Uitwerking deelproces "Voorbereiden wijziging omgevingsplan"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Voorbereiden wijziging omgevingsplan". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
Vaststellen van de opdracht tot wijziging, het organiseren van afstemming en ophalen andere input, en op basis daarvan opstellen van uitgangspunten voor het ontwerpbesluit van de omgevingsplanwijziging.
Activiteiten gemeente
Processtap: Vaststellen opdracht
In deze processtap wordt het doel, de scope en de impact van de wijziging bepaald en wordt de opdracht tot het wijzigen van het omgevingsplan geformuleerd. Tot slot vindt de accordering van de opdracht plaats. Deze stap is ook een goed moment om te bepalen of en zo ja wanneer de gemeente een voorbereidingsbesluit wil nemen.
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Intake verzoek | Het verzoek tot wijziging van het omgevingsplan wordt ingeboekt en toegewezen aan de behandelende medewerkers. Zij voeren eerst een snelle scan uit of zij voldoende informatie hebben om tot een inhoudelijke beoordeling over te kunnen gaan. Ook gaan zij na of er op voorhand zwaarwegende bezwaren zijn om medewerking te verlenen aan dit verzoek. Indien nodig vindt afstemming en/of terugkoppeling met de initiatiefnemer plaats.
Als de uitkomst van de snelle scan positief is, voeren de medewerkers vervolgens een analyse uit om de omvang (scope) en impact van de wijziging te bepalen. Daarbij gaat het in de eerste plaats om het effect op de evenwichtige toedeling van functies aan locaties en een eventuele MER-plicht. Maar ook om andere aspecten, zoals de relatie met de omgevingsvisie, dienstverlening, handhaafbaarheid en uitvoerbaarheid. Voordat een (formeel) verzoek tot wijziging van het omgevingsplan wordt ingediend is er gewoonlijk al veel overleg geweest. In dit proces is besproken of een wijziging van het omgevingsplan nodig en/of wenselijk is en zijn de juiste medewerkers al betrokken. |
| Formuleren opdracht | Op basis van de intake van het verzoek wordt een concept-opdracht geformuleerd en wordt deze ter goedkeuring naar het college van B en W verzonden. In de opdracht staan onder meer:
|
| Adviseren over opdracht | Waar nodig wordt voor het formuleren van de opdracht aanvullend advies ingewonnen. Partijen die betrokken kunnen worden:
|
| Accorderen opdracht | Het college ontvangt de concept opdrachtformulering en accordeert deze (definitieve opdracht). Afhankelijk van de situatie en afspraken binnen de gemeente, kan het college besluiten om de opdracht als raadsvoorstel te agenderen bij de gemeenteraad. Dit kan eventueel gelijktijdig met een voorbereidingsbesluit. De bevoegdheid tot vaststellen (en wijzigen) van het omgevingsplan ligt in beginsel bij de raad, maar die kan deze bevoegdheid op onderdelen delegeren naar het college. Voor grote en beleidsgevoelige wijzigingen in het omgevingsplan zal de raad meestal zelf willen besluiten. Voor kleinere en 'postzegel'-aanpassingen prevaleert snelheid en is de goedkeuring van het college vaak afdoende. |
| Vaststellen opdracht | Deze activiteit is alleen van toepassing als de gemeenteraad de opdracht vaststelt. De gemeenteraad ontvangt het raadsvoorstel om opdracht te geven voor het wijzigen van een omgevingsplan. De raad gaat hierover in debat met het college en eventuele insprekers en stelt de opdracht vast. |
| Vaststellen voorbereidingsbesluit | De gemeenteraad kan een voorbereidingsbesluit vaststellen voor het opnemen van ‘voorbeschermingsregels’ in het omgevingsplan. Met deze voorbeschermingsregels kan de gemeente een gebied beschermen tegen ongewenste ontwikkelingen tijdens de periode dat de wijzigingsprocedure van het omgevingsplan loopt.
Een voorbeeld is de situatie waarin de gemeente een bestaand agrarisch gebied wil omvormen tot woongebied. De voorbeschermingsregels kunnen dan verbieden om in dit agrarisch gebied nieuwe agrarische gebouwen te bouwen, zoals een schuur. De raad kan zelf het moment bepalen waarop zij het voorbereidingsbesluit wil nemen. Gelet op het doel en de beperkte geldigheidsduur van voorbereidingsbescherming, is dit een strategische keuze. Zeker bij ingrijpende wijzigingen. Een van de mogelijkheden is om het voorbereidingsbesluit te nemen gelijktijdig met het vaststellen van de opdracht door de gemeenteraad. |
Processtap: Uitvoeren afstemming en participatie
In deze processtap wordt kennisgeving gedaan van het voornemen om het omgevingsplan te wijzigen. Vervolgens wordt afstemming en participatie uitgevoerd. Onder afstemming wordt hier verstaan de afstemming met andere bestuursorganen (ketenpartners). Onder participatie wordt hier verstaan het betrekken van inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties bij de voorbereiding en de besluitvorming. Aan het einde wordt een rapportage opgesteld.
