Uitwerking deelproces "Onderzoeken melding incident"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Onderzoeken melding incident". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
De tweede fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft het uitvoeren van een controle (meestal ter plaatse), het beoordelen van de aangetroffen situatie om te bepalen of sprake is van een overtreding, het bepalen of en welke vervolgacties gewenst zijn en het opstellen van een reactie of beschikking.
Activiteiten gemeente
Processtap: Controleren situatie
Betreft het controleren in hoeverre de actuele situatie ter plaatse in overeenstemming is met de geldende regelgeving en eventuele verstrekte vergunningen en/of ontheffingen. DIt deelproces bestaat uit de processtappen voorbereiden controle, uitvoeren controle, opstellen controleraport en versturen kennisgeving toezichtbevindingen. In bepaalde gevallen kan deze controle overgeslagen worden, met name wanneer de situatie ter plaatse al bekend uit (bijvoorbeeld uit een recent uitgevoerde eerdere controle).
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Voorbereiden controle | Om de controle effectief te kunnen uitvoeren is een goede voorbereiding vereist. De van toepassing zijnde wet- en regelgeving en verstrekte vergunningen en/of ontheffingen en van toepassing zijnde (maatwerk)voorschriften worden verzameld. De te volgen aanpak wordt bepaald; in veel gevallen zal een bezoek ter plaatse nodig of gewenst zijn maar soms volstaat een administratieve controle (bijvoorbeeld om te bepalen of een melding is gedaan). Zo nodig worden bij de initiatiefnemer van de te controleren activiteit aanvullende gegevens opgevraagd. Bepaald wordt welke aspecten tijdens de controle aandacht verdienen, zoals geluid, geur, veiligheid, etc. Mede op basis hiervan wordt de juisten datum en tijd voor een bezoek vastgesteld. Afhankelijk van de situatie en complexiteit worden een of meerdere interne adviseurs en/of ketenpartners ingeschakeld voor advies. Wanneer bezoek ter plaatse gewenst is, moet dat ingepland worden in overleg met de betrokken ketenpartners en --desgewenst-- de initiatiefnemer en/of indiener van de melding. |
Adviseren voorbereiden controle | Wanneer gevraagd leveren interne adviseurs een bijdrage aan de voorbereiding van de controle. Hieronder valt ook het inplannen van deelname aan een bezoek ter plaatse. |
Uitvoeren controle | De controle wordt uitgevoerd. Wanneer sprake is van een bezoek ter plaatse, kunnen monsters genomen worden of metingen ter plaatse verricht. Zo nodig worden meerdere locaties bezocht of worden meerdere bezoeken aan eenzelfde locatie gebracht. Tijdens de controle worden alle aspecten die in de voorbereiding onderkend zijn onderzocht en worden systematisch aantekeningen gemaakt, foto's genomen etc. Tijdens de controle ligt de nadruk op de vraag wat de situatie ter plaatse is, niet zozeer op de vraag of die situatie in overeenstemming is met de regelgeving, al zal dat veelal wel onderwerp van gesprek zijn. In veel situatie is dat echter geen eenvoudige ja-of-neevraag. Het is daarom zaak om zoveel mogelijk relevante data vast te leggen, om in de volgende processtap te kunnen bepalen welke zaken wel en welke niet in overeenstemming met de kaders zijn. Daarmee ontstaat een compleet beeld van de mate waarin (en de wijze waarop) de initiatiefnemer van de activiteit de regels en voorschriften naleeft.
Wanneer schade en/of overlast optreedt die snel met maatregelen te verhelpen is dan kan dat ter plaatse worden besproken en in gang gezet, in het belang van de betrokken omwonenden en andere belanghebbenden en ook in het belang van de veroorzaker. Afhankelijk van de situatie wordt het bezoek vooraf aan de initiatiefnemer van de activiteit aangekondigd c.q. wordt met hem/haar een afspraak gemaakt, of wordt juist gekozen voor een onaangekondigd bezoek. |
Adviseren uitvoeren controle | Interne adviseurs worden bij het uitvoeren van de controle betrokken op grond van hun expertise, om deel te nemen aan een bezoek op locatie en om hun visie te geven op de actuele situatie. |
Opstellen controlerapport | Na afloop van de uitvoering van de controle wordt een eindrapport opgesteld. Daarin staan de bevindingen met betrekking tot de situatie ter plaatse en/of de administratieve aspecten van de ondernomen activiteit beschreven. Ook vermeldt het controlerapport op welke punten wel en op welke punten niet voldaan wordt aan wet- en regelgeving, aan de verleende vergunningen en/of ontheffingen en eventuele maatwerkvoorschriften. Wanneer sprake is van een overtreding, wordt vermeld wat de aard en grootte is van de geleden schade en/of overlast, wat daarvan de oorzaak is en wie de veroorzaker, en welke maatregelen getroffen zijn of kunnen worden om de gevolgen van de overtreding te beperken en/of om herhaling te voorkomen. Er zijn situaties denkbaar waarin geen sprake is van een overtreding, maar wel overlast ervaren wordt en maatregelen mogelijk zijn om die overlast te verhelpen of te beperken. Ook dergelijke maatregelen worden vermeld. Het controlerapport wordt na opstellen intern gereviewd en goedgekeurd. Dit vormt de basis voor eventuele vervolgacties. Het rapport wordt met het dossier gearchiveerd zodat duurzame toegankelijkheid geborgd is. |
Advies opstellen controlerapport | Interne adviseurs adviseren bij het opstellen van het controlerapport of schrijven delen hiervan. In veel gevallen is een multidisciplinaire aanpak gewenst waarbij alle betrokkenen met elkaar om de tafel zitten om te komen tot de juiste bevindingen en conclusies. |
Versturen kennisgeving toezichtbevindingen | De intern goedgekeurde controlerapportage wordt verzonden aan de aan de betrokken ketenpartners. Een kennisgeving van de bevindingen wordt gedaan aan de indiener van de melding incident, aan de initiatiefnemer van de gecontroleerde activiteit(en) en eventueel aan overige belanghebbenden. |
Processtap: Besluiten reactie
Betreft het besluiten over eventuele vervolgacties en het opstellen/vaststellen van een reactie of beschikking.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Bepalen vervolgacties | Op basis van de bevindingen van de uitgevoerde controle (al dan niet sprake van een overtreding; geconstateerde schade/overlast; oorzaak en veroorzaker; mogelijkheden voor treffen van maatregelen) en in relatie tot de handhavingsstrategie van de gemeente en haar ketenpartners wordt bepaald welke vervolgacties zinvol zijn. Er zijn meerdere uitkomsten mogelijk:
|
Adviseren vervolgacties | Interne adviseurs nemen deel aan de integrale overwegingen bij het bepalen van de vervolgacties. |
Opstellen reactie of concept beschikking | Een reactie op de incidentmelding of het handhavingsverzoek wordt opgesteld. In de reactie staat duidelijk vermeld wat het resultaat is van het onderzoek van de melding, of er een vervolgactie komt en zo ja welke vervolgactie dat is. Als er geen vervolgactie komt, wordt aangegeven waarom dat zo is.
