Uitwerking deelproces "Voorbereiden wijziging omgevingsplan"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Voorbereiden wijziging omgevingsplan". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
Vaststellen van de opdracht tot wijziging, het organiseren van participatie en andere input, en op basis daarvan opstellen van uitgangspunten voor het ontwerp van de omgevingsplanwijziging.
Activiteiten gemeente
Processtap: Vaststellen opdracht
Intake, formuleren en accorderen van de opdracht tot wijziging van het omgevingsplan.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Intake verzoek | Het verzoek tot wijziging van het omgevingsplan wordt ingeboekt en toegewezen aan de juiste medewerkers, die een inhoudelijke beoordeling uitvoeren om de impact te bepalen. Voordat een (formeel) verzoek tot wijziging van het omgevingsplan wordt ingediend is er normaliter al veel overleg vooraf geweest (onder andere over de vraag of een wijziging van het omgevingsplan nodig en/of wenselijk is) en zijn de juiste medewerkers al betrokken. |
Formuleren opdracht en inwinnen advies | Op basis van de inhoudelijke beoordeling wordt, na inwinnen van advies van ketenpartners en/of andere deskundigen en eventueel (indien de opdracht voortkomt uit een verzoek van een derde) de externe initiatiefnemer, een opdracht geformuleerd en ter goedkeuring naar het College gezonden. In de opdracht staan onder meer doelstelling; afbakening en typering van het gebied; te betrekken personen/organisaties; een planning en begroting. |
Adviseren over opdracht | Bij de opdrachtformulering is het wenselijk advies te vragen aan deskundigen binnen de organisatie op diverse, relevante, beleidsterreinen. Advies kan gaan over reikwijdte, kosten, te betrekken personen en organisaties enzovoorts. |
Accorderen opdracht | Het College ontvangt de concept opdrachtformulering en accordeert deze. Afhankelijk van de situatie kan het College besluiten om de opdracht als raadsvoorstel te agenderen bij de Gemeenteraad. De bevoegdheid tot vaststellen (en wijzigen) van het omgevingsplan ligt in beginsel bij de Gemeenteraad maar die kan deze bevoegdheid op onderdelen delegeren naar het College. Voor grote en beleidsgevoelige wijzigingen in het omgevingsplan zal de Gemeenteraad zelf willen besluiten; voor kleinere en 'postzegel'-aanpassingen prevaleert snelheid en is de goedkeuring van het College afdoende. |
Vaststellen opdracht | De Gemeenteraad ontvangt het raadsvoorstel om opdracht te geven voor het wijzigen van een omgevingsplan. De Gemeenteraad gaat hierover in debat met het College en eventuele insprekers en stelt de opdracht vast. |
Processtap: Uitvoeren participatie
Uitnodigen belanghebbenden om te participeren in het traject en het verzamelen vastleggen van hun input.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Bepalen doelgroep participatie | Om belanghebbenden te betrekken bij de ontwikkeling en aanpassing van het omgevingsbeleid is het belangrijk vroegtijdig in het traject participatie te organiseren. Voor effectieve participatie is van belang dat de juiste doelgroep betrokken wordt. Daartoe wordt aan de hand van locatie, gebied, beleidsthema en andere aspecten bepaald welke inwoners, bedrijven, instellingen en ketenpartners belanghebbende zijn. De doelgroep bestaat primair uit deze belanghebbenden. Secundair kunnen andere geïnteresseerden deelnemen. |
Aankondigen en uitnodigen participanten | Het voornemen tot opstellen of wijzigen van beleid wordt aangekondigd in lokale of regionale media en sociale media. Leden uit de primaire doelgroep worden direct benaderd, uitgenodigd en aangemoedigd om deel te nemen in het participatietraject. De aankondiging vermeldt doelstelling, afbakening en typering van het onderwerp, contactpersonen en de wijze waarop de participatie wordt georganiseerd. Voor verschillende doelgroepen kan een eigen benadering vereist zijn; met name leeftijdsverschillen spelen hierin een rol. |
Verzamelen participatie-input | Het verzamelen van input kan op diverse manieren plaatsvinden, een en ander afhankelijk van de situatie. Te denken valt aan bijeenkomsten en schriftelijke consultaties, internetenquêtes ('polls'), webinars, discussieplatforms op internet. Om een zo breed mogelijk publiek te bereiken is het wenselijk verschillende werkvormen toe te passen. |
Opstellen participatie-rapportage | Na het verzamelen van de input wordt deze in een rapportage geconsolideerd. De rapportage wordt verzonden aan alle deelnemers, en zo mogelijk openbaar gemaakt. Geadviseerd wordt een conceptversie van de rapportage eerst terug te leggen bij de deelnemers om hen de kans te geven te beoordelen of dat wat er staat een goede weergave is van het proces, en hen de kans te geven vragen te stellen. Merk op dat hoewel de participatiefase hiermee in dit procesmodel eindigt, dit niet het einde betekent van de communicatie met de deelnemers uit de participatiefase. Het is juist van belang ook in het vervolg deze deelnemers op de hoogte te houden en weer te betrekken wanneer belangrijke keuzes gemaakt moeten worden. |
