Uitwerking deelproces "Intake vergunningaanvraag"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Intake vergunningaanvraag". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
Registratie, bepalen regievoerder, publicatie aanvraag, evt. verzoek om aanvullende gegevens, toetsen indieningsvereisten, advies ketenpartners, evt. publicatie buitenbehandelingstelling.
Activiteiten gemeente
Processtap: Registreren, publiceren en toewijzen aanvraag
Administratieve werkzaamheden ter voorbereiding van de inhoudelijke behandeling.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Registreren aanvraag in VTH-systeem | Bij vergunningaanvragen die via het Omgevingsloket worden ingediend ontvangt de gemeente geautomatiseerd een signaal vanuit het DSO; in dat geval kan het VTH-systeem de aanvraag automatisch registreren. Bij aanvragen die op papier rechtstreeks bij de gemeente ingediend worden is handmatige registratie nodig in het VTH-systeem. Tevens wordt onverwijld een bevestiging van ontvangst van de aanvraag verzonden aan de aanvrager (art. 16.54 Ow). In deze processtap wordt de aanvraag inclusief eventuele bijlagen direct ook gearchiveerd voor duurzame toegankelijkheid. |
Registreren aanvraag in Omgevingsloket | Als een aanvraag buiten het Omgevingsloket om, dus op papier, is ingediend, is het zinvol deze alsnog in het Omgevingsloket te registreren, zodat de voorzieningen van het DSO, zoals de samenwerkingsruimte, benut kunnen worden bij de behandeling van de aanvraag. |
Publiceren aanvraag | Ontvangen aanvragen worden conform art. 16.63 Ow ten behoeve van belanghebbenden gepubliceerd in een of meer dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen of op een andere geschikte wijze, onder vermelding van de datum van ontvangst. |
Toewijzen aan hoofdbehandelaar | Aan welke hoofdbehandelaar de aanvraag wordt toegewezen is afhankelijk enerzijds van inzet en beschikbaarheid van medewerkers en anderzijds van de voor de behandeling benodigde vaardigheden. Criteria hiervoor zijn de complexiteit van de aanvraag, de locatie waarop die betrekking heeft en de aard van de aangevraagde activiteiten. De hoofdbehandelaar heeft als voornaamste taak zorgdragen dat de aanvraag de procedure correct en tijdig doorloopt en dat, in overeenstemming met de doelen van de omgevingswet, bij de besluitvorming sprake is van een integrale afweging in plaats van geïsoleerde afwegingen op deelgebieden. Voor kleinere aanvragen kan de hoofdbehandelaar tevens de inhoudelijke beoordelaar zijn. Voor complexe aanvragen kan de hoofdbehandelaar zich beperken tot een regievoeringsrol en zullen andere medewerkers en ketenpartners verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke beoordeling. |
Processtap: Controleren aanvraag
Uitvoeren van controles op de 'behandelbaarheid' van de aanvraag en bepalen van de te volgen procedure.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Controleren bevoegd gezag | Normaliter is de gemeente (waar de activiteit of activiteiten geheel of in hoofdzaak zullen worden verricht) bevoegd gezag, maar er zijn uitzonderingen: (samengevat) voor wateractiviteiten is het waterschap bevoegd gezag; voor activiteiten die vallen onder de Richtlijn industriële emissies of Seveso-richtlijn en voor activiteiten die gecombineerd worden aangevraagd met een “magneetactiviteit” kan een hoger bestuursorgaan bevoegd gezag zijn. Verder geldt dat als op een locatie eerder een omgevingsvergunning voor grootschalig milieubelastende activiteiten is verstrekt door een bestuursorgaan, dat bestuursorgaan voor die locatie altijd bevoegd gezag is. Ten slotte kunnen bestuursorganen de behandeling van aanvragen overdragen als daar gegronde reden voor is. Als een ander bestuursorgaan als bevoegd gezag de vergunningaanvraag zal behandelen, wordt de aanvraag overgedragen aan die ketenpartner en worden de overige processtappen overgeslagen. Overdragen dient onverwijld te gebeuren aangezien als dag van ontvangst geldt de dag van ontvangst bij het bestuursorgaan waar de aanvraag is ingediend, niet waar de aanvraag wordt behandeld. |
