Uitwerking deelproces "Afstemmen vergunningaanvraag"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Afstemmen vergunningaanvraag". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op het afstemmen met en begeleiden van de initiatiefnemer bij het opstellen van de uiteindelijke vergunningaanvraag voor het initiatief. In deze fase wordt geborgd dat de resulterende vergunningaanvraag van dusdanige kwaliteit is dat de vergunningverlening soepel en binnen de gestelde termijn voltooid kan worden.
Activiteiten gemeente
Processtap: Adviseren vergunningaanvraag
(Geen documentatie.)
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Adviseren benodigde vergunningaanvragen | In veel gevallen zijn voor een initiatief meerdere vergunningen nodig. De gemeente adviseert de initiatiefnemer welke vergunningen aan te vragen en, voor elke aanvraag, welke organisatie het bevoegd gezag is waarbij de aanvraag moet worden ingediend. Ook kan de gemeente adviseren of de aanvragen het beste gebundeld ingediend kunnen worden of juist separaat, en in welke volgorde. NB. In de meeste gevallen is in de eerdere fasen al genoeg bekend geworden om in te schatten welke vergunningen nodig zijn. Daarmee is voor de aanvrager ook bekend welke informatie (tekeningen, rapporten, adviezen, etc.) bij de uiteindelijke aanvragen op tafel moet liggen en kan de aanvrager daar ook naartoe werken. Daarna zullen er op mijlpaalmomenten checks moeten zijn of dat nog hetzelfde is of dat door andere keuzes er iets in is gewijzigd. Deze processtap in de laatste fase is dan meer een finale controle waarin vooral wordt beoordeeld of inderdaad alle informatie gereed is voor de aanvraag. |
| Adviseren opstellen vergunningaanvraag | De gemeente adviseert de initiatiefnemer al dan niet gevraagd inzake het opstellen van de benodigde vergunningaanvragen. Het betreft hier uitsluitend praktische en proceduretechnische aspecten van de vergunningaanvragen. Immers, de inhoudelijke aspecten zijn al in het integraal advies verwoord. Daarvan afwijken is onverstandig omdat daarover niet meer afgestemd wordt met de ketenpartners en andere belanghebbenden. |
| Berekenen leges verkenning initiatief | Deze processtap betreft het berekenen van de in rekening te brengen leges voor uitvoering van de verkenning. De basis hiervoor is de gemeentelijke legesregeling. Eventueel wordt een legesbeschikking opgesteld. Het is gebruikelijk de leges voor de verkenningsfase te verrekenen met de leges voor de resulterende omgevingsvergunning(en). |
| Verkenning initiatief gereed | Na afronding van het advies inzake de benodigde vergunningaanvragen en het berekenen (en in rekening brengen) van de leges eindigt het bedrijfsproces. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten initiatiefnemer
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Opstellen vergunningaanvragen | De verantwoordelijkheid voor het opstellen van de uiteindelijke benodigde vergunningaanvragen ligt bij de initiatiefnemer. Bij het opstellen is het belangrijk dat de aanwijzingen uit het integraal advies worden opgevolgd. |
Activiteiten ketenpartner
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Adviseren vergunningaanvragen | Ketenpartners worden betrokken bij het bepalen welke vergunningen benodigd zijn en in welke volgorde die het beste ingediend kunnen worden. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Verkennen en begeleiden initiatief", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.