Wanneer sprake is van een formeel handhavingsverzoek, dan moet een formele beschikking worden opgesteld. In dat geval moet, wanneer de gemeente voornemens is het handhavingsverzoek af te wijzen, de indiener in de gelegenheid worden gesteld hierover zijn/haar zienswijze in te dienen. Wanneer de gemeente voornemens is het handhavingsverzoek toe te wijzen (met andere woorden wanneer de gemeente voornemens is te gaan handhaven), wordt de initiatiefnemer van de activiteit als overtreder in de gelegenheid gesteld zijn/haar zienswijze hierover in te dienen. In geval van een formeel handhavingsverzoek geldt ook de wettelijke termijn voor het vaststellen van beschikkingen. Wanneer sprake is van een (informele) incidentmelding dan kan worden volstaan met een brief, e-mail of telefoontje en hoeft geen rekening te worden gehouden met zienswijzen. In dit geval geldt de 'termijn van de redelijkheid'. |
Adviseren reactie of beschikking | Interne adviseurs adviseren bij het opstellen van de reactie of beschikking. |
Vasatstellen reactie of beschikking (ambtelijk) | De reactie (bij informele incidentmelding) of beschikking (bij formeel handhavingsverzoek) wordt op ambtelijk niveau vastgesteld wanneer geen beleidsgevoelige zaken spelen. Omwille van de zorgvuldigheid wordt het besluit door minimaal twee personen bekeken voordat het vasatgesteld wordt. De reactie of beschikking wordt met het dossier gearchiveerd zodat duurzame toegankelijkheid geborgd is. |
Vasatstellen reactie of beschikking (bestuurlijk) | De reactie (bij informele incidentmelding) of beschikking (bij formeel handhavingsverzoek) wordt op bestuurlijk niveau vastgesteld wanneer er beleidsgevoelige zaken spelen. Hoewel in dit procesmodel niet expliciet gemaakt zal in beleidsgevoelige zaken eerder al contact gewenst zijn met de bestuurders. |
Onderzoeken melding incident gereed | Na het vaststellen van de reactie of beschikking is de tweede fase van het bedrijfsproces afgerond. Dit vormt het vertrekpunt voor de derde fase van het bedrijfsproces, het leveren van een reactie aan de indiener van de melding. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten indiener melding incident
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Meewerken uitvoering controle | In bepaalde gevallen is voor uitvoering van een controle ook medewerking van de indiener van de melding gewenst, bijvoorbeeld door toegang te verschaffen tot de woning van de indiener om geleuidswaarden of lichtinval ter plaatse te kunnen meten. |
Indienen zienswijze | Wanneer de gemeente voornemens is het handhavingsverzoek af te wijzen, wordt de indiener van het handhavingsverzoek in de gelegenheid gesteld zijn/haar zienswijze hierover in te dienen. |
Activiteiten ketenpartner
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Advies voorbereiding controle | Wanneer gevraagd leveren ketenpartners een bijdrage aan de voorbereiding van de controle. Hieronder valt ook het inplannen van deelname aan een bezoek ter plaatse. |
Advies uitvoeren controle | In overleg worden deskundigen van ketenpartners betrokken bij de uitvoering van de controle, al dan niet als deelnemer bij een bezoek ter plaatse. |
Advies opstellen controlerapport | Wanneer ketenpartners bij de uitvoering van de controle betrokken zijn of wanneer tijdens de uitvoering van de controle is gebleken van interbestuurlijke aspecten wordt bij het opstellen van de controlerapport advies gevraagd van de ketenpartners. |
Advies vervolgacties | Ketenpartners nemen deel aan de integrale overwegingen bij het bepalen van de vervolgacties wanneer sprake is van interbestuurlijke aspecten.. |
Activiteiten verantwoordelijke uitvoering activiteit
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Meewerken uitvoering controle | De initiatiefnemer van de onderzochte activiteit wordt geacht medewerking te verlenen door bijvoorbeeld toegang te verlenen tot de locatie en/of informatie over de werkzaamheden te verschaffen. |
Indienen zienswijze | Wanneer de gemeente voornemens is het handhavingsverzoek toe te wijzen (met andere woorden wanneer de gemeente voornemens is te gaan handhaven), wordt de initiatiefnemer van de activiteit als overtreder in de gelegenheid gesteld zijn/haar zienswijze hierover in te dienen. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Behandelen melding incident of handhavingsverzoek", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.