Processtap: Vaststellen uitgangspunten
Formuleren en accorderen van uitgangspunten voor de ontwerpfase.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Formuleren uitgangspunten en inwinnen advies | De uitkomsten van de participatie worden opgenomen in de uitgangspunten, evenals eventuele andere uitgangspunten volgend uit de eigen beleidsdoelstellingen of beleidsdoorwerking vanuit andere bestuursorganen en eventuele andere relevante bronnen. Desgewenst wordt advies ingewonnen bij ketenpartners en/of andere deskundigen. Een en ander wordt verwoord in een “Nota van uitgangspunten”. In deze nota is transparant welke input is binnengekomen en welke afwegingen zijn gemaakt. |
Adviseren over uitgangspunten | Net als bij de opdrachtformulering is het ook bij het opstellen van de uitgangspunten wenselijk advies te vragen aan deskundigen binnen de organisatie op diverse, relevante, beleidsterreinen. |
Accorderen uitgangspunten | Het College ontvangt de nota van uitgangspunten en accordeert deze. Afhankelijk van de situatie kan het College besluiten om de nota van uitgangspunten als raadsvoorstel te agenderen bij de Gemeenteraad. De bevoegdheid tot vaststellen (en wijzigen) van het omgevingsplan ligt in beginsel bij de Gemeenteraad maar die kan deze bevoegdheid op onderdelen delegeren naar het College. Voor grote en beleidsgevoelige wijzigingen in het omgevingsplan zal de Gemeenteraad zelf willen besluiten; voor kleinere en 'postzegel'-aanpassingen prevaleert snelheid en is de goedkeuring van het College afdoende. |
Vaststellen uitgangspunten | De Gemeenteraad ontvangt het raadsvoorstel voor vaststelling van de uitgangspunten voor het wijzigen van een omgevingsplan. De Gemeenteraad gaat hierover in debat met het College en eventuele insprekers en stelt de opdracht vast. |
Uitgangspunten gereed | Na accordering van de uitgangspunten door het College en eventueel vaststelling daarvan door de Gemeenteraad is de voorbereidingsfase van het proces voltooid. De belangrijkste resultaten zijn de uitgangspunten voor het vervolg en de betrokkenheid van de belanghebbenden. Deze mijlpaal vormt het startpunt voor het opstellen van het (voor)ontwerp van de wijziging in het omgevingsplan. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten belanghebbende
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Inspreken raadsvergadering | Belanghebbenden kunnen tijdens raadsvergaderingen inspreken om hun visie naar voren te brengen of relevante aspecten te benadrukken waarvan zij menen dat die tot dan toe onderbelicht zijn gebleven. De Gemeenteraad zal het naar voren gebrachte meenemen in de overwegingen en besluitvorming. |
Participeren omgevingsbeleid | Belanghebbenden kunnen participeren in de ontwikkeling en aanpassing van het gemeentelijke omgevingsbeleid. In de participatiefase kunnen ze ideeën, wensen, kanttekeningen en zorgen naar voren brengen en met elkaar, de gemeente en een eventuele initiatiefnemer in gesprek gaan. Op deze wijze kunnen ze invloed uitoefenen op de ontwikkelingen nog voordat een concreet (voor)ontwerp is opgesteld. |
Activiteiten initiatiefnemer
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Afstemming inhoudelijk | Als er sprake is van een initiatief van een externe partij dan wordt deze partij op diverse momenten in het proces betrokken voor inhoudelijke afstemming. Dit met als doel enerzijds te borgen dat de wijzigingin in het omgevingsplan aansluiten bij het voorgenomen initiatief (voor zover de gemeente daarin wil meegaan) en anderzijds het initiatief te kunnen bijsturen waar dat leidt tot betere inpassing in de fysieke leefomgeving en meer draagvlak onder de belanghebbenden. Daartoe worden initiatiefnemer en belanghebbenden uitgenodigd emt elkaar en met de gemeente in gesprek te gaan. |
Participeren omgevingsbeleid | Belanghebbenden kunnen participeren in de ontwikkeling en aanpassing van het gemeentelijke omgevingsbeleid. In de participatiefase kunnen ze ideeën, wensen, kanttekeningen en zorgen naar voren brengen en met elkaar, de gemeente en een eventuele initiatiefnemer in gesprek gaan. Op deze wijze kunnen ze invloed uitoefenen op de ontwikkelingen nog voordat een concreet (voor)ontwerp is opgesteld. |
Activiteiten ketenpartner
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Advies kaders en reikwijdte | Bij de voorbereiding is advies met betrekking tot kaders en reikwijdte vanuit de ketenpartners gewenst, met name. waar sprake is van beleidsdoorwerking vanuit andere (hogere) bestuursorganen of waar mogelijk sprake is van strijdigheid tussen belangen van bestuursorganen. |
Advies uitgangspunten | In de beginfase bij het opstellen van de uitgangspunten is naast participatie van burgers en bedrijven een inhoudelijke bijdrage van andere bestuursorganen gewenst, teneinde te komen tot een beleid dat aansluit bij de visie en beleid van de andere bestuursorganen. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Wijzigen omgevingsplan", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.