Controleren vergunningplicht | Gecontroleerd wordt of de aangevraagde activiteiten vergunningplichtig, meldingplichtig of vergunningvrij zijn. Merk op dat in de Omgevingswet het onlosmakelijkheidsbeginsel niet (meer) geldt. De initiatiefnemer bepaalt zelf welke vergunningen gebundeld aan te vragen. Als een of meerdere van de aangevraagde activiteiten vergunningvrij of alleen meldingplichtig is/zijn, wordt een bericht hierover verstuurd aan de aanvrager, met een toelichting over waarom van vergunningplicht geen sprake is, wat de initiatiefnemer in plaats van het indienen van een vergunningaanvraag kan/moet doen, en waar de initiatiefnemer meer relevante informatie kan vinden. De aanvraag wordt vervolgens geheel of gedeeltelijk buiten behandeling gesteld. De buitenbehandelingstelling wordt gepubliceerd via ten minste dezelfde kanalen als via welke de vergunningaanvraag zelf is gepubliceerd. |
Adviseren vergunningplicht | Om te bepalen of een aangevraagde activiteit vergunningplichtig is, kan advies van een op een deelgebied inhoudelijk deskundige gewenst zijn. Het advies --wanneer op schrift gesteld-- dient met de rest van het dossier gearchiveerd te worden voor duurzame toegankelijkheid. |
Controleren aanvraagvereisten | Gecontroleerd wordt of de ingediende aanvraag voldoet aan de gestelde aanvraagvereisten. Als daar niet of in onvoldoende mate aan is voldaan, wordt de aanvraag buiten behandeling gelaten nadat de aanvrager eerst in de gelegenheid is gesteld binnen een door de gemeente gestelde termijn de aanvraag aan te vullen. Een besluit om de aanvraag niet te behandelen wordt aan de aanvrager bekendgemaakt, binnen vier weken nadat de aanvraag --klaarblijkelijk onvoldoende-- is aangevuld of nadat de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken. De buitenbehandelingstelling wordt tevens, ter informatie van overige belanghebbenden, gepubliceerd via ten minste dezelfde kanalen als via welke de vergunningaanvraag zelf is gepubliceerd.
Eisen kunnen op grond van art. 16.55 Ow zijn gesteld aan de door de aanvrager te verstrekken gegevens en bescheiden. Gegevens en bescheiden waarover de gemeente al beschikt, hoeven niet door de aanvrager te worden geleverd. Nieuw is dat eisen gesteld kunnen worden aan het verstrekken van gegevens over participatie van en overleg met derden; bij ontbreken daarvan kan de gemeente de vergunningaanvraag dus buiten behandeling stellen (NB. dat is niet hetzelfde als het ontbreken van draagvlak voor de aangevraagde activiteit(en)). Indien de gemeente de aanvraag wil afwijzen op grond van gegevens over feiten en belangen die de aanvrager betreffen en die gegevens afwijken van gegevens die de aanvrager ter zake zelf heeft verstrekt, dan moet de gemeente de aanvrager conform art. 4.7 AWB in de gelegenheid stellen hierover zijn/haar zienswijze naar voren te brengen. |
Adviseren aanvraagvereisten | Om te bepalen of de ingediende vergunningaanvraag aan de aanvraagvereisten voldoet, kan advies van een op een deelgebied inhoudelijk deskundige gewenst zijn. Het advies dient met de rest van het dossier gearchiveerd te worden voor duurzame toegankelijkheid. |
Controleren procedure | Uitgangspunt in de Omgevingswet is dat zowel voor binnenplanse als buitenplanse activiteiten de reguliere procedure wordt gevolgd, tenzij sprake is van een bijzondere situatie. Van zo’n bijzondere situatie kan sprake zijn op grond van internationaalrechtelijke verplichtingen (bijvoorbeeld de MER-richtlijn of de Seveso-richtlijn), of als de aangevraagde activiteiten belangrijke nadelige gevolgen kunnen hebben voor het milieu, of als er sprake is van een rijksmonumentenactiviteit. Is sprake van zo’n bijzondere situatie, dan dient de uitgebreide procedure gevolgd te worden (doorgaans zal in die gevallen overigens de provincie of het Rijk bevoegd gezag zijn). Ook kan conform art. 16.62 Ow (na wijziging volgens Invoeringsbesluit) de uitgebreide procedure gevolgd worden op verzoek van of met instemming van de initiatiefnemer.
