). |
| Advies aanvullende informatie | Het kan gewenst zijn bij interne deskundigen advies te vragen over het opvragen van aanvullende informatie. Mogelijk is die informatie al binnen de gemeentelijke organisatie aanwezig. |
| Intake gereed | Met de beoordeling en eventuele verwerking van opgevraagde aanvullende informatie is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. DIt vormt het vertrekpunt voor de tweede fase van het bedrijfsproces, de inhoudelijke behandeling. |
| Behandeling overgedragen | Als de behandeling van de melding is overgedragen aan een ander bestuursorgaan, eindigt het bedrijfsproces na de intakefase. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten indiener melding incident
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Aanleveren aanvullende informatie | Wanneer de behandelende organisatie constateert dat bepaalde voor het in behandeling nemen van de incidentmelding of het handhavingsverzoek vereiste gegevens ontbreken, wordt de indiener in de gelegenheid gesteld deze binnen een redelijke termijn alsnog aan te leveren. |
Activiteiten ketenpartner
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Advies urgentie | Om een juist beeld te krijgen van de urgentie kan advies van ketenpartners gewenst zijn. |
| Afstemming bevoegdheid en uitvoerder | Om te bepalen welk bestuursorgaan bevoegd gezag is en/of de melding zal gaan behandelen, is afstemming met ketenpartners gewenst. |
| Advies voorgeschiedenis | Ook bij de ketenpartners kan een voorgeschiedenis met betrekking tot het onderwerp van de incidentmelding bekend zijn. Voor een adequate respons is het van belang van die voorgeschiedenis op de hoogte te zijn en hierover advies te vragen van de ketenpartners. |
| Advies aanvullende informatie | Wanneer ketenpartners betrokken zijn, is het verstandig hen om advies te vragen. Mogelijk beschikken zij over informatie die in het dossier ontbreekt, of hebben zijn juist behoefte aan nog andere ontbrekende informatie. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Behandelen melding incident of handhavingsverzoek", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.