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Kennisgeven voornemen om omgevingsplan te wijzigen | De gemeenteraad moet in het officiële publicatieblad een kennisgeving plaatsen dat zij voornemens is om (een wijziging van) het omgevingsplan vast te stellen (art. 16.29 Ow). Bij de kennisgeving moet de raad aangeven hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding worden betrokken. Doel van deze kennisgeving is dat belanghebbenden en belangstellenden van dit voornemen op de hoogte zijn en actief kunnen participeren in het totstandkomingsproces. De manier waarop en de mate waarin dit kan, zal afhangen van gemeentelijke keuzes over participatie en inspraak. |
| Vormgeven participatie | Om belanghebbenden en belangstellenden te betrekken bij wijziging van het omgevingsplan is het belangrijk vroegtijdig in het traject afstemming en participatie te organiseren. Door het vroegtijdig ophalen van inbreng uit de omgeving wordt recht gedaan aan het uitgangspunt van betrokkenheid en het meenemen van meerdere belangen in de besluitvorming. De precieze invulling van de participatie wordt bepaald aan de hand van het gemeentelijk participatiebeleid en de inhoud en omvang van de voorgenomen wijziging van het omgevingsplan. Voor effectieve afstemming en participatie is het van belang dat de juiste doelgroep betrokken wordt. Aan de hand van locatie, gebied, beleidsthema en andere aspecten kan bepaald worden welke inwoners, bedrijven, instellingen en ketenpartners belanghebbende zijn. De doelgroep bestaat primair uit deze belanghebbenden. Secundair kunnen belangstellenden deelnemen. Ook kan het zijn dat als gevolg van de kennisgeving nieuwe belanghebbenden en belangstellenden zich melden voor participatie. Zij kunnen meeliften op de reeds beoogde acties voor afstemming en participatie. |
| Aankondigen en uitnodigen deelnemers participatie | Vaak is aan te raden om de primaire doelgroep direct te benaderen, uit te nodigen en aan te moedigen om deel te nemen in het participatietraject.
In de aankondiging kan het volgende worden vermeld:
|
| Verzamelen input participatie | De input kan op verschillende manieren worden verzameld, afhankelijk van de situatie. Denk aan:
|
| Afstemmen met andere bestuursorganen | Naast het participatieproces moet worden nagegaan of afstemming nodig is met andere bestuursorganen (ketenpartners) en deze afstemming uitvoeren. |
| Opstellen rapportage | Doel van deze activiteit is om de resultaten van de afstemming en participatie vast te leggen, zodat deze resultaten later in het proces gebruikt kunnen worden. Naast de inhoudelijke verwerking in het wijzigingsbesluit is het namelijk verplicht om bij de vaststelling van het wijzigingsbesluit (o.g.v. art. 10.2 Omgevingsbesluit) aan te geven hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding zijn betrokken en wat de resultaten daar van zijn. Daarbij moet worden aangegeven op welke wijze invulling is gegeven aan het participatiebeleid.
Dit kan er als volgt uitzien: De input wordt verwerkt in een rapportage. De rapportage wordt verzonden aan alle deelnemers en wordt zo mogelijk openbaar gemaakt. Geadviseerd wordt een conceptversie van de rapportage eerst terug te leggen bij de deelnemers. Dit geeft hen de kans te beoordelen of de tekst een goede weergave is van het proces, resultaten en gemaakte afspraken. Het is van belang in het vervolg van het wijzigingsproces de deelnemers op de hoogte te houden en weer te betrekken wanneer dit relevant is. Deze stap eindigt daarom niet sec bij de start van de volgende stap, maar zal vaak doorlopen bij de volgende stappen in het schema. Hoe en wanneer precies hangt af van het participatiebeleid en het specifieke geval. |
Processtap: Vaststellen uitgangspunten
Formuleren van de uitgangspunten voor de ontwerpfase en laten vaststellen.
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Formuleren uitgangspunten en inwinnen advies | Een ‘nota van uitgangspunten’ wordt opgesteld. Hierin worden de uitkomsten van de afstemming en participatie opgenomen. Daarnaast worden de uitgangspunten opgenomen die volgen uit de eigen beleidsdoelstellingen of beleidsdoorwerking vanuit andere bestuursorganen en eventuele andere relevante bronnen. Ook kan advies ingewonnen worden bij ketenpartners en/of andere deskundigen. In de nota van uitgangspunten wordt inzichtelijk gemaakt welke input is binnengekomen en welke afwegingen zijn gemaakt.