De reguliere procedure kent een termijn van 8 weken; deze kan eventueel verlengd worden tot 14 weken. De reguliere procedure wordt met vier weken verlengd als instemming door een ander bestuursorgaan vereist is (maar niet bij alleen advies, noch van een ander bestuursorgaan noch van de gemeenteraad). De uitgebreide procedure kent een termijn van 6 maanden, eventueel verlengd met 6 weken. Bij overschrijden van de termijn wordt de vergunning NIET (meer) van rechtswege automatisch verleend. Wel kan de gemeente een dwangsom opgelegd krijgen of kan de initiatiefnemer direct beroep aantekenen. |
Adviseren procedure | Om te bepalen welke procedure gevolgd gaat worden, kan advies van een op een deelgebied inhoudelijk deskundige gewenst zijn. Het advies dient --wanneer op schrift gesteld-- met de rest van het dossier gearchiveerd te worden voor duurzame toegankelijkheid. |
Versturen bericht behandeling en procedure | Conform art. 16.54 Ow bevestigt de gemeente aan de aanvrager a) dat de gemeente bevoegd gezag is voor de vergunningaanvraag; b) welke procedure (regulier of uitgebreid) gevolgd wordt en welke beslistermijn van toepassing is; en c) welke rechtsmiddelen tegen het uiteindelijke besluit openstaan. |
Intake gereed | Met het berichten van de aanvrager en het eventueel publiceren van een buitenbehandelingstelling is de intakefase afgerond. Indien de aanvraag in behandeling genomen wordt, vormt deze gebeurtenis het vertrekpunt voor de fase van inhoudelijke behandeling; in geval van buitenbehandelingstelling of overdracht aan een ander bestuursorgaan eindigt hiermee het bedrijfsproces. |
Behandeling gestaakt | Als de behandeling van de vergunningaanvraag is overgedragen aan een ander bestuursorgaan, of wanneer de vergunningaanvraag buiten behandeling is gesteld omdat er geen vergunningplicht is of omdat niet in voldoende mate aan de aanvraagvereisten is voldaan, eindigt het bedrijfsproces na de intakefase. Een buitenbehandelingstelling is een besluit dat bekendgemaakt moet worden. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten initiatiefnemer
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Aanleveren ontbrekende informatie | Wanneer de behandelende organisatie constateert dat bepaalde voor het in behandeling nemen van de aanvraag vereiste gegevens ontbreken, wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld deze binnen een redelijke termijn alsnog aan te leveren. |
Indienen zienswijze | Indien de gemeente de aanvraag wil afwijzen op grond van gegevens over feiten en belangen die de aanvrager betreffen en die gegevens afwijken van gegevens die de aanvrager ter zake zelf heeft verstrekt, dan moet de gemeente de aanvrager conform art. 4.7 AWB in de gelegenheid stellen hierover zijn/haar zienswijze naar voren te brengen. |
Afstemming procedure | Conform art. 16.62 Ow (na wijziging volgens Invoeringsbesluit) kan de uitgebreide procedure gevolgd worden op verzoek van of met instemming van de aanvrager. Als de initiatiefnemer hier zelf om verzoekt of wanneer vanuit het perspectief van de gemeente het volgen van de uitgebreide procedure de voorkeur heeft (maar niet verplicht is), is afstemming tussen gemeente en initiatiefnemer gewenst. |
Activiteiten ketenpartner
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Afstemming bevoegd gezag | Om te bepalen welk bestuursorgaan bevoegd gezag is en/of de vergunningaanvraag zal gaan behandelen, is afstemming met ketenpartners gewenst. |
Advies vergunningplicht | Om te bepalen of een aangevraagde activiteit vergunningplichtig is, kan advies van een ketenpartner gewenst zijn, met name wanneer regelgeving van ketenpartners relevant is. |
Advies aanvraagvereisten | Om te bepalen of in voldoende mate aan de aanvraagvereisten voldaan is, kan advies van een ketenpartner gewenst zijn, met name wanneer regelgeving van ketenpartners relevant is. |
Advies procedure | Om te bepalen welke procedure gevolgd gaat worden, kan advies van een ketenpartner gewenst zijn, met name wanneer regelgeving van ketenpartners relevant is. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Behandelen vergunningaanvraag", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.