Uitwerking deelproces "Voorbereiden toezichthouden"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Voorbereiden toezichthouden". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
Beoordelen onderwerp van toezicht, selecteren toezichthouder(s), opstellen toezichtplan, maken afspraken.
Activiteiten gemeente
Processtap: Samenstellen toezichtteam
Een uitvoerend toezichtteam wordt samengesteld door selectie van een of meerdere geschikte toezichthouders.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Selecteren toezichthouders | De hoofdtoezichthouder betrekt andere deskundigen waar en zolang nodig en vormt daarmee een ‘toezichtteam’. In eenvoudige gevallen kan dit een “eenmansteam” zijn, in andere gevallen is het gewenst om ook medewerkers van ketenpartners te betrekken. Een goede werkwijze is om toezichtzaken te bespreken aan een integrale “toezicht-en-handhavingstafel”. De samenstelling van het team zal vooral afhankelijk zijn van de aard en complexiteit van de activiteit waarop toezicht gehouden wordt. Na invoering van de Wet kwaliteitsborging bouw zal voor een deel van de bouwactiviteiten het “technisch” toezicht uitgevoerd worden door een onafhankelijke kwaliteitsborger. Die maakt geen deel uit van het toezichtteam maar signaleert eventuele tekortkomingen in de uitvoering aan de gemeente. |
Adviseren selecteren toezichthouders | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over welke toezichthouders te selecteren. |
Processtap: Opstellen toezichtplan
Een toezichtplan wordt opgesteld dat als leidraad zal worden gebruikt bij de uitvoering van het toezicht.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Beoordelen voorgeschiedenis | Wanneer toezicht verder gaat dan een enkele controle, zal eerst een toezichtplan opgesteld worden. De voorgeschiedenis van de activiteit is belangrijke input voor het toezichtplan. Voorgeschiedenis kan betrekking hebben op de locatie, op de initiatiefnemer en op de activiteit zelf. Ervaringen van de gemeente en/of ketenpartners met locatie, initiatiefnemer en/of activiteit helpen om effectief toezicht in te plannen. Een bekende initiatiefnemer die zijn/haar zaakjes altijd goed op orde heeft behoeft bijvoorbeeld minder toezicht dan een die meerdere keren betrapt is op overtreden van de regels. |
Adviseren beoordelen voorgeschiedenis | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over de voorgeschiedenis van het initiatief en de initiatiefnemer. |
Bepalen doelen en onderwerpen | Bij het inplannen van toezicht is tevens belangrijk rekening te houden met de doel van het toezicht. Veiligheid laat minder ruimte dan het beperken van overlast. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van “sjablonen” gekoppeld aan toezichtdoelen, gebaseerd op praktijkervaringen. |
Adviseren bepalen doelen en onderwerpen | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over doelen en onderwerpen van de uitvoering van het toezicht. |
Maken planning voor toezicht | Er wordt een planning opgesteld voor het toezicht, in samenspraak met de ketenpartners. Eventueel wordt ook de initiatiefnemer (of uitvoerder) betrokken. Dit kan praktisch zijn, bijvoorbeeld in verband met toegang tot de locatie of het tijdig beschikbaar hebben van documenten, maar heeft ook nadelen omdat de initiatiefnemer daardoor soms meer mogelijkheden heeft om de regels te ontduiken. In veel gevallen zal sprake zijn van een “relatieve planning” omdat de exacte datums waarop mijlpalen in de realisatie worden bereikt pas later bekend worden. Toezichtacties worden dan vooral gekoppeld aan mijlpalen. Bij continu toezicht na realisatie, bijvoorbeeld op brandveilig gebruik, kan wel een absolute planning gehanteerd worden. |
Adviseren maken planning voor toezicht | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over de planning van de uitvoering van het toezicht. |
Voorbereiden toezichthouden gereed | Na het samenstellen van het team en het maken van een planning voor de uitvoering, is de voorbereidingsfase van het bedrijfsproces gereed. Dit vormt tevens het vertrekpunt voor de derde fase, de uitvoering van het toezicht. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten ketenpartner
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Advies selecteren toezichthouders | Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over welke toezichthouders te selecteren. |
Advies beoordelen voorgeschiedenis | Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over de voorgeschiedenis van het initiatief en de initiatiefnemer. |
Advies bepalen doelen en onderwerpen | Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over doelen en onderwerpen van de uitvoering van het toezicht. |
Advies maken planning voor toezicht | Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over de planning van de uitvoering van het toezicht. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Toezichthouden", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.