Uitwerking deelproces "Besluiten vergunningaanvraag"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Besluiten vergunningaanvraag". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
Nemen besluit op ambtelijk of eventueel bestuurlijk niveau.
Activiteiten gemeente
Processtap: Uitvoeren uniforme openbare voorbereidingsprocedure
Ter inzage leggen van de ontwerpbeschikking en verzamelen van zienswijzen.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
uitgebreide procedure? | Als de uitgebreide procedure wordt gevolgd, wordt middels de uniforme openbare voorbereidingsprocedure de conceptbeschikking als ontwerpbesluit ter inzage gelegd en worden zienswijzen verzameld en beantwoord, alvorens het definitieve besluit te formuleren. Bij de reguliere procedure worden deze processtappen overgeslagen en is de geaccordeerde conceptbeschikking meteen ook de definitieve beschikking. |
Ter inzage leggen ontwerpbeschikking | Als voorbereiding op de vaststelling door het bevoegd gezag wordt conform afdeling 3.4 AWB de uniforme voorbereidingsprocedure gevolgd. Daartoe wordt kennis gegeven van terinzagelegging en wordt het opgestelde concept als ontwerpbeschikking met eventuele relevante aanvullende stukken ter inzage gelegd. De initiatiefnemer en eventuele specifieke belanghebbenden krijgen de stukken toegezonden en worden daarbij uitgenodigd tot indienen van een zienswijze. |
Verzamelen zienswijzen | Zienswijzen ten aanzien van de ter inzage gelegde ontwerpbeschikking worden bij de gemeente ingediend; dit kan zowel schriftelijk als mondeling. In geval van het laatste wordt een verslag van de zienswijze opgemaakt. Afhankelijk van de situatie kan de gemeente hiervoor een hoorzitting organiseren. |
Opstellen eindverslag UOV-procedure | De ingediende zienswijzen worden doorgenomen en gewogen, en een eindverslag wordt opgesteld. Het verslag geeft een helder overzicht van de ingebrachte (bezwaar)punten met argumentatie. Het dient met de rest van het dossier gearchiveerd te worden voor duurzame toegankelijkheid. |
Processtap: Opstellen definitieve beschikking
Formuleren van de definitieve beschikking op basis van de ontwerpbeschikking en ingekomen zienswijzen.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
geschilpunten uit zienwijzen? | Als er zienswijzen zijn ingediend, dan wordt voor de daarin naar voren gebrachte geschilpunten een oplossing gezocht, worden de zienswijzen beantwoord en wordt het ontwerpbesluit conform de gevonden oplossingen aangepast tot een definitief besluit. Deze stappen kunnen overgeslagen worden als geen zienswijzen zijn ingediend; in dat geval wordt het ontwerpbesluit automatisch het definitieve besluit. |
Oplossen geschilpunten | De ontvangen zienswijzen worden beoordeeld en al dan niet gegrond verklaard. Op basis van de gegronde zienswijzen wordt de ontwerpbeschikking beoordeeld. Voor specifieke aspecten wordt advies gevraagd aan interne deskundigen en/of ketenpartners. Waar belangen botsen is het wenselijk en verstandig om direct met de betrokken partijen --belanghebbenden en initiatiefnemer-- naar oplossingen te zoeken. De optimale werkvorm is afhankelijk van het onderwerp, de lokale omstandigheden en de betrokken partijen. In feite is dit een voortzetting van het eerder door de initiatiefnemer gestarte participatietraject. Adviezen en andere stukken dienen met de rest van het dossier gearchiveerd te worden voor duurzame toegankelijkheid. |
Adviseren aanpassen beschikking | Inhoudelijk deskundigen adviseren vanuit hun expertise bij het zoeken naar oplossingen voor geschilpunten die naar voren zijn gekomen als gevolg van het indienen van zienswijzen door belanghebbenden. |
Beantwoorden zienswijzen | Als onderdeel van het proces om te komen tot een definitief besluit worden de door de diverse betrokkenen ingediende zienswijzen beantwoord in overeenstemming met de voor de geschilpunten gevonden oplossing. Afhankelijk van het aantal en de omvang van de zienswijzen en de complexiteit van de verwerking daarvan kan de beantwoording van de zienswijzen opgenomen worden in het definitieve besluit of in een separate nota van beantwoording zienswijzen. Ook deze dient met de rest van het dossier gearchiveerd te worden voor duurzame toegankelijkheid. |
Formuleren definitieve beschikking | De oplossingen die gevonden zijn voor de eventuele geschilpunten uit de ingediende zienswijzen worden verwerkt in de beschikking en daaruit wordt het definitieve besluit voor de aanvraag omgevingsvergunning opgesteld. |
Processtap: Vaststellen definitieve beschikking
Bepalen leges en accorderen van de definitieve beschikking door College of gemandateerde ambtenaar.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Berekenen leges | Deze processtap betreft het berekenen van de in rekening te brengen leges voor de behandeling van de vergunningaanvraag. De basis hiervoor is de gemeentelijke legesregeling. Eventueel wordt een legesbeschikking opgesteld. |
Vaststellen beschikking (ambtelijk) | Bij eenvoudige vergunningaanvragen wordt op ambtelijk niveau besloten. Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het belangrijk de beschikking inclusief legesberekening c.q. -beschikking in elk geval door een tweede persoon (een collega of teamleider) te laten toetsen. Er vindt een laatste procesmatige toets plaats: is de juiste procedure gevolgd? Zijn eventuele zienswijzen verwerkt? Is een passende legesberekening uitgevoerd? Is de eventueel eerder in het proces opgestelde planschadeovereenkomst door de initiatiefnemer ondertekend? |
Vaststellen beschikking (College) | Bij complexe vergunningaanvragen, zeker wanneer een advies van de Gemeenteraad is gevraagd, zal het College de beschikking zelf vaststellen. Er vindt een laatste procesmatige toets plaats: is de juiste procedure gevolgd? Zijn eventuele zienswijzen verwerkt? Is een passende legesberekening uitgevoerd? Is de eventueel eerder in het proces opgestelde planschadeovereenkomst door de initiatiefnemer ondertekend? |
Definitieve beschikking vastgesteld | Na vaststelling van de definitieve beschikking is de besluitvormingsfase van het bedrijfsproces afgerond. Dit is tevens het vertrekpunt voor de bekenmakingsfase. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten belanghebbende
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Indienen zienswijze | Belanghebbenden kunnen naar aanleiding van het ter inzage gelegde ontwerpbesluit een zienswijze indienen. |
Afstemming inhoudelijk | Belanghebbenden die een zienswijze hebben ingediend of wier belangen mogelijk geraakt wordt door voorgestelde wijzigingen in de beschikking die het gevolg zijn van ingediende zienswijzen, kunnen geraadpleegd worden. |
Activiteiten initiatiefnemer
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Indienen zienswijze | De initiatiefnemer kan een zienswijze indienen wanneer het ontwerpbesluit niet naar wens is. |
Afstemming inhoudelijk | Bij het verwerken van ingediende zienswijzen kan de initiatiefnemer om een reactie worden gevraagd. |
Activiteiten ketenpartner
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Indienen zienswijze | Ketenpartners kunnen naar aanleiding van het ter inzage gelegde ontwerpbesluit een zienswijze indienen. |
Advies inhoudelijk | Ketenpartners die een zienswijze hebben ingediend of wier belangen mogelijk geraakt wordt door voorgestelde wijzigingen in de beschikking die het gevolg zijn van ingediende zienswijzen, kunnen geraadpleegd worden. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Behandelen vergunningaanvraag", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.