Bij het opstellen van de uitgangspunten wordt rekening gehouden met de eis van een evenwichtige toedeling van functies aan locaties en de instructieregels daarover van rijk en provincie. De ‘nota van uitgangspunten’ moet aansluiten bij de gemeentelijke strategie voor de transitie van het omgevingsplan van rechtswege naar het integraal omgevingsplan. Hieruit volgen praktische keuzes over bijvoorbeeld de inhoudelijke opbouw van het omgevingsplan en de functionele structuur. Deze laatste is relevant voor de toepasbare regels die opgesteld of gewijzigd moeten worden bij de omgevingsplanwijziging. |
| Adviseren over uitgangspunten | Net als bij de opdrachtformulering is het ook bij het opstellen van de uitgangspunten wenselijk advies te vragen aan deskundigen binnen de organisatie op diverse, relevante, beleidsterreinen. |
| Accorderen uitgangspunten | Het college van B en W ontvangt de nota van uitgangspunten en accordeert deze. Afhankelijk van de situatie kan het college besluiten om de nota als raadsvoorstel te agenderen bij de gemeenteraad. De bevoegdheid tot vaststellen (en wijzigen) van het omgevingsplan ligt in beginsel bij de raad, maar die kan deze bevoegdheid op onderdelen delegeren naar het college. Voor grote en beleidsgevoelige wijzigingen in het omgevingsplan zal de raad zelf willen besluiten. Voor kleinere en ‘postzegel’-aanpassingen prevaleert snelheid en is de goedkeuring van het college afdoende. |
| Vaststellen uitgangspunten | Deze activiteit is alleen van toepassing als de gemeenteraad de uitgangspunten vaststelt. De gemeenteraad ontvangt het raadsvoorstel voor vaststelling van de uitgangspunten voor het wijzigen van een omgevingsplan. De raad gaat hierover in debat met het college en eventuele insprekers en stelt de uitgangspunten vast. |
| Uitgangspunten gereed | Na accordering van de uitgangspunten door het College en eventueel vaststelling daarvan door de Gemeenteraad is de voorbereidingsfase van het proces voltooid. De belangrijkste resultaten zijn de uitgangspunten voor het vervolg en de betrokkenheid van de belanghebbenden. Deze mijlpaal vormt het startpunt voor het opstellen van het (voor)ontwerp van de wijziging in het omgevingsplan. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten belanghebbende
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Inspreken raadsvergadering | Belanghebbenden kunnen tijdens raadsvergaderingen inspreken om hun visie naar voren te brengen of relevante aspecten te benadrukken waarvan zij menen dat die tot dan toe onderbelicht zijn gebleven. De gemeenteraad zal het naar voren gebrachte meenemen in de overwegingen en besluitvorming. |
| Participeren omgevingsbeleid | Belanghebbenden kunnen participeren in de ontwikkeling en aanpassing van het gemeentelijke omgevingsbeleid. In de participatiefase kunnen ze ideeën, wensen, kanttekeningen en zorgen naar voren brengen en met elkaar, de gemeente en een eventuele initiatiefnemer in gesprek gaan. Op deze wijze kunnen ze invloed uitoefenen op de ontwikkelingen nog voordat een concreet (voor)ontwerp is opgesteld. |
Activiteiten initiatiefnemer
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Afstemming inhoudelijk | Als er sprake is van een initiatief van een externe partij dan wordt deze partij op diverse momenten in het proces betrokken voor inhoudelijke afstemming. Dit met als doel enerzijds te borgen dat de wijzigingin in het omgevingsplan aansluiten bij het voorgenomen initiatief (voor zover de gemeente daarin wil meegaan) en anderzijds het initiatief te kunnen bijsturen waar dat leidt tot betere inpassing in de fysieke leefomgeving en meer draagvlak onder de belanghebbenden. Daartoe worden initiatiefnemer en belanghebbenden uitgenodigd met elkaar en met de gemeente in gesprek te gaan. |
| Participeren omgevingsbeleid | Belanghebbenden kunnen participeren in de ontwikkeling en aanpassing van het gemeentelijke omgevingsbeleid. In de participatiefase kunnen ze ideeën, wensen, kanttekeningen en zorgen naar voren brengen en met elkaar, de gemeente en een eventuele initiatiefnemer in gesprek gaan. Op deze wijze kunnen ze invloed uitoefenen op de ontwikkelingen nog voordat een concreet (voor)ontwerp is opgesteld. |
Activiteiten ketenpartner
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Advies kaders en reikwijdte | Bij de voorbereiding is advies met betrekking tot kaders en reikwijdte vanuit de ketenpartners gewenst, met name. waar sprake is van beleidsdoorwerking vanuit andere (hogere) bestuursorganen of waar mogelijk sprake is van strijdigheid tussen belangen van bestuursorganen. |
| Advies uitgangspunten | In de beginfase bij het opstellen van de uitgangspunten is naast participatie van burgers en bedrijven een inhoudelijke bijdrage van andere bestuursorganen gewenst, teneinde te komen tot een beleid dat aansluit bij de visie en beleid van de andere bestuursorganen. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Wijzigen omgevingsplan", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.