Uitwerking deelproces "Afstemmen vergunningaanvraag"

Procesmodel

Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Afstemmen vergunningaanvraag". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.


Previous.png
Overheids- of private organisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties, zoals de provincie, een andere gemeente, de veiligheidsregio of de GGD. (BusinessRole) Ketenpartner Ketenpartners worden betrokken bij het bepalen welke vergunningen benodigd zijn en in welke volgorde die het beste ingediend kunnen worden. (BusinessService) Adviseren vergunningaanvragen Een belanghebbende is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die mogelijk (nadelige of voordelige) invloed ondervindt van het initiatief van een ander of een besluit van een overheid. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan belanghebbende zijn. (BusinessRole) Belanghebbende Een initiatiefnemer is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die iets wil ondernemen in de fysieke leefomgeving. Dat kan iets kleins zijn zoals een dakkapel realiseren maar ook iets groots als een vastgoedproject of grootschalige industriële inrichting. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan initiatiefnemer zijn. Zeker in geval van complexere initiatieven is het gebruikelijk dat de initiatiefnemer vertegenwoordigd wordt door een professioneel adviesbureau of samen daarmee optreedt. (BusinessRole) Initiatiefnemer De verantwoordelijkheid voor het opstellen van de uiteindelijke benodigde vergunningaanvragen ligt bij de initiatiefnemer. Bij het opstellen is het belangrijk dat de aanwijzingen uit het integraal advies worden opgevolgd. (BusinessService) Opstellen vergunningaanvragen Dit bedrijfsproces betreft het afstemmen tussen bevoegd gezag, initiatiefnemer, ketenpartners en zo mogelijk belanghebbenden over mogelijkheden en beperkingen met betrekking tot een concreet initiatief, en het begeleiden bij het opstellen van ontwerp en vergunningaanvraag. (BusinessProcess) Verkennen en begeleiden initiatief De eerste fase in het verkennen van een initiatief betreft de administratieve intake, het verzamelen van relevante informatie, het bepalen ven de regievoerder (wanneer er meerdere ketenpartners betrokken zijn), het toewijzen van een initiatiefmanager en het samenstellen van een (zo nodig interbestuurlijk) team voor uitvoering van de verkenning. (BusinessProcess) Intake verzoek verkenning initiatief In deze fase in het bedrijfsproces bespreken de betrokken partijen het initiatief in termen van mogelijkheden. Wenselijkheid, haalbaarheid en impact worden beoordeeld en de gewenste aanpak voor de ontwerpfase wordt bepaald. De gemeente bepaalt intern de rol die zij wil spelen en plant zo nodig het vervolgtraject. (BusinessProcess) Verkennen mogelijkheden initiatief Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op afstemming met en begeleiding van de initiatiefnemer bij het opstellen van een ontwerp voor het initiatief op basis van de uitkomsten van de verkenningsfase. In deze fase worden belangrijke keuzes gemaakt ten aanzien van ontwerp en inpassing van het initiatief, daartoe worden ketenpartners en (andere) belanghebbenden nauw betrokken in het proces. (BusinessProcess) Afstemmen ontwerp initiatief Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op het afstemmen met en begeleiden van de initiatiefnemer bij het opstellen van de uiteindelijke vergunningaanvraag voor het initiatief. In deze fase wordt geborgd dat de resulterende vergunningaanvraag van dusdanige kwaliteit is dat de vergunningverlening soepel en binnen de gestelde termijn voltooid kan worden. (BusinessProcess) Afstemmen vergunningaanvraag Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op het afstemmen met en begeleiden van de initiatiefnemer bij het opstellen van de uiteindelijke vergunningaanvraag voor het initiatief. In deze fase wordt geborgd dat de resulterende vergunningaanvraag van dusdanige kwaliteit is dat de vergunningverlening soepel en binnen de gestelde termijn voltooid kan worden. (BusinessProcess) Afstemmen vergunningaanvraag BusinessProcess Adviseren vergunningaanvraag De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Onder ‘team verkenning en begeleiding’ vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die medeverantwoordelijk zijn voor het voeren van ‘vooroverleg’ met initiatiefnemers en het daarin vormgeven en inpassen van initiatieven. Hieronder vallen diverse disciplines zoals juristen, geo-specialisten, vergunningverleners en toezichthouders, en met name ook proces- en relatiemanagementrollen zoals de initiatiefmanager dienen deel uit te maken van dit team. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team hier niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team verkenning en begeleiding In veel gevallen zijn voor een initiatief meerdere vergunningen nodig. De gemeente adviseert de initiatiefnemer welke vergunningen aan te vragen en, voor elke aanvraag, welke organisatie het bevoegd gezag is waarbij de aanvraag moet worden ingediend. Ook kan de gemeente adviseren of de aanvragen het beste gebundeld ingediend kunnen worden of juist separaat, en in welke volgorde. NB. In de meeste gevallen is in de eerdere fasen al genoeg bekend geworden om in te schatten welke vergunningen nodig zijn. Daarmee is voor de aanvrager ook bekend welke informatie (tekeningen, rapporten, adviezen, etc.) bij de uiteindelijke aanvragen op tafel moet liggen en kan de aanvrager daar ook naartoe werken. Daarna zullen er op mijlpaalmomenten checks moeten zijn of dat nog hetzelfde is of dat door andere keuzes er iets in is gewijzigd. Deze processtap in de laatste fase is dan meer een finale controle waarin vooral wordt beoordeeld of inderdaad alle informatie gereed is voor de aanvraag. (BusinessProcess) Adviseren benodigde vergunningaanvragen De gemeente adviseert de initiatiefnemer al dan niet gevraagd inzake het opstellen van de benodigde vergunningaanvragen. Het betreft hier uitsluitend praktische en proceduretechnische aspecten van de vergunningaanvragen. Immers, de inhoudelijke aspecten zijn al in het integraal advies verwoord. Daarvan afwijken is onverstandig omdat daarover niet meer afgestemd wordt met de ketenpartners en andere belanghebbenden. (BusinessProcess) Adviseren opstellen vergunningaanvraag Deze processtap betreft het berekenen van de in rekening te brengen leges voor uitvoering van de verkenning. De basis hiervoor is de gemeentelijke legesregeling. Eventueel wordt een legesbeschikking opgesteld. Het is gebruikelijk de leges voor de verkenningsfase te verrekenen met de leges voor de resulterende omgevingsvergunning(en). (BusinessProcess) Berekenen leges verkenning initiatief Met de oplevering van het integraal advies is de ontwerpbegeleidingsfase van het proces afgerond. Dit vormt het vertrekpunt voor de fase waarin de initiatiefnemer een vergunningaanvraag opstelt. (BusinessEvent) Integraal advies gereed Na afronding van het advies inzake de benodigde vergunningaanvragen en het berekenen (en in rekening brengen) van de leges eindigt het bedrijfsproces. (BusinessEvent) Verkenning initiatief gereed ServingRelationship ServingRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 10-01-2021 03:44:42 CET gegenereerd door ' . SCAM_PRODUCT_NAME . ' ' . SCAM_COPYRIGHT_STATEMENT . '. ArchiMedes 10-01-2021 03:44:42 CET


Originele kleuren
Nestingniveau
   
   
   
   
   
VolgordeId
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
Object ID
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
Object ID_nl
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
Uitwerking beschikbaar
   
   
Status uitwerking
   
   
Poster beschikbaar
   
   
ArchiMate basiskleuren
   
 
Toon dit diagram op ware grootte.

Beschrijving

Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op het afstemmen met en begeleiden van de initiatiefnemer bij het opstellen van de uiteindelijke vergunningaanvraag voor het initiatief. In deze fase wordt geborgd dat de resulterende vergunningaanvraag van dusdanige kwaliteit is dat de vergunningverlening soepel en binnen de gestelde termijn voltooid kan worden.

Activiteiten gemeente

Processtap: Adviseren vergunningaanvraag

(Geen documentatie.)
ActiviteitToelichting
Adviseren benodigde vergunningaanvragenIn veel gevallen zijn voor een initiatief meerdere vergunningen nodig. De gemeente adviseert de initiatiefnemer welke vergunningen aan te vragen en, voor elke aanvraag, welke organisatie het bevoegd gezag is waarbij de aanvraag moet worden ingediend. Ook kan de gemeente adviseren of de aanvragen het beste gebundeld ingediend kunnen worden of juist separaat, en in welke volgorde. NB. In de meeste gevallen is in de eerdere fasen al genoeg bekend geworden om in te schatten welke vergunningen nodig zijn. Daarmee is voor de aanvrager ook bekend welke informatie (tekeningen, rapporten, adviezen, etc.) bij de uiteindelijke aanvragen op tafel moet liggen en kan de aanvrager daar ook naartoe werken. Daarna zullen er op mijlpaalmomenten checks moeten zijn of dat nog hetzelfde is of dat door andere keuzes er iets in is gewijzigd. Deze processtap in de laatste fase is dan meer een finale controle waarin vooral wordt beoordeeld of inderdaad alle informatie gereed is voor de aanvraag.
Adviseren opstellen vergunningaanvraagDe gemeente adviseert de initiatiefnemer al dan niet gevraagd inzake het opstellen van de benodigde vergunningaanvragen. Het betreft hier uitsluitend praktische en proceduretechnische aspecten van de vergunningaanvragen. Immers, de inhoudelijke aspecten zijn al in het integraal advies verwoord. Daarvan afwijken is onverstandig omdat daarover niet meer afgestemd wordt met de ketenpartners en andere belanghebbenden.
Berekenen leges verkenning initiatiefDeze processtap betreft het berekenen van de in rekening te brengen leges voor uitvoering van de verkenning. De basis hiervoor is de gemeentelijke legesregeling. Eventueel wordt een legesbeschikking opgesteld. Het is gebruikelijk de leges voor de verkenningsfase te verrekenen met de leges voor de resulterende omgevingsvergunning(en).
Verkenning initiatief gereedNa afronding van het advies inzake de benodigde vergunningaanvragen en het berekenen (en in rekening brengen) van de leges eindigt het bedrijfsproces.

Activiteiten overige rollen

Activiteiten initiatiefnemer

ActiviteitToelichting
Opstellen vergunningaanvragenDe verantwoordelijkheid voor het opstellen van de uiteindelijke benodigde vergunningaanvragen ligt bij de initiatiefnemer. Bij het opstellen is het belangrijk dat de aanwijzingen uit het integraal advies worden opgevolgd.

Activiteiten ketenpartner

ActiviteitToelichting
Adviseren vergunningaanvragenKetenpartners worden betrokken bij het bepalen welke vergunningen benodigd zijn en in welke volgorde die het beste ingediend kunnen worden.


Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet

De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.

Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.

De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.

Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus

De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC (https://omgevingswet.wiki/bin/view/360/). Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.

Samenhang met 'werkende processen'

VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.

Denk mee!

De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.


Terug naar bedrijfsproces "Verkennen en begeleiden initiatief", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Thema_Omgevingswet.